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Question écrite n° 5-7558

de Nele Lijnen (Open Vld) du 13 décembre 2012

au ministre du Budget et de la Simplification administrative

Projets TIC à grande échelle - Coût - Appel à Fedict ou à une entreprise externe - Accords de coopération - Perception par le personnel

ministère
application de l'informatique
administration électronique
informatique de gestion

Chronologie

13/12/2012 Envoi question
11/3/2013 Réponse

Aussi posée à : question écrite 5-7547
Aussi posée à : question écrite 5-7548
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Question n° 5-7558 du 13 décembre 2012 : (Question posée en néerlandais)

Il a été beaucoup question, voici quelque temps, du projet dit eHR. Celui-ci avait pour objectif une informatisation complète de la gestion du personnel des services publics fédéraux. Le projet a été lancé en 2007. Cinq ans plus tard, il s'avère qu'il est loin d'être réalisé. On doit à présent tout reprendre depuis le début. Depuis 2007, 22 millions d'euros environ ont déjà été consacrés au projet et les coûts vont encore augmenter.

Je ne puis que me réjouir de l'utilisation croissantes des applications informatiques au sein des services publics : cela rend le fonctionnement de l'administration plus efficace, plus rapide et plus accessible. Cela favorise la communication et permet à l'administration de travailler en toute transparence. Les nouvelles applications informatiques sont dès lors nécessaires. Cela ne signifie toutefois pas que toutes les dépenses consenties en matière de TIC apportent l'amélioration souhaitée en termes d'efficacité. Une préparation approfondie, une implémentation efficace et une évaluation (intermédiaire) correcte restent très importantes.

Je souhaiterais dès lors vous poser quelques questions à ce sujet :

1) Des projets TIC (à grande échelle) ont-ils été réalisés ces dernières années au sein de votre département ? Dans l'affirmative, quel était leur coût ? Le but visé a-t-il été atteint dans le délai préalablement défini et dans le respect des estimations de coût ?

2) Si des projets ont été réalisés: a-t-on fait appel à Fedict ou à une entreprise externe ? Avez-vous envisagé de recourir à une entreprise externe ? Pourquoi a-t-on choisi Fedict ou une entreprise externe ?

3) Si des projets TIC ont déjà été réalisés : cela s'est-il fait en concertation ou en coopération avec d'autres départements ou services publics fédéraux ?

4) Si des projets ont été réalisés dans le cadre des TIC, quelles en étaient les raisons principales ? Le projet a-t-il été perçu comme souhaitable ou nécessaire par le personnel ?

Réponse reçue le 11 mars 2013 :

1. Aperçu des projets à grande échelle

1.1. En exécution de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'état fédéral, l'administration fédérale devait passer d'une comptabilité de caisse à une comptabilité sur une base transactionnelle. À cet effet, il a fallu installer un nouveau système informatique. Le Service public fédéral (SPF) Budget et Contrôle de la Gestion a lancé une procédure d’adjudication publique, qui a résulté en la signature d'un contrat avec IBM/CSC en 2007. Le projet a été baptisé FEDCOM.

1.2. Le tableau ci-dessous reprend les différentes phases contractuelles et les montants y consacrés.

Description

millions euros TVA comprise

Contrat de base IBM/CSC Total y compris les licences et 4 ans de maintenance des licences

17,09

PCR001 Achat logiciel de documentation RWD

0,37

PCR002 Mise en œuvre d'une comptabilité générale complète

0,88

PCR003 A Ajustement du personnel aux 3 phases de déploiement en 3 ans

2,09

PCR003 B Complément personnel

0,62

PCR004 A Gestion du changement

0,02

PCR004 B Gestion du déploiement

0,18

PCR005 A Appui 3ième déploiement

1,07

PCR005 B Complément personnel

0,46

PCR006 Complément personnel après déploiement

1,67

PCR007 Achat et maintenance du logiciel 

0,34

Indexation à ajouter à ces montants 

1,03

TOTAL

25,82

Le 30 avril 2007, un contrat a été conclu avec les firmes IBM et CSC en vue d'installer le système ERP SAP. Le coût initial du projet a été estimé à 17,1 millions d'euros. A l’origine, l’objectif était de limiter la comptabilité publique à une comptabilité budgétaire sur une base transactionnelle et donc pas de passer à une comptabilité générale complète, contrairement à ce que la loi prévoyait.

Les différentes extensions concernaient les éléments suivants:

Modification du contrat

Objectif

PCR001 Achat logiciel de documentation RWD

Achat d'un logiciel permettant d'écrire les instructions et de les mettre à la disposition des utilisateurs via la fonction de soutien technique de SAP

PCR002 Développement d'une comptabilité générale complète

A l’origine, l’objectif était de limiter la comptabilité publique à une comptabilité budgétaire sur une base transactionnelle et donc pas de passer à une comptabilité générale complète, contrairement à ce que la loi prévoyait.

En 2008, le gouvernement a néanmoins décidé d'installer une comptabilité générale complète comme prévu par la loi précitée de 2003. Ce montant couvre la mise en œuvre de la comptabilité générale au sein des SPF pilotes.

PCR003 A Ajustement du personnel aux 3 phases de déploiement en 3 ans

Ce n’est qu’après la mise en œuvre réussie de la phase pilote, qu'il a été décidé de déployer le nouveau système dans les autres SPF et SPP (voir le plan de déploiement ci-dessous).

En outre, pour les trois phases de déploiement prévues, tenant compte de la complexité de l’introduction d’une comptabilité en partie double, la période de déploiement a été étendue de 8 à 12 mois par déploiement, donc de 24 à 36 mois pour l'ensemble des trois.

PCR003 B Complément personnel

Ces éléments concernent les dispositions contractuelles selon lesquelles le personnel d'IBM/CSC diminue, tandis que le personnel du SPF B&CG augmenterait afin de reprendre progressivement les tâches. Or, le recrutement et la formation du personnel censé reprendre des tâches hautement spécialisées, se sont déroulés plus lentement que prévu.

Un autre élément était la demande des services participants d'étaler le déploiement sur deux ans au lieu d'un an. Certains ont commencé plus tôt, d'autres ont terminé un an plus tard.

PCR004 A Gestion du changement

PCR004 B Gestion du déploiement

PCR005 A Appui 3ième déploiement

PCR005 B Complément personnel

PCR006 Complément personnel après déploiement

Ce complément est lié au nombre de projets qui doivent encore être finalisés à la demande des SPF et SPP participants. Il s’agit notamment de l'élaboration d'un projet et de la phase pilote pour l’introduction de l’e-scanning et de l’e-invoicing, qui permettraient à l'administration de recevoir et de traiter les factures des fournisseurs par voie électronique.

PCR007 Achat et maintenance du logiciel 

À la demande du SPF Finances, un système de gestion des contrats est mis en œuvre qui pourra ultérieurement être déployé dans d'autres services publics.

En outre, le logiciel le plus récent a été acquis en vue d’assurer le rapportage.

Indexation à ajouter à des montants 

Il s'agit de l'indexation due sur la base des dispositions contractuelles. En effet, les prix initiaux datent de 2006 et ont été adaptés deux fois à l’évolution de l’index (en 2008 et en 2012)

1.3. Après la révision de l'application en 2008 et la phase de déploiement, l’objectif du projet a été atteint: l'administration générale, regroupant tous les services publics fédéraux, mène une comptabilité générale et intégrée, budgétaire et analytique. Comme prévu, les dernières organisations ont démarré le 1ier janvier 2012 et vont présenter leur premier bilan et leur premier compte de résultats. Une période de transition de 5 ans est prévue pour l’introduction de l’inventaire des actifs immobilisés. Certes, il y a eu des maladies d'enfance. La Cour des comptes a réalisé un audit du projet à quatre reprises. Vous en trouverez les rapports sur son site internet.

Quant à l'estimation des coûts, le SPF B&CG ne sait pas si les services publics fédéraux ont réalisé des économies à la suite de l’introduction d’un système central.

2.1. Pour la mise en œuvre du projet FEDCOM, le SPF B&CG a fait appel à des consultants des firmes IBM et CSC ; les connaissances permettant de configurer un système ERP n’étaient pas disponibles au sein de l’administration fédérale.

2.2. FEDICT était représenté dans le comité de pilotage du projet, qui s'est réuni mensuellement entre mi-2007 et février 2012.

3.1. Le projet FEDCOM a été exécuté en étroite collaboration avec l'ensemble des SPF et SPP et en quatre phases, précédées de l’élaboration d’un projet à laquelle des représentants de tous les SPF ont été associés.

3.2. Chaque année, la composition du comité de pilotage a été modifiée. Les présidents des SPF concernés, représentés par leur directeur B&CG, ainsi que les chefs de projets internes, rejoignaient la commission pour la durée du déploiement. Au sein de chaque SPF, quelques utilisateurs clé ont joué un rôle au niveau de l'appui des utilisateurs locaux lors de la transition vers le nouveau système.

4.1. Le projet FEDCOM était nécessaire pour se conformer aux dispositions de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'état fédéral.

4.2. Les membres du personnel des différents SPF et SPP ont reconnu la nécessité de mettre en œuvre un nouveau système informatique pour mener une comptabilité générale, budgétaire et analytique, intégrée conforme à la loi.