SÉNAT Question écrite n° 5-7558 - SENAAT Schriftelijke vraag nr. 5-7558

SÉNAT DE BELGIQUE

BELGISCHE SENAAT

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Session 2012-2013

Zitting 2012-2013

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13 décembre 2012

13 december 2012

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Question écrite n° 5-7558

Schriftelijke vraag nr. 5-7558

de Nele Lijnen (Open Vld)

van Nele Lijnen (Open Vld)

au ministre du Budget et de la Simplification administrative

aan de minister van Begroting en Administratieve Vereenvoudiging

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Projets TIC à grande échelle - Coût - Appel à Fedict ou à une entreprise externe - Accords de coopération - Perception par le personnel

Grootschalige ICT-projecten - Kostprijs - Beroep op Fedict of extern bedrijf - Samenwerkingsverbanden - Perceptie door personeel

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ministère
application de l'informatique
administration électronique
informatique de gestion

ministerie
toepassing van informatica
elektronische overheid
bedrijfsbeheerssysteem

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13/12/2012	Verzending vraag
11/3/2013	Antwoord

13/12/2012	Verzending vraag
11/3/2013	Antwoord

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Aussi posée à : question écrite 5-7547
Aussi posée à : question écrite 5-7548
Aussi posée à : question écrite 5-7549
Aussi posée à : question écrite 5-7550
Aussi posée à : question écrite 5-7551
Aussi posée à : question écrite 5-7552
Aussi posée à : question écrite 5-7553
Aussi posée à : question écrite 5-7554
Aussi posée à : question écrite 5-7555
Aussi posée à : question écrite 5-7556
Aussi posée à : question écrite 5-7557
Aussi posée à : question écrite 5-7559
Aussi posée à : question écrite 5-7560
Aussi posée à : question écrite 5-7561
Aussi posée à : question écrite 5-7562
Aussi posée à : question écrite 5-7563
Aussi posée à : question écrite 5-7564
Aussi posée à : question écrite 5-7565

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Question n° 5-7558 du 13 décembre 2012 : (Question posée en néerlandais)

Vraag nr. 5-7558 d.d. 13 december 2012 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Il a été beaucoup question, voici quelque temps, du projet dit eHR. Celui-ci avait pour objectif une informatisation complète de la gestion du personnel des services publics fédéraux. Le projet a été lancé en 2007. Cinq ans plus tard, il s'avère qu'il est loin d'être réalisé. On doit à présent tout reprendre depuis le début. Depuis 2007, 22 millions d'euros environ ont déjà été consacrés au projet et les coûts vont encore augmenter.

Je ne puis que me réjouir de l'utilisation croissantes des applications informatiques au sein des services publics : cela rend le fonctionnement de l'administration plus efficace, plus rapide et plus accessible. Cela favorise la communication et permet à l'administration de travailler en toute transparence. Les nouvelles applications informatiques sont dès lors nécessaires. Cela ne signifie toutefois pas que toutes les dépenses consenties en matière de TIC apportent l'amélioration souhaitée en termes d'efficacité. Une préparation approfondie, une implémentation efficace et une évaluation (intermédiaire) correcte restent très importantes.

Je souhaiterais dès lors vous poser quelques questions à ce sujet :

1) Des projets TIC (à grande échelle) ont-ils été réalisés ces dernières années au sein de votre département ? Dans l'affirmative, quel était leur coût ? Le but visé a-t-il été atteint dans le délai préalablement défini et dans le respect des estimations de coût ?

2) Si des projets ont été réalisés: a-t-on fait appel à Fedict ou à une entreprise externe ? Avez-vous envisagé de recourir à une entreprise externe ? Pourquoi a-t-on choisi Fedict ou une entreprise externe ?

3) Si des projets TIC ont déjà été réalisés : cela s'est-il fait en concertation ou en coopération avec d'autres départements ou services publics fédéraux ?

4) Si des projets ont été réalisés dans le cadre des TIC, quelles en étaient les raisons principales ? Le projet a-t-il été perçu comme souhaitable ou nécessaire par le personnel ?

Een tijd geleden was er veel ophef over het zogenaamde eHR-project. Het doel was de volledige informatisering van het personeelsbeheer van de federale overheidsdiensten. Het project werd opgestart in 2007. Vijf jaar later blijkt dat het project allesbehalve is gerealiseerd. Nu moet men vanaf nul herbeginnen. Sinds 2007 werd al ongeveer 22 miljoen euro aan het project besteed en de kosten zullen nu nog verder oplopen.

Ik kan het toenemende gebruik van informaticatoepassingen binnen de overheid alleen maar toejuichen: het maakt de werking van de overheid efficiënter, sneller en toegankelijker. Het bevordert de communicatie en stelt de overheid in staat om transparant te werken. Nieuwe toepassingen op het vlak van informatica zijn dan ook nodig. Dit betekent echter niet dat elke kost die in het kader van ICT wordt gemaakt, ook de gewenste verhoogde efficiëntie en effectiviteit oplevert. Een grondige voorbereiding, een degelijke implementatie en een correcte (tussentijdse) evaluatie blijven zeer belangrijk.

Daarom had ik u graag enkele vragen gesteld omtrent dit thema:

1) Zijn op uw departement de jongste jaren (grootschalige) projecten uitgevoerd in het kader van ICT? Zo ja, wat was de kostprijs van deze projecten? Werd het vooropgestelde doel bereikt, en dit binnen de vooraf bepaalde tijd en kostenraming?

2) Indien er projecten uitgevoerd zijn: werd hiervoor een beroep gedaan op Fedict of op een extern bedrijf? Heeft u een extern bedrijf overwogen? Waarom de keuze voor Fedict of een extern bedrijf?

3) Indien er ICT-projecten zijn uitgevoerd: gebeurde dit in overleg of in samenwerking met andere departementen of Federale Overheidsdiensten?

4) Indien er projecten zijn uitgevoerd in het kader van ICT: wat waren de belangrijkste redenen? Werd het project als wenselijk of noodzakelijk ervaren door het personeel?

Réponse reçue le 11 mars 2013 :

Antwoord ontvangen op 11 maart 2013 :

1. Aperçu des projets à grande échelle

1.1. En exécution de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'état fédéral, l'administration fédérale devait passer d'une comptabilité de caisse à une comptabilité sur une base transactionnelle. À cet effet, il a fallu installer un nouveau système informatique. Le Service public fédéral (SPF) Budget et Contrôle de la Gestion a lancé une procédure d’adjudication publique, qui a résulté en la signature d'un contrat avec IBM/CSC en 2007. Le projet a été baptisé FEDCOM.

1.2. Le tableau ci-dessous reprend les différentes phases contractuelles et les montants y consacrés.

Description	millions euros TVA comprise
Contrat de base IBM/CSC Total y compris les licences et 4 ans de maintenance des licences	17,09
PCR001 Achat logiciel de documentation RWD	0,37
PCR002 Mise en œuvre d'une comptabilité générale complète	0,88
PCR003 A Ajustement du personnel aux 3 phases de déploiement en 3 ans	2,09
PCR003 B Complément personnel	0,62
PCR004 A Gestion du changement	0,02
PCR004 B Gestion du déploiement	0,18
PCR005 A Appui 3ième déploiement	1,07
PCR005 B Complément personnel	0,46
PCR006 Complément personnel après déploiement	1,67
PCR007 Achat et maintenance du logiciel	0,34
Indexation à ajouter à ces montants	1,03
TOTAL	25,82

Le 30 avril 2007, un contrat a été conclu avec les firmes IBM et CSC en vue d'installer le système ERP SAP. Le coût initial du projet a été estimé à 17,1 millions d'euros. A l’origine, l’objectif était de limiter la comptabilité publique à une comptabilité budgétaire sur une base transactionnelle et donc pas de passer à une comptabilité générale complète, contrairement à ce que la loi prévoyait.

Les différentes extensions concernaient les éléments suivants:

Modification du contrat	Objectif
PCR001 Achat logiciel de documentation RWD	Achat d'un logiciel permettant d'écrire les instructions et de les mettre à la disposition des utilisateurs via la fonction de soutien technique de SAP
PCR002 Développement d'une comptabilité générale complète	A l’origine, l’objectif était de limiter la comptabilité publique à une comptabilité budgétaire sur une base transactionnelle et donc pas de passer à une comptabilité générale complète, contrairement à ce que la loi prévoyait. En 2008, le gouvernement a néanmoins décidé d'installer une comptabilité générale complète comme prévu par la loi précitée de 2003. Ce montant couvre la mise en œuvre de la comptabilité générale au sein des SPF pilotes.
PCR003 A Ajustement du personnel aux 3 phases de déploiement en 3 ans	Ce n’est qu’après la mise en œuvre réussie de la phase pilote, qu'il a été décidé de déployer le nouveau système dans les autres SPF et SPP (voir le plan de déploiement ci-dessous). En outre, pour les trois phases de déploiement prévues, tenant compte de la complexité de l’introduction d’une comptabilité en partie double, la période de déploiement a été étendue de 8 à 12 mois par déploiement, donc de 24 à 36 mois pour l'ensemble des trois.
PCR003 B Complément personnel	Ces éléments concernent les dispositions contractuelles selon lesquelles le personnel d'IBM/CSC diminue, tandis que le personnel du SPF B&CG augmenterait afin de reprendre progressivement les tâches. Or, le recrutement et la formation du personnel censé reprendre des tâches hautement spécialisées, se sont déroulés plus lentement que prévu. Un autre élément était la demande des services participants d'étaler le déploiement sur deux ans au lieu d'un an. Certains ont commencé plus tôt, d'autres ont terminé un an plus tard.
PCR004 A Gestion du changement
PCR004 B Gestion du déploiement
PCR005 A Appui 3ième déploiement
PCR005 B Complément personnel
PCR006 Complément personnel après déploiement	Ce complément est lié au nombre de projets qui doivent encore être finalisés à la demande des SPF et SPP participants. Il s’agit notamment de l'élaboration d'un projet et de la phase pilote pour l’introduction de l’e-scanning et de l’e-invoicing, qui permettraient à l'administration de recevoir et de traiter les factures des fournisseurs par voie électronique.
PCR007 Achat et maintenance du logiciel	À la demande du SPF Finances, un système de gestion des contrats est mis en œuvre qui pourra ultérieurement être déployé dans d'autres services publics. En outre, le logiciel le plus récent a été acquis en vue d’assurer le rapportage.
Indexation à ajouter à des montants	Il s'agit de l'indexation due sur la base des dispositions contractuelles. En effet, les prix initiaux datent de 2006 et ont été adaptés deux fois à l’évolution de l’index (en 2008 et en 2012)

1.3. Après la révision de l'application en 2008 et la phase de déploiement, l’objectif du projet a été atteint: l'administration générale, regroupant tous les services publics fédéraux, mène une comptabilité générale et intégrée, budgétaire et analytique. Comme prévu, les dernières organisations ont démarré le 1ier janvier 2012 et vont présenter leur premier bilan et leur premier compte de résultats. Une période de transition de 5 ans est prévue pour l’introduction de l’inventaire des actifs immobilisés. Certes, il y a eu des maladies d'enfance. La Cour des comptes a réalisé un audit du projet à quatre reprises. Vous en trouverez les rapports sur son site internet.

Quant à l'estimation des coûts, le SPF B&CG ne sait pas si les services publics fédéraux ont réalisé des économies à la suite de l’introduction d’un système central.

2.1. Pour la mise en œuvre du projet FEDCOM, le SPF B&CG a fait appel à des consultants des firmes IBM et CSC ; les connaissances permettant de configurer un système ERP n’étaient pas disponibles au sein de l’administration fédérale.

2.2. FEDICT était représenté dans le comité de pilotage du projet, qui s'est réuni mensuellement entre mi-2007 et février 2012.

3.1. Le projet FEDCOM a été exécuté en étroite collaboration avec l'ensemble des SPF et SPP et en quatre phases, précédées de l’élaboration d’un projet à laquelle des représentants de tous les SPF ont été associés.

Phase 1 : un projet pilote impliquant les quatre SPF horizontaux, le SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement et la Trésorerie, qui a été exécuté entre juillet 2007 et décembre 2008, pour devenir opérationnel le 1 janvier 2009;
Phase 2 : le premier déploiement impliquant les SPF Économie, Travail, Sécurité sociale et le SPP Intégration sociale, qui s’est terminé le 31 décembre 2010;
Phase 3 : le deuxième déploiement impliquant les SPF Mobilité, Affaires étrangères et Finances, opérationnels depuis le 1 janvier 2011;
Phase 4 : le dernier déploiement impliquant les SPF Justice et Intérieur, le SPP Politique scientifique, le màinistère de la Défense nationale et la Police fédérale, opérationnels depuis le 1^er janvier 2012.

3.2. Chaque année, la composition du comité de pilotage a été modifiée. Les présidents des SPF concernés, représentés par leur directeur B&CG, ainsi que les chefs de projets internes, rejoignaient la commission pour la durée du déploiement. Au sein de chaque SPF, quelques utilisateurs clé ont joué un rôle au niveau de l'appui des utilisateurs locaux lors de la transition vers le nouveau système.

4.1. Le projet FEDCOM était nécessaire pour se conformer aux dispositions de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'état fédéral.

4.2. Les membres du personnel des différents SPF et SPP ont reconnu la nécessité de mettre en œuvre un nouveau système informatique pour mener une comptabilité générale, budgétaire et analytique, intégrée conforme à la loi.

1. Overzicht grootschalige projecten

1.1. In uitvoering van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat, diende de federale overheid over te schakelen van een kasboekhouding naar een boekhouding op transactiebasis. Daartoe moest een volledig nieuw informaticasysteem geïnstalleerd worden. De Federale Overheidsdienst (FOD) Budget en Beheerscontrole heeft hiertoe een openbare aanbesteding uitgeschreven en in 2007 een contract getekend met IBM/CSC. Het project draagt de naam FEDCOM.

1.2. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende contractuele fasen en de bedragen die eraan werden besteed:

Beschrijving	miljoen eur incl. BTW
Basiscontract IBM/CSC totaal inclusief licenties en 4 jaar onderhoud van de licenties	17,09
PCR001 Aankoop documentatieprogrammatuur RWD	0,37
PCR002 Implementatie volledige algemene boekhouding	0,88
PCR003 A Aanpassing personeel aan 3 roll-outs over 3 jaren	2,09
PCR003 B Aanvulling personeel	0,62
PCR004 A Veranderingbeheer	0,02
PCR004 B roll-out management	0,18
PCR005 A Ondersteuning roll-out 3	1,07
PCR005 B Aanvulling personeel	0,46
PCR006 Aanvulling personeel na de roll-out	1,67
PCR007 Aankoop en onderhoud software	0,34
Indexering toe te voegen aan deze bedragen	1,03
TOTAAL	25,82

Op 30 april 2007 werd een contract gesloten met de firma’s IBM en CSC om het SAP ERP-systeem te installeren. De oorspronkelijke kostprijs van het project werd geraamd op 17,1 miljoen euro. Het was eerst de intentie om de overheidscomptabiliteit te beperken tot een budgettaire boekhouding op transactiebasis, en dus niet over te gaan tot een volledige algemene boekhouding, in tegenstelling tot wat de wet bepaalde.

De verschillende uitbreidingen hadden met de volgende elementen te maken :

Contractwijziging	Doel
PCR001 Aankoop documentatiesoftware RWD	Aanschaf van een programmatuur voor het uitschrijven van instructies die dan ter beschikking zijn via de helpfunctie van SAP
PCR002 Implementatie volledige algemene boekhouding	Het was eerst de intentie om de overheids- boekhouding te beperken tot een budgettaire boekhouding op transactiebasis, en dus niet over te gaan tot een volledige algemene boekhouding, in tegenstelling tot wat de wet bepaalt. In de loop van 2008 besliste de regering om toch een volledige algemene boekhouding in te voeren, zoals bepaald in de bovengenoemde wet van 2003. Dit bedrag dekt de implementatie van de algemene boekhouding bij de piloot-FODs.
PCR003 A Aanpassing personeel aan 3 roll-outs over 3 jaren	Pas na de succesvolle implementatie van de pilootfase, werd beslist het nieuwe systeem uit te rollen naar de andere FODs, en PODs (zie roll-outplan hieronder). Tevens werd voor de 3 geplande roll outs rekening houdend met de complexiteit van het invoeren van een dubbele boekhouding de roll-outperiode uitgebreid van 8 maanden tot 1 jaar per roll-out (van 24 maanden naar 36 maanden roll-out).
PCR003 B Aanvulling personeel	Deze elementen hebben te maken met de contractuele bepalingen dat het personeel van IBM/CSC daalde terwijl het personeel van de FOD B&B zou toenemen om de taken stilaan over te nemen. De aanwerving en ook de opleiding van het personeel om de sterk gespecialiseerde taken over te nemen verliepen echter trager dan gepland. Een tweede element dat hier speelde was de vraag van de deelnemende organisaties om de roll-out te spreiden over twee i.p.v. een enkel jaar. Sommigen startten eerder terwijl anderen een jaar later eindigden.
PCR004 A Veranderingsbeheer
PCR004 B Roll-out management
PCR005 A Ondersteuning roll-out 3
PCR005 B Aanvulling personeel
PCR006 Aanvulling personeel na de roll-out	Deze aanvulling heeft te maken met het aantal projecten dat nog verder op vraag van de deelnemende FODs en PODs moet worden afgewerkt. Het omvat onder meer de uitwerking van een blauwdruk en pilootfase voor het invoeren van e-scanning en e-invoicing waarbij de overheid de leveranciersfacturen elektronisch zou kunnen ontvangen en elektronisch verwerken in het boekhoudsysteem.
PCR007 Aankoop en onderhoud programmatuur	Op vraag van de FOD Financiën wordt er een systeem voor beheer van overeenkomsten geïnstalleerd. Dat kan later worden uitgerold naar andere organisaties. Tevens werd de nieuwste programmatuur aangekocht voor het verzorgen van de rapportering.
Indexering toe te voegen aan deze bedragen	Dit bedrag omvat de indexering die op grond van de contractuele bepalingen verschuldigd was. De oorspronkelijke prijzen dateerden immers van 2006 en werden tweemaal aangepast aan de evolutie van de index (2008 en 2012).

1.3. Na herziening van de toepassing in 2008 en de roll-out fase werd het doel van het project bereikt om een algemene boekhouding en geïntegreerde budgettaire en analytische boekhouding te kunnen voeren in het algemeen bestuur, dat alle federale overheidsdiensten hergroepeert. De laatste organisaties startten zoals gepland op 1 januari 2012 en gaan pas nu hun eerste balans en resultatenrekening kunnen presenteren. Er is een overgangsperiode van 5 jaar voorzien voor het invoeren van de inventaris van de vaste activa. Het betekent niet dat er geen kinderziekten zijn. Het Rekenhof heeft viermaal een audit van het project gemaakt. De verslagen zijn allemaal te vinden op zijn website.

Wat de kostenraming betreft heeft de FOD B&B er geen idee van of er een jaarlijkse besparing bij de federale overheidsdiensten is genoteerd ten gevolge van de invoering van een centraal systeem.

2.1. Voor de uitvoering van het FEDCOM-project werd een beroep gedaan op consultants van de firma’s IBM en CSC; de kennis om een ERP-systeem te configureren was niet beschikbaar binnen de federale overheid.

2.2. FEDICT was wel vertegenwoordigd in de stuurgroep van het project. De stuurgroep vergaderde maandelijks van midden 2007 tot februari 2012.

3.1. Het FEDCOM-project werd in nauwe samenwerking met alle FOD’s en POD’s uitgevoerd in 4 fases, voorafgegaan door het opstellen van een blauwdruk waarbij vertegenwoordigers van alle FODs betrokken waren:

Fase 1: Een pilootproject met de 4 horizontale FOD’s, de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en de Schatkist werd uitgevoerd tussen juli 2007 en december 2008. Het werd operationeel op 1 januari 2009;
Fase 2: Een eerste roll out-fase met de FOD’s Economie, Werk, Sociale Zekerheid en de POD Maatschappelijke Integratie werd beëindigd op 31 december 2010;
Fase 3: De tweede roll out met de FOD’s Mobiliteit, Buitenlandse Zaken en Financiën werd operationeel op 1 januari 2011;
Fase 4: De laatste roll out met de FOD’s Justitie, Binnenlandse Zaken, de POD Wetenschapsbeleid, het Ministerie van Landsverdediging en de Federale Politie zijn live gegaan op 1 januari 2012.

3.2. Elk jaar wisselde de samenstelling van de stuurgroep en kwamen de voorzitters van de FODs, vertegenwoordigd door hun directeurs B&B, evenals de interne projectleiders van de FODs aan boord voor de duur van de roll-outperiode. Binnen elk departement fungeerden telkens ook een aantal sleutelgebruikers om de lokale gebruikers te ondersteunen bij de overgang naar het nieuwe systeem.

4.1. De uitvoering van het FEDCOM-project was noodzakelijk om tegemoet te komen aan de bepalingen van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat. Deze wet volgde op de wet van 15 maart 1991 (B.S. van 22.5.1991) houdende hervorming van de algemene rijkscomptabiliteit en van de provinciale comptabiliteit. Daarbij werd het initiatief genomen om een dubbele boekhouding in te voeren en te starten met de uitwerking van de verschillende modaliteiten.

4.2. De personeelsleden van de verschillende FOD’s en POD’s erkenden de noodzaak van de invoering van een nieuw informaticasysteem om een geïntegreerde algemene, budgettaire en analytische boekhouding te kunnen voeren in overeenstemming met de wetgeving.