La Cour des comptes émet depuis quelques années déjà des réserves quant à la légalité et la régularité des dépenses du SPF Justice.

Comme en 2005, les dossiers de dépenses soumis à la Cour des comptes en 2006, dans le cadre de son contrôle des engagements de crédits et du visa préalable, ne contiennent parfois pas toutes les pièces justificatives requises pour un contrôle efficace. Les prestations facturées n’ont pas toujours été approuvées au préalable par les fonctionnaires compétents. Une dépense ne peut être effectuée que pour un service fait et accepté. Or, sur certaines factures, l’approbation et l’agrément de la dépense par le fonctionnaire dirigeant faisaient défaut au moment de la liquidation. Les mentions manquantes n’ont été apposées qu’ultérieurement. Par lettre du 23 février 2005, la Cour des comptes a informé la ministre de la Justice de l’époque ainsi que le président du SPF Justice des exigences auxquelles les dossiers d’ordonnancement et d’engagement doivent satisfaire dans les domaines des marchés publics, des subventions et des dépenses diverses. La Cour des comptes a encore constaté en 2006 que les dossiers ne répondaient toujours pas à ces conditions, ce qui a pour conséquence de nuire à l’efficience du contrôle. Elle a dès lors demandé au département d’organiser une surveillance de la composition des dossiers qui lui sont soumis.

a. La surveillance demandée a-t-elle entre-temps été organisée ?

b. Quelles mesures le ministre a-t-il prises pour résoudre le problème persistant des pièces justificatives manquantes ?

c. Peut-on donner suite toutes les recommandations de la lettre de la Cour des comptes du 23 février 2005 ? Quels points n’ont-ils pas encore été mis en pratique ? Pourquoi pas ?

J’ai l’honneur de répondre ce qui suit à l’honorable membre.

a. Dans ses rapports relatifs aux exercices budgétaires 2005 et 2006, la Cour des comptes a remarqué systématiquement que les factures n’ont pas toujours été visées au préalable par le fonctionnaire compétent.

Ces remarques portaient principalement sur le fonctionnement du service Liquidation de la direction générale de l’Organisation judiciaire.

Concrètement, à la suite de ces remarques, il a été expressément demandé aux services utilisateurs décentralisés de confirmer formellement le contrôle des prestations ou fournitures faites et acceptées ainsi que la régularité du paiement par le biais d’une formule standard spécifique à apposer sur les factures :

Vu pour réception et acceptation

La fourniture/prestation a été effectuée le …

Le greffier en chef du …

Nom, date et signature

L’effet de cette mesure structurelle est désormais perceptible dans le rapport de la Cour des comptes concernant l’exécution du budget 2007 puisque la remarque n’y figure plus que pour un seul cas individuel.

b. En outre, un collaborateur de la cellule Comptabilité du service d’encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique a été chargé de vérifier les dossiers d’ordonnancement et en particulier le montant, la signature, etc.

Le service d’encadrement précité a également publié une note de service (*) imposant à tous les services du Service public fédéral (SPF) l’obligation de dater les créances à leur réception à l’aide d’un timbre à date uniformisé.

c. Au SPF Justice, les dossiers d’engagement font obligatoirement l’objet d’une supervision en termes de contenu et de budget par la cellule Contrôle interne du service d’encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique.

Les recommandations de la Cour des comptes contenues dans l’annexe à la lettre du 23 février 2005 constituent un renforcement important de ce processus de contrôle.

Sur cette base, des instructions ont également été rédigées à l’attention des services d’achat et des autres services qui réalisent des dépenses.

(*) datée du 24 octobre 2007.