SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2008-2009 Zitting 2008-2009
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12 janvier 2009 12 januari 2009
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Question écrite n° 4-2526 Schriftelijke vraag nr. 4-2526

de Hugo Coveliers (Vlaams Belang)

van Hugo Coveliers (Vlaams Belang)

au ministre de la Justice

aan de minister van Justitie
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SPF Justice - Dépenses - Régularité FOD Justitie - Uitgaven - Regelmatigheid 
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dépense budgétaire
Cour des comptes (Belgique)
vérification des comptes
ministère
begrotingsuitgave
Rekenhof (België)
verificatie van de rekeningen
ministerie
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12/1/2009 Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 12/2/2009 )
12/10/2009 Antwoord
12/1/2009 Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 12/2/2009 )
12/10/2009 Antwoord
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Herindiening van : schriftelijke vraag 4-950 Herindiening van : schriftelijke vraag 4-950
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Question n° 4-2526 du 12 janvier 2009 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 4-2526 d.d. 12 januari 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

La Cour des comptes émet depuis quelques années déjà des réserves quant à la légalité et la régularité des dépenses du SPF Justice.

Comme en 2005, les dossiers de dépenses soumis à la Cour des comptes en 2006, dans le cadre de son contrôle des engagements de crédits et du visa préalable, ne contiennent parfois pas toutes les pièces justificatives requises pour un contrôle efficace. Les prestations facturées n’ont pas toujours été approuvées au préalable par les fonctionnaires compétents. Une dépense ne peut être effectuée que pour un service fait et accepté. Or, sur certaines factures, l’approbation et l’agrément de la dépense par le fonctionnaire dirigeant faisaient défaut au moment de la liquidation. Les mentions manquantes n’ont été apposées qu’ultérieurement. Par lettre du 23 février 2005, la Cour des comptes a informé la ministre de la Justice de l’époque ainsi que le président du SPF Justice des exigences auxquelles les dossiers d’ordonnancement et d’engagement doivent satisfaire dans les domaines des marchés publics, des subventions et des dépenses diverses. La Cour des comptes a encore constaté en 2006 que les dossiers ne répondaient toujours pas à ces conditions, ce qui a pour conséquence de nuire à l’efficience du contrôle. Elle a dès lors demandé au département d’organiser une surveillance de la composition des dossiers qui lui sont soumis.

a. La surveillance demandée a-t-elle entre-temps été organisée ?

b. Quelles mesures le ministre a-t-il prises pour résoudre le problème persistant des pièces justificatives manquantes ?

c. Peut-on donner suite toutes les recommandations de la lettre de la Cour des comptes du 23 février 2005 ? Quels points n’ont-ils pas encore été mis en pratique ? Pourquoi pas ?

 

Het Rekenhof heeft al enige jaren bedenkingen bij de wettigheid en de regelmatigheid van de uitgaven door de FOD Justitie.

Net zoals in 2005, bevatten de uitgavendossiers die in 2006 aan het Rekenhof werden voorgelegd in het kader van zijn controle van de kredietvastleggingen en het voorafgaand visum, soms niet alle bewijsstukken die voor een sluitende controle vereist zijn. De gefactureerde prestaties werden niet altijd vooraf door de bevoegde ambtenaren goedgekeurd. Een uitgave is nochtans slechts mogelijk als er diensten verstrekt en aanvaard zijn. Op verscheidene facturen ontbrak bij de vereffening echter de goedkeuring en aanvaarding van de uitgave door de leidende ambtenaar. De ontbrekende vermeldingen werden pas achteraf aangebracht. Op 23 februari 2005 deelde het Rekenhof per brief aan de toenmalige minister van Justitie en aan de voorzitter van de FOD Justitie mee aan welke vereisten de ordonnancerings- en vastleggingsdossiers met betrekking tot overheidsopdrachten, toelagen en diverse uitgaven moeten voldoen. Het Rekenhof stelt echter vast dat de dossiers in 2006 hieraan vaak nog steeds niet voldeden, wat een efficiënt nazicht bemoeilijkt. Het heeft daarom het departement gevraagd een toezicht te organiseren op de samenstelling van de dossiers die aan het Rekenhof worden voorgelegd.

a. Werd het gevraagde toezicht intussen georganiseerd?

b. Welke maatregelen heeft de geachte minister nog genomen om het hardnekkige probleem van de ontbrekende bewijsstukken op te lossen?

c. Kon tegemoetgekomen worden aan alle aanbevelingen in de brief van het Rekenhof van 23 februari 2005? Welke punten werden nog niet in praktijk gebracht? Waarom niet?

 
Réponse reçue le 12 octobre 2009 : Antwoord ontvangen op 12 oktober 2009 :

J’ai l’honneur de répondre ce qui suit à l’honorable membre.

a. Dans ses rapports relatifs aux exercices budgétaires 2005 et 2006, la Cour des comptes a remarqué systématiquement que les factures n’ont pas toujours été visées au préalable par le fonctionnaire compétent.

Ces remarques portaient principalement sur le fonctionnement du service Liquidation de la direction générale de l’Organisation judiciaire.

Concrètement, à la suite de ces remarques, il a été expressément demandé aux services utilisateurs décentralisés de confirmer formellement le contrôle des prestations ou fournitures faites et acceptées ainsi que la régularité du paiement par le biais d’une formule standard spécifique à apposer sur les factures :

Vu pour réception et acceptation

La fourniture/prestation a été effectuée le …

Le greffier en chef du …

Nom, date et signature

L’effet de cette mesure structurelle est désormais perceptible dans le rapport de la Cour des comptes concernant l’exécution du budget 2007 puisque la remarque n’y figure plus que pour un seul cas individuel.

b. En outre, un collaborateur de la cellule Comptabilité du service d’encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique a été chargé de vérifier les dossiers d’ordonnancement et en particulier le montant, la signature, etc.

Le service d’encadrement précité a également publié une note de service (*) imposant à tous les services du Service public fédéral (SPF) l’obligation de dater les créances à leur réception à l’aide d’un timbre à date uniformisé.

c. Au SPF Justice, les dossiers d’engagement font obligatoirement l’objet d’une supervision en termes de contenu et de budget par la cellule Contrôle interne du service d’encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique.

Les recommandations de la Cour des comptes contenues dans l’annexe à la lettre du 23 février 2005 constituent un renforcement important de ce processus de contrôle.

Sur cette base, des instructions ont également été rédigées à l’attention des services d’achat et des autres services qui réalisent des dépenses.

(*) datée du 24 octobre 2007.

Ik heb de eer het geachte lid het volgende antwoord te geven op zijn vraag

a. In haar rapporten met betrekking tot de begrotingsjaren 2005 en 2006 merkte het Rekenhof systematisch op dat ‘facturen niet steeds voorafgaand werden goedgekeurd door de bevoegde ambtenaar’.

Deze opmerkingen betroffen voornamelijk de werking van de dienst vereffening bij het directoraat-generaal rechterlijke orde.

Concreet werd, ingevolge deze opmerkingen, aan de gedecentraliseerde gebruikersdiensten uitdrukkelijk gevraagd om de controle van verstrekte en aanvaarde prestaties of leveringen en van de rechtmatigheid van de betaling formeel te bevestigen d.m.v. een specifieke standaardformule op de facturen :

Gezien voor ontvangst en aanvaarding

De levering/prestatie werd

uitgevoerd op ….

De hoofdgriffier van….

Naam, datum en handtekening

Het effect van deze structurele maatregel is thans terug te vinden in het rapport van het Rekenhof betreffende de uitvoering van de begroting van 2007 waar deze opmerking slechts nog voor één enkel individueel geval wordt gemaakt.

b. Tevens werd op de cel boekhouding van de stafdienst budget, beheerscontrole en logistiek een medewerker belast met het verifiëren van de ordonnanceringsdossiers, in het bijzonder van de aspecten bedrag, handtekening, enz.

Door de stafdienst BBL werd eveneens een dienstorder (*) uitgevaardigd waarbij aan alle diensten van de Federale Overheidsdienst (FOD) de verplichting wordt opgelegd om schuldvorderingen bij ontvangst te dateren met een geüniformiseerde datumstempel.

c. De vastleggingsdossiers maken bij de FOD Justitie verplicht het voorwerp uit van een inhoudelijk en budgettair nazicht door de cel interne controle van de stafdienst BBL.

De aanbevelingen van het Rekenhof, vervat in de bijlage aan de brief van 23 februari 2005, vormen een belangrijke verrijking bij dit controleproces.

Op basis daarvan werden eveneens onderrichtingen, ten behoeve van de aankoopdiensten en andere diensten die uitgaven verrichten, opgesteld.

(*) de datum 24 oktober 2007