BELGISCHE SENAAT
________
Zitting 2008-2009
________
12 januari 2009
________
SENAAT Schriftelijke vraag nr. 4-2526

de Hugo Coveliers (Vlaams Belang)

aan de minister van Justitie
________
FOD Justitie - Uitgaven - Regelmatigheid
________
begrotingsuitgave
Rekenhof (BelgiŽ)
verificatie van de rekeningen
ministerie
________
12/1/2009 Verzending vraag
12/10/2009 Antwoord
________
Herindiening van : schriftelijke vraag 4-950
________
SENAAT Schriftelijke vraag nr. 4-2526 d.d. 12 januari 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Het Rekenhof heeft al enige jaren bedenkingen bij de wettigheid en de regelmatigheid van de uitgaven door de FOD Justitie.

Net zoals in 2005, bevatten de uitgavendossiers die in 2006 aan het Rekenhof werden voorgelegd in het kader van zijn controle van de kredietvastleggingen en het voorafgaand visum, soms niet alle bewijsstukken die voor een sluitende controle vereist zijn. De gefactureerde prestaties werden niet altijd vooraf door de bevoegde ambtenaren goedgekeurd. Een uitgave is nochtans slechts mogelijk als er diensten verstrekt en aanvaard zijn. Op verscheidene facturen ontbrak bij de vereffening echter de goedkeuring en aanvaarding van de uitgave door de leidende ambtenaar. De ontbrekende vermeldingen werden pas achteraf aangebracht. Op 23†februari†2005 deelde het Rekenhof per brief aan de toenmalige minister van Justitie en aan de voorzitter van de FOD Justitie mee aan welke vereisten de ordonnancerings- en vastleggingsdossiers met betrekking tot overheidsopdrachten, toelagen en diverse uitgaven moeten voldoen. Het Rekenhof stelt echter vast dat de dossiers in 2006 hieraan vaak nog steeds niet voldeden, wat een efficiŽnt nazicht bemoeilijkt. Het heeft daarom het departement gevraagd een toezicht te organiseren op de samenstelling van de dossiers die aan het Rekenhof worden voorgelegd.

a. Werd het gevraagde toezicht intussen georganiseerd?

b. Welke maatregelen heeft de geachte minister nog genomen om het hardnekkige probleem van de ontbrekende bewijsstukken op te lossen?

c. Kon tegemoetgekomen worden aan alle aanbevelingen in de brief van het Rekenhof van 23†februari†2005? Welke punten werden nog niet in praktijk gebracht? Waarom niet?

Antwoord ontvangen op 12 oktober 2009 :

Ik heb de eer het geachte lid het volgende antwoord te geven op zijn vraag

a. In haar rapporten met betrekking tot de begrotingsjaren 2005 en 2006 merkte het Rekenhof systematisch op dat ‘facturen niet steeds voorafgaand werden goedgekeurd door de bevoegde ambtenaar’.

Deze opmerkingen betroffen voornamelijk de werking van de dienst vereffening bij het directoraat-generaal rechterlijke orde.

Concreet werd, ingevolge deze opmerkingen, aan de gedecentraliseerde gebruikersdiensten uitdrukkelijk gevraagd om de controle van verstrekte en aanvaarde prestaties of leveringen en van de rechtmatigheid van de betaling formeel te bevestigen d.m.v. een specifieke standaardformule op de facturen :

Gezien voor ontvangst en aanvaarding

De levering/prestatie werd

uitgevoerd op ….

De hoofdgriffier van….

Naam, datum en handtekening

Het effect van deze structurele maatregel is thans terug te vinden in het rapport van het Rekenhof betreffende de uitvoering van de begroting van 2007 waar deze opmerking slechts nog voor één enkel individueel geval wordt gemaakt.

b. Tevens werd op de cel boekhouding van de stafdienst budget, beheerscontrole en logistiek een medewerker belast met het verifiëren van de ordonnanceringsdossiers, in het bijzonder van de aspecten bedrag, handtekening, enz.

Door de stafdienst BBL werd eveneens een dienstorder (*) uitgevaardigd waarbij aan alle diensten van de Federale Overheidsdienst (FOD) de verplichting wordt opgelegd om schuldvorderingen bij ontvangst te dateren met een geüniformiseerde datumstempel.

c. De vastleggingsdossiers maken bij de FOD Justitie verplicht het voorwerp uit van een inhoudelijk en budgettair nazicht door de cel interne controle van de stafdienst BBL.

De aanbevelingen van het Rekenhof, vervat in de bijlage aan de brief van 23 februari 2005, vormen een belangrijke verrijking bij dit controleproces.

Op basis daarvan werden eveneens onderrichtingen, ten behoeve van de aankoopdiensten en andere diensten die uitgaven verrichten, opgesteld.

(*) de datum 24 oktober 2007