Tweetalige printerversie Eentalige printerversie

Schriftelijke vraag nr. 4-1785

van Jurgen Ceder (Vlaams Belang) d.d. 9 oktober 2008

aan de minister van Landsverdediging

Defensie - Informaticatoepassing ILIAS - Verbetering - Controles

overheidscontract
computerprogramma
informatieverwerkend systeem
begroting
begrotingscontrole
betalingstermijn
ministerie
overheidsopdrachten

Chronologie

9/10/2008 Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 13/11/2008 )
7/11/2008 Antwoord

Vraag nr. 4-1785 d.d. 9 oktober 2008 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

De bestaande richtlijnen en procedures bij Defensie voorzien in een aantal a priori-controles op lokale aankopen. Deze zijn grotendeels vervat in de gebruikte informaticatoepassingen ILIAS en Fact 17. De informaticatoepassing ILIAS beperkt zich echter tot de kredieten toegekend door de budgettaire antenne van de algemene directie Material Resources. Het relatief kleine, maar toch niet te verwaarlozen pakket aankopen verricht voor rekening van andere budgettaire antennes is dus niet vervat in ILIAS. Dit bemoeilijkt een eenvormige opvolging en globale rapportering over het geheel van de kredieten voor lokale aankopen. Bovendien kunnen hierdoor een aantal a priori-controles worden omzeild. De juiste beheersparameters (bijvoorbeeld catalogi) zijn niet steeds tijdig beschikbaar in ILIAS, waardoor sommige aankopen niet tijdig of niet correct kunnen worden geregistreerd en voorlopig via een parallel circuit worden verricht. Dit heeft tot gevolg dat de gegevens in ILIAS niet volledig zijn. De functiescheiding alsook de budgettaire dekking van de aanvragen zijn conceptueel uitgebouwd in ILIAS. Daarnaast zijn echter een aantal controles niet a priori ingesteld, zoals de naleving van de delegatiedrempel tot 2 500 euro (excl. BTW) en de betaaltermijn op basis van de ontvangstdatum van de factuur. Ook de registratie van de leveranciersgegevens binnen ILIAS gebeurt niet eenvormig.

1. Werden deze tekortkomingen bij de toepassing van ILIAS intussen weggewerkt ?

2. Werd ILIAS in het bijzonder ook uitgebreid tot de aankopen van de andere budgettaire antennes ? Zo nee, hoe worden die dan gecontroleerd ?

3. Werden er intussen meer controles a priori ingesteld in verband met de delegatiedrempel en de betaaltermijn ? Zo nee, hoe wordt de naleving daarvan dan gecontroleerd ?

Antwoord ontvangen op 7 november 2008 :

Het geachte lid gelieve hierna het antwoord te willen vinden op de door hem gestelde vragen.


  1. Sinds de doorlichting door het Rekenhof van de interne controle op de lokale aan-kopen van Defensie werden onderstaande vorderingen gemaakt:

  1. de materieelbeheerder ziet er op toe dat de beheersparameters tijdig be-schikbaar zijn in ILIAS. De catalogi worden door de materieel beheerders op de MACode (één van de beheers-parameters van een NSN (Nato-stocknumber)) geplaatst, waardoor het mogelijk wordt om welbepaald mate-rieel op welbepaalde catalogi aan te kopen;

  1. de registratie van de leveranciers-gegevens binnen ILIAS gebeurt door middel van een welbepaald scherm (SCOM), waardoor het steeds mogelijk is om bestaande leveranciers te onder-vragen of om een nieuwe potentiële leverancier in te brengen. De definitieve registratie in ILIAS gebeurt door het Centrum voor identificatie en documentatie van het materieel.

  1. Voor de uitbreiding van het gebruik van ILIAS voor de lokale aankopen naar andere budgettaire antennes, wordt verwezen naar de schriftelijke vraag van volksvertegenwoordiger Dirk Vijnck nr. 52-50 van 13 juni 2008, (Kamer, Vragen en Antwoorden 52-027, blz. 6805). Voor de controle van de lokale aankopen van de andere budgettaire antennes dan deze van de directie-generaal Material Resources DGMR, voert de interne audit van Defensie (IAD) steekproeven uit, om na te gaan of de interne controle die van toepassing is binnen Defensie op een correcte wijze wordt uitgevoerd.

  1. Voor de uitbreiding van de a priori controles in verband met de delegatiedrempel wordt verwezen naar de voorvermelde schriftelijke vraag van volksvertegenwoordiger Dirk Vijnck nr. 52-50. De eerbiediging van de betalingstermijn voor facturen van lokale aankopen wordt nagegaan door een systematische controle van deze termijn op basis van de facturatiedatum.