SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2007-2008 Zitting 2007-2008
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9 octobre 2008 9 oktober 2008
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Question écrite n° 4-1785 Schriftelijke vraag nr. 4-1785

de Jurgen Ceder (Vlaams Belang)
van Jurgen Ceder (Vlaams Belang)

au ministre de la Défense
aan de minister van Landsverdediging
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Défense - Application informatique ILIAS - Correction - Contrôles Defensie - Informaticatoepassing ILIAS - Verbetering - Controles 
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contrat public
logiciel
système informatique
budget
contrôle budgétaire
délai de paiement
ministère
marché public
 overheidscontract
computerprogramma
informatieverwerkend systeem
begroting
begrotingscontrole
betalingstermijn
ministerie
overheidsopdrachten
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9/10/2008Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 13/11/2008)
7/11/2008Antwoord
9/10/2008Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 13/11/2008)
7/11/2008Antwoord
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Question n° 4-1785 du 9 octobre 2008 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 4-1785 d.d. 9 oktober 2008 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Les directives et procédures existant à la Défense prévoient une série de contrôles a priori sur les achats locaux. Ceux-ci sont en grande partie prévus dans les applications informatiques utilisées ILIAS et Fact 17. L'application informatique ILIAS se limite toutefois aux crédits octroyés par l'antenne budgétaire de la direction générale Material Resources. L'ensemble relativement restreint, mais non négligeable, des achats effectués pour le compte d'autres antennes budgétaires n'est donc pas prévu dans ILIAS. Cela complique un suivi uniforme et un rapport global sur l'ensemble des crédits pour les achats locaux. En outre, une série de contrôles a priori peuvent de ce fait être contournés. Les paramètres de gestion corrects (par exemple les catalogues) n'étant pas toujours disponibles à temps dans ILIAS, certains achats ne peuvent pas être enregistrés à temps ou correctement et sont effectués provisoirement par le biais d'un circuit parallèle. Il en résulte que les données d'ILIAS ne sont pas complètes. La séparation des fonctions ainsi que la couverture budgétaire des demandes sont développées sur le plan conceptuel dans ILIAS. En outre, une série de contrôles ne sont pas prévus a priori, comme le respect du seuil de délégation à 2.500 euros (hors TVA) et du délai de paiement sur la base de la date de réception de la facture. L'enregistrement des données des fournisseurs au sein d'ILIAS n'est pas non plus uniforme.

1. Ces défauts dans l'application d'ILIAS ont-ils entre-temps été corrigés ?

2. ILIAS a-t-il en particulier aussi été étendu aux achats des autres antennes budgétaires ? Dans la négative, comment celles-ci sont-elles dès lors contrôlées ?

3. Davantage de contrôles a priori ont-ils entre-temps été instaurés quant au seuil de délégation et au délai de paiement ? Dans la négative, comment le respect de ces derniers est-il dès lors contrôlé ?

 

De bestaande richtlijnen en procedures bij Defensie voorzien in een aantal a priori-controles op lokale aankopen. Deze zijn grotendeels vervat in de gebruikte informaticatoepassingen ILIAS en Fact 17. De informaticatoepassing ILIAS beperkt zich echter tot de kredieten toegekend door de budgettaire antenne van de algemene directie Material Resources. Het relatief kleine, maar toch niet te verwaarlozen pakket aankopen verricht voor rekening van andere budgettaire antennes is dus niet vervat in ILIAS. Dit bemoeilijkt een eenvormige opvolging en globale rapportering over het geheel van de kredieten voor lokale aankopen. Bovendien kunnen hierdoor een aantal a priori-controles worden omzeild. De juiste beheersparameters (bijvoorbeeld catalogi) zijn niet steeds tijdig beschikbaar in ILIAS, waardoor sommige aankopen niet tijdig of niet correct kunnen worden geregistreerd en voorlopig via een parallel circuit worden verricht. Dit heeft tot gevolg dat de gegevens in ILIAS niet volledig zijn. De functiescheiding alsook de budgettaire dekking van de aanvragen zijn conceptueel uitgebouwd in ILIAS. Daarnaast zijn echter een aantal controles niet a priori ingesteld, zoals de naleving van de delegatiedrempel tot 2 500 euro (excl. BTW) en de betaaltermijn op basis van de ontvangstdatum van de factuur. Ook de registratie van de leveranciersgegevens binnen ILIAS gebeurt niet eenvormig.

1. Werden deze tekortkomingen bij de toepassing van ILIAS intussen weggewerkt ?

2. Werd ILIAS in het bijzonder ook uitgebreid tot de aankopen van de andere budgettaire antennes ? Zo nee, hoe worden die dan gecontroleerd ?

3. Werden er intussen meer controles a priori ingesteld in verband met de delegatiedrempel en de betaaltermijn ? Zo nee, hoe wordt de naleving daarvan dan gecontroleerd ?

 
Réponse reçue le 7 novembre 2008 : Antwoord ontvangen op 7 november 2008 :

L'honorable membre est prié de trouver ci-après la réponse à ses questions.

  1. Depuis l’examen du contrôle interne des achats locaux de la Défense réalisé par la Cour des comptes, les progrès suivants ont été réalisés :

  1. le gestionnaire de matériel veille à ce que les paramètres soient disponibles à temps en Integrated Logistics Information and Automation Systeem ILIAS. Les catalogues sont introduits dans le MACode par les gestionnaires de matériel (un des para-mètres de gestion d’un NSN (Nato stocknumber)), par lequel il devient possible d’acheter du matériel bien spécifique sur un catalogue bien précis;

  2. l’enregistrement des données de fournisseurs en ILIAS se fait au moyen d’un écran bien spécifique (SCOM), par lequel il est toujours possible d’interroger des fournisseurs connus ou d’introduire un nouveau fournisseur potentiel. L’enregistrement définitif en ILIAS se fait par le Centre d’identification et de documentation du matériel.

  1. Pour l’élargissement vers d’autres antennes budgétaires de l’utilisation d’ILIAS pour les achats locaux, nous vous renvoyons à la question écrite du député Dirk Vijnck n° 52-50 du 13 juin 2008 (Chambre, Questions et Réponses n° 52-027, p. 6805). Pour le contrôle des achats locaux des autres antennes budgétaires que la direction générale Material Resources DGMR, l’audit interne de Défense (IAD) exécute des sondages, afin de vérifier l’application correcte du contrôle interne qui est d’application au sein de la Défense.

  2. Pour le renforcement des contrôles a priori en rapport avec les seuils de délégation, nous vous renvoyons à la question écrite du député Dirk Vijnck n° 52-50 mentionnée plus haut. Le respect du délai de paiement pour les factures des achats locaux est vérifié par un contrôle systématique de ce délai sur base de la date de facturation.

Het geachte lid gelieve hierna het antwoord te willen vinden op de door hem gestelde vragen.


  1. Sinds de doorlichting door het Rekenhof van de interne controle op de lokale aan-kopen van Defensie werden onderstaande vorderingen gemaakt:

  1. de materieelbeheerder ziet er op toe dat de beheersparameters tijdig be-schikbaar zijn in ILIAS. De catalogi worden door de materieel beheerders op de MACode (één van de beheers-parameters van een NSN (Nato-stocknumber)) geplaatst, waardoor het mogelijk wordt om welbepaald mate-rieel op welbepaalde catalogi aan te kopen;

  1. de registratie van de leveranciers-gegevens binnen ILIAS gebeurt door middel van een welbepaald scherm (SCOM), waardoor het steeds mogelijk is om bestaande leveranciers te onder-vragen of om een nieuwe potentiële leverancier in te brengen. De definitieve registratie in ILIAS gebeurt door het Centrum voor identificatie en documentatie van het materieel.

  1. Voor de uitbreiding van het gebruik van ILIAS voor de lokale aankopen naar andere budgettaire antennes, wordt verwezen naar de schriftelijke vraag van volksvertegenwoordiger Dirk Vijnck nr. 52-50 van 13 juni 2008, (Kamer, Vragen en Antwoorden 52-027, blz. 6805). Voor de controle van de lokale aankopen van de andere budgettaire antennes dan deze van de directie-generaal Material Resources DGMR, voert de interne audit van Defensie (IAD) steekproeven uit, om na te gaan of de interne controle die van toepassing is binnen Defensie op een correcte wijze wordt uitgevoerd.

  1. Voor de uitbreiding van de a priori controles in verband met de delegatiedrempel wordt verwezen naar de voorvermelde schriftelijke vraag van volksvertegenwoordiger Dirk Vijnck nr. 52-50. De eerbiediging van de betalingstermijn voor facturen van lokale aankopen wordt nagegaan door een systematische controle van deze termijn op basis van de facturatiedatum.