Schriftelijke vraag nr. 5-10822

van Nele Lijnen (Open Vld) d.d. 10 januari 2014

aan de minister van Financiën, belast met Ambtenarenzaken

Federale Overheidsdiensten - Thuiswerk - Telewerk - Evolutie - Faciliteiten - Beveiliging

ministerie
thuiswerk
werk op afstand
mobiele telefoon
gegevensbescherming
spionage
computercriminaliteit
videocommunicatie
officiële statistiek
mobiele communicatie

Chronologie

Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10816
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10823
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10826
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828

Vraag nr. 5-10822 d.d. 10 januari 2014 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

In het verleden stelde ik reeds een aantal vragen over thuiswerk bij de Federale Overheidsdiensten (FOD). Om de evolutie hiervan op te volgen, herhaal ik de meeste vragen. Graag zou ik verder de aandacht willen vestigen op een aantal andere elementen. De staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit schreef (schriftelijke vraag 5-8153): "De werknemers van Shared Services in het algemeen, en van mijn Diensten op de Kanselarij in het bijzonder, beschikken voor hun thuiswerk over een Virtual Private Network (VPN)-verbinding. Dit betekent dat zij op een professioneel beveiligde manier toegang hebben tot hun elektronische gegevens net alsof ze op kantoor werken. VPN is een meer beveiligde manier van gegevensuitwisseling dan cloud computing, waarbij de overheid geen enkel idee heeft waar de gegevens in realiteit bewaard worden. Bovendien is de Patriot Act die onlangs in de Verenigde Staten van Amerika van kracht is geworden niet van aard om de bezorgdheid van de Belgische en Europese Overheden inzake beveiliging van elektronische gegevens te milderen." Voor de duidelijkheid: ik maak een onderscheid tussen occasioneel en structureel (dus bijvoorbeeld een dag per week) thuiswerk of telewerk.

Graag had ik de volgende vragen gesteld:

1) Hoeveel, en dit voor de laatste vijf jaar, werknemers van alle diensten en organisaties die onder uw beheer vallen:

a) werken occasioneel thuis;

b) werken structureel thuis?

Kan u deze cijfers, opgedeeld per jaar, in absolute en procentuele vorm meedelen, en dus ook meedelen hoeveel mensen er in totaal bij uw FOD/POD/… werken?

2) Wordt thuiswerk aangemoedigd ten aanzien van uw medewerkers? Waarom wel/niet?

3) Weet u of thuiswerken een kostenbesparing voor uw diensten betekent? Heeft u hier cijfers over? Heeft u hier al studies over laten uitvoeren? Zo ja, wat was het resultaat? Zo neen, acht u zo een studie nuttig en wilt u deze laten uitvoeren? Kan u toelichten?

4) Zijn er bij uw diensten al initiatieven genomen om thuiswerk te promoten? Zo ja, kan u dit toelichten? Zo neen, waarom niet?

5) Bent u van plan om in de toekomst hieromtrent initiatieven te nemen? Waarom wel/niet?

6) Welke diensten die de communicatie faciliteren zijn aanwezig? Kan men videoconferenties houden? Is cloud sharing mogelijk en op welke manier?

7) Deelt u de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, gelet op de vele berichten over cybercrime en spionage? Ziet u uw diensten als een mogelijk doelwit van dergelijke acties?

8) Heeft u na de vele berichten over cybercrime en spionage de beveiliging van de data van uw FOD verbeterd (bijvoorbeeld in verband met cloud sharing)? Op welke manier?

9) Heeft u ook extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers? Zo ja, hoe? Zo neen, acht u dit niet nodig? Kan u toelichten?

10) Gsm's of andere mobiele apparaten zijn handig bij telewerk. Kan u voor 2013 aanduiden in absolute cijfers:

a) hoeveel werknemers een gsm/smartphone hebben ontvangen;

b) hoeveel een laptop hebben ontvangen;

c) hoeveel een ander mobiel toestel hebben gekregen.

11) Hebben uw diensten bij het aanbieden en uitwerken van telewerken voordelen in vergelijking met andere FOD? Zo ja, wat zijn volgens u sterke punten van uw diensten hierin?

12) Waar ziet u nog mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken?

13) Merkt u voor de rest nog trends of evoluties op inzake deze materie bij uw diensten, ook ten aanzien van andere overheidsdiensten?

Antwoord ontvangen op 14 februari 2014 :

1.a) Occasioneel thuiswerken;

Op 9 september 2013 tekende de voorzitter van het Directiecomité een besluit dat geldt als een algemene toelating voor incidenteel telewerk. Concreet houdt dit in dat elke medewerker eenvoudig een telewerkdag kan aanvragen via elektronische weg (My P&O).  Er is geen persoonlijk besluit meer nodig.

2011 : (pilootproject – enkel regelmatig telewerk)

2012 : 700 personeelsleden deden occasioneel telewerk

2013 : 3987 personeelsleden deden occasioneel telewerk  

1.b) Structureel thuiswerken;

Er worden geen nieuwe besluiten voor regelmatig telewerk meer uitgereikt.

Wie reeds over een besluit voor regelmatig telewerk beschikt, kan hier verder mee blijven telewerken tot dit besluit vervalt (bvb. door een wijziging van dienst, een nieuw werkschema of omdat de ambtenaar of diens functionele chef de overeenkomst willen beëindigen). Indien men daarna toch verder wil telewerken met een vast schema kan dit door via My P&O op dezelfde dagen een aanvraag voor telewerk te doen. Dit is mogelijk met het algemeen besluit van de Voorzitter van het Directiecomité van 9 september 2013. 

2011 : 120 personeelsleden deden regelmatig telewerk (pilootproject)

2012 : 211 personeelsleden deden regelmatig telewerk 

2013 : 875 personeelsleden deden regelmatig telewerk 

Tabel absolute cijfers en procentueel :

2) 4) en 5) Telewerk wordt aangemoedigd ten aanzien van de medewerkers via de bestaande kanalen (intranet/ nieuwsbrieven/magazines).  Maar ook naar de functionele chefs toe werd gericht gecommuniceerd om telewerk te faciliteren.

De drastische vereenvoudiging van de aanvraagprocedure door het besluit van 9 september 2013 van de Voorzitter van het Directiecomité, alsook de communicatie hierrond, was van die aard dat telewerk er door wordt aangemoedigd. 

De FOD Financiën blijft initiatieven nemen om haar personeelsleden en functionele chefs aan te moedigen om deze nieuwe manier van werken te integreren in hun dagelijkse processen. 

3) Telewerk brengt in eerste instantie een verhoging van de werkgeverskosten met zich conform het Koninklijk besluit van 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt. 

Het koninklijk besluit voorziet dat de werkgever bepaalde kosten en onkosten vergoedt voor het gebruik van een internetverbinding en voor het gebruik van een eigen computer. 

Telewerk heeft een invloed op het personeelsverloop en ziekteverzuim, wat moet resulteren in een vermindering van de personeelskost. Concrete cijfers zijn momenteel nog niet beschikbaar. 

Telewerk moet in de toekomst een kostenbesparing mogelijk maken op het vlak van huur/gebruik van gebouwen.  Het invoeren van desksharing, waar in 2014 mee wordt gestart, zal door het telewerk worden vergemakkelijkt.     

6) en 7) De FOD Financiën past twee technische oplossingen toe:

1- Alle ambtenaren van de FOD Financiën kunnen hun e-mails inkijken en bewerken via de portal My Minfin. Via deze oplossing kunnen de ambtenaren beschikken over hun mailbox, waar ze zich ook bevinden. 

2- De ambtenaren van de FOD Financiën kunnen naar aanleiding van een vrijwillig verzoek beschikken over een SSL-VPN-verbinding. Binnen deze oplossing is een sterke authentificatie op basis van een eID of token vereist. Met deze beveiligde verbinding kunnen de ambtenaren van de FOD Financiën toegang krijgen tot hun werkomgeving, net alsof ze daadwerkelijk aanwezig zouden zijn in de gebouwen van de FOD Financiën. Momenteel beschikken meer dan 6000 ambtenaren van de FOD Financiën over een dergelijke machtiging.

De ambtenaren beschikken dus over toegang tot hun e-mail, tot hun gedeelde schijven, tot sharepoint, enz. , bovendien kunnen ze videoconferenties houden via de tool WebEx.

Cloud Sharing is momenteel niet toegestaan binnen de FOD Financiën. Omwille van de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens is deze mogelijkheid niet voorzien. 

7) De servers worden in het geval van een cloud beheerd door personen die niet tot een FOD behoren, met een mogelijk gevaar voor diefstal van gegevens.    .

8) De FOD Financiën evolueert voortdurend om een steeds betere beveiliging van de informatie te garanderen. 

Reeds ondernomen acties:

• nieuw antivirusplatform

• snelle beveiligingsupdates voor Windows

• toegangscontrole voor toepassingen

• toegangscontrole voor het wifi-netwerk 

Lopende acties voor 2014:

• Web Application Firewall

• Network Access Control

• sensibilisering van de ambtenaren

• versterking van de paswoorden

• integratie van oude toepassingen in IAM 

9) De gebruikers die telewerk doen, beschikken over een VPN-netwerk van de FOD-Financiën. Dit VPN-netwerk wordt beheerd door een team dat gespecialiseerd is in beveiliging. 

Om toegang te krijgen tot de VPN moeten de gebruikers een persoonlijke toelating krijgen van hun hiërarchie. Wanneer verbinding wordt gemaakt, moet de gebruiker verplicht zijn/haar elektronische identiteitskaart gebruiken (of een token dat specifiek is bedoeld voor het VPN-netwerk) om zich te identificeren. 

Het systeem controleert het niveau van antivirusbescherming vooraleer het toegang verleent tot het netwerk.  

10) Voor het jaar 2013 werden de volgende toekenningen gedaan:

a) aan 4020 ambtenaren werd een GSM/smartphone toegekend;

a) aan 7800 ambtenaren werd een laptop toegekend;

b) aan 97 ambtenaren werd een tablet toegekend. 

11) Een drastische vereenvoudiging van de aanvraag van een dag telewerk werkt drempelverlagend. 

12) De verdere digitalisering van dossiers en documenten geven mogelijkheden tot verbetering. Deze digitalisering kadert tevens in een streven naar duurzame ontwikkeling waar het paperless-concept een belangrijke pijler van uitmaakt.  

13) Telewerk is, evenals de nieuwe variabele arbeidstijd, een belangrijke pijler in het bieden van meer flexibiliteit aan de personeelsleden van de FOD Financiën. De klemtoon wordt meer dan ooit gelegd op het behalen van doelstellingen en minder op de plaats waar of de uren waarop wordt gewerkt. Deze vernieuwingen houden een belangrijke responsabilisering in voor alle personeelsleden binnen de FOD Financiën.