(N.): Vraag gesteld in 't Nederlands - (Fr.): Vraag gesteld in 't Frans
In de federale regeringsverklaring lezen we dat één van de pijlers van het nieuwe beleid het streven naar een klantgerichte werking van de overheidsbesturen is. De leesbaarheid van documenten is daarbij van groot belang, daar de contacten tussen de burger en de overheid veelal schriftelijk verlopen.
Het initiatief van de regeringscommissaris belast met de administratieve vereenvoudiging, moet dan ook positief worden onthaald. De vijf initiatieven werden op 27 januari 2000 aan de Ministerraad voorgelegd. Nieuwe administratieve formulieren over fiscale en sociale onderwerpen zullen voor hun verschijning in het Belgisch Staatsblad worden voorgelegd aan het Adviesbureau leesbaarheid van het ministerie van Ambtenarenzaken. Er zullen ook Eerstelijnsadviescellen leesbaarheid in elk ministerie en instelling van openbaar nut worden opgericht en voor de huidige ambtenaren worden opleidingen voorzien. Een informatie- en sensibiliseringscampagne moet deze inititatieven omkaderen en de burger de mogelijkheid geven zelf voorstellen aan de bevoegde diensten over te maken.
Concreet zou ik willen vragen :
1. Zijn deze initiatieven reeds definitief goedgekeurd ? Welke timing wordt vooropgezet voor het operationaliseren van deze initiatieven en wanneer zullen meer bepaald de Eerstelijns-adviescellen leesbaarheid worden opgericht ? Is er een concreet schema uitgewerkt voor de overgang van het adviesbureau naar de eerstelijnsadviescellen ?
2. Nieuwe formulieren moeten voor hun publicatie in het Belgisch Staatsblad aan het adviesbureau worden voorgelegd. Moet deze preventieve controle niet in een vroeger stadium gebeuren, bijvoorbeeld vooraleer de bevoegde minister ze goedkeurt ?
3. Zal er extra personeel worden aanvaard om het adviesbureau uit te breiden en de eerstelijnsadviescellen te bemannen of komt er een interne personeelsherschikking ? Is er reeds zicht op de criteria en de rang aan dewelke zij zullen moeten voldoen ?
4. Hoeveel opleidingen worden er jaarlijks voorzien en wat zijn de incentives voor de ambtenaren om eraan deel te nemen ?
5. Wat zijn de incentives voor de burger ? Hoe zal men de burger informeren en aanzetten tot het contacteren van de bevoegde ambtenaren ? Waarom installeert men bijvoorbeeld geen centraal inbelnummer bij het Adviesbureau leesbaarheid, waar de burger met iedere opmerking terecht kan ?
Antwoord : 1. De Ministerraad van 24 april 2000 heeft inderdaad zijn akkoord gegeven voor het opstarten van een aantal initiatieven. Op heden betreft het uitsluitend een verbetering van de administratieve teksten op het vlak van hun leesbaarheid en begrijpelijkheid. Het staat immers vast dat een aanzienlijk aantal administratieve formulieren door de gebruikers foutief of onvolledig worden ingevuld, wat leidt tot vertragingen in hun behandeling en dus in het toekennen van rechten of voordelen aan de belanghebbenden.
Voor de concrete uitwerking van deze initiatieven werd een netwerk van vereenvoudigingsambtenaren in het leven geroepen. Netwerk dat op 6 april 2000 officieel werd opgestart tijdens een bijeenkomst in het Egmontpaleis. Tot op heden telt dit netwerk 32 leden die allen werkzaam zijn in de onmiddellijke omgeving van de leidende ambtenaar van hun departement of parastatale instelling.
In tegenstelling met wat in de vraag wordt gesteld, wordt er voor het ogenblik nog niet gedacht aan het oprichten van Eerstelijnsadviescellen voor leesbaarheid hoewel de noodzaak dergelijke cellen op termijn op te richten allicht voor de hand liggend is. Geopteerd werd echter voor de responsabilisering in deze van elke instelling. Zodat ze zich op hun eigen tempo en in functie van hun eigenheid kunnen organiseren.
2. Nieuwe formulieren moeten niet noodzakelijk in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd of voorafgaandelijk worden goedgekeurd door de minister en zelfs als dit zo is, worden zij niet noodzakelijk onderworpen aan het advies van het Adviesbureau voor de leesbaarheid. Een dergelijjke verplichting opleggen dreigt immers averechtse effecten te hebben. Met nieuwe vormen van bureaucratisering en tijdverlies. Daarbij mogen wij het Franse voorbeeld uit de jaren 70 niet uit het oog verliezen : het voert voor alle formulieren een verplichte erkenning in door een daartoe bevoegde dienst. De ervaring heeft geleerd dat dit initiatief tot negatieve efficiëntie, hoogstens tot zeer geringe efficiëntie geleid heeft. Derhalve wordt nu de afschaffing overwogen. Onze strategie, daarentegen, berust op het aantonen dat het in ieders belang is, in een win-win logica, de kwaliteit te verbeteren van de documenten, bestemd voor het publiek.
3. Het Adviesbureau voor de leesbaarheid werd onlangs met één expert uitgebreid. Daarnaast wordt ook overwogen een beroep te doen op experten van buiten de administratie, meer bepaald voor het intensifiëren en uitbreiden van de opleidingen op het vlak van de leesbaarheid van documenten. Wat de specifieke opleiding betreft die voorzien wordt voor de « leesbaarheidsambtenaren » binnen elke instelling, wordt een on the job training voorzien die verzorgd zal worden door het Adviesbureau voor de leesbaarheid zelf.
Momenteel is de RVA bezig leesbaarheidscellen op te richten in zijn plaatselijke kantoren. Ook de rijkswacht overweegt dit te doen. Wat de RVA betreft zullen het de informatiecorrespondenten zijn die belast zullen worden met het verbeteren van de leesbaarheid.
4. Het aantal opleidingen per jaar werd nog niet vastgelegd. Wat de incentives betreft, deze werden om redenen van coherentie doorverwezen naar de globale hervorming van het personeelsbeleid.
5. De burgers zullen voor de leesbaarheidsproblematiek gesensibiliseerd worden door het inlassen van een nieuwe rubriek in alle nieuwe of herdrukte formulieren. Deze biedt hen de mogelijkheid concrete suggesties tot verbetering te formuleren of te melden welke moeilijkheden zij bij het invullen hebben ondervonden. Daarenboven zal elke instelling op de formulieren de naam, de functie en het adres vermelden van de vereenvoudigingsambtenaar aan wie alle klachten en suggesties mogen worden toegestuurd.
De ingezamelde gegevens zullen ontleed worden door de vereenvoudigingsambtenaren om zo de problemen te identificeren alvorens ze op te lossen in samenwerking met de inhoudelijk betrokken ambtenaren, het Adviesbureau voor de leesbaarheid en de Dienst voor administratieve vereenvoudiging.
Onlangs heeft een medewerker van het kabinet van de regeringscommissaris belast met de Administratieve Vereenvoudiging het netwerk van de vereenvoudigingsambtenaren voorgesteld aan het college van de informatieambtenaren om te komen tot een sensibiliseringscampagne in het « ondernemingsblad » van de onderscheiden administraties.
Ten slotte werd ook een vraag betreffende de administratieve vereenvoudiging ingelast in de bevraging die nu georganiseerd wordt.