Schriftelijke vraag nr. 5-1612

van Lieve Maes (N-VA) d.d. 4 maart 2011

aan de minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven

Opleidingsinstituut van de federale overheid (OFO) - Gecertificeerde opleidingen - Aantal deelnemers - Slaagpercentage

ambtenaar
overheidsapparaat
SELOR
beroepsopleiding
officiële statistiek

Chronologie

Vraag nr. 5-1612 d.d. 4 maart 2011 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

In het verleden waren er nogal wat problemen bij het Opleidingsinstituut van de federale overheid (OFO) bij het tijdig organiseren van de gecertificeerde opleidingen. Deze opleidingen en de daarbij horende testen zijn heel belangrijk voor het personeel van de federale overheid. Het stelt hen in staat bepaalde competenties te ontwikkelen die nodig zijn bij de uitoefening van hun taken. Bovendien vormen de premie voor competentieontwikkeling en de eventuele verhoging in weddeschaal die het slagen in die test met zich meebrengt, een belangrijke motivatie.

Graag kreeg ik een antwoord op de volgende vragen:

1) Hoeveel verschillende gecertificeerde opleidingen organiseerde het OFO in de periode van 2008 tot en met 2010, uitgesplitst per jaar, per federale overheidsdienst (FOD) of programmatorische overheidsdienst (POD), per niveau en per taalgroep?

2) Hoeveel inschrijvingen voor deze gecertificeerde opleidingen ontving het OFO in de periode van 2008 tot en met 2010, uitgesplitst per jaar, per FOD of POD, per niveau en per taalgroep?

3) Hoeveel personeelsleden namen effectief deel aan deze opleidingen en welk percentage van die personeelsleden legde de test succesvol af? Graag kreeg ik de gegevens opnieuw uitgesplitst per jaar, per FOD of POD, per niveau en per taalgroep.

4) Wat zijn de termijnen tussen inschrijving en opleiding, tussen opleiding en test en tussen test en resultaat van de test voor al de gecertificeerde opleidingen, waarvan sprake in mijn eerste vraag?

5) Is de geachte minister van mening dat de werking van het OFO de laatste jaren verbeterd is? Ziet zij nog ruimte voor verbetering? Zo ja, wat zijn haar concrete voorstellen?

Antwoord ontvangen op 17 mei 2011 :

1, 3 en 4.

De cijfergegevens worden weergegeven in de bijgevoegde tabellen.

2. Wanneer een deelnemer wordt opgenomen in een concrete sessie (een groep), verdwijnen in het beheersysteem de gegevens van zijn voorinschrijving (wachtlijst). Het is daarom niet mogelijk de inschrijvingen jaar per jaar te reconstrueren.

Voor wat het beheer van de gecertificeerde opleidingen betreft, gebruikt het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) als uitgangspunt eerder de zogenaamde SPOCDATE, de referentiedatum voor uitbetaling van de premie. Op basis van deze datum worden onder meer prioriteiten bepaald bij het plannen.

4. Ik verwijs naar mijn antwoord op vraag 2.

De termijnen tussen opleiding en test zijn vaste termijnen die worden vastgelegd bij het plannen van de gecertificeerde opleiding. Er moet minimaal een maand zijn tussen de laatste dag opleiding van de laatste groep en de test en er mag maximaal drie maanden zijn tussen de laatste dag opleiding van de eerste groep en de test.

De termijnen tussen de test en de communicatie van het resultaat liggen vast in een reglement (sinds 1 mei 2008): de resultaten moeten gecommuniceerd worden maximaal drie maanden na een test in geval van meerkeuzevragen en maximaal vier maanden na de test, indien de test een andere vorm of een gemengde vorm heeft. Het OFO leeft deze termijnen goed na en wijkt er slechts in drie à vier gevallen per jaar van af. In geval van vertraging bij het communiceren van de resultaten worden de deelnemers verwittigd. Er moet bovendien rekening mee worden gehouden dat het OFO tussen 15 juli en 15 augustus geen resultaten meedeelt om te vermijden dat deelnemers die een beroep wensen in te stellen bij de Raad van State in tijdnood komen door verlofperiodes.

5. Zoals ik aangaf in mijn antwoord op een andere parlementaire vraag (mondelinge vraag van Mevr. L. Musin nr. 3061) over de gecertificeerde opleidingen, werden de gecertificeerde opleidingen op te korte termijn ingevoerd voor te veel deelnemers, met onhaalbare deadlines en zonder rekening te houden met de middelen waarover het OFO beschikte.

Het OFO heeft de voorbije jaren alles in het werk gesteld om de situatie te verbeteren en de achterstand in te lopen.

Doorgevoerde verbeteringen

Begin 2008 wijzigde het OFO zijn organisatiestructuur, met als resultaat dat de werklast in het kader van de gecertificeerde opleidingen evenwichtiger werd gespreid over de hele organisatie. De slagkracht werd hierdoor groter.

In de tweede helft van 2008 werd een aantal maatregelen genomen om de opleidingscatalogus te rationaliseren door te focussen op de ontwikkeling van meer generieke competenties en zo het aantal verschillende opleidingen tot een beheersbaar aantal terug te brengen. De grotere beheersbaarheid betreft ondermeer het voeren van een kleiner aantal, maar meer omvattende, overheidsopdrachten, het ontwikkelen en bewaken van minder testen voor grotere groepen en het reduceren van de ontwikkeltijd ten opzichte van de productietijd.

Het OFO kon zijn personeelsbestand uitbreiden waarbij veel aandacht ging naar het rekruteren en opbouwen van een docimologenteam, specialisten in opleidingsmethodiek en evaluatie.

De voorbije twee jaar werd ook geopteerd voor het invoeren van opleidingen met een blended learning of gemengde leervorm (bijvoorbeeld klassikaal formaat in combinatie met een internetmodule). Dit laat toe om het aantal opleidingsdagen terug te dringen, door e-learning of zelfstudie, waardoor de doorlooptijd van een opleiding aanzienlijk verkort. Bovendien heeft dit systeem ook een positief effect op de benodigde capaciteit qua zalen.

Het inboeken van deelnemers in opleidingen gebeurt volgens strikte criteria waarbij leeftijd (bijvoorbeeld ambtenaren dicht bij hun pensioenleeftijd) en wachttijd de prioriteiten bepalen.

Op 29 augustus 2009 verscheen een koninklijk besluit dat het reglementair monopolie van het OFO in verband met de gecertificeerde opleidingen doorbreekt. Dit koninklijk besluit maakt mogelijk dat de voorzitters of leidinggevende ambtenaren van de federale overheidsdiensten zelf opleidingen kunnen erkennen als gelijkwaardig aan een gecertificeerde opleiding, indien bepaalde criteria gerespecteerd worden. Het kan gaan om opleidingen die extern worden ingekocht of opleidingen die door de diensten worden georganiseerd. Het OFO levert de nodige ondersteuning aan organisaties die dit wensen in de vorm van advies, methodes of instrumenten, zonder echter een actor te worden in de uitvoering ervan.

Verbeteringen in ontwikkeling

Het OFO werkt inderdaad permanent aan het verbeteren van zijn dienstverlening. Het organisatieritme van de opleidingen kan niet hoger opgedreven worden, tenzij ten koste van andere activiteiten en daarvan ben ik absoluut geen voorstander.

Zo loopt momenteel een overheidsopdracht voor het ontwikkelen van een online testinstrument. Deze opdracht wordt in juni 2011 gegund. Ook wordt een elektronisch platform geïnstalleerd voor het testbeheer in het kader van de gecertificeerde opleidingen. Dit platform werkt reeds voor het beheren van de meerkeuzevragen (inclusief inscannen van de resultaten) en zal eind dit jaar ook werken voor het beheer van andere testvormen. Het online testinstrument en het platform zullen het beheer efficiënter maken en de controle op de kwaliteitszorg verhogen.

Daarnaast probeert het OFO een reëler zicht te krijgen op de wachtlijsten. Het beheer van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van de verschillende stafdiensten Personeel en Organisatie (P&O). Zij schrijven deelnemers in en verwijderen een inschrijving indien deze niet meer pertinent is of indien een deelnemer van keuze verandert.

In afspraak met deze stafdiensten (meeting van 16 februari 2011) werd beslist de wachtlijsten bij te werken en oude inschrijvingen, die om verschillende redenen niet meer pertinent zijn, uit het systeem te verwijderen.

Het OFO lanceert en gunt doorlopend nieuwe overheidsopdrachten. Ook hier worden pistes gezocht om dit proces te verbeteren en te versnellen. Het aanschaffen van een instrument dat de automatische workflow van deze dossiers kan beheren ligt voor de hand en is dit jaar een belangrijk project voor het OFO en de Federale Overheidsdienst (FOD) P&O.

Tenslotte heeft het OFO een systeem opgezet om permanent haar opleidingen en testen te verbeteren. Elke opleiding en test wordt geëvalueerd door de deelnemers, de resultaten worden verwerkt en geanalyseerd en in verbeteracties vertaald. Hierbij wil ik aanstippen dat de tevredenheid van de deelnemers hoog is. Bij de laatste meting (over een periode van 6 maanden) gaf 77 % van de deelnemers de opleidingen een score tussen 8 en 10, 22 % een score tussen 5 en 7, en 1 % een score lager dan 5.

Het organiseren van opleidingen, gecertificeerd of anders, wordt bij het OFO gehanteerd als een continue zoektocht naar verbetering, waarbij zorgvuldig gebalanceerd wordt tussen enerzijds de productie op peil houden, en waar mogelijk verhogen, en anderzijds nieuwe ontwikkelingen en kwaliteitsverbetering doorvoeren.

INHOUDSTAFEL

Pagina 3: Inleiding

Pagina 4: Deel 1: OPLEIDINGEN 2008-2010

Pagina 5: Aantal deelnemers voor een gecertificeerde opleiding georganiseerd door het OFO, per jaar, per taalrol en per niveau

Pagina 6: Aantal deelnames voor een gecertificeerde opleiding georganiseerd door het OFO per jaar en per organisatie

Pagina 9: Aantal deelnames voor een gecertificeerde opleiding georganiseerd door en voor Financiën per jaar, per taalrol en per niveau

Pagina 10: Deel 2: TESTEN 2008-2010

Pagina 11: Aantal verwerkte testen van het OFO per jaar en per niveau

Aantal verwerkte testen van de FOD Financiën per jaar en per niveau

Pagina 12: Verdeling van de effectieve deelnames aan de testen en van de geslaagden in functie van het jaar en het niveau

Pagina 15: Verdeling geslaagden en effectieve deelnames aan de testen per jaar en per taalrol

Pagina 16: Verdeling geslaagden en effectieve deelnames aan de test Financiën per jaar en per taalrol

Pagina 18: Verdeling van de deelnemers aan de testen en de resultaten geventileerd per jaar en per organisatie

Pagina 22: Wachttijd in dagen tussen de testen en de mededeling van de resultaten

Inleiding

In deze bijlage werden alle cijfergegevens verzameld in verband met de organisatie van de gecertificeerde opleidingen binnen de periode 2008– 2010.

Daarbij is het belangrijk volgende zaken voor ogen te houden:

• we opteerden ervoor zowel de absolute cijfers te geven als de vertaling ervan in percentages. Het is soms belangrijk over beide gegevens te beschikken omdat alleen een percentage een vertekende indruk kan geven.

• Er zijn 2 groepen van gegevens: deze voor de gecertificeerde opleidingen volledig georganiseerd door OFO, en deze voor de gecertificeerde opleidingen georganiseerd door de FOD Financiën maar onder de eindverantwoordelijkheid van het OFO. Voor deze laatste groep doet OFO de kwaliteitscontrole: validatie opleidingsfiches, validatie catalogus, validatie testvorm en vragen, verwerking van de resultaten, docimologische analyse van de resultaten. Daarnaast geeft OFO ook ondersteuning op vlak van IT. Het administratief beheer van deze opleidingen en testen wordt immers door medewerkers van Financiën uitgevoerd maar via het SAP-systeem van het OFO.

• Indien er niveaus vermeld worden (A, B, C en D) vindt u soms een niveau ‘gemengd’. Dit betekent dat het gecertificeerde opleidingen betreft die voor verschillende niveaus worden aangeboden (A en B of C en D bijvoorbeeld).

• We geven aparte cijfers voor deelname aan opleidingen en deelname aan testen. U zal verschillen tussen deze cijfers detecteren. U moet er rekening mee houden dat deelname aan opleiding geteld wordt als het aantal ingeplande deelnemers in een groep. De cijfers voor deelname aan testen geven alleen een zicht op deelnemers die effectief een resultaat behaalden. Dus diegene die afwezig waren in de opleiding, die niet voldoende aanwezig waren in de opleiding, of die afwezig waren op de dag van de test worden hierin niet meegeteld.

Deel 1 : OPLEIDINGEN 2008-2010

Aantal deelnemers voor een gecertificeerde opleiding georganiseerd door het OFO, per jaar , per taalrol en per niveau

Aantal deelnames voor een gecertificeerde opleiding georganiseerd door het OFO per jaar en per organisatie

Aantal deelnames voor een gecertificeerde opleiding georganiseerd door en voor Financiën per jaar, per taalrol en per niveau

Deel 2 : TESTEN 2008-2010

Aantal verwerkte testen van het OFO per jaar en per niveau

Aantal verwerkte testen van Financiën per jaar en per niveau (de testen worden door het OFO gecheckt en gevalideerd maar de concrete organisatie van de test gebeurd door Financiën)

Verdeling van de effectieve deelnames aan de testen en van de geslaagden in functie van het jaar en het niveau (NB : er wordt geen rekening gehouden met de opleidingen georganiseerd door Financiën)

Verdeling geslaagden en effectieve deelnames aan de testen per jaar en per taalrol

Verdeling geslaagden en effectieve deelnames aan de test Financiën per jaar en per taalrol

Verdeling van de deelnemers aan de testen en de resultaten geventileerd per jaar en per organisatie (n.b. onze gegevensbank omvat 80 verschillende organisaties). Om de presentatie van de gegevens te vergemakkelijken hebben wij de 16 grootste organisaties in termen van deelname genomen. Zij vertegenwoordigen 83 % van ons betrokken publiek.

Wachttijd in dagen tussen de testen en de mededeling van de resultaten : verdeling per jaar