|
|
Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) - Aankoopdossiers - Archiveringsregels - Originele betalingsbewijzen
federale wetenschappelijke en culturele instellingen
museum
kunstvoorwerp
archief
zaakregister
| 11/12/2009 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 18/1/2010) |
| 12/1/2010 | Antwoord |
In de aankoopdossiers van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis ontbreken vaak betalingsbewijzen. In het beste geval is alleen een kopie beschikbaar. Het oorspronkelijke betalingsbewijs wordt bewaard in de dossiers van de boekhouding. Dergelijke dossiers worden echter op regelmatige tijdstippen vernietigd. Het betalingsbewijs is als verwervingsakte nochtans een element van het eigendomsbewijs van het kunstwerk. Het ontbreken ervan zou aanleiding kunnen geven tot ernstige juridische betwistingen.
Het Rekenhof heeft gecontroleerd of de verwervingsakten aanwezig waren voor een steekproef van dertig stukken die aselect en rechtstreeks getrokken werden uit de inventarissen van enkele collecties. Slechts elf van de dertig akten werden teruggevonden. Dit wijst op een gebrekkig beheer van de archieven. Het is ook te wijten aan het feit dat er in het verleden geen beleid was voor de bewaring van de verwervingstitels.
Naar aanleiding van het managementplan dat de directeur-generaal van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) heeft aangenomen voor de periode 2006-2008, kreeg een personeelslid de opdracht om het archief weer in orde te brengen en archiveringsregels op te stellen. Volgens het document Rechten en plichten van de conservators van de KMKG, moet, zodra een aankoop is gesloten, het dossier of een kopie ervan aan het archief van de instelling worden toegestuurd. Die verplichting wordt vaak niet nageleefd. De dossiers worden meestal door de collectietitularissen bewaard.
1. Zijn de bedoelde archiveringsregels intussen reeds vastgesteld? Vanaf welke datum zijn ze van kracht? Worden die regels ook effectief toegepast?
2. Werden er al maatregelen genomen om de originele betalingsbewijzen in de dossiers te laten bewaren? Tot welk jaar zijn die betalingsbewijzen nog beschikbaar bij de boekhouding? Vanaf welke datum werden de verwervingstitels systematisch bewaard en gearchiveerd?
3. Welke maatregelen heeft de minister reeds genomen om de instructies uit de Rechten en plichten van de conservators te doen naleven?
Sinds september 2009 zijn de nieuwe regels voor de samenstelling en het beheer van de aanwinstdossiers van kracht bij de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG).
Artikel 4 van de "Rechten en plichten van de conservator in de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis" (gepubliceerd in 2007), bepaalt dat de conservator het administratieve dossier van ieder voorstel betreffende de aanwinst van een kunstwerk met een prijs boven 1 000 euro, na afsluiting dient over te maken aan de archieven van de instelling.
Voor alle voorstellen (aanvaarde of geweigerde) tot aankoop, inbetalinggeving, schenking of legaat aan de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis moet een aanwinstdossier worden samengesteld. Het dossier kan een of meerdere museumstukken betreffen. De dossiers inzake depots of bruiklenen van objecten en kunstwerken zullen in bijzondere reeksen worden bewaard.
Het aanwinstdossier bevat tenminste : het originele verslag van de conservator waarin de aankoop voor de museumverzamelingen gerechtvaardigd wordt; de identiteit van de verkoper/schenker; de originele factuur in geval van aankoop of de bijvoeglijke overeenkomst die eventueel met de schenker werd afgesloten; de datum waarop het stuk effectief de afdeling binnenkomt; inventarisnummer(s) van de afdeling; algemene inventarisnummer(s).
Het dossier moet eveneens bevatten : de briefwisseling betreffende de aanwinst; de wetenschappelijke analyse (gedetailleerder dan het verslag waarvan sprake hierboven); de prijsevaluatie; de onderzoeken naar de legaliteit ervan en de verklaring op eer; indien de aanwinst een stuk betreft waarvan de waarde gelijk of hoger is dan 50 000 euro (zonder taksen of andere heffingen), de goedkeuring van de aanwinst door de raadgevende aankoopcommissie en door de beheerscommissie bij het dossier te worden gevoegd; indien de aanwinst een stuk betreft waarvan de waarde gelijk of hoger is dan 250 000 euro (zonder taksen of andere heffingen) de goedkeuring door de raadgevende aankoopcommissie en door de minister bevoegd voor Wetenschapsbeleid bij het dossier te worden gevoegd.; indien de schenking lasten met zich meebrengt, dient bovendien het advies van de Federale Overheidsdienst (FOD) Justitie bij het dossier te worden gevoegd; foto’s; andere documenten die betrekking hebben op de transactie.
Ten laatste vijf jaar na de afsluiting van het dossier moet het originele aanwinstdossier (papieren of digitale versie) aan de archieven van de instelling worden overgedragen, waar het geïnventariseerd zal worden en ter consultatie kan blijven volgens de heersende bepalingen.
2. Wat de originele betalingsbewijzen in de dossiers betreft: deze worden tien jaar lang op de dienst boekhouding bewaard, wat noodzakelijk is voor controles van het Rekenhof. Momenteel bevinden zich daar de betalingsbewijzen vanaf 2000 tot 2010. Vanaf volgend jaar zal een gedeelte gearchiveerd worden.
3. Sinds vele jaren werd in de Federale Wetenschappelijke Instellingen, de zorg voor het erfgoed onvoldoende gevaloriseerd in de carrière van de wetenschappers Daarom heb ik beslist, in het koninklijk besluit houdende diverse wijzigingen betreffende de statuten van het wetenschappelijk personeel van de federale wetenschappelijke instellingen, een bepaling op te nemen die de aanvullende titel van conservator verleent aan wetenschappers van deze instellingen.