SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2009-2010 Zitting 2009-2010
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11 décembre 2009 11 december 2009
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Question écrite n° 4-6304 Schriftelijke vraag nr. 4-6304

de Jurgen Ceder (Vlaams Belang)
van Jurgen Ceder (Vlaams Belang)

à la ministre des PME, des Indépendants, de l'Agriculture et de la Politique scientifique
aan de minister van KMO's, Zelfstandigen, Landbouw en Wetenschapsbeleid
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Musées Royaux d'Art et d'Histoire (MRAH) - Dossiers d'achat - Règles d'archivage - Preuves de paiement originales Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) - Aankoopdossiers - Archiveringsregels - Originele betalingsbewijzen 
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établissements scientifiques et culturels fédéraux
musée
oeuvre d'art
archives
répertoire
federale wetenschappelijke en culturele instellingen
museum
kunstvoorwerp
archief
zaakregister
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11/12/2009Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 18/1/2010)
12/1/2010Antwoord
11/12/2009Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 18/1/2010)
12/1/2010Antwoord
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Question n° 4-6304 du 11 décembre 2009 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 4-6304 d.d. 11 december 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Les preuves de paiement font souvent défaut dans les dossiers d'achat des Musées Royaux d'Art et d'Histoire. Dans le meilleur des cas, seule une copie est disponible. La preuve de paiement originale est conservée dans les dossiers de la comptabilité. Ceux-ci sont toutefois détruits à intervalles réguliers. En tant qu'acte d'acquisition, la preuve de paiement constitue pourtant un élément du titre de propriété de l'oeuvre d'art. Son absence pourrait donner lieu à de graves contestations juridiques.

La Cour des comptes a contrôlé si les actes d'acquisition étaient présents pour un échantillon de trente pièces choisies arbitrairement et directement dans les inventaires de quelques collections. Seuls onze des trente actes ont été retrouvés. Ceci indique une gestion déficiente des archives. Cette situation est également due au fait que, par le passé, aucune politique de conservation des titres d'acquisition n'a été menée.

À l'occasion du plan de management adopté par la directrice générale des Musées Royaux d'Art et d'Histoire pour la période 2006-2008, un membre du personnel a été chargé de remettre les archives en ordre et de rédiger des règles d'archivage. Selon le document « Droits et devoirs des conservateurs des MRAH », le dossier ou une copie de celui-ci doit être transmis aux archives de l'institution dès qu'une vente a été conclue. Cette obligation n'est souvent pas respectée. Les dossiers sont la plupart du temps conservés par les titulaires des collections.

1. Les règles d'archivage visées ont-elles été fixées depuis lors? Depuis quand sont-elles en vigueur? Ces règles sont-elles effectivement appliquées?

2. Des mesures ont-elles déjà été prises pour faire conserver les preuves de paiement originales dans les dossiers? Jusqu'à quelle année ces preuves sont-elles encore disponibles à la comptabilité? À partir de quelle date les titres d'acquisition ont-ils été systématiquement conservés et archivés?

3. Quelles mesures la ministre a-t-elle déjà prises pour faire respecter les instructions contenues dans « Droits et devoirs des conservateurs »?

 

In de aankoopdossiers van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis ontbreken vaak betalingsbewijzen. In het beste geval is alleen een kopie beschikbaar. Het oorspronkelijke betalingsbewijs wordt bewaard in de dossiers van de boekhouding. Dergelijke dossiers worden echter op regelmatige tijdstippen vernietigd. Het betalingsbewijs is als verwervingsakte nochtans een element van het eigendomsbewijs van het kunstwerk. Het ontbreken ervan zou aanleiding kunnen geven tot ernstige juridische betwistingen.

Het Rekenhof heeft gecontroleerd of de verwervingsakten aanwezig waren voor een steekproef van dertig stukken die aselect en rechtstreeks getrokken werden uit de inventarissen van enkele collecties. Slechts elf van de dertig akten werden teruggevonden. Dit wijst op een gebrekkig beheer van de archieven. Het is ook te wijten aan het feit dat er in het verleden geen beleid was voor de bewaring van de verwervingstitels.

Naar aanleiding van het managementplan dat de directeur-generaal van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) heeft aangenomen voor de periode 2006-2008, kreeg een personeelslid de opdracht om het archief weer in orde te brengen en archiveringsregels op te stellen. Volgens het document Rechten en plichten van de conservators van de KMKG, moet, zodra een aankoop is gesloten, het dossier of een kopie ervan aan het archief van de instelling worden toegestuurd. Die verplichting wordt vaak niet nageleefd. De dossiers worden meestal door de collectietitularissen bewaard.

1. Zijn de bedoelde archiveringsregels intussen reeds vastgesteld? Vanaf welke datum zijn ze van kracht? Worden die regels ook effectief toegepast?

2. Werden er al maatregelen genomen om de originele betalingsbewijzen in de dossiers te laten bewaren? Tot welk jaar zijn die betalingsbewijzen nog beschikbaar bij de boekhouding? Vanaf welke datum werden de verwervingstitels systematisch bewaard en gearchiveerd?

3. Welke maatregelen heeft de minister reeds genomen om de instructies uit de Rechten en plichten van de conservators te doen naleven?

 
Réponse reçue le 12 janvier 2010 : Antwoord ontvangen op 12 januari 2010 :

1. De nouvelles règles de constitution et de gestion des dossiers d’acquisition de pièces de collection sont entrées en vigueur aux Musées d’Art et d’Histoire (MRAH) à partir du 1er septembre 2009.

L’article 4 de la charte "Droits et Devoirs du Conservateur des MRAH", publié en 2007, établit le devoir pour le conservateur de transmettre aux archives de l’établissement le dossier administratif afférent à toute proposition d’achat d’oeuvre supérieure à 1 000 euros, après clôture dudit achat.

Toute proposition (acceptée ou refusée) d’achat, de dation, de don ou de legs faite aux MRAH doit faire l’objet d’un dossier d’acquisition. Celui-ci peut concerner un ou plusieurs objets de collection. Il ne peut s’appliquer en aucun cas aux dépôts et prêts d’oeuvres qui doivent faire l’objet de séries particulières de dossiers.

Le dossier d’acquisition comprend au minimum : le rapport original du conservateur justifiant l’intérêt de l’acquisition pour les collections du musée ; l’identification du vendeur/donateur ; la facture originale en cas d’achat ou l’avenant à la convention conclu éventuellement avec le donateur ; la date d’entrée effective dans la section ; le(s) numéro(s) d’inventaire de section ; le(s) numéro(s) d’inventaire général.

Il devrait également inclure : la correspondance relative à l’acquisition ; l’analyse scientifique (plus détaillée que le rapport) ; l’évaluation du prix ; les recherches concernant la légalité et l’attestation sur l’honneur ; l’accord de la Commission consultative d’achat et de la Commission de gestion pour tout achat supérieur à 50 000 euros (hors taxes et autres charges) et de Commission consultative d’achat et du ministre en charge de la Politique scientifique pour tout achat supérieur à 250 000 euros (hors taxes et autres charges) ; l’avis du Service public fédéral (SPF) Justice pour toute donation avec charges ; les photographies ; tout autre document immédiatement en relation avec la transaction.

Au plus tard cinq ans après la clôture de l’acquisition, le dossier d’acquisition originale (en version papier ou électronique) devra être transmis aux archives des MRAH où il sera inventorié et disponible pour consultation suivant les normes en vigueur.

2. En ce qui concerne les preuves de paiement dans les dossiers, celles-ci sont conservées pendant 10 ans au service de comptabilité, temps nécessaire aux contrôles de la Cour des Comptes où se trouvent actuellement les preuves de paiement de 2000 à 2010. À partir de l’année prochaine, une partie sera archivée.

3. Depuis de nombreuses années, dans les Établissements Scientifiques Fédéraux, le soin des collections est insuffisamment valorisé dans la carrière des scientifiques. C’est pourquoi j’ai décidé d’introduire dans l’arrêté royal portant diverses modifications relatives aux statuts du personnel scientifique des établissements scientifiques fédéraux, un article qui confère le titre complémentaire de conservateur à des chercheurs de ces établissements.

Sinds september 2009 zijn de nieuwe regels voor de samenstelling en het beheer van de aanwinstdossiers van kracht bij de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG).

Artikel 4 van de "Rechten en plichten van de conservator in de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis" (gepubliceerd in 2007), bepaalt dat de conservator het administratieve dossier van ieder voorstel betreffende de aanwinst van een kunstwerk met een prijs boven 1 000 euro, na afsluiting dient over te maken aan de archieven van de instelling.

Voor alle voorstellen (aanvaarde of geweigerde) tot aankoop, inbetalinggeving, schenking of legaat aan de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis moet een aanwinstdossier worden samengesteld. Het dossier kan een of meerdere museumstukken betreffen. De dossiers inzake depots of bruiklenen van objecten en kunstwerken zullen in bijzondere reeksen worden bewaard.

Het aanwinstdossier bevat tenminste : het originele verslag van de conservator waarin de aankoop voor de museumverzamelingen gerechtvaardigd wordt; de identiteit van de verkoper/schenker; de originele factuur in geval van aankoop of de bijvoeglijke overeenkomst die eventueel met de schenker werd afgesloten; de datum waarop het stuk effectief de afdeling binnenkomt; inventarisnummer(s) van de afdeling; algemene inventarisnummer(s).

Het dossier moet eveneens bevatten : de briefwisseling betreffende de aanwinst; de wetenschappelijke analyse (gedetailleerder dan het verslag waarvan sprake hierboven); de prijsevaluatie; de onderzoeken naar de legaliteit ervan en de verklaring op eer; indien de aanwinst een stuk betreft waarvan de waarde gelijk of hoger is dan 50 000 euro (zonder taksen of andere heffingen), de goedkeuring van de aanwinst door de raadgevende aankoopcommissie en door de beheerscommissie bij het dossier te worden gevoegd; indien de aanwinst een stuk betreft waarvan de waarde gelijk of hoger is dan 250 000 euro (zonder taksen of andere heffingen) de goedkeuring door de raadgevende aankoopcommissie en door de minister bevoegd voor Wetenschapsbeleid bij het dossier te worden gevoegd.; indien de schenking lasten met zich meebrengt, dient bovendien het advies van de Federale Overheidsdienst (FOD) Justitie bij het dossier te worden gevoegd; foto’s; andere documenten die betrekking hebben op de transactie.

Ten laatste vijf jaar na de afsluiting van het dossier moet het originele aanwinstdossier (papieren of digitale versie) aan de archieven van de instelling worden overgedragen, waar het geïnventariseerd zal worden en ter consultatie kan blijven volgens de heersende bepalingen.

2. Wat de originele betalingsbewijzen in de dossiers betreft: deze worden tien jaar lang op de dienst boekhouding bewaard, wat noodzakelijk is voor controles van het Rekenhof. Momenteel bevinden zich daar de betalingsbewijzen vanaf 2000 tot 2010. Vanaf volgend jaar zal een gedeelte gearchiveerd worden.

3. Sinds vele jaren werd in de Federale Wetenschappelijke Instellingen, de zorg voor het erfgoed onvoldoende gevaloriseerd in de carrière van de wetenschappers Daarom heb ik beslist, in het koninklijk besluit houdende diverse wijzigingen betreffende de statuten van het wetenschappelijk personeel van de federale wetenschappelijke instellingen, een bepaling op te nemen die de aanvullende titel van conservator verleent aan wetenschappers van deze instellingen.