Tweetalige printerversie Eentalige printerversie

Schriftelijke vraag nr. 4-1759

van Jurgen Ceder (Vlaams Belang) d.d. 3 oktober 2008

aan de vice-eersteminister en minister van FinanciŽn en Institutionele Hervormingen

FOD FinanciŽn - Registratie van facturen en schuldvorderingen - Verbetering

ministerie
facturering
schuldvordering
Rekenhof (BelgiŽ)
invoer van gegevens

Chronologie

3/10/2008 Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 6/11/2008 )
7/11/2008 Antwoord

Vraag nr. 4-1759 d.d. 3 oktober 2008 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

De datum waarop een factuur of schuldvordering effectief wordt ontvangen, is ťťn van de factoren die de juridische vervaldatum bepaalt. Deze datum wordt nochtans in sommige departementen helemaal niet geregistreerd, en als dat wel gebeurt, is de registratie dikwijls onnauwkeurig. Bij de meeste departementen is het een centrale dienst - meestal de stafdienst Budget en Beheerscontrole - die bij de bestelling als geadresseerde van de facturen wordt aangegeven. In dit geval komen de facturen/schuldvorderingen echter vaak eerst terecht op een verdeelpunt (secretariaat, dispatching, Ö) en pas daarna bij de dienst die ze in het systeem invoert, doorgaans op basis van de ontvangststempel aangebracht op het verdeelpunt. Dit geldt onder andere voor de FOD FinanciŽn. Het Rekenhof heeft meermaals vastgesteld dat de datum in de gegevensbank afweek van de ontvangstdatum op de factuur, of dat deze laatste ontbrak.

Welke maatregelen heeft de geachte minister reeds genomen om dit registratiesysteem te verbeteren, zodat de ontvangstdatum van facturen en schuldvorderingen systematisch en nauwkeurig wordt geregistreerd ?

Antwoord ontvangen op 7 november 2008 :

Het geachte lid gelieve hierna een antwoord te vinden op de door hem gestelde vraag.

Met het oog op de naleving van de juridische betalingstermijnen, worden bij de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën de facturen en schuldvorderingen accuraat opgevolgd.

In dit opzicht heeft het departement belangrijke inspanningen geleverd om een geïntegreerd registratiesysteem (webapplicatie WebKBS) te ontwikkelen, waarmee alle stappen in het aankoopproces van leveringen en diensten, op centraal niveau, vanaf de bestelling tot de betaling, kunnen worden opgevolgd.

Deze databank wordt beheerd en voortdurend verfijnd door de stafdienst Budget en Beheerscontrole (B&B), en bevat zowel de uitgaven voor de aankopen van de centrale diensten, als deze voor het grootste deel van de buitendiensten.

De FOD Financiën ziet er in het bijzonder op toe dat de inkomende facturen en schuldvorderingen onmiddellijk geregistreerd en tijdig betaald worden.

De datum in de gegevensbank is deze waarop de factuur in het registratiesysteem wordt ingevoerd, en stemt over het algemeen overeen met de datum van ontvangst van de factuur.

De stafdienst B&B, die belast is met het registreren van de facturen voor de centrale administraties, wordt bij de bestelling immers als bestemmeling van de facturen vermeld.

De gegevens van de factuur worden bij deze dienst onverwijld ingegeven in de applicatie WebKBS, met een uniek nummer in een specifiek factuurregister, waardoor automatisch een overzicht van openstaande facturen kan worden opgemaakt.

Het feit dat sommige facturen eerst terechtkomen bij de bestellende dienst en pas daarna overgemaakt worden aan de stafdienst B&B, is een potentiële oorzaak van vertraging. In deze gevallen kan de datum geregistreerd in de databank afwijken van de ontvangstdatum van de factuur. Dit zijn evenwel uitzonderingsgevallen.

Voor de aankopen waar de bestelling bij de leveranciers rechtstreeks gebeurt via de buitendiensten, worden de facturen toegezonden aan het secretariaat van de betrokken gewestelijke directie, die ze onmiddellijk na ontvangst in dezelfde applicatie WebKBS invoert.