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5 JUIN 2008
Le nombre de plaintes aujourd'hui introduites contre « le monde notarial » avoisine les 1500 par an. À l'instar des statistiques établies par le Conseil Supérieur de la Justice, on peut estimer que près de 90 % d'entre elles sont infondées ou farfelues. Il n'en reste pas moins qu'il est impératif qu'elles soient toutes traitées dans la transparence mais également avec diligence et sérieux.
Le médiateur du notariat: anticipation et intégration
L'objectif de la présente proposition est de rendre le traitement des plaintes davantage compréhensible pour le citoyen mais aussi perçu comme plus légitime, tout en ne bouleversant pas certains processus actuels (ex: intervention des chambres provinciales) qui participent déjà à l'efficacité. Cette efficacité impose, selon nous, la mise en place de la fonction de médiateur du notariat.
Le médiateur doit être au service mais surtout à l'écoute du citoyen/client parce que malheureusement le recours aux services du notaire est trop souvent perçu comme un passage obligé. Le sentiment de frustration mais aussi d'exigences extrêmes qui en découlent sont réelles et dès lors doivent être gérés de manière efficace mais surtout intégrée. Cette nécessité d'intégration est d'autant plus criante que l'organisation du notariat en différents pôles que sont les Commissions de nomination, la Chambre nationale et la Fédération, est soit méconnue du grand public, soit incomprise. Dans le cadre du traitement de plaintes, cette complexité est encore accentuée par le fait que des organes locaux supplémentaires — les Chambres provinciales — interviennent. L'organisation du traitement des plaintes doit être rapidement rendue plus compréhensible.
En effet, il ne revient pas au plaignant de devoir lui-même comprendre le modus operandi du traitement de sa plainte: où et comment l'introduire ? Dans quel délai ? Qui la traitera ? Quand va-t-on répondre ?
Autant de questions qui doivent trouver une voie de réponse simple et unique. C'est ce que s'efforce de réaliser la présente proposition.
Article 1er
Cet article détermine la base constitutionnelle de la proposition de loi.
Article 2
Cet article vise à conférer un fondement légal à la mise en place de la fonction de médiateur du notariat et à consacrer la collaboration informelle entre les différentes instances notariales, dont les chambres provinciales.
Aujourd'hui, lorsqu'une personne s'estime insatisfaite dans sa relation avec un notaire, elle demeure bien incapable de dire quel organe notarial est responsable et laquelle des entités organisant la profession est compétente en matière de traitement de sa plainte. À défaut de pouvoir identifier celui qu'elle estime être responsable, la personne accable le notariat dans son ensemble.
L'absence de lisibilité de ce système pousse le plaignant à introduire sa plainte, tout autant auprès du ministre de la Justice, que de la Chambre nationale, de la Fédération, des Chambres provinciales ou des Commissions de nomination. Il s'ensuit une dispersion des énergies et des compétences. Quand bien même la plainte serait, quant au fond, correctement traitée, quant à la forme, l'image du notariat dans son ensemble n'en ressort pas grandie.
Le propos ne consiste pas à laisser à penser que le traitement actuel des plaintes est inefficace mais bien de remédier à un processus défaillant. Pour le surplus, il ne nous paraît pas pertinent de laisser perdurer un système dans lequel le traitement des plaintes n'est personnifié par aucune personne physique mais par des institutions. Un regard circulaire jeté sur l'ensemble des institutions importantes que compte la Belgique (La Poste, le secteur bancaire, ...) permet de s'apercevoir que toutes ces institutions se sont dotées, très logiquement, d'une personne physique comme médiateur et non d'une institution ou d'un logiciel sans visage.
La présente proposition vise concrètement la mise en place d'un médiateur du notariat dont l'intérêt premier sera d'offrir aux citoyens une « porte d'entrée » aux plaintes déposées contre le notariat dans son ensemble. Ceci constitue la seule réponse adéquate au problème de lisibilité du système actuel. Le second avantage du médiateur est de démontrer que le traitement des plaintes n'est pas confié, exclusivement, à un notaire, critique souvent entendue, mais à un professionnel, extérieur au monde notarial. La question de l'indépendance est clairement prise en compte. Enfin, l'obligation de conciliation préalable s'inscrit dans le sens d'une justice plus accessible et plus compréhensible pour le citoyen.
La plainte une fois introduite auprès du médiateur fédéral ou provincial, celle-ci sera traitée avec la plus grande célérité.
Cette centralisation des plaintes auprès d'un interlocuteur indépendant interviendra aussi quant aux plaintes déposées contre un notaire soit au SPF Justice, soit à la Fédération royale des notaires, soit à la Chambre nationale, soit aux Commissions de nomination ou toute autre instance active dans le monde notarial.
Outre l'avantage d'un point de contact clair, l'action du médiateur fédéral ou provincial se fonde également sur l'obligation de tenter préalablement de concilier les parties, le plaignant et le notaire concerné, en s'appuyant de toutes les informations utiles qui pourraient notamment lui être transmises par les parties concernées ou par toute instance notariale.
Le médiateur fédéral est compétent pour définir une procédure de traitement des plaintes mais la présente proposition entend néanmoins imposer certains cadres et délais.
Si la plainte est déclarée recevable par le médiateur, ce dernier dispose d'un délai de trois mois pour proposer une solution conciliée aux parties. Ce délai peut être prorogé une seule fois d'un délai de trois mois.
Aux fins de concilier, le médiateur fédéral ou provincial peut interroger le plaignant, le notaire ainsi que la chambre provinciale concernée, aux fins de concilier les parties.
Si la conciliation n'aboutit pas, la plainte sera transmise, à la demande expresse du plaignant, à la chambre provinciale. Celle-ci se voit alors dans l'obligation de traiter cette plainte dans un délai déterminé et de motiver sa décision. Elle est également tenue d'informer le médiateur qui lui a transmis la plainte de la décision prise.
Le médiateur fédéral centralise les informations relatives aux différentes plaintes traitées au niveau fédéral et provincial et établit annuellement, sur base de ces informations, un rapport annuel reprenant ces données chiffrées ainsi que toutes propositions utiles à l'adresse du ministre de la Justice lorsque l'intérêt général l'exige.
Article 3
Dans leur rédaction actuelle, les articles 49bis et 76, 4º, de la loi contenant organisation du notariat ne sont pas suffisamment clairs. En effet, le traitement actuel des plaintes, par les chambres provinciales est de nature prétorienne. Cet ajout vise à fonder en droit cette compétence.
Article 4
Les commissions de nomination étant déchargées de la gestion des plaintes, les articles y relatifs n'ont plus de raison d'être et doivent être supprimés. Cela concerne les articles 38, § 2, 3º; 38,§ 3,2º; 49ter et 49 quater de la loi.
| Christine DEFRAIGNE. |
Chapitre Ier — Disposition générale
Article 1er
La présente loi règle une matière visée à l'article 78 de la Constitution.
Chapitre II — Modification de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat
Art. 2
L'article 49bis de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, inséré par la loi du 4 mai 1999, est remplacé par ce qui suit:
« Art. 49bis. — § 1er. Toute plainte relative au fonctionnement d'une étude notariale doit faire l'objet d'une conciliation préalable au sein d'un service de médiation. Ce service doit être institué au niveau fédéral et peut être institué au sein de chaque compagnie provinciale. La personne désignée à cette fonction ne peut être ni notaire, ni notaire honoraire, ni candidat-notaire; néanmoins elle devra faire preuve d'une expérience professionnelle utile pour la mission. Elle est soumise aux même conditions d'incompatibilité que celles prévues à l'article 38, § 6, de la loi. Le médiateur fédéral est nommé par le ministre sur proposition conjointe de la Chambre nationale des notaires, des Commissions de nomination réunies pour le notariat ainsi que de la Fédération royale du Notariat belge; le médiateur provincial est nommé par la chambre provinciale qui l'institue.
La durée du mandat est de quatre ans, renouvelable une fois.
§ 2. Le médiateur prend connaissance des plaintes visées au § 1er et veille à leur suivi.
§ 3. Tout intéressé peut déposer plainte gratuitement auprès du médiateur fédéral ou provincial.
Pour être recevable, la plainte doit être introduite par écrit. Elle est signée et datée par le plaignant ou son délégué. Elle contient l'identité complète du plaignant, ainsi qu'une description succincte des faits.
La plainte peut également être introduite par voie électronique. Le médiateur peut toutefois demander une confirmation écrite de la plainte de la part du plaignant ou de son délégué.
§ 4. Toute instance ou autorité qui reçoit une plainte relative au fonctionnement d'une étude notariale est tenue de la communiquer intégralement et sans délai au médiateur fédéral ou provincial.
§ 5. Le médiateur accuse immédiatement réception de la plainte en mentionnant également la date à laquelle il a reçu cette plainte. En même temps, il indique au plaignant si sa plainte est recevable ou non.
Après enregistrement de la plainte et pour autant que celle-ci soit recevable, le médiateur entreprend toute démarche utile à une conciliation des parties. À cette fin, il peut interroger les parties ainsi que toute instance notariale.
§ 6. Une conciliation doit intervenir dans les trois mois de la réception de la plainte. Ce délai peut être prorogé une seule fois, pour un délai n'excédant pas trois mois.
Si la conciliation aboutit, la plainte est classée; le médiateur en informe la chambre provinciale compétente. Si elle n'aboutit pas, le médiateur demande au plaignant qu'il lui confirme par écrit que sa plainte doit être transmise à la chambre provinciale compétente. À défaut de confirmation écrite du plaignant dans le mois de la demande, celui-ci est censé renoncer.
La chambre provinciale est tenue de traiter la plainte qui lui est ainsi transmise par le médiateur dans les six mois de sa réception. Ce délai peut être prorogé une seule fois pour un délai n'excédant pas trois mois sur décision motivée de la chambre provinciale notifiée par écrit aux parties concernées.
La décision de la chambre provinciale doit être motivée. La chambre provinciale informe le médiateur de la décision prise en même temps que les parties concernées.
§ 7. Ne sont pas recevables:
1º les plaintes relevant de la compétence pénale ou disciplinaire des tribunaux ou de la Chambre nationale des notaires;
2º les plaintes relatives à l'exercice de la fonction notariale, si elles font l'objet d'une procédure judiciaire en cours ou clôturée définitivement après qu'une décision judiciaire a été rendue à ce sujet;
3º les plaintes qui ont déjà été traitées conformément à la procédure décrite ci-dessus et qui ne comportent aucun élément nouveau.
4º les plaintes qui sont manifestement non fondées.
La décision de recevabilité d'une plainte appartient au médiateur. Cette décision doit être motivée mais n'est susceptible d'aucun recours.
§ 8. Après avis des Chambres des notaires, le médiateur établit un règlement relatif au traitement des plaintes qui garantit l'échange d'informations entre les deux instances.
§ 9. Le médiateur fédéral fait annuellement rapport par écrit au ministre de la Justice sur les plaintes traitées par lui et par les médiateurs provinciaux, sur base des informations que ceux-ci sont tenus de lui transmettre à première demande. Il adresse aux instances concernées et au ministre de la Justice des propositions visant à améliorer le fonctionnement du notariat.
Art. 3
Dans l'article 76 de la même loi, inséré par la loi du 4 mai 1999, le 4º est remplacé par ce qui suit:
« 4º de traiter toutes plaintes contre des membres de la compagnie qui sont transmises par le médiateur fédéral ou provincial. ».
Art. 4
Dans la même loi, sont abrogés:
1º l'article 38, § 2, 3º;
2º l'article 38, § 3, 2º;
3º les articles 49ter et 49quater.
29 mai 2008.
| Christine DEFRAIGNE. |