(Fr.): Question posée en français - (N.): Question posée en néerlandais
Comme l'indique le rapport au Roi précédant l'arrêté royal du 2 août 2002 instituant un cycle d'évaluation dans les services publics fédéraux (Moniteur belge du 13 août 2002), l'instauration d'un cycle d'évaluation soutenant les différents processus d'amélioration et de changement constitue un élément important dans le cadre du développement d'une politique moderne de gestion de ressources humaines (GRH).
C'est pourquoi une série d'objectifs ont été fixés en vue de faire en sorte que le cycle d'évaluation ait une influence positive sur le fonctionnement de l'ensemble de l'organisation.
Selon le rapport au Roi, les objectifs minimaux du système d'évaluation sont les suivants :
— de meilleurs résultats en matière de service offert;
— l'augmentation de la motivation des collaborateurs;
— l'amélioration de la communication et de la collaboration entre les dirigeants et les collaborateurs;
— la responsabilisation des collaborateurs par une plus grande implication;
— préciser les attentes et situer celles-ci dans le contexte plus large de l'organisation;
— permettre de façon systématisée le développement de carrière et le développement de compétences;
— possibilité de sanction en cas de fonctionnement manifestement inférieur au niveau attendu.
Soulignons qu'une formation doit être donnée tant aux évaluateurs qu'aux membres du personnel dans le cadre de ce cycle d'évaluation. Celle-ci sera axée, d'une part sur un certain nombre de techniques (sur le plan du planning, du suivi, du coaching, de l'évaluation, des techniques d'entretien, etc.) et d'autre part, sur les valeurs de base (rôle du dirigeant en tant que coach, franchise dans la communication, attitude positive chef-collaborateur, team building, recevoir et assumer des responsabilités, etc.).
Notons également que si l'arrêté royal du 2 août 2002 règle les grands principes du nouveau système d'évaluation, il n'en reste pas moins que celui-ci laisse encore des possibilités de choix au management de chaque service public fédéral en ce qui concerne le fonctionnement opérationnel du cycle d'évaluation, comme entre autre le moment de l'évaluation, la fréquence des entretiens d'évaluations, le contenu et la fréquence des entretiens de fonctionnement, la forme final du rapport d'évaluation.
En outre et conformément à l'article 30 de l'arrêté royal précité, un cycle d'évaluation doit être mis en œuvre au sein de chaque service public fédéral dans un délai qui ne peut excéder 18 mois après l'entrée en service du président du comité de direction concerné.
À cet égard, je souhaiterais savoir où en est l'introduction du cycle d'évaluation au sein des services publics fédéraux (SPF) et/ou des services publics de programmation (SPP) qui relèvent de votre compétence ? En d'autres termes, un cycle d'évaluation est-il en cours au sein de ces services ? Des entretiens de planning ont-ils déjà eu lieu au sein de ces services ? Dans la négative, pourquoi ?
En outre, pourriez-vous également me communiquer le nombre d'évaluateurs au sein des SPF et/ou des SPP qui relèvent de votre compétence ? Pourriez-vous m'indiquer si chacun d'entre eux a suivi la formation liée au processus d'évaluation ? Pourriez-vous me préciser si cette formation a été organisée par ces SPF/SPP ou par l'Institut de formation de l'administration fédérale (IFA) ? Si la formation a été organisée par ces SPF/SPP, pourriez-vous me préciser s'il a été fait appel à un bureau externe ? Si oui, pourriez-vous me communiquer les coordonnées du bureau externe ayant accompli cette mission ainsi que son coût ?
En outre, et dès lors que chaque SPF/SPP dispose d'une large marge de manœuvre pour adapter à leurs besoins la mise en œuvre pratique des cercles de développement, pourriez-vous m'indiquer quels sont les choix qui ont été fait par le management en ce qui concerne le moment de l'évaluation, la fréquence des entretiens d'évaluations, le contenu et la fréquence des entretiens de fonctionnement ainsi que la forme final du rapport d'évaluation ?
Réponse: Les cercles de développement ont été lancés le 1er mars 2003 auprès de la Chancellerie du premier ministre. Le Comité de direction a opté dans ce cadre pour l'implémentation des cercles de développement, par la voie d'un projet-pilote, dans une seule section opérationnelle. L'objectif est de se fonder sur ces expériences pour introduire systématiquement les cercles de développement dans les autres sections opérationnelles et les services d'encadrement.
Le premier cycle lancé dans le cadre du projet-pilote n'a pas encore abouti. Les entretiens de fonction et de planning ont eu lieu.
Sept évaluateurs sont associés au projet-pilote. En première instance, une séance d'information et de discussion d'un demi-jour a été organisée avec des accompagnateurs internes et externes. Outre les séances d'information, une formation a également été mise sur pied par le Service public fédéral Chancellerie du premier ministre, en collaboration avec le bureau externe AMELIOR (AMELIOR CKZ Consult & Service, VZW, Doorniksesteenweg 224, 8500 Courtrai). La formation des évaluateurs représente un coût de 1 343,10 euros.
Les fonctionnaires dirigeants d'autres sections opérationnelles et des services d'encadrement ont participé aux séances d'information et aux ateliers consacrés aux cercles de développement et organisés au sein du Service public fédéral Chancellerie du premier ministre. Certains évaluateurs ont également suivi la formation dédiée aux techniques d'entretien et dispensée par l'Institut de formation de l'administration fédérale.
Le Comité de direction du Service public fédéral Chancellerie du premier ministre a décidé de faire correspondre la durée du premier cercle de développement avec un exercice et, une fois que les cercles de développement auront atteint leur vitesse de croisière, de passer à un cycle de deux ans.
Les entretiens de fonctionnement ne sont pas obligatoires mais bien vivement conseillés. Pour ce qui est de la forme du rapport d'évaluation, aucune décision spécifique n'a été prise. Le Service d'encadrement Personnel & Organisation met des formulaires à disposition. Les évaluateurs peuvent les consulter en vue d'élaborer le rapport d'évaluation.