(Fr.): Question posée en français - (N.): Question posée en néerlandais
La réglementation sur la publicité de l'administration dispose que certains documents administratifs peuvent être consultés à certaines conditions par les citoyens. Elle précise qu'il est possible d'obtenir une copie moyennant paiement d'une somme fixée par l'autorité compétente mais que cette somme ne peut excéder le prix de revient.
Toutefois, quiconque veut faire des recherches dans certaines archives, notamment les Archives du Royaume, doit parfois supporter d'autres coûts, comme une cotisation, une carte annuelle ou journalière ou encore des frais de recherche lorsque l'archiviste ou l'employé doit effectuer des recherches. En outre, le prix demandé pour une copie est souvent supérieur au montant autorisé par la loi. Un montant de 50c/copie n'est pas exceptionnel. Ces faits sont fréquents lorsqu'il s'agit d'archives dites anciennes qui ont perdu leur utilité immédiate pour l'administration.
Ces frais font obstacle à une véritable publicité de l'administration car ce n'est pas parce que des documents sont anciens qu'ils ont perdu leur validité juridique ou leur importance pour le citoyen (cf. affaires liées à des héritages, structures de propriété, recherches en rapport avec des restaurations de bâtiments). Une deuxième conséquence de ces frais est qu'ils freinent la recherche historique. Une publicité de l'administration contre paiement, celui-ci étant de surcroît soumis à l'arbitraire du niveau compétent, ne me semble pas une véritable publicité. Même si je suis bien conscient que cette matière ne relève que partiellement de la compétence de l'autorité fédérale et que les régions, les provinces et les communes partagent aussi cette compétence, j'aimerais que l'honorable ministre réponde aux questions suivantes :
1. Est-il informé de l'arbitraire relatif en matière de facturation des coûts de la consultation de documents administratifs dans les archives ?
2. Pense-t-il également que cette situation fait obstacle à la publicité de l'administration et entrave la recherche historique ?
3. De quelle manière peut-il remédier à cette situation de sorte à offrir au citoyen toutes les garanties de pouvoir bénéficier de la publicité de l'administration sans autres frais que ceux autorisés par la loi ?
Réponse : 1. Les documents administratifs déposés aux archives, à l'exception de ceux aux Archives générales du Royaume et aux Archives de l'État dans les provinces, tombent dans le champ d'application de la législation fédérale sur la publicité pour autant que les institutions relèvent entièrement de cette législation. Il en résulte que l'arrêté royal du 30 août 1996 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif (Moniteur belge du 20 septembre 1996, p. 24504-24505) s'applique à ces documents administratifs.
2. Les documents en possession des Archives générales du Royaume et des Archives de l'État dans les provinces doivent être considérés comme des documents administratifs. En tant qu'institutions scientifiques fédérales, les Archives générales du Royaume et les Archives de l'État dans les provinces sont en effet une autorité administrative fédérale. La loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration ne s'applique pas à cette institution. Il en va de même pour l'arrêté royal du 30 août 1996. La loi de 1955 relative aux archives s'applique toutefois aux Archives générales du Royaume et aux Archives de l'État dans les provinces. Cette loi impose uniquement un dépôt obligatoire de documents d'archives datant de plus de 100 ans, conservés par les tribunaux de l'ordre judiciaire, le Conseil d'État, les administrations de l'État et les provinces, sauf dispense régulièrement accordée.
Une règle de publicité n'est prévue que pour ces documents d'archives : ces documents sont publics mais les conditions de consultation doivent être déterminées dans un règlement d'ordre intérieur, arrêté par le ministre de l'Instruction publique. Les conservateurs des archives peuvent délivrer des expéditions ou des extraits. Dans ce cas, ils signent ces documents et les munissent du sceau du dépôt.
Comme la section d'Administration l'a précisé dans un avis, cette règle ne vaut que pour autant qu'on demande des expéditions ou des extraits qui doivent faire foi en justice. Les rétributions fiscales y afférentes ne peuvent pas être réclamées lorsqu'un citoyen souhaite uniquement obtenir une simple copie.
Bien que les Archives générales du Royaume et les Archives de l'État dans les provinces soient exclues de la législation sur la publicité, cela ne signifie pas pour autant que tous les documents en leur possession cessent de relever de la législation sur la publicité.
Les documents administratifs qu'une administration dépose anticipativement aux Archives générales du Royaume et aux Archives de l'État dans les provinces entrent toutefois dans le champ d'application de la législation sur la publicité jusqu'à ce qu'ils atteignent la date à laquelle ils doivent obligatoirement être déposés, ce qui a également pour conséquence que l'autorisation doit être demandée à l'administration qui a déposé les documents administratifs et que la réglementation tarifaire applicable à ces documents administratifs est celle de l'arrêté royal du 30 août 1996.
Les documents des tribunaux pénaux déposés anticipativement ne peuvent être consultés qu'après autorisation du procureur général. Dès qu'ils atteignent toutefois l'âge de 100 ans, cette autorisation n'est plus requise.
3. Même s'il s'indique d'actualiser cette législation, il faut toutefois d'ores et déjà tenir compte du fait que l'article 32 de la Constitution s'applique également aux Archives générales du Royaume et aux Archives de l'État dans les provinces. Les frais imputés ne peuvent donc en principe pas rendre la publicité impossible.
En outre, il est apparu clairement lors de la discussion au sein de la Commission pour la révision de la Constitution et les réformes institutionnelles du Sénat qu'une rétribution doit être limitée au prix coûtant au sens strict du terme, ce qui implique non seulement qu'une rétribution peut être demandée pour le papier sur lequel la copie est effectuée mais aussi que certains autres frais en relation directe avec la confection de cette copie (par exemple amortissement de la photocopieuse) peuvent être portés en compte.
Dans certains cas, il est en outre admissible d'imputer également des frais pour le travail de recherche lorsque celui-ci est plus important que le travail qu'on peut raisonnablement attendre d'une administration pour autant que ce surcroît de travail ne soit pas dû à un manque de soin.
Lors de la réalisation de copies d'anciens ouvrages, il faudra en outre faire preuve d'un soin particulier, pour lequel on peut le cas échéant également demander un supplément à condition que le principe constitutionnel ne soit pas vidé de sa substance.
Il est plus que souhaitable de fixer préalablement les tarifs. Un contrôle préalable de la réglementation tarifaire par la Commission d'accès aux documents administratifs pourrait à cet égard avoir un effet préventif.
Les limitations applicables en matière d'accès aux documents administratifs ne s'appliquent pas lorsque le demandeur souhaite qu'un archiviste ou un employé effectue pour lui certaines recherches historiques dans des documents d'archives.
4. Lors de la révision de la législation fédérale sur la publicité, la problématique de l'exclusion des Archives générales du Royaume et des Archives de l'État dans les provinces sera à nouveau abordée et on tentera de garantir de manière aussi optimale que possible le principe constitutionnel inscrit à l'article 32 de la Constitution.