|
|
Departement Financiën - Beheer van activa - Procedureregels
Rekenhof (België)
belastingadministratie
gegevensbescherming
| 15/1/2010 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 18/2/2010) |
| 3/3/2010 | Antwoord |
Het Rekenhof onderzocht of alle overheidsdiensten beschikken over concrete, formeel vastgelegde regels voor de bewaring en beveiliging van hun activa en de bijbehorende gegevensbestanden. Geen enkel departement bleek geactualiseerde procedureregels te hebben die geldig waren voor alle diensten en activa. Bij het departement Financiën blijken er alleen zulke procedureregels te bestaan voor het beheer van de activa van de administratie der Douane en Accijnzen en van de administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen (AKRED).
Heeft de geachte minister reeds de nodige maatregelen genomen om vergelijkbare procedureregels te laten opstellen voor de andere diensten en administraties van zijn departement? Aan welke diensten en administraties werd daarbij prioriteit gegeven? Vanaf welke datum zullen die (eventueel uitgesplitst per dienst of administratie) van kracht worden?
Ik heb aandachtig kennisgenomen van de aanbevelingen van het Rekenhof die werden geformuleerd in het verslag “Inventarisatie en beveiliging van de materiële vaste activa bij de federale overheidsdiensten”. De voornaamste aanbevelingen kunnen als volgt worden samengevat:
het aanleggen van een volledige inventaris, inclusief de waarde van het “klein materieel” dat niet meer als investeringsgoed wordt beschouwd volgens de ESR 95-normen, bij voorkeur binnen een eenvormig informaticasysteem dat voorziet in de nodige functionaliteiten om deze goederen te identificeren, te lokaliseren en te beheren;
het opstellen van duidelijke regelgeving ter uitvoering van de wet van 22 mei 2003 met betrekking tot de activa en het beheer ervan;
het uitvaardigen van de nodige administratieve richtlijnen en het instellen van concrete en uniforme procedures die de jaarlijkse uitvoering van de inventarisverrichtingen, het waarborgen van een onafhankelijke controle hiervan, alsook een voldoende beveiliging van de gegevens over deze activa duidelijk beschrijven.
Ik wijs het geachte lid er ook op dat het Rekenhof in hetzelfde rapport ook het standpunt verkondigde dat een stappenplan moet worden uitgewerkt voor de vestiging van een vermogenscomptabiliteit, met een volledige en correct gewaardeerde inventaris van alle vaste activa, en met inachtneming van de volledige inwerkingtreding van de wet van 22 mei 2003 uiterlijk in het jaar 2012.
Rekening houdend met bovenstaande gegevens kan ik het geachte lid dan ook volgende stand van zaken meedelen.
Artikel 24 van de programmawet van 23 december 2009 (Belgisch Staatsblad van 30 december 2009) voegt een nieuw artikel 136 toe aan de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de comptabiliteit van de federale staat en definieert een overgangsperiode met betrekking tot de inventarissen van de federale overheidsdiensten, vermeld in artikel 2 van diezelfde wet. Concreet betekent dit dat:
alle Staatsdiensten over een volledige inventaris van hun vaste activa moeten beschikken uiterlijk op 31 december 2012;
de Diensten Algemeen Bestuur (de federale en programmatorische overheidsdiensten) de verwerving van alle nieuwe activa direct zullen opnemen in het nieuwe boekhoudsysteem dat wordt geïmplementeerd volgens een tijdsschema dat in vier golven (of roll-outs) verloopt van 1 januari 2009 tot 1 januari 2012.
Dit boekhoudsysteem betreft de ERP–toepassing SAP waarvan de implementatie wordt begeleid en ondersteund door het FEDCOM-team binnen de Federale Overheidsdienst (FOD) Budget & Beheerscontrole. Volgens bovenvermeld schema zal de FOD Financiën op 1 januari 2011 van start gaan met dit systeem, maar is ze sinds 2009 reeds volop bezig met de voorbereidingsfases. De analyses moeten in de eerste plaats focussen op de soorten activa die in het systeem moeten worden ingebracht en zijn momenteel aan de gang. De activamodule van SAP zal evolueren naar een volwaardige inventaris voor het gehele departement, conform de aanbevelingen van het Rekenhof. De basisconfiguratie van deze module zal worden uitgebreid met extra functionaliteiten zoals een scanningsysteem.
Het uitbouwen en testen van deze module zal ook gepaard gaan met de opstelling van de noodzakelijke instructies en procedures. Er is in het kader van FEDCOM al een werkgroep reglementering opgericht waar momenteel de FOD Financiën, in samenwerking met de FOD Budget & Beheerscontrole en andere departementen, de nodige uitvoeringsbesluiten uitwerkt aangaande materies zoals het statuut van de rekenplichtigen en de functies en rollen in de nieuwe boekhoudkundige processen. Ook deze werkzaamheden zijn aan de gang.
Tot slot wil ik het geachte lid nog wijzen op de wet van 18 januari 2010 (Belgisch Staatsblad van 9 februari 2010) die in de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof, een hoofdstuk VI bis invoegt ter oprichting van de Commissie Openbare Comptabiliteit (COC), wiens taak er ondermeer uit zal bestaan de nodige adviezen te verlenen en de technische uitvoeringsmodaliteiten te formuleren. Binnen deze commissie zal een bijzondere afdeling inventaris worden opgericht, belast met de problematiek inzake inventaris en waardering.