Tweetalige printerversie Eentalige printerversie

Schriftelijke vraag nr. 4-2704

van Patrik Vankrunkelsven (Open Vld) d.d. 12 januari 2009

aan de minister van Binnenlandse Zaken

Sociaal secretariaat van de geïntegreerde politie - Samenwerking met de lokale politiezones - Onvrede

politie
gemeentepolitie
personeelsbeheer

Chronologie

12/1/2009Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 12/2/2009)
11/3/2009Rappel
22/4/2009Antwoord

Herindiening van : schriftelijke vraag 4-579

Vraag nr. 4-2704 d.d. 12 januari 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

De samenwerking tussen de lokale politiezones en het sociaal secretariaat van de geïntegreerde politie (SSGPI), gestructureerd op twee niveaus, leidt tot enorme problemen en grote ergernis bij het personeel van de lokale zones.

Hieronder vindt u een overzicht van de voornaamste problemen:

Fundamenteel leidt de werkwijze van centrale loonberekening en -beheer en lokale uitvoering van de betalingen tot problemen.

- De zone ontvangt de betaal- en boekingsbestanden slechts enkele dagen van tevoren (via het orgaan VERA). Om een goede thesaurieplanning te kunnen doen is dit eigenlijk onvoldoende. Het bedrag schommelt immers soms opvallend van één maand naar de volgende (als gevolg van rechtzettingen, andere redenen …).

De rekenplichtige krijgt bijzonder weinig tijd en gelegenheid om een goede controle voor betaling te kunnen uitvoeren, hoewel dat een plicht is. Ingeval van onterechte betaalopdrachten (uit dienst, loopbaanonderbreking, mobiliteit,…) is het bijzonder omslachtig om hier als rekenplichtige in te grijpen, en een nieuw bestand aanvragen is gezien de krappe tijdsmarge een haast onhaalbare kaart. Het alternatief is vaak nog erger: terugvorderingen, herberekeningen die lang op zich laten wachten, ontevreden personeel, … Nakijken of de bestanden volledig zijn en iedereen krijgt waar hij/zij eigenlijk recht op heeft is binnen het tijdsbestek al helemaal een onhaalbare kaart, terwijl dit toch de plicht en verantwoordelijkheid van de zone is.

De betaaldatum voor de lonen ligt de facto steeds vast, hoewel de rekenplichtige lokaal verantwoordelijk is voor het thesauriebeheer. De zone moet eigenlijk autonoom kunnen beslissen (binnen de grote wettelijke richtlijnen) over hoe en wanneer er betaald wordt. Dit wordt in feite zeer moeilijk gemaakt. Soms is het voor het personeel bijvoorbeeld beter om de betaling met één dag te vervroegen. Met dit systeem is dat een lastige kwestie.

- Bij aanvang waren er veel problemen met de loonberekening en de bestanden nodig voor de verwerking in de boekhouding: veel fouten, inconsistenties, lange wachttijden, ... Dit is tot op zekere hoogte verbeterd. Nochtans laten regularisaties (op initiatief SSGPI) en door de zone gevraagde rechtzettingen (bijvoorbeeld in verband met vergoedingen en toelagen) nog steeds lang op zich wachten.

- Het gebrek aan informatie verstrekt door SSGPI over individuele weddendossiers en details van de weddentoekenning en -berekening is één van de grootste problemen.

Loonfiches ontbreken, hoewel dit wettelijk verplicht is. Sinds kort kan men ze downloaden, maar keuze voor papieren versie is nog altijd niet mogelijk. Deze fiche verstrekt nog steeds géén informatie over inhoudingen op de uitbetaalde lonen. Daardoor blijft er voor de zone en het personeelslid een grote onduidelijkheid over het verschil tussen het bedrag vermeld op de weddenfiche en de werkelijk uitbetaalde sommen.

Het duurt onredelijk lang (in een bepaald concreet voorbeeld tot 4 jaar!) vooraleer volledige en duidelijke info ter beschikking gesteld wordt over terugbetalingen (inhoudingen op wedde …). Blijkbaar kan de software van het SSGPI deze info niet verstrekken en is men aangewezen op manuele opzoekingen en rapporteringen op basis van het papieren dossier.

Afspraken gemaakt in geschillendossiers en over afbetalingsregelingen worden niet nageleefd. Dezelfde materie wordt meermaals terug ter discussie gesteld, er wordt meermaals naar dezelfde dossiers geïnformeerd bij de zone, hoewel er duidelijke info gegeven was. Eenzijdig worden formele afspraken met de voeten getreden, waardoor dubbele inhoudingen gebeuren, schijven niet worden gerespecteerd, …

- Inzake regularisaties is er nog steeds een achterstand. Men is nu nog maar aan 2005 toe. Dit is begrijpelijkerwijze voor het personeel onaanvaardbaar.

- De regularisatie van 2001 is nog steeds niet van de baan, wat de terugvorderingen betreft. Ook daar worden gemaakte afspraken genegeerd en past men ronduit onwettige praktijken toe. Men houdt in op de wedde die nu uitbetaald wordt door de huidige werkgever, de politiezone, wat verschuldigd is aan de vorige werkgever, de gemeente. Dit is een verkapte vorm van loonbeslag, waarbij alle regels met de voeten getreden worden. En dit terwijl er afgesproken was dat de gemeenteontvangers dit zelf zouden invorderen. Er zit haast niets anders op dan mee te stappen in dit onjuiste systeem om te vermijden dat de inhouding twee maal gebeurt: SSGPI weigert immers om deze terugvorderingen die ze ten onrechte opgeladen hebben in het systeem, opnieuw te verwijderen, waardoor de zone de onrechtmatige inhouding nog eens aan de personeelsleden moet teruggeven ...

Graag had ik van de geachte minister vernomen welke stappen hij zal ondernemen om deze problemen in de toekomst te vermijden.

Antwoord ontvangen op 22 april 2009 :

In antwoord op zijn vraag kan ik het geachte lid het volgende meedelen.

Ik laat de beschouwing van het achtbare lid, volgens wie het naast elkaar bestaan van centrale (loonberekening en –beheer) en lokale elementen (betaling) de oorzaak is van een aantal problemen geheel voor zijn rekening.

Zoals hierna zal blijken, wordt voorzien dat de nieuwe “loonmotor”, eigen aan de geïntegreerde politie en los van de Centrale Dienst van de Vaste Uitgaven (CVDU), zal opgeleverd worden op 1 juli 2009 en in gebruik zal genomen worden vanaf 1 januari 2010. Men mag verwachten dat dit een belangrijke bijdrage zal leveren tot het oplossen van die problemen.

Er moet wel rekening mee gehouden worden dat de loonmotor voorlopig geen, of slechts een gedeeltelijk personeelsbeheerssysteem is, in afwachting van de koppeling met ISLP-admin. (Integrated System for Local Police).

1. De politiezone zou de betaal- en boekingsbestanden laattijdig ontvangen.

1) Dat het resultaat van de berekeningen slechts gekend is vlak vóór de uitbetaling van de bezoldigingen is eigen aan het weddensysteem van de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven. In de nieuwe loonmotor, specifiek ontwikkeld voor de politie, wordt immers de mogelijkheid voorzien dat de berekeningsresultaten de dag na het afsluiten van een berekeningscyclus gekend zullen zijn. De bijzondere rekenplichtige zal dus over meer tijd beschikken om zijn controlefunctie ten gronde te kunnen uitoefenen.

2) Zelfs indien er actueel te weinig tijd zou zijn om in te grijpen, kan de bijzondere rekenplichtige toch reageren. Hij kan namelijk de betaling blokkeren en het Secretariaat van de geïntegreerde politie (SSGPI) hiervan in kennis stellen. Het SSGPI zal vervolgens het nodige doen om de correcties uit te voeren. Dergelijke ingreep behoort tot de kernopdracht van de bijzondere rekenplichtige, maar heeft onvermijdelijk consequenties met betrekking tot de tijdcyclus. Bovendien zijn correcties onvermijdelijk aangezien de wedde betaald wordt vóór het einde van de maand, wat dus betekent dat er een prognose wordt gemaakt voor de laatste dagen van de te verlonen periode. Wijzigingen in die periode (bijvoorbeeld ziekte, extra prestaties) kunnen meestal maar worden gecorrigeerd in de daaropvolgende looncyclus.

2. De betaaldatum ligt de facto vast.

De betaaldatum van de bezoldigingen van de personeelsleden van de geïntegreerde politie kan niet vrij door de politiezones bepaald worden. Het reglementair principe is immers dat “de wedde van het personeelslid maandelijks wordt betaald volgens hetzelfde tijdschema dan datgene van toepassing op de ambtenaren van de federale ministeries, ten belope van één twaalfde van de jaarwedde (artikel XI.II.13,§1, RPPol) en dat is “na vervallen termijnen” in principe op de laatste werkdag van de maand, behalve voor december, waarvoor betaald wordt op de eerste werkdag van januari (artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 279). In de overgangsregeling zijn afwijkingen voorzien (artikel XII. XI.59 en XII.XI.93 RPPol).

3. Lange duur van de regularisaties.

3.1) Vooreerst dient benadrukt dat de wetgever de verplichting van de sociale en fiscale aangiftes uitsluitend heeft toevertrouwd aan de CVDU.

In het zog van de politiehervorming werd de administratieve organisatie inzake de socialezekerheidsaangiften van het politiepersoneel, gezien vanuit de federale overheid, gewijzigd in 2002. Hierbij werd – zoals later bleek – te veel uitgegaan van een federale werkwijze, en werd de lokale werkwijze onvoldoende geïncorporeerd. Bijkomend werd in 2005 de methode van de socialezekerheidsaangiften grondig gewijzigd door de invoering van de DMFA (Déclaration MultiFonctionnelle - MultiFunctionele Aangifte).

Dit alles heeft geleid tot een achterstand bij het vervullen van de aangifteverplichtingen ten aanzien van de sociale zekerheid voor wat betreft de politiezones. De daaruit voortvloeiende boekhoudkundige documenten hebben dezelfde vertraging opgelopen.

Teneinde enerzijds deze achterstand weg te werken en anderzijds gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden, werden de nodige acties ondernomen. De lokale politie alsmede de diensten van het toezicht worden met betrekking tot de evolutie in dit project “Orfeo” regelmatig geïnformeerd.

De regulariserende RSZPPO-aangiften voor 2002, 2003 en 2004 werden ingediend door de CDVU.

Voor de jaren 2005 tot 2007, werd de situatie ingediend zoals zij gekend was in de maand december van elk van deze jaren en dit voor de 4 trimesters van het betrokken jaar.

De aangiften voor de 3 eerste trimesters van 2008 werden door de CDVU ingediend binnen de voorgeschreven termijn.

De regulariserende aangiften voor de jaren 2005 tot heden worden momenteel uitgevoerd en zullen zo spoedig mogelijk ingediend worden door de CDVU.

3.2) Het SSGPI spant zich in om de (zeer complexe) regularisaties zo snel mogelijk uit te voeren, temeer daar het de bedoeling is om op 1 januari 2009 met een propere lei (nieuwe loonmotor) te kunnen beginnen.

4. Het gebrek aan informatie over de individuele weddendossiers en de weddetoekenning/berekening.

Het SSGPI heeft een bevoegdheid die deze van een klassiek sociaal secretariaat overstijgt. Krachtens artikel 149octies, lid 2, 1° WGP staat het in voor de correcte en uniforme toepassing van het statuut op alle personeelsleden (controlefunctie). Concreet betekent dit dat de individuele rechten worden gecontroleerd (op basis van het politiestatuut) door het SSGPI.

Het SSGPI is hoofdzakelijk een uitvoerende dienstverlener, dat wil zeggen het SSGPI voert de beslissingen uit die meegedeeld worden door de werkgever (de politiezone). Indien het SSGPI evenwel onregelmatigheden vaststelt zal het SSGPI dit melden aan de personeelsdienst van de zone en mag het SSGPI bewarende maatregelen nemen (signaalfunctie), in afwachting van een definitieve beslissing. Bijkomende informatie of een interpretatie van de reglementering wordt gevraagd aan de directie van het statuut of aan de minister van Binnenlandse Zaken. Wanneer het voor alle partijen duidelijk is wat de correcte geldelijke rechten van het individu zijn, is zowel het SSGPI (voor wat de berekening betreft), als de lokale overheid (wat betreft de uitbetaling) verplicht om zich daaraan te houden.

De weddeberekening kan door de werkgever gevolgd worden in de betalingsbestanden die ter beschikking worden gesteld. Er kan wel naar gestreefd worden om dit zo transparant mogelijk te houden, rekening houdend met de noden van de zone.

De individuele weddendossiers dienen door de politiezones bewaard te worden. Lokaal heeft men echter onvoldoende zicht op de weddendossiers, hetzij bij gebrek aan een lokaal personeelsbeheersysteem waarin men onder andere de historiek van de verloning van een personeelslid kan opvolgen, hetzij door het ontbreken van een link tussen dit systeem en de nieuwe loonmotor. Dit is een problematiek die op korte termijn een oplossing zal krijgen.

Door de implementatie van de nieuwe loonmotor, zal de mogelijkheid bestaan om te beschikken over een elektronisch dossier of om dit samen te stellen voor wat betreft de geldelijke rechten.

5. De loonfiches.

De CDVU maakt enkel een loonfiche over als de wedde wijzigt en niet stelselmatig iedere maand. Dat doet ze aldus voor het geheel van de ambtenaren die onder haar ressorteren.

De elektronische loonfiches van alle personeelsleden van een politiezone zijn ook toegankelijk voor de verantwoordelijken intern die zone, het is met andere woorden mogelijk dat de zone – indien daartoe de noodzaak bestaat – deze uit te printen en op papier aan hun personeelsleden te bezorgen.

Op de loonfiche wordt steeds de berekening vermeld, die voor het betrokken personeelslid door het SSGPI werd uitgevoerd. Met betrekking tot de leesbaarheid van de loonfiches werd door de CDVU een infobrochure opgesteld, die geraadpleegd kan worden op hun website (www.wedden.fgov.be).

6. Inhoudingen op de wedde.

Actueel verloopt de terugvorderingsprocedure als volgt:

Van zodra er een negatief bedrag wordt opgeladen in de applicatie “schuldenbeheer” van het weddensysteem van de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven, richt het bevoegde weddenbureau een schrijven aan het betrokken personeelslid (met kopie aan de bijzondere rekenplichtige van zijn politiezone) met daarin bijkomende informatie betreffende de ten onrechte uitgevoerde betaling.

Wanneer er een schuld ontstaat is het aan de bijzondere rekenplichtige van de lokale politie om, in samenspraak met het betrokken personeelslid, een aflossingsplan op te maken zodat de ontstane schuld kan worden aangezuiverd.

Indien er geen akkoord kan worden bereikt over een aflossingsplan of indien het betrokken personeelslid zich tegen de uitvoering van het terugvorderingsplan verzet, wordt de uitvoering van het terugvorderingsplan door het SSGPI opgeschort. Het is vervolgens aan de bijzondere rekenplichtige om samen met het personeelslid tot een vergelijk te komen of, met toestemming van gemeente- of politieraad, de zaak te laten beslechten door de arbeidsrechtbank.

Het SSGPI kan, in tegenstelling tot de zone, in het weddensysteem van de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven het ontstane negatief, de oorzaak van de totstandkoming van de schuld alsook de aanzuiveringen van de schulden, terugvinden. Deze informatie kan door de lokale verantwoordelijken op eenvoudige vraag bij het SSGPI worden bekomen.

Overeenkomstig artikel 30 WGP heeft de bijzondere rekenplichtige tot taak om, alleen en onder zijn verantwoordelijkheid, de ontvangsten van de lokale politieoverheid te innen en tegen regelmatige bevelschriften de betaalbaar gestelde uitgaven te doen. Hieruit volgt dat de bijzondere rekenplichtige verantwoordelijk is voor de recuperatie van ten onrechte ontvangen bedragen.

Indien de bijzondere rekenplichtige zonder akkoord van het betrokken personeelslid een bepaalde som inhoudt op de berekende wedde, kan er een discrepantie ontstaan tussen het bedrag vermeld op de loonfiche (het werkelijk berekende recht door het SSGPI) en de door de bijzondere rekenplichtige werkelijk uitbetaalde sommen.

Deze verantwoordelijkheid ligt bijgevolg volledig bij de bijzondere rekenplichtige. Het SSGPI heeft hierop geen zicht. Het SSGPI wordt pas op de hoogte gebracht door de bijzondere rekenplichtige na de ingreep. Het komt spijtig genoeg ook regelmatig voor dat het SSGPI in deze – gelet niet elke bijzondere rekenplichtige het feit van zijn tussenkomst niet doorseint – niet altijd op de hoogte is hetgeen dan in een latere fase tot tegenstrijdigheden kan leiden tussen het bestand “schuldbeheer” van het SSGPI en de effectieve schuld.

7. Regularisatie 2001 – terugvorderingen.

In de loop van 2005 en 2006 werd de regularisatie 2001 (dat wil zeggen de herberekening van de geldelijke rechten voor de operationele personeelsleden van de voormalige gemeentepolitie voor de maanden april tot en met december 2001) voor de 589 gemeenten van België afgerond op het niveau SSGPI.

De gemeenten en de politiezones hebben evenwel, gelet de bestaande verjaringstermijnen, nog steeds de mogelijkheid om bijkomende loonelementen en stavingsstukken over te maken aan het SSGPI. Naar aanleiding van deze nieuwe elementen is het SSGPI, als uitvoerende dienst, voor een aantal personeelsleden moeten overgaan tot een herberekening van de tot dan toe “definitieve resultaten van de operatie regularisatie 2001”.I

Indien het eindresultaat van de regularisatie 2001 negatief was, dient er een terugbetaling te gebeuren aan de gemeente (namelijk de vorige werkgever).

Teneinde de ten onrechte ontvangen bedragen te kunnen terugvorderen, werd het personeelslid persoonlijk per brief op de hoogte gesteld van het bedrag dat hij verschuldigd is aan zijn toenmalige werkgever, en van de procedure die gevolgd zal moeten worden om het bedrag aan te zuiveren. Het ging over een procedure zoals die gewoonlijk wordt toegepast bij de vaststelling van een niet-verschuldigd bedrag, namelijk een terugbetalingsplan opgesteld met gemeenschappelijk akkoord tussen het personeelslid en de gemeenteontvanger (en eventueel de bijzondere rekenplichtige).

Indien er in onderling overleg werd beslist om de ontstane negatieve bedragen aan te zuiveren door een inhouding (ten belope van de bedragen die overeengekomen zijn bij de opmaak van het aflossingsplan) uit te voeren op toekomstige betalingen (via het SSGPI) dient de bijzondere rekenplichtige deze inhoudingen door te storten aan de gemeente.

Het SSGPI heeft evenwel vastgesteld dat een aantal onverschuldigde betalingen tot op de dag van vandaag nog niet werden aangezuiverd of dat het SSGPI nog niet over een aflossingsplan beschikt ter aanzuivering van die bedragen of werd ingelicht met betrekking tot een kwijtschelding door de bevoegde overheid van de terugvordering.

Om die reden werden de bevoegde instanties van de lokale politiezones verzocht om het SSGPI in het bezit te stellen van de ontbrekende aflossingsplannen of de beslissingen tot niet-terugvordering van de ten onrechte ontvangen bedragen.

In geval van kwijtschelding dienen zij hiervan het SSGPI in kennis te stellen zodat het SSGPI de nodige aanpassingen kan doen in het weddensysteem van de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven.

Aangezien er actueel onduidelijkheid bestaat over de fiscale en sociale afhandeling van dergelijke kwijtscheldingen, blijven de ten onrechte ontvangen bedragen die worden kwijtgescholden, voorlopig in de betaalbestanden opgenomen.