|
|
Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis - Budget en boekhouding - Ernstige tekortkomingen
museum
Rekenhof (België)
boekhouding
begroting
begrotingscontrole
federale wetenschappelijke en culturele instellingen
krijgsmacht
| 24/1/2008 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 28/2/2008) |
| 22/2/2008 | Antwoord |
Het Rekenhof heeft in het Legermuseum tekortkomingen vastgesteld met betrekking tot de goedkeuring en verantwoording van bestellingen en facturen. Enkele daarvan worden nominatief vermeld in het 163ste Boek van het Rekenhof: niet ondertekende bestelbons, bestelbons die door onbevoegden ondertekend zijn, niet voor betaling goedgekeurde facturen, onduidelijkheid over de inontvangstneming van goederen, dubbele betaling van facturen … Het is dus duidelijk dat het Legermuseum zijn systeem van interne controle moet verbeteren. Daar was trouwens reeds eerder op aangedrongen in het controleverslag van het directoraat-generaal van Budget en Financiën van het ministerie van Landsverdediging.
Ook de staat van activa en passiva is niet naar behoren opgesteld. Het Legermuseum moet via duidelijke waarderingsregels bepalen op welke wijze de verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen worden opgenomen in de staat van activa en passiva. In de huidige vorm geeft de staat van activa en passiva geen getrouw beeld voor de jaren 2003 en 2004. Investeringen van vóór 2003 zijn niet in de activa opgenomen. Er ontbreekt een volledige en correcte inventaris van alle materiële vaste activa. De afschrijvingsregels worden verkeerd toegepast en niet-duurzame goederen worden ten onrechte geactiveerd. In 2003 worden de in het reservefonds gereserveerde financiële middelen (299.500 euro) verkeerdelijk als financieel vast actief en als langetermijnschuld aan de Schatkist gekwalificeerd, in plaats van respectievelijk als liquide middelen en eigen vermogen. In 2004 komt hetzelfde bedrag zelfs in beide rubrieken van het actief en het passief voor. Openstaande schulden aan leveranciers op datum van de balans zijn niet opgenomen in de staat van activa en passiva.
Andere fouten hebben betrekking op de over te dragen dotatie. Het gedeelte van een reeds ontvangen dotatie, waarop nog geen uitgaven zijn aangerekend, en die binnen de perken van artikel 14, derde lid, van het koninklijk besluit van 20 maart 2003 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van het Koninklijk Museum voor het Leger en de Krijgsgeschiedenis, wetenschappelijke instelling die ressorteert onder de Minister van Landsverdediging, als Staatsdienst met afzonderlijk beheer naar een volgend jaar mogen worden overgeheveld, moet als zodanig in de staat van activa en passiva worden opgenomen, en niet als “te rechtvaardigen middelen” onder “schulden aan de Schatkist”.
Het als “schuld aan derden” gekwalificeerd bedrag van 670.483,41 euro dat overeenstemt met het eigen vermogen van het Museum en dat werd opgebouwd vóór de omvorming van het museum tot staatsdienst met afzonderlijk beheer, moet uiteraard na de ontbinding van dit vermogen in het eigen vermogen van het Legermuseum als staatsdienst worden opgenomen.
Het heeft geen zin deze tekortkomingen punt voor punt te bespreken. Uit de aard van deze fouten en uit hun grote aantal blijkt duidelijk dat het hier niet gaat om toevallige vergissingen, maar om verregaande structurele tekortkomingen in de boekhouding en de administratie van het Museum. Dat wijst ofwel op onbekwaamheid, ofwel op een ernstig gebrek aan plichtsbesef.
Welke maatregelen zijn reeds genomen om dit te saneren? Blijven de verantwoordelijken in functie?
Het geachte lid gelieve hierna het antwoord te willen vinden op de door hem gestelde vraag.
Het Rekenhof heeft een aantal tekortkomingen vastgesteld in de financiële procedures en de boekhouding van het Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis. Er werden acties ondernomen om deze tekortkomingen weg te werken.
1. Er werd een ontwerp van ministerieel besluit betreffende de minimale interne controle goedgekeurd door de Beheerscommissie in zijn vergadering van 18 september 2007. Dit ontwerp moet nog aan mij worden voorgelegd. De regels worden evenwel in afwachting van het besluit nu reeds toegepast.
2. Na de controles van het Rekenhof werden stappen gezet om tegemoet te komen aan de opmerkingen in verband met de staat van de activa en passiva.
Een volledige inventaris werd opgesteld van de materiële activa die sedert 1 januari 2003, datum van oprichting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, aangeschaft werden en de huidige waarde ervan werd bepaald rekening houdend met de waarderings- en afschrijvingsregels die door het Hof aanbevolen werden. Wat de materiële vaste activa van voor 2003 betreft, kan er slechts een raming gedaan worden daar er geen inventaris voor sommige van deze activa (meubilair, werken, enz.) bestond voor dit dienstjaar.
De open schulden, zijnde de ontvangen maar nog niet betaalde schuldvorderingen in de loop van het dienstjaar, alsook de verzonden schuldvorderingen worden wel degelijk opgenomen in de balans.
Dit geldt eveneens voor het reservefonds alsook het saldo van de ontvangen dotaties die thans opgenomen zijn in het financieel vermogen van de instelling. Dit laatste saldo wordt dus niet meer opgenomen als een schuld ten opzichte van de schatkist.
3. Het probleem in verband met het patrimonium van het Museum werd ook opgelost door opheffing van het koninklijk besluit dat de rechtspersoonlijkheid toekende aan het Museum voor zijn patrimonium. Bijgevolg werden de gelden van het patrimonium geboekt als een eigen ontvangst van de instelling.