|
|
FOD Kanselarij van de eerste minister - Facturen en schuldvorderingen - Registratie
ministerie
facturering
schuldvordering
invoer van gegevens
Rekenhof (België)
regeringsleider
| 3/10/2008 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 6/11/2008) |
| 6/11/2008 | Antwoord |
De datum waarop een factuur of schuldvordering effectief wordt ontvangen, is één van de factoren die de juridische vervaldatum bepaalt. Deze datum wordt nochtans in sommige departementen helemaal niet geregistreerd, en als dat wel gebeurt, is de registratie dikwijls onnauwkeurig. Bij de meeste departementen is het een centrale dienst - meestal de stafdienst Budget en Beheerscontrole - die bij de bestelling als geadresseerde van de facturen wordt aangegeven. In dit geval komen de facturen/schuldvorderingen echter vaak eerst terecht op een verdeelpunt (secretariaat, dispatching, …) en pas daarna bij de dienst die ze in het systeem invoert, doorgaans op basis van de ontvangststempel aangebracht op het verdeelpunt. Dit geldt onder andere voor de FOD Kanselarij van de eerste minister. Het Rekenhof heeft meermaals vastgesteld dat de datum in de gegevensbank afweek van de ontvangstdatum op de factuur, of dat deze laatste ontbrak.
Welke maatregelen heeft de geachte eerste minister reeds genomen om dit registratiesysteem te verbeteren, zodat de ontvangstdatum van facturen en schuldvorderingen systematisch en nauwkeurig wordt geregistreerd ?
Nadat de facturen en schuldvorderingen worden opgeslagen in een algemeen bestand, worden zij gericht aan de stafdienst Budget en Beheerscontrole (B&B), die hierbij optreedt als centrale dienst. Deze registreert de facturen (inbrengen in het boekhoudpakket) en geeft er een vaste datum aan. Daarna wordt de factuur voor controle en goedkeuring overgezonden aan de dienst die de bestelling heeft geplaatst of die de aanvraag voor dienstverlening heeft aangevraagd.
De stafdienst B&B staat dan verder in voor de vereffening en de betaling.
De aanbevelingen die door het Rekenhof werden gedaan, worden door de stafdienst B&B rigoureus opgevolgd met het oog op een systematische en nauwkeurige registratie (interne procedure).
Ik kan de geachte senator meedelen dat vanaf 1 januari 2009 in de FEDCOM-toepassing meerdere data zullen vermeld worden, waarvan er twee een verplichtend karakter hebben, met name :
de datum van het document (factuurdatum);
de boekhouddatum (datum waarop de betalingstermijn dient berekend te worden voor de wettelijke verwijlintresten).
De stafdienst B&B zal zijn werkwijze uiteraard aan deze nieuwe regels aanpassen.