J'ai déjà eu l'occasion d'interpeller votre prédécesseur au sujet des dysfonctionnements rencontrés au sein l'Institut de formation de l'administration fédérale (IFA) (demande d'explications n° 4-955, Annales n° 4-80 du 18 juin 2009, p. 40) : succès très mitigé des formations, reports fréquents ou annulation de celles-ci, ...

Cette mauvaise organisation est regrettable car l'IFA doit être un outil capital pour améliorer l'efficacité et la qualité des administrations fédérales.

Votre prédécesseur m'avait alors répondu que ce point faisait partie de ses priorités, ce dont je me réjouissais.

Malheureusement, je suis obligé de constater aujourd'hui que la situation n'a pas vraiment évolué. Un certains nombre de problèmes persistent.

Parmi ceux-ci, je voudrais souligner celui des délais très longs de correction des tests et examens.

Par exemple, pour un test sous forme de questions à choix multiples (QCM) à lecture optique, le délai d'attente pour l'obtention des résultats peut aller jusqu'à six mois alors qu'on sait qu'une telle technique permet une correction presque instantanée.

Face à des dysfonctionnements persistants, mes questions sont les suivantes :

L'honorable ministre partage-t-elle la priorité de son prédécesseur en ce qui concerne la réorganisation de l'IFA ? Où en est le dossier ?

Peut-elle me dire ce qui justifie de tels délais de correction? Le système informatique fait-il défaut ? Y a-t-il un manque de personnel ?

J’ai l’honneur de communiquer à l’honorable membre les informations demandées :

Il est exact que l’Institut de Formation de l’Administration fédérale a, par le passé, été confronté à des problèmes pratiques ayant eu pour effet de retarder la communication des résultats. Ces difficultés étaient dues essentiellement à la complexité du processus, à un contrôle de qualité poussé, à la nécessité de faire appel à des experts externes pour la correction et à des problèmes d’effectifs au sein de l’institution. Ainsi, l’équipe de docimologues de l’époque était beaucoup trop réduite pour pouvoir assurer le traitement de tous les tests dans des délais raisonnables.

Depuis lors, des initiatives concrètes ont été mises en place à l’Institut de Formation de l’Administration fédérale afin d’améliorer le fonctionnement général des formations certifiées.

Concrètement, l’équipe des docimologues a été élargie de manière à pouvoir traiter un plus grand nombre de dossiers et le système de planning de la procédure a été revu de manière à rationnaliser et à accélérer le déroulement des différentes étapes. Je dois en outre mentionner la rationalisation du catalogue qui a permis à l’Institut de Formation de l’Administration fédérale de mieux maîtriser la gestion de son ensemble et qui commence à avoir un effet visible sur la rapidité de l’organisation.

Par ailleurs, depuis mai 2009, l’Institut de Formation de l’Administration fédérale s’engage également à fournir les résultats dans les trois mois qui suivent le passage du test lorsqu’il s’agit de questions à choix multiple et endéans les quatre mois pour les autres types de tests (question à réponse ouverte, mixte, etc.) qui nécessitent plus de travail, entre autres, au niveau de la correction.

Cette période de trois ou quatre mois est nécessaire pour procéder aux étapes suivantes :

Pour les tests QCM (questions à choix multiple) : un délai maximum de 60 jours ouvrables répartis comme suit à partir de la date du test :

+5 jours : Vérification détaillée des dossiers de test ;

Envoi des formulaires à lecture optique au partenaire externe ;

+15 jours : Traitement des formulaires à lecture optique ;

Vérification et rectification des problèmes de lectures optiques ;

+15 jours : Analyse statistique des résultats ;

Rédaction du rapport docimologique ;

+8 jours : Feedback, réaction des formateurs ;

+7 jours : Finalisation du rapport docimologique ;

+2 jours : Validation du rapport docimologique et prise de décisions ;

+ 8 jours : Constitution du dossier docimologique complet ;

Constitution des dossiers individuels des participants ;

Importation des résultats

Envoi des résultats aux participants.

Pour les autres types de tests (questions à réponses ouvertes, mixtes, etc) : un délai maximum de 82 jours ouvrables, répartis comme suit à partir de la date du test :

+5 jours : Vérification détaillée des dossiers de test ;

Reproduction des copies des participants ;

+5 jours : Traitement administratif des dossiers par le service docimologique ;

Réalisation du tableau des résultats ;

+11 jours : Phase de paramétrage : une partie des copies sont corrigées, des analyses sont réalisées et des conclusions sont tirées (par exemple : adaptation de la grille de correction oui ou non) avant la correction de l’ensemble des copies ;

+21 jours : Correction des copies par les formateurs (souvent plusieurs formateurs sont impliqués) ;

+10 jours : Analyse statistique des résultats ;

Rédaction du rapport docimologique ;

+7 jours : Feedback, réactions des formateurs ;

+5 jours : Finalisation du rapport docimologique ;

+2 jours : Validation du rapport docimologique et prise de décisions

+ 8 jours : Seconde correction par les formateurs pour les participants ayant obtenu un score global entre 55% et 60% ;

+ 8 jours : Constitution du dossier docimologique complet ;

Constitution des dossiers individuels des participants

Vérification sur base d’un échantillon ;

Importation des résultats ; Envoi des résultats aux participants ;

Par ailleurs, il faut également préciser que les résultats obtenus par l’Institut de Formation de l’Administration fédérale dans le traitement des formations certifiées sont notables depuis que les adaptations citées plus haut ont été réalisées. En effet, pas moins de 12.000 personnes ont été invitées à participer à une formation certifiée en 2009. En 2009, le pourcentage de tests traités dans les délais s’élevait à 95,77 %.

Il est évident qu’il y a encore des soucis quant à l’organisation des formations certifiées et quant au système tel qu’il est actuellement intégré dans les carrières. Dès lors, des groupes de travail techniques se penchent actuellement sur une réforme éventuelle du système tandis que l’Institut de Formation de l’Administration fédérale reste orienté sur l’amélioration permanente de ses processus.