Bij een overheidsopdracht mogen betalingen alleen gebeuren voor verstrekte en aanvaarde diensten en worden voorschotten slechts bij wijze van uitzondering toegestaan. Dat beginsel wordt ten aanzien van de vereniging zonder winstoogmerk (vzw) Smals, het eigen informaticabedrijf van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid, volledig omgekeerd. In de vzw is immers te weinig eigen werkingskapitaal voorhanden om de uitvoering van de opdrachten te kunnen voorfinancieren. Daarom is in het samenwerkingsreglement een techniek van voorschotten uitgewerkt die verschilt naargelang van de aard van de opdracht.

Van de algemene regeling zoals overeengekomen in het samenwerkingsreglement wordt echter dikwijls afgeweken, zowel ten aanzien van elke instelling afzonderlijk als op basis van de voorliggende opdracht. Het staat uiteraard vrij de betalingsvoorwaarden telkens op maat uit te werken. Het nadeel is echter dat de follow-up van de facturen wordt bemoeilijkt door een onoverzichtelijk geheel van regelingen, bijvoorbeeld betaling na verstrekte dienst; betaling van forfaitaire voorschotten of van voorlopige en definitieve afrekeningen; maandelijkse of driemaandelijkse betaling. Meer fundamenteel zijn de problemen met betrekking tot de aanrekening van zogenaamde provisies en de uiteindelijke afrekening:

Naast voorschotten voor reeds lopende opdrachten worden op sommige facturen provisies aangerekend voor opdrachten waarvan nog niet vaststaat of en wanneer ze effectief zullen worden uitgevoerd. Mogelijk gaat het hier om de aanleg van voorzieningen voor risico’s en kosten, maar op de facturen worden ze vermengd met voorschotten zodat ze niet met zekerheid als voorzieningen kunnen worden geïdentificeerd;

De afrekening van de kosten gedaan voor een uitgevoerde opdracht gebeurt vaak pas lang na het einde van het boekjaar waarop de prestaties betrekking hebben (tot twee jaar nadien), zonder dat de verantwoording ervan de mogelijkheid biedt de bedragen nog terug te koppelen aan de reeds betaalde voorschotten.

1. Welke maatregelen werden al genomen om dit onoverzichtelijke systeem van voorschotten en provisies te stroomlijnen voor de instellingen die onder het toezicht staan van de minister? De huidige toestand is te weinig transparant.

2. Welke maatregelen werden al genomen voor die instellingen om de periode tussen de afrekening en de uitvoering van een opdracht in te korten? Ook die onredelijk lange tussentijd komt de transparantie niet ten goede.

In antwoord op zijn voormelde vraag heb ik de eer mijnheer de senator mee te delen dat voortaan rekening zal worden gehouden met beide aangehaalde opmerkingen van het Rekenhof. Enerzijds zal in het samenwerkingsreglement van de openbare instellingen van sociale zekerheid en Smals volgende standaardclausule worden ingevoegd: “Smals zal alle wijzigingen die gevraagd zijn door een lid aanvaarden. Hiervoor worden de van toepassing zijnde procedures gevolgd en hierbij dient een rapport opgemaakt te worden over de impact van de wijziging op het systeem in ontwikkeling, de planning van het systeem en de ontwikkeling- en exploitatiekosten. In voorkomend geval volgt een aanpassing van de bijzondere samenwerkingsmodaliteiten of stopzetting. De kosten verbonden aan het geleverde werk en de wijzigingen worden toegerekend aan de lidinstelling.”.

Anderzijds is het inzagerecht van de leden van het beheerscomité en de controleorganen inmiddels geïntegreerd in het huishoudelijk reglement.