La Cour des comptes estime que la collecte et l’enregistrement des données statistiques relatives au personnel des administrations fédérales sont insatisfaisants, en dépit des dispositions légales introduites en 1996.

Les services publics fédéraux sont tenus de tenir une banque de données indiquant la situation administrative et pécuniaire des personnes dont la rémunération émarge à leur budget. Ils doivent transmettre ces données tous les six mois au ministre de la Fonction publique. En principe, le SPF Personnel et Organisation (P&O) enregistre ces données dans la base de données Pdata.

La Cour des comptes a cependant constaté que la base de données du SPF Personnel et Organisation est incomplète. Il y manque notamment les données concernant les militaires, la police fédérale et l’ordre judiciaire, alors que ces organisations emploient environ 46000 personnes. Pour les autres services, certaines données jugées incohérentes ou erronées par le SPF Personnel et Organisation ne sont plus reprises. Enfin, bien que des rubriques soient prévues à cet effet, aucune donnée ne figure en 2006 pour le SPF Sécurité sociale ou pour le SPP Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Économie sociale. Plus généralement, les services estiment que la communication de ces données statistiques au SPF Personnel et Organisation n'est pas prioritaire, selon le ministre de la Fonction publique. La Cour des comptes fait aussi remarquer que les systèmes informatiques de transmission de données utilisés par les différents services de personnel sont souvent incompatibles entre eux.

a. Quels SPP, SPF ou départements transmettent-ils des données que le SPF Personnel et Organisation juge « incohérentes ou erronées » ?

b. Pourquoi aucune donnée concernant le SPF Sécurité sociale et le SPP Intégration sociale n'a-t-elle été enregistrée en 2006?

c. Quels sont les services qui négligent de transmettre leurs données statistiques au SPF P&O?

d. Quelle instance devrait-elle veiller à l'utilisation de systèmes informatiques identiques ou du moins compatibles dans les différents services du personnel?

c. Quelles mesures ont-elles déjà été prises pour combler ces lacunes?

L’honorable membre trouvera ci-dessous les renseignements demandés.

1. En vertu de l’arrêté royal n° 141 du 30 décembre 1982 créant une banque de données relatives aux membres du personnel du secteur public, et de l’arrêté royal du 4 octobre 2005 portant exécution de l’article 3 de l’arrêté royal n° 141 du 30 décembre 1982 créant une banque de données relative aux membres du personnel du secteur public, les administrations publiques fédérales sont tenues de transmettre au Service public fédéral Personnel et Organisation (SPF P&O) des données relatives à leur personnel deux fois par an (le 1^er janvier et le 30 juin). La nature de ces données est précisée dans l’arrêté royal du 4 octobre 2005 précité. L’application Pdata a été développée par le SPF P&O pour communiquer, centraliser et analyser les données.

   Il existe néanmoins de grandes différences entre les services en termes de taille et de moyens informatiques. Ils travaillent chacun en fonction de leurs possibilités : les services plus petits effectuent des mises à jour de leurs données via écran connecté au site web Pdata ; les services plus importants extraient les informations à transmettre de leur base de données « personnel » et importent cette extraction dans la base de données Pdata. Selon les circonstances, le transfert d’information vers Pdata se fait donc manuellement ou par le biais d’une application informatique (développée en interne ou acquise). La qualité de l’information et du flux de l’information peut donc varier.

   Le SPF P&O ne tient toutefois pas de « liste » spécifique et systématique des services qui transmettent des données « incohérentes ou erronées ». Une procédure dynamique a certes été développée, qui doit garantir la qualité des données par des contacts bilatéraux ad hoc avec les services concernés. Cette procédure est décrite en détail au point e.

2. Il est vrai en effet que pour le SPF Sécurité sociale et le Service public fédéral de programmation (SPP) Intégration sociale, les données ne sont pas toujours complètes dans Pdata. Leurs services du personnel n’étaient pas à même, au départ, de fournir les données au format requis pour l’application Pdata : incompatibilité des codes, données inexistantes, …

   Depuis le mois de janvier 2008, le SPF Sécurité sociale et le SPP Intégration sociale ont cependant développé une nouvelle application pour la gestion du personnel et ils envoient correctement les informations demandées.

3. Je renvoie l’honorable membre à la réponse à la question a.

4. La compatibilité des systèmes est assurée par la collaboration optimale entre les services informatiques concernés. Imposer un système unique et en faire contrôler l’utilisation par une seule instance est contraire aux possibilités offertes par l’informatique moderne et à l’autonomie des services.

5. Le SPF P&O a élaboré une procédure dynamique qui doit garantir la qualité des données. Cette procédure est appliquée de façon systématique.

   Quelques jours avant chaque nouveau rapportage (le 1^er janvier et le 30 juin), un courrier électronique est envoyé à tous les correspondants Pdata dans les services pour leur rappeler l’obligation de transmettre les informations relatives à leur personnel, avec mention de la date limite.

   Dans l’application Pdata, un volet « Help » est prévu explicitant dans le détail la structure, les codifications et la manière de transmettre les informations ;

   Une fois la date limite dépassée, le service Pdata du SPF P&O envoie :

   - aux services retardataires un courrier électronique de rappel ;

   - aux services ayant transmis des données erronées ou incomplètes un courrier électronique spécifique.

   En l’absence de réaction positive pour corriger la situation constatée, le président du SPF P&O en informe par lettre ses collègues.

   Si en dépit de ces initiatives la collecte des données n’est toujours pas satisfaisante, la procédure d’escalade prévoit de faire intervenir la ministre de la Fonction publique auprès de ses collègues.

   Par ailleurs, le service Pdata réalise des analyses complémentaires concernant le degré d’enrichissement par donnée et la cohérence entre les différentes données. Sur cette base, contact est pris avec les services concernés.

   Dès le début de 2009, le 1^er module du projet eHR – « Administration de base » sera progressivement mis en place dans les services publics fédéraux. Les données du personnel des services concernés seront alors gérées de manière uniforme dans une même application. Cela doit faciliter et optimaliser la génération d’informations pertinentes pour le calcul des statistiques en matière de personnel.