Du fait de l'informatisation de la gestion des carrières au SPF Finances, la vérification de l'authenticité des droits des agents peut s'avérer problématique lorsque celle-ci requiert la confrontation des droits constatés par l'administration à des documents, qu'il s'agisse du diplôme, de pièces originales relatives au passé professionnel de l'agent ou d'épreuves de recrutement ou de promotion. Plutôt que de figurer systématiquement dans un dossier unique individuel, comme dans la plupart des départements ministériels moins décentralisés, ces pièces sont actuellement soit détenues dans les directions régionales, soit réparties entre les différents départements des services centraux. Un regroupement des pièces administratives relatives à la carrière de l'agent n'intervient, le plus souvent, qu'au moment où celui-ci fait valoir ses droits à une pension de retraite. La Cour des comptes estime qu'un dossier individuel unique devrait être tenu.

Si tout se déroule comme prévu, cette recommandation ne serait suivie que dans le cadre de la mise en place de l'e-HR interdépartemental.

a. Quand l'e-HR interdépartemental sera-t-il opérationnel ?

b. Une période de transition est-elle prévue pendant laquelle on disposera d'un dossier individuel « papier » complet par fonctionnaire ?

c. La Cour des comptes met en évidence des problèmes qui se produisent « du fait de l'informatisation de la gestion des carrières ». S'agit-il de problèmes concernant l'e-HR interdépartemental ? Ou un autre système informatique ? Si oui, lequel ?

a. L'implémentation d'e-HR se fera en plusieurs étapes selon un planning établi par le Service public fédéral Personnel et Organisation (SPF P&O). Pour le SPF Finances, la premiere phase, l'administration de base, est prévue a partir du ler octobre 2009 Les autres matières — le moteur de paiement, la gestion du temps de travail, le plan de personnel, la gestion des compétences et, enfin, le développement d'applications avancées en Business Intelligence — sont quant à elles prévues durant la période 2010-2014.

b. Comme mentionne plus haut, l'implementation d'e-HR se fera en plusieurs phases et ce durant la periode allant de 2009 a 2014. Au cours de cette période, les services du personnel évolueront au fur et à mesure vers la solution complete en créant de plus en plus de documents via une procedure informatisée. Ceci mènera, à terme, à un dossier unique personnel électronique contenant la plupart des données individuelles et consultable par tous les gestionnaires de dossiers, qu'ils appartiennent aux services centraux ou régionaux. Les documents papier, tels que les diplômes par exemple, seront conserves, comme c'est déjà le cas, au niveau central Durant cette phase, d'autres mesures ne sont pas prévues.

c. Avec e-HR une application uniforme pour toutes les données personnelles sera mise en place. La plupart des transferts de données qui se font actuellement sur papier seront gérés électroniquement, ce qui permettra de mener à la creation d'un dossier majoritairement électronique. Les quelques documents papier restant seront conservés dans les services centraux.

En ce qui concerne les phases suivantes (autres que l'administration de base), une analyse supplémentaire doit encore être menée, en prêtant bien entendu une attention particulière à la problématique relevée dans la question ci-dessus.

Enfin, après l'implémentation complete d'e-HR et sur base de la technologie existante, d'autres dispositions devront être prises pour réaliser complètement le dossier personnel unique.