In het verleden stelde ik reeds een aantal vragen over thuiswerk bij de Federale Overheidsdiensten (FOD). Om de evolutie hiervan op te volgen, herhaal ik de meeste vragen. Graag zou ik verder de aandacht willen vestigen op een aantal andere elementen. De staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit schreef (schriftelijke vraag 5-8153): "De werknemers van Shared Services in het algemeen, en van mijn Diensten op de Kanselarij in het bijzonder, beschikken voor hun thuiswerk over een Virtual Private Network (VPN)-verbinding. Dit betekent dat zij op een professioneel beveiligde manier toegang hebben tot hun elektronische gegevens net alsof ze op kantoor werken. VPN is een meer beveiligde manier van gegevensuitwisseling dan cloud computing, waarbij de overheid geen enkel idee heeft waar de gegevens in realiteit bewaard worden. Bovendien is de Patriot Act die onlangs in de Verenigde Staten van Amerika van kracht is geworden niet van aard om de bezorgdheid van de Belgische en Europese Overheden inzake beveiliging van elektronische gegevens te milderen." Voor de duidelijkheid: ik maak een onderscheid tussen occasioneel en structureel (dus bijvoorbeeld een dag per week) thuiswerk of telewerk.

Graag had ik de volgende vragen gesteld:

1) Hoeveel, en dit voor de laatste vijf jaar, werknemers van alle diensten en organisaties die onder uw beheer vallen:

a) werken occasioneel thuis;

b) werken structureel thuis?

Kan u deze cijfers, opgedeeld per jaar, in absolute en procentuele vorm meedelen, en dus ook meedelen hoeveel mensen er in totaal bij uw FOD/POD/… werken?

2) Wordt thuiswerk aangemoedigd ten aanzien van uw medewerkers? Waarom wel/niet?

3) Weet u of thuiswerken een kostenbesparing voor uw diensten betekent? Heeft u hier cijfers over? Heeft u hier al studies over laten uitvoeren? Zo ja, wat was het resultaat? Zo neen, acht u zo een studie nuttig en wilt u deze laten uitvoeren? Kan u toelichten?

4) Zijn er bij uw diensten al initiatieven genomen om thuiswerk te promoten? Zo ja, kan u dit toelichten? Zo neen, waarom niet?

5) Bent u van plan om in de toekomst hieromtrent initiatieven te nemen? Waarom wel/niet?

6) Welke diensten die de communicatie faciliteren zijn aanwezig? Kan men videoconferenties houden? Is cloud sharing mogelijk en op welke manier?

7) Deelt u de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, gelet op de vele berichten over cybercrime en spionage? Ziet u uw diensten als een mogelijk doelwit van dergelijke acties?

8) Heeft u na de vele berichten over cybercrime en spionage de beveiliging van de data van uw FOD verbeterd (bijvoorbeeld in verband met cloud sharing)? Op welke manier?

9) Heeft u ook extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers? Zo ja, hoe? Zo neen, acht u dit niet nodig? Kan u toelichten?

10) Gsm's of andere mobiele apparaten zijn handig bij telewerk. Kan u voor 2013 aanduiden in absolute cijfers:

a) hoeveel werknemers een gsm/smartphone hebben ontvangen;

b) hoeveel een laptop hebben ontvangen;

c) hoeveel een ander mobiel toestel hebben gekregen.

11) Hebben uw diensten bij het aanbieden en uitwerken van telewerken voordelen in vergelijking met andere FOD? Zo ja, wat zijn volgens u sterke punten van uw diensten hierin?

12) Waar ziet u nog mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken?

13) Merkt u voor de rest nog trends of evoluties op inzake deze materie bij uw diensten, ook ten aanzien van andere overheidsdiensten?

Hierna volgt het antwoord wat betreft de openbare instellingen van sociale zekerheid die onder mijn bevoegdheid staan. 

Fonds voor Arbeidsongevallen 

1)

2) Het telewerk werd eerst aangemoedigd via een pilootproject dat werd opgestart in 2009. Dat pilootproject duurde 6 maanden. Na de evaluatie van dat pilootproject werd het telewerk structureel ingevoerd in bepaalde diensten.

Doordat er geen elektronisch dossier is, kon het structureel telewerk nog niet voor de andere diensten worden ingevoerd. Maar het occasioneel telewerk wordt al lang informeel toegestaan. Sinds 2012 wordt het op een meer georganiseerde manier aangemoedigd.

In artikel 113 van de bestuursovereenkomst 2013-2015 tussen de federale staat en het Fonds voor arbeidsongevallen wordt gepland om het tele- en thuiswerk te ontwikkelen binnen het gemeenschappelijke en uniforme kader dat werd opgericht voor de openbare instellingen van sociale zekerheid op voorwaarde dat het elektronische dossierbeheer wordt ontwikkeld en het adequate materiaal wordt aangeschaft voor 10 % van het personeel in 2013, voor 20 % in 2014 en voor 30 % in 2015.

In 2013 heeft het FAO aan 11 % van het personeel aangeboden om te telewerken. Maar slechts 6,36 % van de personeelsleden wenste op dat aanbod in te gaan.

De voornaamste reden waarom het FAO het telewerk niet aan meer personeelsleden kan aanbieden is dat we nog volop werken aan het elektronische dossier. 

3) A priori maakt het telewerk geen besparingen mogelijk. Het zou eerder leiden tot extra kosten (maandelijkse forfaitaire vergoeding voor verbruikskosten (internet, elektriciteit) en aankoop van informatica-materiaal). Maar daarover heeft het FAO nog geen studie gedaan, aangezien er momenteel slechts een beperkt aantal gevallen zijn. 

4) Ja, het FAO heeft het telewerk in de kijker gezet via een nota aan het voltallige personeel in 2009. Hij brengt het regelmatig in herinnering aan de directeurs die het aan hun medewerkers kunnen doorgeven. Hij herhaalt het ook elk jaar aan alle personeelsleden tijdens de voorstelling van de resultaten van de bestuursovereenkomst. 

5) We zijn verplicht ons telewerkaanbod uit te breiden. Daarom is het FAO van plan om te herbekijken welke personeelsleden in aanmerking komen voor het telewerk en daarvoor een nieuwe informatie te verspreiden. De uitwerking van het elektronische dossier speelt daarbij een belangrijke rol. 

6) Het telewerk maakt de communicatie er niet gemakkelijker op en het Fonds voor arbeidsongevallen maakt nog geen gebruik van videoconferenties. Sommige diensten werken wel met gedeelde schijven waardoor iedereen toegang heeft tot de informatie. Ook mail en telefoon worden gebruikt. 

7) Tot nu toe werd het Fonds nog niet geconfronteerd met cybercriminaliteit of spionage. De diensten lijken daarvoor geen doelwit te zijn. 

8) Er werden geen specifieke acties ondernomen om onze gegevens te beschermen. 

9) Het Fonds voor arbeidsongevallen neemt de informaticaveiligheid zeer ernstig. We behandelen immers gevoelige en vertrouwelijke gegevens. Daarom gebeurt het telewerk via een VPN-verbinding die eerst met Smals verbonden is om de veiligheid van de computergegevens te maximaliseren. 

10) a) De telewerkers krijgen geen GSM. 

b) In 2013 is er slechts 1 personeelslid begonnen met telewerk. Die heeft daarvoor een laptop ter beschikking gekregen. De 4 andere telewerkers hadden de jaren voordien een laptop ter beschikking gekregen.

c) Niet van toepassing. 

11) Momenteel toont het Fonds niet de beste resultaten voor het telewerk. Dat komt doordat er eerst een elektronisch dossier moet worden uitgewerkt. 

12) Het FAO is van plan om het structurele telewerk aan meer personeelsleden aan te bieden. Hij werkt ook aan het aanbod van occasioneel telewerk. Hij wilt laptops ter beschikking stellen die een team dan onderling moet verdelen wanneer er medewerkers occasioneel telewerk willen doen. 

13) Het telewerk is een nieuwe werkvorm die de gewoonten radicaal zal veranderen. Er zal meer naar de prestatieresultaten van de personeelsleden worden gekeken dan naar hun aanwezigheid. De diensthoofden zullen daarin moeten worden gevormd. 

Fonds voor de Beroepsziekten (FBZ)

Voor het FBZ kan op deze vraag enkel een vrij algemeen antwoord worden verschaft omdat :

a) omdat telewerk vrij recent werd opgestart en heden nog in projectfase is;

b) omdat een aantal vragen aangaande de organisatie van het telewerk nog door het Beheerscomité moeten worden beantwoord. 

Alle OISZ hebben Bestuurovereenkomsten afgesloten waarbij ook een Titel met betrekking tot de gemeenschappelijke bepalingen voor alle OISZ is opgenomen.

Hierin is voorzien dat de OISZ zich engageren om in 2013 aan 10%, in 2014 aan 20%, in 2015 aan tenminste 30% van hun personeel de mogelijkheid te bieden om te telewerken.  Het FBZ zal dit engagement naleven.  In het FBZ werken 220 FTE. 

Vanaf 1 september 2013 werd aan 50 medewerkers het aanbod tot telewerk gedaan. 36 onder hen nemen deel aan het proefproject dat in de lente van 2014 wordt geëvalueerd met het oog op uitbreiding. Telewerk gebeurt onder de meest veilige omstandigheden met een laptop die wordt uitgeleend. GSM, smartphone of andere worden niet voorzien.

Dit zijn voorlopig de enige elementen die het FBZ kan aanleveren. 

Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers 

1) Telewerken was tussen 2009 en 2012 niet mogelijk bij de Rijksdienst. In juni 2013 werd een proefproject voor telewerk gelanceerd.

Op 31 december 2013 telde de RKW 974 medewerkers, waaronder 91 structurele telewerkers thuis en 3 structurele telewerkers in een satellietbureau van een andere OISZ (in totaal 9,7 % van het personeel).

In januari 2014 telde de RKW 979 medewerkers, waaronder 120 structurele telewerkers thuis en 2 structurele telewerkers in een satellietbureau van een andere OISZ (in totaal 12,3 % van het personeel). 

2) Ja, het thuiswerk wordt aangemoedigd ten aanzien van onze medewerkers. Het doel van het telewerkproject van de Rijksdienst is telewerk stelselmatig uitbreiden naar zo veel mogelijk medewerkers (met uitzondering van functies waarbij telewerk niet mogelijk is zoals onthaalmedewerker).  

Door de ontwikkelingen op ICT-vlak moet het werk immers gaandeweg gereorganiseerd worden en moeten de managementmethodes aangepast worden. De RKW wil zich aan die context aanpassen en zich eveneens profileren als een aantrekkelijke werkgever (ontwikkeling van employer branding), waarbij de werkorganisatie zo flexibel mogelijk wordt om:

• de medewerkers de mogelijkheid te geven een beter evenwicht te vinden tussen het privé- en beroepsleven;

• als werkgever de productiviteit en de motivatie van de medewerkers te verhogen, ze te responsabiliseren en ze op weg te zetten naar een werkorganisatie die op resultaten gericht is. 

De beleidsdoelstellingen van het project zijn dus:

• een beter evenwicht tussen het privé- en beroepsleven,

• een betere strategische positionering als werkgever (employer branding),

• een op resultaten gericht management (≠ presenteïsme),

• een grotere motivatie en dus een grotere productiviteit. 

In de gemeenschappelijke bepalingen van de bestuursovereenkomsten van de OISZ wordt het telewerk ten slotte naar voren geschoven als nieuwe werkvorm. Door een dergelijk project te ontwikkelen en het aan te moedigen bij zijn medewerkers onderschrijft de Rijksdienst de gemeenschappelijke bepalingen van de bestuursovereenkomst 2013-2015, waarin staat dat de mogelijkheid tot telewerken moet worden aangeboden aan 10 % van het personeel van de OISZ in 2013, 20 % in 2014 en 30 % in 2015. 

3) Aangezien het telewerk nog in de lanceerfase zit (evaluatie nog aan de gang) heeft de RKW daarover nog geen studie uitgevoerd maar dat zal in de toekomst misschien nuttig zijn bij een eventuele uitbreiding van het aantal dagen telewerk om bijvoorbeeld de mogelijke besparingen in te schatten voor de verplaatsingskosten (treinkaarten, MIVB enz.).  

4) Informatie over het telewerk (praktische zaken, checklists enz.) werd op het intranet van de Rijksdienst geplaatst en onder de medewerkers verspreid via de functionele chefs.

Bovendien werd drie keer een oproep voor kandidaten voor telewerk gelanceerd. Het groot aantal personen dat aan die oproepen gehoor gegeven heeft, toont aan dat de medewerkers telewerken aantrekkelijk vinden. 

Om praktische redenen werd het proefproject voor telewerk aan een beperkt aantal medewerkers aangeboden:

• de medewerkers met een werkregeling van minimum 80 %,

• de medewerkers met Brussel als standplaats,

• de medewerkers met minstens zes maanden ervaring in hun functie of in een gelijksoortige functie. 

Als de huidige evaluatie afgerond is, kunnen andere communicatiewegen (informatiesessies, gids enz.) eventueel onderzocht worden, meer bepaald voor de begeleiding van de hiërarchie bij de veranderingen die afstandwerk met zich brengt maar ook voor de telewerkers zelf. 

5) Het proefproject voor telewerk wordt momenteel geëvalueerd en de eerste resultaten zijn positief. Op basis van het eindevaluatieverslag zullen mogelijkheden tot uitbreiding naar en promotie van het telewerk bij andere categorieën medewerkers ontwikkeld worden. 

6) Het telewerkproject wordt in de RKW sterk ondersteund door het Algemeen Bestuur zelf en door de diensten Human Resources, Communicatie, CIV en Ondersteuning-Uitrustingen. 

De oplossing die de RKW aan telewerkers biedt, bestaat uit het volgende:

• een laptop met muis en een USB-hoofdtelefoon. De laptop is uitgerust met een softphone oplossing met Voice over IP. Die softphone oplossing is geïntegreerd met het telefoniesysteem van de RKW. Dat laat de medewerker toe even bereikbaar te zijn op de telewerkplek als op de kantoorwerkplek.

• de RKW biedt geen videoconferencingdienst aan.

• de RKW voorziet niet in een structurele oplossing voor Cloud Sharing.

• de RKW-medewerkers hebben echter wel toegang tot publieke internetdiensten, via de internettoegang aangeboden door Smals. Op die manier hebben de RKW-medewerkers toegang tot publieke Cloud Services. Indien nodig, kunnen de toegangen tot die Cloud Services geblokkeerd worden door middel van de webfiltertechnologie waarover RKW beschikt. 

7) De RKW deelt de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit omdat de instelling ook met vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens werkt.

De RKW denkt echter niet dat zijn diensten als doelwit méér geviseerd worden dan andere instellingen van sociale zekerheid.

Zijn informaticasystemen bevinden zich binnen het Intranet van de sociale zekerheid, dat beheerd wordt door SMALS, met hoge beveiligingsnormen zowel qua bescherming van gegevens als de toegang tot die gegevens. Bijvoorbeeld, voor een toegang via VPN is het gebruik van de elektronische identiteitskaart verplicht. 

8) De RKW is, als instelling van sociale zekerheid, verplicht de minimale veiligheidsnormen van de Kruispuntbank van Sociale Zekerheid na te leven om toegang te kunnen krijgen en te behouden tot het netwerk van de Kruispuntbank. Die minimale normen zijn specifiek gericht op de instellingen van sociale zekerheid en vormen dus een belangrijke basis in de beveiliging van de data van de RKW. De beveiliging van de data van de RKW is een continu proces dat meerdere jaren overlapt. De RKW heeft dan ook geen bijkomende maatregelen genomen na de vele berichten over cybercrime en spionage, dan de uitvoering van dat continu veiligheidsproces. 

9) De RKW heeft geen extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers om de volgende redenen: in het kader van telewerken worden immers de veiligheidsmaatregelen ingezet die hiervoor worden opgelegd door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Die maatregelen bestaan onder andere uit de beveiligde Virtual Private Network-infrastructuur van Smals die aan instellingen van sociale zekerheid beschikbaar wordt gesteld. Daarnaast voorziet het RKW-informatieveiligheidsbeleid in een internetgedragscode die door alle medewerkers ondertekend dient te worden. 

10) De telewerkers van de RKW krijgen geen gsm. De RKW gebruikt Voice over IP.

a) alle telewerkers hebben een laptop ontvangen.

b) de telewerkers krijgen geen andere mobiele toestellen. 

11) Zoals alle instellingen die telewerk ingevoerd hebben, komt de RKW met die nieuwe werkvorm tegemoet aan de evoluties van de maatschappij en aan de wensen van de medewerkers om te evolueren in een moderne instelling. Er zijn geen specifieke voordelen. 

12) Om de verantwoordelijken van teams met telewerkers bij te staan in de dagelijkse praktijk zal dit jaar een opleiding voor distance team management aan hen worden aangeboden. 

13) Zolang de evaluatie van het project niet is afgerond, kan de RKW geen echte veranderingen of evoluties vermelden maar telewerk kadert in de doelstelling van de Rijksdienst om stelselmatig te evolueren naar een verantwoordelijkere werkmethode.