Par le passé, j'ai déjà posé une série de questions sur le travail à domicile au sein des services publics fédéraux (SPF). Je répète la plupart des questions afin de pouvoir suivre l'évolution. Je souhaiterais en outre attirer l'attention sur un certain nombre d'éléments. Le secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité a indiqué (question écrite 5-8153) que : « Les employés des « shared services » en général et mes services à la Chancellerie en particulier disposent d’une connexion Virtual Private Network (VPN) pour travailler à domicile. Cela signifie qu’ils ont accès à leurs données électroniques de manière sécurisée, comme s’ils se trouvaient sur leur lieu de travail. VPN est un outil d’échanges de données plus sécurisé que Cloud Computing, car avec ce dernier l’administration n’a aucune idée de l’endroit où les données sont réellement conservées. De plus, le Patriot Act qui a été adopté récemment par les États-Unis d’Amérique, n’est pas de nature à atténuer les inquiétudes des États belge et européens en matière de sécurité des données électroniques. ». Je précise que je fais une distinction entre le travail à domicile et le télétravail occasionnel et structurel (par exemple, un jour par semaine).

Je souhaiterais poser les questions suivantes :

1) Pour les cinq dernières années, combien de travailleurs de tous les services et organisations relevant de votre compétence :

a) travaillent à domicile de façon occasionnelle ?

b) travaillent à domicile de façon structurelle ?

Pouvez-vous me communiquer ces données en chiffres absolus et en pourcentages, avec une ventilation annuelle, et m'indiquer également le nombre total de personnes travaillant dans vos SPF/SPP/... ?

2) Le travail à domicile est-il encouragé auprès de vos collaborateurs ? Pourquoi/pourquoi pas ?

3) Le travail à domicile représente-t-il une économie pour vos services ? Disposez-vous de chiffres à ce sujet ? Avez-vous fait réaliser des études en la matière ? Dans l'affirmative, quel en était le résultat ? Dans la négative, jugez-vous utile une telle étude et la ferez-vous réaliser ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

4) Des initiatives ont-elles déjà été prises dans vos services pour promouvoir le travail à domicile ? Dans l'affirmative, pouvez-vous expliquer votre réponse ? Dans la négative, pourquoi ?

5) Comptez-vous prendre à l'avenir des initiatives à ce sujet ? Pourquoi/pourquoi pas ?

6) Quels services facilitant la communication sont-ils présents ? Peut-on tenir des vidéoconférences ? Le cloud sharing est-il possible et de quelle manière ?

7) Partagez-vous l'inquiétude du secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité, eu égard aux nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage ? Considérez-vous vos services comme une cible potentielle pour de telles actions ?

8) À la suite des nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage, avez-vous amélioré la sécurisation des données de vos SPF (par exemple, par rapport au cloud sharing) ? De quelle manière ?

9) Avez-vous également pris des mesures supplémentaires en ce qui concerne la sécurisation des télétravailleurs ? Dans l'affirmative, comment ? Dans la négative, cela ne vous paraît-il pas nécessaire ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

10) Les GSM ou d'autres appareils mobiles sont pratiques en cas de télétravail. Pouvez-vous indiquer, pour 2013, en chiffres absolus :

a) combien de travailleurs ont reçu un GSM/smartphone ;

b) combien ont reçu un ordinateur portable ;

c) combien ont reçu un autre appareil mobile.

11) Lorsque le télétravail a été proposé et développé, vos services ont-ils obtenu des avantages en comparaison avec d'autres SPF  ? Dans l'affirmative, quels sont selon vous les points forts de vos services à cet égard ?

12) Quelles possibilités d'amélioration du télétravail entrevoyez-vous encore ?

13) Pour le reste, remarquez-vous encore des tendances ou des évolutions en cette matière dans vos services, y compris par rapport à d'autres services publics ?

Ci-après, la réponse en ce qui concerne les institutions publiques de sécurité sociale placées sous ma tutelle. 

Fonds des accidents du travail  

1) Ci-dessous, l’évolution du télétravail : 

2) Le télétravail a d’abord été encouragé via un projet pilote de télétravail qui a été mis en place en 2009. Ce projet pilote avait une durée de 6 mois. Après son évaluation, le télétravail a été mis en place de façon structurelle dans certains services.

L’absence de dossier électronique a retardé la mise en place du télétravail structurel pour les autres services. Cependant, le télétravail occasionnel a été admis de manière informelle depuis longtemps et de manière plus organisée et encouragée depuis 2012.

L’article 113 du contrat d’administration 2013-2015 qui lie l’État fédéral au Fonds des accidents du travail prévoit de développer l’offre de télétravail et du travail à domicile dans le cadre commun et uniforme établi pour les institutions publiques de sécurité sociale sous réserve du développement de la gestion électronique des dossiers et de l’acquisition de matériel adéquat à raison de 10% en 2013, 20 % en 2014 et 30% en 2015.

En 2013, le FAT a donc offert à 11% du personnel de télétravailler. Cependant, seuls 6,36 % des agents ont souhaité bénéficier de cette offre.

La raison principale qui empêche le FAT d’offrir à plus d’agents de télétravailler est la mise en place du dossier électronique qui est en cours. 

3) A priori, le télétravail ne permet pas de faire des économies. Il engendrerait plutôt un surcoût (indemnité forfaitaire mensuelle pour frais d’internet et achat de matériel informatique). Le FAT n’a cependant pas encore fait d’étude sur ce point vu le nombre limité de cas à l'heure actuelle.

4) Oui, le FAT a fait la promotion du télétravail par une note au personnel adressée à tous les membres du personnel en 2009. Il le rappele régulièrement aux directeurs qui peuvent le communiquer à leurs agents. Il le répéte également chaque année lors de la présentation des résultats du contrat d’administration à tous les agents. 

5) Faisant suite à l’obligation concernant l’augmentation de l’offre du télétravail, le FAT compte grâce à la présence plus importante du dossier électronique, redéfinir les agents susceptibles de pouvoir profiter du télétravail et refaire une information. 

6) La communication n’est pas facilitée par le télétravail et les vidéoconférences ne sont pas encore d’application au Fonds des accidents du travail. Cependant, certains services travaillent avec des disques partagés, ce qui permet aux informations de parvenir à tous. Pour le surplus, le mail et le téléphone sont utilisés. 

7) Jusqu’à présent, le Fonds n’a pas été confronté à des actes de cybercriminalité ou d’espionnage. Les services ne semblent pas être une cible en la matière. 

8) La protection des données n’a pas fait l’objet d’action spécifique en la matière. 

9) Le Fonds des accidents du travail prend très au sérieux la sécurité informatique, notamment en raison des données sensibles et confidentielles que nous traitons. C’est pourquoi les télétravailleurs passent par une connexion VPN qui est reliée d’abord à la Smals, afin de maximiser la sécurité des données informatiques. 

10) a) Les télétravailleurs ne reçoivent pas de GSM.

b) En 2013, seul un agent a commencé le télétravail et reçu un ordinateur portable. Les 4 autres en avaient reçu un les années précédentes.

c) Pas d’application. 

11) À l’heure actuelle, vu les conditions mises pour le télétravail (dossier électronique), le Fonds n’est pas en position de force. 

12) Le FAT compte augmenter l’offre de télétravail structurel à plus d’agents. Il travaille également sur l’offre de télétravail occasionnel, notamment à travers la mise à disposition d’ordinateurs portables disponibles pour une équipe à se partager en cas de télétravail occasionnel. 

13) Le télétravail constitue une nouvelle forme de travail qui va bouleverser les habitudes. Il va orienter les prestations des membres du personnel vers une politique de résultats et non plus une politique de présence. Il faudra dès lors former les chefs en la matière. 

Fonds des maladies professionnelles 

Pour le Fonds des maladies professionnelles (FMP), il ne peut être fourni qu’une réponse assez générale à cette question parce que :

a) le télétravail n’a été mis en place qu’assez récemment et se trouve encore en phase de projet à l’heure actuelle ;

b) certaines questions concernant l’organisation du télétravail doivent encore recevoir une réponse du Comité de gestion. 

Toutes les IPSS ont conclu un contrat d’administration comportant aussi un titre concernant les clauses générales pour toutes les IPSS. 

Il y est prévu que les IPPS s’engagent à offrir   en 2013 à 10%, en 2014 à 20%, en 2015 à au moins 30% de leur personnel la possibilité de télétravailler. Le FMP respectera cet engagement.  Le FMP occupe 220 ETP. 

50 collaborateurs se sont vu offrir la possibilité de télétravailler à partir du ^1er septembre 2013. 36 d’entre eux participent au projet-pilote, qui sera évalué au printemps 2014 en vue d’être étendu. Le télétravail se déroule dans des conditions de sécurité optimales, au moyen d’un ordinateur portable prêté par le FMP. L’utilisation de GSM, smartphones ou autres n’est pas prévue.

Il s’agit des seuls éléments que le FMP peut fournir pour l’instant. 

Office national d’allocations familiales pour travailleurs 

1) De 2009 à 2012, il n’était pas possible de télétravailler au sein de l’Office. Un projet-pilote de télétravail a été lancé en juin 2013.

Au 31 décembre 2013, l’ONAFTS comptait 974 collaborateurs dont 91 télétravailleurs structurels à domicile et 3 télétravailleurs structurels dans un bureau satellite d’une autre IPSS, ce qui fait un total de 9,7% de son personnel.

En janvier 2014, l’ONAFTS compte 979 collaborateurs dont 120 télétravailleurs structurels à domicile et 2 télétravailleurs structurels dans un bureau satellite d’une autre IPSS, ce qui fait un total de 12,3% de son personnel. 

2) Oui le télétravail est encouragé à l’égard de nos collaborateurs. Le but du projet de télétravail de l’Office est, tant que faire se peut, d’élargir progressivement le télétravail au plus grand nombre de collaborateurs (hors fonctions non compatibles avec le télétravail comme, par exemple, l’accueil des bâtiments).  

En effet, le développement des TIC entraîne petit à petit une réorganisation du travail et une mutation des méthodes de management. L’ONAFTS souhaite s’adapter à ce contexte et également se profiler comme un employeur attractif (développement de l’employer branding), où l’organisation du travail se fait de manière aussi flexible que possible pour :

• donner aux collaborateurs la possibilité de trouver un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle ;

• en tant qu’employeur, augmenter la productivité et la motivation des agents, les responsabiliser et les mener vers une organisation du travail orientée résultats. 

Les objectifs stratégiques du projet sont donc les suivants:

• meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle ;

• meilleur positionnement stratégique comme employeur (employer branding) ;

• management orienté résultats (≠ présentéisme) ;

• augmentation de la motivation et donc de la productivité. 

Enfin, les dispositions communes des contrats d’administration des IPSS visent à mettre en avant le télétravail en tant que nouvelle forme de travail. En développant un tel projet et en l’encourageant auprès de ses collaborateurs, l’Office s’inscrit dans les dispositions communes du contrat d’administration 2013-2015 qui énoncent qu’il faut pouvoir offrir la possibilité de télétravailler à 10% du personnel des IPSS en 2013 ; 20% en 2014; 30% en 2015. 

3) En raison de la phase de lancement du télétravail (évaluation toujours en cours), l’ONAFTS n’a pas encore réalisée d’étude à ce sujet mais cela pourra être utile, à l’avenir, en cas d’éventuel élargissement du télétravail en termes de jours, pour évaluer, par exemple, les économies réalisables au niveau des frais de déplacement (carte de train, STIB, etc.) 

4) Des informations relatives au télétravail (modalités pratiques, checklists, etc.) ont été placées sur l’Intranet de l’Office et diffusés dans les équipes de travail, via les chefs fonctionnels.

De plus, trois appels à candidatures pour le télétravail ont été ouverts. Le nombre de personnes y ayant répondu témoignent de l’attrait du télétravail auprès des collaborateurs. 

Pour des raisons pratiques, le projet-pilote de télétravail avait été lancé auprès d’un public-cible restreint, à savoir :

• les collaborateurs ayant un régime de travail de minimum 80% ;

• les collaborateurs ayant Bruxelles pour résidence administrative ;

• les collaborateurs ayant un minimum de 6 mois d’expérience dans leur fonction ou dans une fonction similaire. 

Après l’évaluation actuellement en cours, d’autres voies de communication (sessions d’info, guide, etc.) pourront éventuellement être explorées, en particulier pour l’accompagnement de la hiérarchie à propos des changements qu'implique le travail à distance mais également pour les télétravailleurs eux-mêmes.  

5) Le projet-pilote de télétravail est en cours d’évaluation et les premiers résultats sont positifs. En fonction du rapport final d’évaluation, des perspectives d’élargissement et de promotion du télétravail auprès d’autres catégories de collaborateurs seront envisagées. 

6) Le projet Télétravail est largement soutenu, au sein de l’ONAFTS, par l'Administration générale elle-même ainsi que par les services Ressources humaines, Communication, CTI et Appui-Equipements. 

La solution que l’ONAFTS propose aux télétravailleurs comprend ce qui suit :

• un PC portable muni d’une souris et d'un casque USB. Le portable est équipé d’une solution softphone avec Voice over IP. Cette solution softphone est intégrée dans le système de téléphonie de l’ONAFTS. Ceci permet au collaborateur d’être joignable sur son lieu de télétravail aussi facilement qu'à son bureau.

• l’ONAFTS n’offre aucun service de vidéoconférence.

• l’ONAFTS ne prévoit aucune solution structurelle de cloud sharing.

Les collaborateurs de l’ONAFTS ont toutefois accès à des services Internet publics, par le biais de l’accès Internet offert par Smals. De cette manière, les collaborateurs de l’ONAFTS ont accès à des cloud services publics. Si nécessaire, les accès à ces cloud services peuvent être bloqués à l’aide de la technologie de filtre web dont l’ONAFTS dispose. 

7.) L’ONAFTS partage l’inquiétude du secrétaire d'Etat à l’Environnement, à l’Energie et à la Mobilité, parce que l’Office travaille également avec des données confidentielles et personnelles.

L’ONAFTS ne pense cependant pas que ses services soient davantage visés comme cibles que d’autres institutions de sécurité sociale.

Ses systèmes informatiques sont localisés dans l'Intranet de la sécurité sociale et gérés par SMALS, avec de hautes exigences en termes de protection des données et d'accès à ces données. Par exemple, les accès VPN ne sont autorisés que via l'utilisation de la carte d'identité électronique. 

8.) En tant qu’institution de sécurité sociale, l’ONAFTS est tenu de respecter les normes de sécurité minimales de la Banque-carrefour de la sécurité sociale afin de pouvoir obtenir et conserver un accès au réseau de la Banque-carrefour. Ces normes minimales s’adressent spécifiquement aux institutions de sécurité sociale et constituent donc une base importante de la protection des données de l’ONAFTS. La protection des données de l’ONAFTS est un processus continu qui s’étend sur plusieurs années. L’ONAFTS n’a dès lors pris aucune autre mesure que l’exécution de ce processus de protection continu après les nombreuses informations de cybercriminalité et d’espionnage. 

9.) L’ONAFTS n’a pris aucune mesure supplémentaire en matière de protection des télétravailleurs, pour les raisons suivantes :

Dans le cadre du Télétravail, les mesures de sécurité imposées par la Banque-carrefour de la sécurité sociale sont en effet mises en œuvre. Ces mesures comprennent notamment l’infrastructure Virtual Private Network sécurisée de Smals, qui est mise à la disposition des institutions de sécurité sociale. En outre, la politique de protection de l’information de l’ONAFTS prévoit un code de conduite Internet, qui doit être signé par tous les collaborateurs. 

10.) L’ONAFTS n’octroie pas de GSM aux télétravailleurs. L’Office utilise Voice over IP.

a)      tous les télétravailleurs ont reçu un PC portable.

b)      L’ONAFTS n’octroie pas d’autres appareils mobiles aux télétravailleurs. 

11.) Comme toutes les institutions ayant implémenté le télétravail, l’ONAFTS répond, avec cette nouvelle forme de travail, aux évolutions de la société et aux demandes des collaborateurs d’évoluer dans une organisation moderne. Aucun avantage spécifique n’est à souligner. 

12.) Une formation en gestion des équipes à distance va être proposée cette année aux responsables d’équipe composée de télétravailleurs et ce, afin de leur apporter du soutien dans la pratique journalière. 

13.) Tant que l’évaluation du projet n’est pas clôturée, l’ONAFTS ne peut pas confirmer de réel changement ou évolution mais le télétravail correspond à une volonté de mettre progressivement en place une manière de travail plus responsable au sein de l’Office.