Uit een steekproef van tweeënveertig bruikleendossiers die tussen 2002 en 2007 werden toegekend, geweigerd of geannuleerd door de verschillende diensten van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG), blijkt dat de uitleenprocedure ernstige tekortkomingen vertoont.

Uit dat onderzoek is gebleken dat één bruikleenovereenkomst niet werd ondertekend door de algemene directie, maar door een conservator. Niet alle bruikleenaanvragen werden aan de algemene directie gericht: soms werd rechtstreeks contact opgenomen met de titularis van de collectie die de aanvraag doorgaf aan de registrator. De belangrijke documenten voor een bruiklening waren niet in alle dossiers aanwezig. Het gaat bijvoorbeeld om de lijst van de uitgeleende voorwerpen, het formulier met de beschrijving ervan en het verslag waarin de voorwaarden voor de bewaring en de veiligheid van de stukken worden uiteengezet, het zogenaamde Facility Report. Ook de verzekeringspolis die de begeleider van het stuk dekt, ontbrak soms. De vaststellingen van de staat van de werken, uitgevoerd in de verschillende fasen van de bruiklening, waren niet in elk dossier aanwezig.

Uit de analyse van de beschikbare bruikleendocumenten blijkt dat aan de bruikleners een verzekeringsmaatschappij wordt opgelegd en dat de KMKG aanzienlijke risico's nemen door de in bruikleen gegeven stukken zelf te begeleiden.

Ik had graag geweten welke maatregelen de minister reeds genomen heeft om de procedures minstens op volgende punten te verbeteren:

- elke bruikleenovereenkomst wordt door de algemene directie ondertekend;

- de voorwaarden voor de bewaring en de veiligheid van de in bruikleen gegeven stukken worden meegedeeld, onderzocht en eventueel gecontroleerd;

- de begeleider van de stukken wordt door een verzekering gedekt;

- de vaststellingen van de staat van de stukken worden op tegensprekelijke wijze vastgesteld wanneer ze aankomen bij de bruiklener en vervolgens wanneer ze weer worden ingepakt om terug te zenden.

Maatregelen die in de , Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) worden genomen om verschillende punten in de bruikleendossiers te verbeteren:

• alle bruikleenovereenkomsten 2009 werden door de directeur generaal ondertekend;

• om een voorwerp uit te lenen verlenen conservators hun toestemming nadat de bruikleennemer aan alle vereisten schriftelijk voldoet ; veiligheidsmaatregelen inzake brand en diefstal, vereiste tentoonstellingstemperatuur en lichtintensiteit;

• voor transporten die uitgevoerd worden door externe firma's in opdracht van de bruikleengever/nemer en waarbij een conservator aanwezig is, is deze laatste gedekt door de verzekering die door de transporteur wordt afgesloten;

• om haar bruiklenen te verzekeren kan elke bruikleennemer sinds 2009 een keuze maken uit drie firma's die door de KMKG worden aanvaard;

• voor het inpakken van de werken stelt de conservator een conditierapport op (standaardformulier sinds 2009). Bij aankomst worden deze werken opnieuw gecontroleerd door de begeleider. Alle onregelmatigheden worden schriftelijk vastgelegd (schade, enz);

• voor het beschrijven van de staat van de kunstwerken werd een nieuw uitvoerig formulier opgesteld door een restauratrice van de KMKG na overleg met de verschillende conservators.