De Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) maken in de praktijk gebruik van twee soorten inventarissen: een algemene inventaris en afzonderlijke inventarissen per collectie. Die laatste worden bijgehouden door de titularissen ervan. De stukken die in die twee inventarissen zijn opgenomen, hebben dus twee nummers, maar enkel het nummer van de afzonderlijke inventaris wordt op het stuk vermeld. De afzonderlijke inventarissen primeren boven de algemene inventaris. Dit systeem zou in theorie goed kunnen functioneren. In de praktijk zijn er echter ernstige tekortkomingen.

De algemene inventaris is niet exhaustief. In de periode van 1903 tot 1942 werden de stukken van de collecties niet geregistreerd in de inventaris en al evenmin in de periode van 1990 tot 2002. De algemene inventaris werd hervat in 2002, maar alleen voor de werken die sindsdien werden verworven. De leemten uit het verleden werden dus niet bijgewerkt. Bovendien gebeuren de registraties in de inventaris niet systematisch, aangezien de conservators sommige nieuwe verwervingen niet aan de algemene inventaris hebben doorgegeven. De registratie gebeurt bovendien niet op het moment waarop de musea de stukken in hun bezit krijgen, maar soms pas lange tijd daarna. In de algemene inventaris is tot slot geen enkel stuk van het Muziekinstrumentenmuseum (MIM) opgenomen.

De registers met de algemene inventaris vanaf 2002 worden bewaard in het bureau van de beheerder ervan. De vroegere registers bevinden zich in de bibliotheek van de musea. De inventaris bestaat slechts uit een exemplaar en dat bevindt zich niet op een veilige plek. De functie van inventarisbeheerder is bovendien al enige tijd niet meer ingevuld. In zijn huidige staat kan de algemene inventaris van de KMKG niet voor beheersdoeleinden worden gebruikt.

1. Welke maatregelen heeft de minister reeds genomen om de leemten in de algemene inventaris van de KMKG te laten wegwerken? Welk tijdschema werd daarvoor voorzien? Welk budget werd daarvoor uitgetrokken? Werd daarvoor extra personeel aangeworven? Zo ja, om hoeveel personen gaat het dan?

2. Welke maatregelen heeft zij reeds genomen om te komen tot een onmiddellijke registratie van nieuwe verwervingen en tot het doorgeven van alle verwervingen aan de algemene inventaris?

3. Waarom werd geen enkel stuk van het MIM doorgegeven aan de algemene inventaris? Waarom werd die tekortkoming nooit eerder opgemerkt? Waarom werd hier niet tegen opgetreden?

4. Heeft zij reeds opdracht gegeven een duplicaat van de algemene inventaris te laten maken? Op welke datum is dat gebeurd? Wordt de algemene inventaris sindsdien op een veiliger plaats bewaard?

5. Heeft zij weet van gevallen waarin de leemtes in de inventaris in feite wijzen op vervreemde of verdwenen stukken?

1. en 2. De persoon die verantwoordelijk is voor de dienst "Archief" van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG) is sinds oktober 2009 belast met de reglementering betreffende de algemene inventaris.

In die unieke niet te vervalsen inventaris worden alle stukken voorzien van een titel en een datum naargelang zij in de collecties worden opgenomen. De inventaris wordt in de lokalen van de instellingen bewaard en heeft zowel een juridische als administratieve functie, daar hij juridisch gezien de voorwerpen in de collecties inpast. Het toekennen van een specifiek inventarisnummer aan alle binnenkomende stukken is hierbij essentieel voor het beheer van de collecties, waarmee de afgelegde weg van het stuk binnen de collecties kan worden gevolgd. De inventaris heeft tot slot gedeeltelijk een documentaire functie, die vervolgens wordt aangevuld met de digitalisering van de collecties.

De KMKG beschikken over twee soorten inventarissen. De goederen waarvoor de instelling bewaarneemster is moeten immers in een apart register worden ingeschreven, daar voorwerpen in bewaargeving niet hetzelfde juridisch statuut hebben dan voorwerpen uit schenkingen of aankopen.

Het algemene inventarisnummer van de voorwerpen bestaat uit drie elementen waarmee het voorwerp in de collecties kan worden gesitueerd, te weten het jaar van inschrijving in het register, het verwervingsnummer en het nummer van het voorwerp bij de verwerving ervan. Voorwerpen die vroeger in collecties zijn opgenomen en die nog niet zijn geregistreerd, worden geregistreerd in de retrospectieve inventaris waarin de lopende nummering tot in 2009 wordt voortgezet. Voor de bewaargevingen worden dezelfde regels nageleefd als voor de verwervingen, waarbij de letter D (van "depot") vóór het nummer wordt gevoegd.

De twee registers met de inventarisfiches van de verwervingen en de bewaargevingen worden, gerangschikt naar nummer, door de departementshoofden uiterlijk 15 december bezorgd aan de dienst "Archief" die ervoor zorgt ze in samengebonden volumes te verzamelen (elke bladzijde is genummerd en voor gezien getekend) die dan de jaarlijkse inventarisregisters vormen van de KMKG.

3. Vooraleer het Muziekinstrumentenmuseum (MIM) in 1991 als vierde departement in de KMKG werd opgenomen, vormde het een apart museum sinds de opening ervan in 1877. Het MIM had een eigen nummeringssysteem dat tot na 1991 werd gebruikt, waarbij aan elk voorwerp een uniek nummer werd toegekend (er is geen nummering per collectie). De archivaris van de KMKG heeft evenwel de wens geuit, tijdens de vergadering van de conservatoren die hij in 2009 heeft bijeengeroepen, een inventarissysteem uit te werken dat voor alle departementen van de KMKG geldt vanaf 2010-2011.

4. en 5. De algemene inventaris wordt in een aparte kast bewaard in de opslagruimtes van de centrale bibliotheek, onder algemeen toezicht van het personeel. De inventarissen per sectie (op fiches) die de algemene inventaris aanvullen, worden in de bureaus van de conservatoren bewaard.

Op dit ogenblik is het bij gebrek aan personeel niet mogelijk noch een duplicaat te maken van de algemene inventaris, noch de lacunes weg te werken die erin terug te vinden zijn.

Ik dring er bij de Directeur Generaal van de KMKG op aan, enerzijds de veiligheid van het bewaren van de inventarissen te verzekeren, en anderzijds absolute voorrang te geven aan het vervaardigen van een duplicaat ervan.