Bij sommige overheidsdiensten is het de gewoonte om alle documenten en poststukken in te schrijven in een register, zodat ten allen tijde kan worden nagegaan welke stukken er zich op de dienst bevinden of bevonden hebben.

Bestaat er op uw kabinet een dergelijk register dat moet toelaten om een volledig zicht te krijgen op alle documenten die op het kabinet circuleren of gecirculeerd hebben?

Indien dit niet het geval is, bent u van plan om in de toekomst met een dergelijk register te werken?

In antwoord op zijn vragen, heb ik de eer het geachte lid de volgende elementen mee te delen.

Elk binnenkomend poststuk wordt behandeld door de aanwijzer en vervolgens naar de kabinetschef gestuurd die het stuk bekijkt en naar de bevoegde cel stuurt.

De geadresseerde ontvangt elk poststuk met de vermelding “persoonlijk” of “vertrouwelijk” ongeopend, maar hij kan dit poststuk door de aanwijzer laten behandelen als het van belang is voor het kabinet.

De brieven “per bode” worden door het onthaal van het kabinet in ontvangst genomen en worden onmiddellijk aan de aanwijzer bezorgd, zodat hij die kan behandelen.

Binnenkomende e-mails van technische en functionele aard worden behandeld door de geadresseerde. Afhankelijk van het onderwerp kan de e-mail worden afgedrukt en indien nodig door de aanwijzer worden behandeld.

E-mails die persoonlijk tot de minister zijn gericht en die haar secretariaat ontvangt, worden behandeld door haar secretariaat, dat ook voor de opvolging zorgt.

Alle behandelde documenten, met uitzondering van de bijlagen, worden gearchiveerd.