Bij sommige overheidsdiensten is het de gewoonte om alle documenten en poststukken in te schrijven in een register, zodat ten allen tijde kan worden nagegaan welke stukken er zich op de dienst bevinden of bevonden hebben.

Bestaat er op uw kabinet een dergelijk register dat moet toelaten om een volledig zicht te krijgen op alle documenten die op het kabinet circuleren of gecirculeerd hebben?

Indien dit niet het geval is, bent u van plan om in de toekomst met een dergelijk register te werken?

De Federale Overheidsdienst (FOD)Kanselarij van de eerste minister is belast met de registratie van de briefwisseling van de FOD zelf. De briefwisseling gericht aan mijzelf, mijn secretariaat of aan één van mijn cellen wordt beheerd door mijn secretariaat.

De praktische registratie van de briefwisseling kent evenwel eenzelfde verloop. Het beheer en de registratie van de documenten en poststukken verloopt via een informaticaprogramma. In principe krijgt elk document een nummer en door het invoeren van sleutelgegevens en het maken van een elektronische scan, kan te allen tijde het document via een toepassing van het programma worden teruggevonden. Op deze wijze worden de betrokken diensten in staat gesteld om een overzicht te behouden op de circulerende documenten.

Op deze algemene regeling worden een aantal uitzonderingen voorzien voor specifieke diensten binnen de FOD Kanselarij van de eerste minister maar ook hier wordt door de betrokken diensten gezorgd voor de nodige registratie.