Ondanks de wettelijke bepalingen uit 1996 is de verzameling en registratie van de statistische gegevens over het personeel van de federale administraties volgens het Rekenhof ontoereikend.

De federale overheidsdiensten moeten een gegevensbank bijhouden met de administratieve en geldelijke toestand van de personen die door hun begroting bezoldigd worden. Ze moeten die om de zes maanden aan de minister van Ambtenarenzaken toezenden. De FOD Personeel en Organisatie (P&O) integreert de gegevens in principe in de gegevensbank Pdata.

Het Rekenhof heeft echter vastgesteld dat de gegevensbank van de FOD Personeel en Organisatie onvolledig is. Zo bevat ze geen gegevens voor de militairen, de federale politie en de rechterlijke orde, hoewel die organisaties samen ongeveer 46 000 personeelsleden in dienst hebben. Voor de andere diensten worden bepaalde gegevens die de FOD Personeel en Organisatie onsamenhangend of verkeerd vindt, niet meer opgenomen. Tot slot worden er in 2006 geen gegevens vermeld voor de FOD Sociale Zekerheid of voor de POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie, hoewel er wel rubrieken voor opgenomen zijn. Over het algemeen vinden de diensten volgens de minister van Ambtenarenzaken de mededeling van de statistische gegevens aan de FOD P&O niet prioritair. Het Rekenhof wijst er ook op dat de informaticasystemen die de verschillende personeelsdiensten gebruiken om de gegevens over te zenden, dikwijls niet onderling compatibel zijn.

a. Welke POD's, FOD's of departementen verschaffen gegevens die volgens de FOD Personeel en organisatie "onsamenhangend of verkeerd" zijn ?

b. Waarom werden in 2006 geen gegevens vermeld van de FOD Sociale Zekerheid en de POD Maatschappelijke Integratie ?

c. Welke diensten schieten tekort in het doorzenden van statistische gegevens aan de FOD P&O ?

d. Welke instantie zou moeten toezien op het gebruik van dezelfde of minstens toch compatibele informaticasystemen in de verschillende personeelsdiensten ?

c. Welke maatregelen werden reeds genomen om deze lacunes weg te werken ?

Hieronder vindt het geachte lid de gevraagde gegevens.

1. Krachtens het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 tot oprichting van een databank betreffende de personeelsleden van de overheidssector en het koninklijk besluit van 4 oktober 2005 houdende uitvoering van artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 tot oprichting van een databank betreffende de personeelsleden van de overheidssector, zijn de federale overheidsdiensten verplicht om aan de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie (FOD P&O) gegevens betreffende hun personeel tweemaal per jaar door te sturen (1 januari en 30 juni). De aard van de gegevens wordt gepreciseerd in het voormeld koninklijk besluit van 4 oktober 2005. De Pdata-toepassing is ontwikkeld door de FOD P&O om de gegevens te communiceren, centraliseren en analyseren.

   Tussen de diensten bestaan er echter heel wat verschillen qua omvang en qua beschikbare informaticamiddelen. Elk van hen werkt volgens zijn mogelijkheden: kleinere diensten voeren updates van hun gegevens uit via een verbinding met de Pdata-website, grotere diensten lichten informatie uit hun personeelsdatabank en importeren deze in de Pdata-databank. Naargelang van de omstandigheden gebeurt de transfer van informatie naar Pdata dus manueel of via een informaticatoepassing (in eigen ontwikkeling of aangekocht). De kwaliteit van de informatie en de informatiedoorstroming kan hierdoor verschillen.

   Er wordt door de FOD P&O echter geen systematische en specifieke “lijst” bijgehouden, van diensten die “onsamenhangende of verkeerde” informatie doorgeven. Wel is een dynamische procedure uitgewerkt, die de kwaliteit van de gegevens moet waarborgen, door bilaterale ad-hoc contacten met de betrokken diensten. Deze procedure wordt in detail beschreven onder punt e.

2. Het is inderdaad zo dat voor de FOD Sociale Zekerheid en de Programmatorische Federale Overheidsdienst (POD) Maatschappelijke Integratie, de gegevens in de Pdata niet altijd volledig zijn. Hun personeelsdiensten waren aanvankelijk niet in staat om gegevens in het vereiste formaat voor de Pdata-toepassing aan te leveren: incompatibiliteit van de codes, onbestaande gegevens, …

   Sinds januari 2008 hebben de FOD Sociale Zekerheid en de POD Maatschappelijke Integratie echter een nieuwe applicatie voor personeelsbeheer ontwikkeld en geven zij de gevraagde informatie correct door.

3. Ik verwijs het geachte lid naar het antwoord op vraag a.

4. De compatibiliteit van de systemen wordt verzekerd door de optimale samenwerking tussen de betrokken informaticadiensten. Het opleggen van één uniek systeem en het gebruik laten controleren door één instantie, staat haaks op de mogelijkheden van de moderne informatica en de autonomie van de diensten.

5. De FOD P&O heeft een dynamische procedure uitgewerkt, die de kwaliteit van de gegevens moet waarborgen. Deze wordt systematisch toegepast.

Enkele dagen voor elke nieuwe rapportering (1 januari en 30 juni) wordt een e-mail verstuurd aan alle Pdata-correspondenten in de diensten, om hen te herinneren aan de verplichting om de personeelsgegevens door te geven, met vermelding van de uiterste datum.

In de Pdata applicatie is er een ”Help”-luik, waarin in detail de structuur, de coderingen en de manier om de gegevens door te geven, worden beschreven.

Zodra de uiterste datum verstreken is, zendt de dienst Pdata van de FOD P&O:

- een herinneringsmail aan de diensten die te laat zijn;

- een specifieke e-mail aan de diensten die foutieve of onvolledige gegevens hebben opgeladen.

Bij het uitblijven van een positieve reactie om de vastgestelde situatie te corrigeren, brengt de voorzitter van de FOD P&O zijn collega’s per brief op de hoogte.

Als ondanks deze initiatieven, de inzameling van de gegevens ontoereikend blijft, bepaalt de escalatieprocedure dat de minister van Ambtenarenzaken tussenkomt bij haar collega’s.

Daarnaast voert de dienst Pdata bijkomende analyses uit met betrekking tot de aanvulling per gegeven en de samenhang tussen verschillende gegevens. Op basis hiervan wordt contact opgenomen met de betrokken diensten.

Vanaf begin 2009 wordt de eerste module van het e-HR-project, de “Basisadministratie”, gradueel in de federale overheidsdiensten geïmplementeerd. De personeelsgegevens van de betrokken diensten zullen dan op een uniforme manier worden beheerd in eenzelfde applicatie. Dit moet het genereren van relevante informatie voor het berekenen van personeelsstatistieken vergemakkelijken en optimaliseren.