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Question écrite n° 6-105

de Lode Vereeck (Open Vld) du 23 octobre 2014

au ministre du Budget, chargé de la Loterie nationale

Autorité fédérale - Paiement de factures - Projet pilote e-invoicing

facturation
paiement
délai de paiement
ministère
administration publique
Services du premier ministre

Chronologie

23/10/2014Envoi question (Fin du délai de réponse: 27/11/2014)
4/12/2014Réponse

Aussi posée à : question écrite 6-106

Question n° 6-105 du 23 octobre 2014 : (Question posée en néerlandais)

Le 11 mars 2014, les médias ont rapporté que l'autorité fédérale paie une facture sur quatre en retard. Au total, 75 960 factures (de fournisseurs soumis à la TVA) ont été payées en retard par l'ensemble des services publics fédéraux (SPF) en 2013. Selon les chiffres du Service public fédéral (SPF) Budget et Contrôle de la Gestion, elles représentent un montant total de 300 millions d'euros. En 2012, 180 000 factures ont été payées en retard, pour un montant total de 2,2 milliards d'euros.

Le 17 juillet 2014, l'autorité fédérale a reçu avec succès sa première « facture purement électronique » dans le cadre de la phase pilote du projet e-invoicing. Les données de cette facture ont été transmises à l'autorité suivant un standard UBL (Universal Business Language). On s'attend à ce que la facturation électronique réduise les délais de traitement de manière substantielle, ce qui doit mener à des gains d'efficacité. Les factures électroniques que l'autorité fédérale reçoit par le biais de la plateforme Mercurius sont automatiquement intégrées dans Fedcom, le système de comptabilité des services publics fédéraux.

Mes questions sont les suivantes.

1) Quels facteurs sont-ils à la base du dépassement du délai de paiement pour les 75 960 factures qui ont été payées en retard en 2013 ? Combien de factures ont-elles été payées en retard durant le premier semestre de 2014 ? Pour quel montant ?

2) D'autres factures électroniques ont-elles été réceptionnées, entre le 17 juillet 2014 et ce jour, par le biais de « Mercurius » ou d'une autre plateforme ? Dans l'affirmative, combien ? J'aimerais obtenir un aperçu par service public participant au projet pilote, à savoir le Service public fédéral (SPF) Budget et Contrôle de la gestion, Fedict et la Chancellerie.

3) Quelle période la phase pilote du projet e-invoicing couvre-t-elle ? Quand prévoit-on une extension du projet à d'autres départements et fournisseurs fédéraux ?

Réponse reçue le 4 décembre 2014 :

1) a) Pour qu'une facture puisse être payée dans les délais prévus, il importe de la comptabiliser le plus vite possible dès réception par le service public fédéral (SPF). Or, ce processus n'est pas toujours optimal.

Les causes les plus importantes sont les suivantes :

– Le processus de dépense standardisé (FEDCOM) n'est pas appliqué de façon optimale :

Le processus standard sous sa forme la plus simple comprend la création d'un bon de commande, l'enregistrement de la réception de biens par rapport à ce bon de commande qui confirme l'acceptation des fournitures / prestations effectuées, suivi de l'enregistrement comptable d'une facture par rapport à cette réception et au bon de commande (« three way matching »). Ce processus s'applique trop peu.

Trop souvent, les bons de commande ressemblent plus à une espèce d'engagement provisionnel qu'à un vrai bon de commande correct. Cela empêche un « matching » clair avec la facture.

Un bon de commande correct comprend notamment une définition correcte des biens ou des services à fournir ; il reprend les quantités des services ou des fournitures à fournir, leurs prix unitaires et les délais d'exécution ou de livraison ; enfin, il reprend les coordonnées du fournisseur (exécuteur du marché). Si ces données ne figurent pas sur le bon de commande, le « matching » avec la facture est difficile.

La réception des biens n'est pas toujours enregistrée (correctement), de sorte que le système ne parvient pas à effectuer un « three way matching » clair.

Tout ceci a pour résultat que trop souvent, il faut faire circuler des factures au sein d'un SPF pour les faire valider et pour obtenir le numéro correct du bon de commande. De ce fait le risque existe qu'une facture n'est pas enregistrée à temps.

– Manque de conventions claires au sein du SPF concernant le délai maximal pour approuver une facture et suivi peu optimal du délai d'approbation :

On peut déduire du nombre de factures reçues mais pas encore enregistrées et du délai pendant lequel ces factures restent « en attente », qu'au sein des SPF rien n'a été convenu quant au délai d'approbation maximal. Le système FEDCOM a beau le permettre, le respect de ces délais n'est pas suffisamment vérifié.

Un bon standard serait qu'une facture circule maximum cinq à dix jours ouvrables avant d'être approuvée et ensuite enregistrée.

– Le nombre de factures enregistrées par jour par liquidateur est trop faible :

En appliquant le « three way matching », un liquidateur peut enregistrer au moins cinquante factures par jour, ce qui revient à 10 000 par an.

Toutefois, aucun SPF n'atteint ce chiffre, ni ne semble prendre des mesures pour l'atteindre.

Pourtant, l'enregistrement rapide et correct de la facture est crucial pour pouvoir payer les factures dans les délais.

Les SPF ne communiquent pas systématiquement le numéro du bon de commande FEDCOM au fournisseur, ce qui fait que celui-ci ne peut le reprendre sur sa facture.

– Le bon de commande est un élément crucial du processus de dépense et donc du processus de traitement des factures. Le fait de ne pas mentionner le numéro du bon de commande sur la facture ralentit le processus de traitement de la facture.

– Imposer des restrictions au budget des liquidations :

Si le crédit de liquidation est limité ou bloqué, les factures ne peuvent pas être enregistrées en raison de moyens budgétaires insuffisants, ce qui engendre un risque de paiements tardifs impliquant le paiement d'intérêts de retard.

1) b) & c) 59 830 factures d'assujettis belges et étrangers à la TVA, pour un montant de 589 577 388,48 euros.

2) Entre le 17 juillet 2014 et aujourd'hui, la plateforme Mercurius a reçu au total 26 factures UBL venant d'Electrabel et destinées aux SPF B&CG et Chancellerie du premier ministre. Voir l'illustration ci-dessous.

3) La phase pilote court jusqu'au deuxième trimestre de 2015. Ensuite entre Q2 2015 et Q3 2016, ce sera déployé dans les autres SPF. Cela se fera en différentes phases de déploiement.

En même temps, les fournisseurs parcourent une procédure dite « on boarding », qui leur permet d'envoyer une facture électronique correcte en format UBL à la plateforme Mercurius pour traitement ultérieur en FEDCOM.

Actuellement, Electrabel est opérationnel, tandis que Belgacom et KPMG parcourent encore la procédure. À partir de 2015, nous contacterons les fournisseurs les plus importants (qui produisent le plus grand nombre de factures), afin qu'ils puissent envoyer leurs factures en format UBL à la plateforme Mercurius d'ici à fin 2016.

Ce calendrier dépend cependant encore d'une série de facteurs, dont la mise à disposition des moyens, la mise en œuvre des modules supplémentaires pour le traitement des factures, la mise à disposition de consultants experts dans ce domaine, l'organisation des « governance policies » requises, etc.