Question écrite n° 5-9604

de Fabienne Winckel (PS) du 19 juillet 2013

à la ministre de l'Emploi

Office national des vacances annuelles - Attestations de congé - Transmission - Ouvriers - Respect de la vie privée

protection de la vie privée
Office national des vacances annuelles
congé payé
accès à l'information

Chronologie

Question n° 5-9604 du 19 juillet 2013 : (Question posée en français)

Lorsqu'un employeur engage un salarié, il lui réclame une attestation de congé afin de connaître le nombre de congés auxquels il a droit durant l'année à venir.

Certains services de ressources humaines auraient cependant parfois du mal à obtenir cette attestation du travailleur concerné. Dès lors, ces services se tourneraient vers l'Office national des vacances annuelles (ONVA), quand il s'agit d'un ouvrier, afin d'obtenir l'information recherchée.

Il semblerait que l'ONVA refuse de transmettre ces données aux employeurs qui le sollicitent.

1) Confirmez-vous cette information ? Dans l'affirmative, est-il envisageable que l'ONVA soit autorisé à octroyer ces informations aux employeurs si après l'envoi de la demande par recommandé le travailleur n'a pas rentré son attestation de vacances ?

2) Existe-t-il un conflit avec le respect de la vie privée des travailleurs ?

Réponse reçue le 30 octobre 2013 :

1. Les employeurs et leurs mandataires peuvent consulter leur fichier Vacances électronique 24h sur 24 via le site portail de la sécurité sociale. Le fichier Vacances (ou COVA1) est une base de données qui contient des données de vacances relatives aux travailleurs à destination des employeurs. La consultation du fichier Vacances permet de consulter le résultat des paiements du pécule de vacances effectués par l'Office national des vacances annuelles (ONVA)ou une autre caisse de vacances. Le nombre de jours de vacances attribués dans le régime des ouvriers peut également être consulté. Une version provisoire est déjà disponible sur COVA1 au début du mois de février de l’année de vacances pour communiquer le nombre de jours de vacances des travailleurs. Ce fichier est mis à jour au fur et à mesure de la réception des données concernant les travailleurs. Cependant, les données consultables par les employeurs concernent les travailleurs sous contrat au quatrième trimestre de l’année de prestation. Pour les autres travailleurs, l’ONVA ne refuse jamais de délivrer par courrier une attestation de durée des vacances aux employeurs qui en font la demande.

Les travailleurs ont également à leur disposition via le site web de l’ONVA une application qui leur permet notamment de consulter leurs droits en matière de vacances annuelles. Via cette application, ils peuvent également imprimer une simulation de la durée de leurs vacances pour répondre à la demande de leur employeur.

2. Le secteur des vacances annuelles a l’autorisation de communiquer aux employeurs la durée des vacances attribuée en raison de leurs prestations comme ouvriers.