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Question écrite n° 5-4303

de Karl Vanlouwe (N-VA) du 23 décembre 2011

au vice-premier ministre et ministre des Affaires étrangères, du Commerce extérieur et des Affaires européennes

Postes diplomatiques et consulaires - Inspection des postes diplomatiques et consulaires belges - Service interne d'audit - Fonctionnement - Critères - Rapports d'inspection - Résultats

ambassade
consulat
statistique officielle

Chronologie

23/12/2011Envoi question
24/1/2012Réponse

Réintroduction de : question écrite 5-3566

Question n° 5-4303 du 23 décembre 2011 : (Question posée en néerlandais)

Il est arrivé par le passé que des dysfonctionnements dans des ambassades belges soient mis au jour. Les médias ont ainsi relaté certains faits concernant les anciens ambassadeurs de Belgique en poste à Vienne et à Paris.

Un des services du Président du Comité de direction du Service public fédéral (SPF) Affaires étrangères est l'Inspection des postes diplomatiques et consulaires belges. Ce service évalue à intervalles réguliers ou occasionnellement les activités des ambassades et consulats belges. Il vérifie en outre l'adéquation et l'utilisation correcte des moyens matériels et ressources humaines. Il existe par ailleurs un service interne d'audit qui est chargé de le gestion des risques et de la mise en place d'une organisation performante.

L'Inspection comme le service d'audit ont un rôle essentiel à jouer dans l'analyse du fonctionnement et des dysfonctionnements éventuels des ambassades et consulats. Ils peuvent également contribuer à optimiser les services offerts par le SPF Affaires étrangères.

Je souhaiterais dès lors poser les questions suivantes au ministre.

1) De quelle manière l'inspection des postes diplomatiques et consulaires se déroule-t-elle ? Comment procède-t-on à l'évaluation du personnel diplomatique et autre et des moyens utilisés ? Qui effectue les inspections ? Les inspecteurs ont-ils connaissance des principes relatifs aux ressources humaines et à l'utilisation du budget ?

2) Le ministre peut-il me donner un aperçu des inspections réalisées depuis 2005 ? Quels critères utilise-t-on pour sélectionner les postes diplomatiques et consulaires qui seront soumis à une inspection ? Une inspection fait-elle obligatoirement suite à une plainte ou bien est-elle organisée à intervalles réguliers ou sur une base arbitraire ?

3) Les rapports d'inspection depuis 2005 peuvent-ils être mis à disposition ? Quelles conclusions a-t-on déjà tirées de ces inspections ?

4) Quels dysfonctionnements ont-ils été mis au jour ? Les inspections effectuées depuis 2005 ont-elles déjà donné lieu à des mesures disciplinaires internes ou à d'autres mesures judiciaires ?

Réponse reçue le 24 janvier 2012 :

1. L’inspection est conçue comme l’examen général d’un poste sous toutes ses facettes. L’inspection peut durer de quelques jours à une semaine, selon la dimension du poste. Il s’agit principalement d’une évaluation de fond au cours de laquelle le fonctionnement du poste est contrôlé et les méthodes de travail examinées. En outre, le rôle de formation permanente de l’évaluation est important sous forme de pilotage et de conseils.

Une équipe d’inspection est composée habituellement d’un diplomate et d’un consul. Les inspecteurs connaissent les principes de gestion des ressources humaines et budgétaires.

2. Aperçu des inspections depuis 2005

2005 : Rome Quirinal - Rome Saint Siège – Mexico - Amman – Koweït-city - Casablanca (ad hoc) - Ljubljana – Bratislava – Addis Abeba – Dar es Salaam – Paris - Parijs OCDE – Parijs Unesco – Athènes – Lisbonne – Tunis - Berne – Genève - La Paz – Lima – Vienne – Vienne OSCE - Toronto – Ottawa – Montréal – Dakar - Santiago – Buenos Aires – New Delhi – Hanoï (31)

2006 : Le Caire – Tripoli - Barcelone – Palma de Majorque – Hongkong – Mumbai - Bucarest – Ouagadougou - New York NU – New York CG – Washington - Helsinki – Stockholm – Madrid – Santa Cruz de Tenerife - Riyadh – Nicosie – Rabat – Casablanca – Tanger - Zagreb – Belgrade - Kinshasa - Manille – Bangkok (25)

2007 : Alger - Bejing – Seoul – Brasilia – Rio de Janeiro – Sao Paulo - Brussel Belgoeurop – Brussel Cops – Beirouth – Caracas - Paris (ad hoc) - Islamabad – Damas – Los Angeles – Atlanta – Tallinn – Riga – Vilnius (18)

2008 : Lille – Ankara - Teheran – La Valette - Pretoria – Johannesburg – Le Cap – Kampala – Lubumbashi – Londres - Tokyo – Taipeh – Varsovie – Kiev - Budapest - San Jose – Havana - Brazzaville – Strasbourg (19)

2009 : Abidjan – Nairobi - Guangzhou - Shanghai - Bogota – Lima – Quito – Canberra – Sydney – Singapour – Moscou – Praag - Sarajevo – Pristina – Sofia – Istanbul - Astana – La Haye –Vienne – Vienne OSCE– Dublin – Lima (ad hoc) - Luanda – Addis Abeba – Kigali - Luxemburg – Oslo (27)

2010 : Djakarta – Kuala Lumpur – Hanoi – Bratislava – Tel Aviv – Jérusalem - Abu Dhabi – Mumbai – Abuja - Dakar – Genève (11)

2011 : Brussel Belotan – Doha – Koweït-city – Ljubljana – Dar es Salaam – Bangkok – Manille – Mexico – Kingston – Lisbonne – Saint Petersbourg - Bujumbura –Le Caire – Atlanta – Los Angeles – Vilnius – Tallinn – Washington – New York CG – New York NU – Athènes – Nicosie – Marseille – Ouagadougou – Berlin – Cologne (26)

Une inspection de routine a lieu en principe tous les quatre à cinq ans. Elle peut également avoir lieu plus tôt sur base d’autres critères comme l’ouverture récente d’un poste ou le fait qu’il soit dirigé par quelqu’un nommé chef de poste pour la première fois ou encore s’il s’agit d’un poste dont la complexité ou le caractère à risque sont élevés.

Une inspection ad-hoc peut avoir lieu à tout moment. Cela a lieu soit à la demande du poste soit à l’initiative du département si des problèmes graves mettant en péril le bon fonctionnement du poste apparaissent

3. Les rapports d’inspection reçoivent le label “distribution restreinte-données personnelles ». Concrètement cela signifie qu’ils ne sont utilisés qu’à usage interne. Dans chaque rapport, les éléments les plus pénibles (manquements systématiques) sont détaillés et des recommandations sont formulées afin d’améliorer ou d’optimaliser le fonctionnement du poste. Les « best practices » du poste sont également enregistrées et peuvent servir de recommandations pour d’autres postes. Des suggestions peuvent également être formulées à l’égard du Département afin de résoudre certains problèmes. Le comité de direction approuve ou non les suggestions formulées.

4. Si des anomalies sérieuses sont constatées, des mesures sont toujours prises de nature soit administrative soit disciplinaire. Au cours de la période écoulée des ex-ambassadeur à Paris et Vienne ont, entre autres, fait l’objet de telles mesures.