|
|
Elektronische authentieke akte - Stand van Zaken - Scanning -Toegang via internet - Invoering van een testament zonder tussenkomst van een notaris - Vertrouwelijkheid van informatie
officieel document
notaris
elektronisch document
erfenis
| 24/2/2011 | Verzending vraag |
| 19/5/2011 | Antwoord |
Volgens een bericht van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) zou de authentieke akte in elektronische versie vanaf 2012 beschikbaar zijn. In eerste instantie was het de bedoeling dat de burgers gescande akten zouden kunnen raadplegen via de bestaande ad-hocdatabank, die nu enkel door notarissen kan worden geraadpleegd. Daarna, in 2012, zouden ook de zuiver elektronische akten worden ingevoerd en volledig op elektronische drager worden opgesteld. Ze zouden op diezelfde drager aan de partijen worden voorgelegd en door de notaris en de partijen op het scherm worden gelezen, waarna ze door alle partijen zouden worden ondertekend via de eID en een PIN-code (Personal Identification Number - persoonlijk identificatienummer).
Ten slotte zal vanaf maart 2011 een andere nieuwigheid worden ingevoerd waardoor elke burger kan nagaan of hij een testament heeft neergelegd.
Bevestigt u die berichten? Welke stappen zullen moeten worden ondernomen om toegang te krijgen tot de gegevens via internet? Zullen de notarissen altijd verplicht zijn hun cliënten een papieren versie van de authentieke akte mee te geven? Zijn vandaag alle authentieke aktes ingescand? Indien niet, wie zal de scanning op zich nemen en wie zal de kosten dragen? Zal een burger zijn testament in de gegevensbank kunnen invoeren zonder een beroep te moeten doen op een notaris? Welke garanties zijn er voor de vertrouwelijkheid van de informatie?
De wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen voorziet met zijn artikel 19 in de mogelijkheid om een akte in immateriële vorm te verlijden. Deze volledig elektronische authentieke akte is inderdaad een authentieke akte die enkel op elektronische drager bestaat en bijgevolg enkel met een elektronische handtekening kan worden ondertekend. Deze bepaling is nog niet van kracht, aangezien de Koning de uitvoeringsbepalingen ervan nog moet vastleggen.
De technische verwezenlijking van de immateriële authentieke akte zal bovendien pas tegen 2012 mogelijk zijn. Vanwege het grote belang van de authentieke akte in onze samenleving en de rechtszekerheid mag dit project niet lichtzinnig worden opgevat. De invoering van de authentieke akte in immateriële vorm vereist eerst en vooral dat de bewaring, de vertrouwelijkheid en de onvervalsbaarheid ervan op lange termijn worden gewaarborgd. Daarom voorzag de wet van 6 mei 2009 in de oprichting van een Notariële Aktenbank, NABAN genaamd. Deze Notariële Aktenbank kan omschreven worden als de unieke databank die het enige exemplaar van de immateriële akte bevat dat tot de Staat behoort en waarvan de instrumenterende notaris of zijn vervanger, in zijn hoedanigheid van openbaar ambtenaar, de bewaarder is voor de door de organieke wet op het notariaat bepaalde periode, met het oog op het waarborgen van de strikte vertrouwelijkheid van de verrichtingen tussen burgers. NABAN bevat alle oorspronkelijke akten die door de notarissen in elektronisch formaat worden ontvangen. Het is ondenkbaar dat de immateriële akte al wordt ingevoerd voor de oprichting van NABAN.
De wet voorziet er eveneens in dat er naast de immateriële authentieke akte ook immateriële kopieën worden bewaard van de authentieke akten die nog op papier worden verleden, waardoor er een geïntegreerd systeem kan worden ontwikkeld waarin alle notariële akten, ongeacht de drager ervan, in één enkele databank worden opgenomen, en waarbij de burger al zijn akten kan raadplegen. De bedoeling van de wetgever is immers dat de betrokken partijen via NABAN een beveiligde toegang kunnen hebben tot hun eigen notariële akten, meer bepaald via de e-ID-kaart. Deze toegang zal natuurlijk worden beperkt tot akten waarin zij betrokken partij zijn.
Deze mogelijkheid om de immateriële akte of de immateriële kopie van de papieren akte rechtstreeks te raadplegen houdt in dat de betrokken partijen geen kopie meer moeten vragen aan de notaris om toegang te hebben tot de inhoud van hun akte. Natuurlijk is de notaris nog steeds verplicht op hun verzoek een afschrift te verstrekken, zoals dat voordien het geval was.
De notaris is bevoegd voor de overdracht van de akten naar NABAN. Hij staat nu eveneens in voor de bewaring van zijn akten. Wanneer NABAN operationeel is, zijn de notarissen wettelijk verplicht alle akten te scannen met het oog op de overdracht ervan naar NABAN. Momenteel scannen sommige notarissen de notariële akten al voor hun interne organisatie.
Gelet op de strikte vertrouwelijkheid van bepaalde zeer persoonlijke akten werd erin voorzien dat de bewaring in NABAN niet van toepassing is op testamenten, testamentaire herroepingen en contractuele bepalingen. Deze akten zullen dus niet in NABAN worden opgenomen. In dat kader is er het Centraal Register der Testamenten (CRT). Het CRT is een andere databank die volledig losstaat van NABAN, aangezien zij enkel het feit bevat dat een persoon een laatste wilsbeschikking heeft opgesteld evenals de plaats waar die kan worden gevonden. De inhoud van het testament is dus niet in het CRT, noch in een andere databank opgenomen.
Deze databank bestaat al sinds 1977 op basis van de wet van 13 januari 1977 houdende goedkeuring van de Overeenkomst inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten, opgemaakt te Bazel op 16 mei 1972. De wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft deze wet gewijzigd met het oog op de invoering van een nieuwe databank voor huwelijkscontracten. Deze wet wijzigt echter niet de toegang tot het CRT door de burger of door de partijen zelf.
Het Centraal Register der Testamenten beoogt enkel een bekendmaking van de akten die een invloed hebben bij de afwikkeling van de erfenis. Het CRT kan inderdaad pas worden geraadpleegd na het overlijden van de betrokken partij.
Zoals bepaald in de Overeenkomst van Bazel, moet de grootste vertrouwelijkheid worden toegekend aan de gegevens in het CRT, aangezien een testament de meest persoonlijke beschikkingen bevat die absolute vertrouwelijkheid vereisen.
De in het CRT opgenomen gegevens blijven geheim tijdens het leven van de erflater in wiens naam het testament werd geregistreerd. Het CRT is enkel toegankelijk voor de erflater zelf.
Na het overlijden van de erflater kunnen de in het CRT opgenomen gegevens worden geraadpleegd, met andere woorden, het is mogelijk na te gaan of de overledene een testament of een andere laatste wilsbeschikking had opgesteld, na indiening van een document waarin het overlijden van de persoon in kwestie wordt bevestigd.
De registraties in het CRT worden door de notaris uitgevoerd die belast was met de opstelling van de akte of de indiening ervan op zijn kantoor. Deze verplichting berust eveneens bij de Belgische diplomatieke ambtenaren met notariële bevoegdheid die belast werden met de opstelling of de indiening van deze akten. In dat geval worden de registraties gedaan door de diensten van de Federale Overheidsdienst (FOD) Buitenlandse Zaken.
Laatste wilsbeschikkingen kunnen dus niet worden geregistreerd zonder een beroep te doen op een notaris of een Belgische diplomatieke ambtenaar, wat een waarborg is voor de kwaliteit van de gegevens. De kosten voor registratie in het CRT zijn dezelfde, ongeacht wie tussenkomt bij de registratie.