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Question écrite n° 5-10823

de Nele Lijnen (Open Vld) du 10 janvier 2014

au secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité, adjoint à la ministre de l'Intérieur et de l'Égalité des Chances, et secrétaire d'État aux Réformes institutionnelles, adjoint au premier ministre

Services publics fédéraux - Travail à domicile - Télétravail - Évolution - Facilités - Sécurisation

ministère
travail à domicile
travail à distance
téléphone mobile
protection des données
espionnage
criminalité informatique
vidéocommunication
statistique officielle
communication mobile

Chronologie

10/1/2014 Envoi question
14/3/2014 Rappel
16/4/2014 Réponse

Aussi posée à : question écrite 5-10810
Aussi posée à : question écrite 5-10811
Aussi posée à : question écrite 5-10812
Aussi posée à : question écrite 5-10813
Aussi posée à : question écrite 5-10814
Aussi posée à : question écrite 5-10815
Aussi posée à : question écrite 5-10816
Aussi posée à : question écrite 5-10817
Aussi posée à : question écrite 5-10818
Aussi posée à : question écrite 5-10819
Aussi posée à : question écrite 5-10820
Aussi posée à : question écrite 5-10821
Aussi posée à : question écrite 5-10822
Aussi posée à : question écrite 5-10824
Aussi posée à : question écrite 5-10825
Aussi posée à : question écrite 5-10826
Aussi posée à : question écrite 5-10827
Aussi posée à : question écrite 5-10828

Question n° 5-10823 du 10 janvier 2014 : (Question posée en néerlandais)

Par le passé, j'ai déjà posé une série de questions sur le travail à domicile au sein des services publics fédéraux (SPF). Je répète la plupart des questions afin de pouvoir suivre l'évolution. Je souhaiterais en outre attirer l'attention sur un certain nombre d'éléments. Le secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité a indiqué (question écrite 5-8153) que : « Les employés des « shared services » en général et mes services à la Chancellerie en particulier disposent d’une connexion Virtual Private Network (VPN) pour travailler à domicile. Cela signifie qu’ils ont accès à leurs données électroniques de manière sécurisée, comme s’ils se trouvaient sur leur lieu de travail. VPN est un outil d’échanges de données plus sécurisé que Cloud Computing, car avec ce dernier l’administration n’a aucune idée de l’endroit où les données sont réellement conservées. De plus, le Patriot Act qui a été adopté récemment par les États-Unis d’Amérique, n’est pas de nature à atténuer les inquiétudes des États belge et européens en matière de sécurité des données électroniques. ». Je précise que je fais une distinction entre le travail à domicile et le télétravail occasionnel et structurel (par exemple, un jour par semaine).

Je souhaiterais poser les questions suivantes :

1) Pour les cinq dernières années, combien de travailleurs de tous les services et organisations relevant de votre compétence :

a) travaillent à domicile de façon occasionnelle ?

b) travaillent à domicile de façon structurelle ?

Pouvez-vous me communiquer ces données en chiffres absolus et en pourcentages, avec une ventilation annuelle, et m'indiquer également le nombre total de personnes travaillant dans vos SPF/SPP/... ?

2) Le travail à domicile est-il encouragé auprès de vos collaborateurs ? Pourquoi/pourquoi pas ?

3) Le travail à domicile représente-t-il une économie pour vos services ? Disposez-vous de chiffres à ce sujet ? Avez-vous fait réaliser des études en la matière ? Dans l'affirmative, quel en était le résultat ? Dans la négative, jugez-vous utile une telle étude et la ferez-vous réaliser ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

4) Des initiatives ont-elles déjà été prises dans vos services pour promouvoir le travail à domicile ? Dans l'affirmative, pouvez-vous expliquer votre réponse ? Dans la négative, pourquoi ?

5) Comptez-vous prendre à l'avenir des initiatives à ce sujet ? Pourquoi/pourquoi pas ?

6) Quels services facilitant la communication sont-ils présents ? Peut-on tenir des vidéoconférences ? Le cloud sharing est-il possible et de quelle manière ?

7) Partagez-vous l'inquiétude du secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité, eu égard aux nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage ? Considérez-vous vos services comme une cible potentielle pour de telles actions ?

8) À la suite des nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage, avez-vous amélioré la sécurisation des données de vos SPF (par exemple, par rapport au cloud sharing) ? De quelle manière ?

9) Avez-vous également pris des mesures supplémentaires en ce qui concerne la sécurisation des télétravailleurs ? Dans l'affirmative, comment ? Dans la négative, cela ne vous paraît-il pas nécessaire ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

10) Les GSM ou d'autres appareils mobiles sont pratiques en cas de télétravail. Pouvez-vous indiquer, pour 2013, en chiffres absolus :

a) combien de travailleurs ont reçu un GSM/smartphone ;

b) combien ont reçu un ordinateur portable ;

c) combien ont reçu un autre appareil mobile.

11) Lorsque le télétravail a été proposé et développé, vos services ont-ils obtenu des avantages en comparaison avec d'autres SPF  ? Dans l'affirmative, quels sont selon vous les points forts de vos services à cet égard ?

12) Quelles possibilités d'amélioration du télétravail entrevoyez-vous encore ?

13) Pour le reste, remarquez-vous encore des tendances ou des évolutions en cette matière dans vos services, y compris par rapport à d'autres services publics ?

Réponse reçue le 16 avril 2014 :

En ce qui concerne le SPF Mobilité:

1) a)  Nombre de collaborateurs prestant en travail à domicile occasionnel pour les deux dernières années, l’application informatique de gestion du temps ne permettant pas de conserver les données au-delà du 01/01/12 :

2012 – 289 (23%)

2013 – 312 (24%)

b)  Nombre de télétravailleurs réguliers par rapport au nombre total de collaborateurs au sein du département, déduit du nombre de contrôleurs/inspecteurs ayant leur résidence administrative à domicile, exclus par arrêté royal du télétravail :

2009 – 32 sur 1062 (3%)

2010 – 56 sur 1113 (5%)

2011 – 76 sur 1137 (6,7%)

2012 – 101 sur 1141 (8,85%)

2013 – 173 sur 1186 (14,6%)

2)  Le travail à domicile et le télétravail régulier sont encouragés depuis 2008, avec le lancement du projet global « Travail alternatif » visant à introduire des méthodes de prestation alternatives associées à des mesures pointant l’amélioration du bien-être et de la santé des membres du personnel, dans un esprit de mobilité durable, par exemple en encourageant l’utilisation de bureaux satellites.

Dans le cadre du projet Mobi4U (projet résolument tourné vers l’optimalisation d’un climat de travail agréable au sein de l’organisation, couplé à un travail encourageant les collaborateurs à l’orientation résultats et davantage de responsabilisation) lancé début mars 2013 sur les nouveaux modes de travail, l’implémentation du télétravail régulier s’est poursuivie, notamment en sortant de la phase-pilote et en le proposant à l’ensemble du département.

3) Dans le cadre du projet Mobi4U sur les nouveaux modes de travail, une réorganisation spatiale est en cours, avec un réaménagement des étages du siège principal. Cette réorganisation permet d’intégrer le personnel sis Gare du Nord, et de cesser la location desdits locaux. Cette réorganisation a pu être possible, notamment grâce au télétravail. En outre, le SPF Mobilité et Transports s’est engagé sur la voie du développement durable depuis plusieurs années et est enregistré EMAS depuis 2007. Le 2 décembre 2013, le Comité de direction a signé une charte de politique environnementale, s’engageant, davantage encore, à réduire la consommation de papier, à maîtriser la consommation d’eau et d’énergie, à optimaliser le taux d’occupation de ses bâtiments et à éviter les déplacements inutiles, notamment en tenant compte des nouveaux modes de travail.

4) Le travail à domicile est toujours encouragé auprès des collaborateurs pour répondre, par exemple et entre autres, aux difficultés ponctuelles rencontrées par certains pour se rendre sur leur lieu de travail (en cas de grève notamment).

Depuis 2008, le télétravail régulier a toujours été encouragé auprès des responsables dont les services se prêtent à cette forme de travail alternatif, entre autres par le biais de séances d’information et d’un accompagnement spécifique qui leur est proposé.

5) Avec l’introduction de Mobi4U et des nouveaux modes de travail, notre SPF souhaite se montrer plus ambitieux encore en matière de travail alternatif, notamment en maximalisant l’accessibilité au télétravail au plus grand nombre. Un plan d’action, dans ce sens, est en cours de rédaction pour 2014-2015.

6) À ce jour, nous ne proposons, outre la téléphonie évidemment, que des fonctionnalités d’e-mail et de chat. Nous attendons l’initiative d’UCC (Unified Communications and Collaboration) pour déterminer de quelle manière nous allons offrir plus de fonctionnalités, comme la vidéoconférence. Le cloud sharing n’est actuellement pas prévu.

7) Nous partageons bien sûr l’inquiétude du Secrétaire d’état à l’Environnement, à l’Energie et à la Mobilité. La  mesure dans laquelle le SPF Mobilité et Transports est une cible potentielle est évidemment difficile à déterminer. Nous soupçonnons toutefois qu’il doit y avoir des cibles bien plus « lucratives ».

8) Nos mesures sont basées sur la norme ISO 27002. Cet ensemble de mesures a pour but d’assurer la sécurité des données. Par ailleurs, nous essayons de détecter les comportements déviants dans le réseau pour repérer d’éventuelles attaques non encore identifiées. Toutes les données sont actuellement stockées dans notre propre data center.

9)Cette année, une nouvelle plateforme de travail à domicile et de travail à localisation flexible, basée sur Windows 8, DA (Direct Access) en PKI (Public Key Infrastructure), sera déployée. La strong authentication sera basée sur l’e-ID.

10) 100% des télétravailleurs reçoivent un gsm professionnel et un laptop (en lieu et place de leur desktop). Pour l’année 2013 ont été fournis :

a)  47 gsm

b)  43 laptops

c)  Autre appareil mobile : 0

11) Avec la généralisation du télétravail à l’ensemble du département en juin 2013, le SPF Mobilité et Transports souhaite continuer d’accroître son attractivité en tant qu’employeur. D’autant plus grâce au projet Mobi4U sur les nouveaux modes de travail, couplant climat de travail agréable, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle et travail encourageant les collaborateurs à l’orientation résultats et à davantage de responsabilisation.

12) Un plan d’action concernant le télétravail est en cours de rédaction pour 2014-2015 bâti autour de 4 axes : maximaliser l’accessibilité au télétravail, revoir la réglementation interne, simplifier la procédure administrative et offrir supports et accompagnement sur mesure, notamment par le biais de workshops thématiques ou d’outils de support pratiques destinés aux chefs et à leurs équipes pour une gestion autonome du télétravail.

13) La volonté de concilier au mieux vie privée et vie professionnelle est en croissance continue, comme l’indique le nombre de télétravailleurs, sans cesse en augmentation d’une année à l’autre. Suivant cette tendance, et dans le cadre du projet Mobi4U, le SPF Mobilité et Transports entend continuer à encourager travail à domicile, télétravail régulier, et utilisation des bureaux satellites, avec une offre de bureaux étendue dès le mois de février 2014.

Pour ce qui concerne le SPF Santé Publique et Environnement:

1a)

Chiffres absolus /
Absolute cijfers

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Travail à domicile de façon occasionnelle/ Occasioneel thuiswerken

0

0

0

0

49

172

Travail à domicile de façon structurelle/ Structureel thuiswerken

87

168

182

193

583

546


1b)

% de l'effectif total /
% van personeelsbestand

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Effectif au 31 décembre/ personeelsbestand op 31 december

1322

1352

1366

1330

1241

1191

% travail à domicile de façon occasionnelle/ Occasioneel thuiswerken

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

3,95%

14,44%

% travail à domicile de façon structurelle/ Structureel thuiswerken

6,58%

12,43%

13,32%

14,51%

46,98%

45,84%

Remarque : Ces  chiffres ne concernent que les membres du personnel du SPF Santé publique et en aucun cas les membres du personnel des institutions scientifiques.

2) Nous souhaitons, dans la mesure du possible, permettre à nos membres du personnel de faire du télétravail, à condition que le contenu de leur fonction, le fonctionnement de leur service, leurs compétences personnelles ainsi que leur attitude le permettent. De fait, nous sommes d’avis que le télétravail correspond à notre philosophie du « travail orienté résultats » à laquelle nous aspirons au sein de notre organisation.  Le télétravail offre également la possibilité de trouver un meilleur équilibre entre vie privée/professionnelle.

3) Nous n’avons pas mener d’études visant à déterminer l’impact budgétaire ou les opportunités liés à l’instauration du télétravail. Nous travaillons actuellement sur un projet pilote, « New world of work », qui vise à étendre aussi au bureau la notion de « travailler indépendamment du lieu et du temps ».  Concrètement, l’objectif consiste à utiliser l’espace disponible plus intelligemment. Etant donné qu’une grande partie du personnel télétravaille, il n’est pas nécessaire de prévoir un bureau fixe pour chaque personne. Au lieu de cela, nous travaillons avec le système du « flex office ». Nous sommes ainsi à même d’économiser l’espace. Cette espace libéré est en partie utilisé pour réaliser des économies, mais aussi pour accroître la qualité de l’environnement de travail, en  l’équipant d’espaces de silence et de parloirs supplémentaires. Ainsi, on compense les désavantages du travail en paysager. Nous avons l’intention d’effectuer une évaluation au terme de ce projet pilote pour, peut-être, l’étendre davantage par la suite.

4) Oui, notre organisation a entamé le déploiement du télétravail de manière progressive en 2008. Dans un premier temps, seuls quelques membres du personnel de chaque direction générale ont pu  télétravailler. Ensuite, nous avons mis sur pied un projet pilote pour étendre le télétravail aux services dans lesquels les fonctions s’y prêtaient le plus et où il y avait le plus d’enthousiasme. Par la suite, nous avons progressivement déployé le télétravail dans toute l’organisation. A cet effet, nous avons mené une campagne de communication comprenant : des séances d’information, un guide sur le télétravail, une page intranet avec des FAQ, un concours photo, logo et affiche. Le projet télétravail est achevé depuis 2013 et est devenu un processus à part entière chez nous.   

5) Pas applicable

6) Les télétravailleurs disposent d’un système de Voice Over IP (Avaya) sur leur pc, leur permettant de téléphoner et d’être appelé sur leur numéro de bureau fixe et ce, via internet. A côté de cela, il existe le système Lync, permettant d’envoyer des messages brefs , de partager des fichiers, de téléphoner et de mener des télé/vidéoconférences.

En outre, on encourage l’utilisation du site SharePoint pour partager l’information.

Il est possible de mener une vidéoconférence via les logiciels Lync, Webex et Skype.

Les utilisateurs peuvent partager des documents dans le cloud via Dropbox, Yousendit, Onedrive et Google Drive.

7) Ces messages sont suivis par les différents services et surtout par le Security Office.  Les incidents sont signalés. Le monitoring des systèmes a été et est toujours adapté là où c’est nécessaire et possible. Au sein de notre SPF, certains sujets doivent en effet être plus sécurisés que d’autres.

8) Cf. question et réponse du point 7. On accorde plus d’attention au monitoring.

9) Jusqu’à présent, aucune mesure supplémentaire n’a été prise pour les télétravailleurs. Le groupe de collaborateurs ayant accès à des informations sensibles ou travaillant avec disposent d’outils cryptés qu’ils sont tenus d’utiliser.

10) En 2013, 420 utilisateurs ont reçu un pc portable. Cinquante utilisateurs emploient un Ipad fourni par le SPF.

Notre SPF a instauré une nouvelle politique depuis le 01/07/2013 concernant l’octroi de téléphones portables et/ou de smartphones. En fonction des besoins liés à sa fonction, chaque membre du personnel se voit attribuer un profil « équipement », auquel est lié un équipement bien précis. Notre SPF ne met plus de téléphones portables ou de smartphones à disposition de quelque personne que ce soit mais octroie pour des profils spécifiques un montant forfaitaire que le membre du personnel utilise dans le cadre de son travail. Les télétravailleurs ne reçoivent pas de forfait pour un téléphone portable ou un smartphone étant donné qu’ils peuvent parfaitement communiquer avec leur portable via le système Avaya décrit ci-dessus.  Ils reçoivent un pc portable, un casque et un forfait mensuel de 25 euros comme contribution pour l’abonnement internet à domicile.

11) Comme indiqué ci-dessus, nos télétravailleurs sont équipés d’un pc portable, d’un casque et reçoivent un forfait mensuel de 25 euros comme contribution pour l’abonnement internet à domicile. Ce forfait mensuel est une manière de travailler claire, transparente et simple d’un point de vue administratif.

12) Nous menons nous-même un suivi de l’efficacité du télétravail. Dans notre enquête de satisfaction effectuée en octobre 2013, nous avons posé la question suivante à nos membres du personnel : « Au sein de mon équipe, la collaboration « à distance » (par ex : télétravail) est-elle professionnelle et efficace ? ». Au total, 68% des membres du personnel de notre SPF ont participé à l’enquête. Il en ressort que :

- 36,4% sont parfaitement d’accord

- 49,1% sont plutôt d’accord

- 10,4% ne sont pas vraiment d’accord

- 4,1% ne sont pas du tout d’accord

Grâce à la question ouverte, nos membres du personnel ont eu l’occasion d’émettre des suggestions. Certaines de ces suggestions avaient trait au télétravail. Nous constatons à cet égard que certains membres du personnel souhaiteraient que la mise en place du télétravail ainsi que le nombre de jours par semaine autorisés pour télétravailler soient définis par la hiérarchie et soient pareils pour tous. Néanmoins, nous estimons que ce n’est pas souhaitable, étant donné que nous sommes une grande organisation avec différentes fonctions et services. Nous suivons donc le cadre réglementaire et nous nous en remettons au dirigeant pour l’appliquer. Il est essentiel que les dirigeants motivent suffisamment leurs choix à cet égard auprès de leurs collaborateurs.

13) Notre SPF ainsi que d’autres organisations ont pris part au projet Optified « Out of office » qui offre la possibilité de travailler en bureaux satellites dans les provinces, ce qui représente une autre forme de « travail indépendamment du lieu et du temps ». 

Pour ce qui concerne le SPF Economie :

En ce qui concerne le SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie, je renvoie l’honorable membre vers la réponse apportée par mon collègue, le ministre de l’Economie, des Consommateurs et de la Mer du Nord, à la question n° 5-10813.