Schriftelijke vraag nr. 5-10247

van Bert Anciaux (sp.a) d.d. 28 oktober 2013

aan de vice-eersteminister en minister van Binnenlandse Zaken en Gelijke Kansen

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken - Ambtenaren - Onterechte premies - Interne controle - Rekenhof - Overzicht - Maatregelen

Rekenhof (België)
ziekentransport
loonpremie
militair personeel
ministerie
ambtenaar

Chronologie

Vraag nr. 5-10247 d.d. 28 oktober 2013 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

De media berichtten dat het Rekenhof de Federale Overheidsdienst (FOD) Binnenlandse Zaken terechtwijst omdat er regelmatig premies worden toegekend aan ambtenaren die daar geen recht op hebben. Ook zou de interne controle daarop helemaal spaak lopen. Het gaat specifiek over onder andere hulpverleners-ambulanciers die deze premies zouden ontvangen ondanks een daartoe ontoereikend of vervallen attest. Ook zou een aantal militairen, tewerkgesteld bij de FOD, meer verdienen dan bij landsverdediging en toch nog de militaire premies ontvangen.

Hierover de volgende vragen.

1) Bevestigt de geachte minister het verdict van het Rekenhof dat bij de FOD Binnenlandse Zaken wanpraktijken heersen in verband met het onterecht en ongerechtvaardigd uitkeren van specifieke premies, onder andere voor hulpverleners-ambulanciers en gedetacheerde militairen en tevens dat de interne controle daarop niet naar behoren functioneert?

2) Kan zij gedetailleerd aangeven (a) over hoeveel premies het gaat; (b) voor welke ambtenaren zij bestemd zijn;(c) voor welk totaalbedrag, jaarlijks sinds 2008 tot/met 2012?

3) Hoe zal zij deze foute praktijken rechtzetten? Zal de minister onterecht uitgekeerde premies terugvorderen? Zo ja, welke en voor welk totaalbedrag? Zo niet, waarom niet?

4) Hoe zal de geachte minister ervoor zorgen dat deze foute praktijken in de toekomst niet meer voorkomen? Hoe verklaart zij de falende interne controle hierbij?

5) Zullen de betrokken leidende ambtenaren voor deze ernstige beroepsfouten aansprakelijk worden gesteld? Zal de geachte minister hieromtrent bestraffend optreden, zo ja in welke mate; zo niet, waarom niet?

Antwoord ontvangen op 10 december 2013 :

Het geachte lid vindt hieronder het antwoord op haar vraag. 

1) Er dient eerst en vooral opgemerkt te worden dat het eindverslag van het Rekenhof aanzienlijk genuanceerder is dan de persartikels die recentelijk verschenen zijn. 

Het Rekenhof heeft immers geen enkele belangrijke disfunctionering opgemerkt en de vastgestelde fouten zijn voornamelijk punctuele fouten op meer dan 100 000 betalingen die jaarlijks uitgevoerd worden voor rekening van de Federale Overheidsdienst (FOD) Binnenlandse Zaken. 

Wat het gebrek aan kennis van de FOD Binnenlandse Zaken in verband met de regel van de schorsing van het storten van toelagen tijdens afwezigheidsperiodes van meer dan 30 werkdagen betreft, dient eveneens gepreciseerd te worden dat het begrip “werkdag” tot interpretatiemoeilijkheden kan leiden, in het bijzonder voor het personeel van de FOD Binnenlandse Zaken dat tewerkgesteld is in continudienst (calltakers, leden van de civiele bescherming en van het crisiscentrum, veiligheidspersoneel in de gesloten centra). De partners bevoegd voor deze materie werden hier enige tijd terug over bevraagd.  

Daarnaast blijkt, na het lezen van de conclusies van het Rekenhof, dat het Rekenhof en de FOD Binnenlandse zaken bepaalde reglementeringen op een verschillende manier interpreteren. De desbetreffende teksten zullen onderzocht worden om na te gaan of hun aanpassing noodzakelijk is.  

Bovendien wens ik te benadrukken dat meerdere opmerkingen van het Rekenhof betrekking hebben op reglementeringen die niet door de FOD Binnenlandse Zaken werden opgesteld (bijvoorbeeld de reglementering betreffende de toekenning van de taalpremies, de reglementering betreffende het gebruik van een privévoertuig voor het woon-werkverkeer, of nog de reglementering met betrekking tot de premie toegekend aan de militairen). De naleving of niet-naleving van de voorwaarden tot toekenning van een toelage is echter vaak een kwestie van interpretatie van de reglementering. Het behoort echter niet tot de bevoegdheid van de FOD Binnenlandse Zaken om de desbetreffende reglementeringen te verduidelijken.   

Vervolgens vloeit de onrechtmatige storting van bepaalde toelagen aan de personeelsleden van de FOD Binnenlandse Zaken, in tegenstelling tot wat de vraag van het Geachte Lid laat verstaan, niet voort uit een misbruik, maar uit een onopzettelijke fout die grotendeels te wijten is aan de complexiteit van de samenstelling van de FOD Binnenlandse Zaken. 

De FOD Binnenlandse Zaken telt immers ongeveer 5.500 medewerkers waarvan:

• een derde een operationele functie heeft (leden van de civiele bescherming, calltakers, veiligheidspersoneel in de gesloten centra, enz.); voor deze personeelsleden werd een specifiek geldelijk systeem uitgewerkt, aangepast aan de aard van hun functie; deze personeelsleden zijn bovendien niet onderworpen aan een administratief uurrooster, maar aan een specifiek uurrooster, dat zelf aanzienlijk kan variëren van de ene operationele functie tot de andere;

• bijna de helft niet in Brussel werkt;

• meer dan 10 % een hiërarchische chef heeft die geen personeelslid is van de FOD Binnenlandse Zaken, wat de overdracht van informatie betreffende bijvoorbeeld de afwezigheden van lange duur, bemoeilijkt. 

Bovendien is uit een vergelijkende analyse van de werklast binnen de verschillende stafdiensten P&O gebleken dat het aantal dossiers die beheerd worden per voltijds equivalent ongeveer 2 keer zo groot is bij de FOD Binnenlandse Zaken als in de andere departementen, hetzij +- 215 dossiers bij de FOD Binnenlandse Zaken tegen 110 à 120 dossiers gemiddeld in de andere stafdiensten P&O.  

Sterker nog, er bestaat praktisch geen automatisering van de werkprocessen, waardoor de grote meerderheid van de verrichtingen manueel uitgevoerd worden, en het risico op fouten dus nog groter wordt. De FOD Binnenlandse Zaken streeft naar een oplossing voor deze moeilijkheid, binnen de grenzen van zijn beschikbare middelen. 

Ten slotte dient er opgemerkt te worden dat de FOD Binnenlandse Zaken het enige departement is waarbinnen een audit van het Rekenhof uitgevoerd werd inzake toelagen en vergoedingen. De FOD Binnenlandse Zaken heeft actief meegewerkt aan deze audit. Hij heeft aan het Hof alle documenten en informatiegegevens bezorgd die noodzakelijk waren voor de uitvoering van de controle, evenals alle nuttige inlichtingen en dit in alle openheid. 

Uit de resultaten van de door het Rekenhof uitgevoerde audit blijkt dat de interne controle die van kracht is binnen de FOD Binnenlandse Zaken, verbeterd kan worden. 

Deze interne controle bestaat hoofdzakelijk uit een controle ex post van de dossiers, gevolgd door een systematische terugvordering van de onrechtmatig gestorte toelagen telkens een fout vastgesteld wordt. Deze interne controle volgt een cyclus van maximum 5 jaar.  

Er dient dus benadrukt te worden dat de door het Rekenhof vastgestelde fouten ook door de FOD Binnenlandse Zaken vastgesteld zouden worden, na afloop van de controle ex post van de betrokken dossiers. 

Dit verduidelijkt zijnde, hebben de resultaten van de door het Rekenhof uitgevoerde audit  mogelijk gemaakt om bepaalde zwakke punten in het controleproces dat van kracht was bij de FOD Binnenlandse Zaken te identificeren en de methodes voor het detecteren van eventuele oorzaken van fouten nog te versterken. 

De door het Hof aangehaalde problemen werden onderzocht, de interne controle werd verbeterd en de cyclus van de kwaliteitscontrole werd ingekort. 

Zo werden er trouwens controlemaatregelen ex ante van de dossiers ingesteld. 

Voor wat de premie toegekend aan de hulpverleners-ambulanciers betreft, verwijs ik het geachte lid naar het antwoord gegeven op vraag 3 hieronder. 

2) Het Rekenhof heeft 33 types toelagen onderzocht, waarvan er 11 geen aanleiding hebben gegeven tot enige opmerking van het Hof en 11 anderen enkel aanleiding hebben gegeven tot aanbevelingen. Voor de 11 laatste types toelagen, werden er slechts enkele geïsoleerde fouten vastgesteld.  

De door het Rekenhof uitgevoerde audit had enkel betrekking op de toelagen die aan de personeelsleden van de FOD Binnenlandse Zaken gestort werden in 2011. Voor de jaren 2008 tot 2010 en het jaar 2012 zijn er derhalve geen cijfergegevens beschikbaar. 

Voor het jaar 2011 zijn de cijfers als volgt: 

Het blijkt dat het bedrag van de verkeerdelijk gestorte toelagen +- 0.65% bedraagt van het globale bedrag van de door de FOD Binnenlandse Zaken gestorte toelagen aan zijn personeelsleden in 2011 en minder dan 0.03% van de totale personeelsuitgaven, die gemiddeld 250 miljoen euro per jaar bedragen.  

3) De FOD Binnenlandse Zaken heeft akte genomen van de conclusies van het Rekenhof en heeft reeds een aantal verbeteringsmaatregelen genomen, waaronder: 

1.    de versterking van de maatregelen inzake interne controle, met name door de aanwending van controlemaatregelen ex ante van de dossiers, door een inkorting van de controlecyclus van de dossiers en door een systematisch onderscheid tussen de functie van dossierbeheerder en die van kwaliteitscontroleur, waardoor onder andere een gestructureerde controle mogelijk is van de schorsing van het storten van de toelagen en vergoedingen in geval van langdurige afwezigheid (in 2012 heeft men 112 langdurige afwezigheden genoteerd); 

2.    de instelling van maatregelen om de informatie-uitwisseling tussen de Stafdienst P&O en de verschillende algemene directies van de FOD Binnenlandse Zaken te verbeteren, met name inzake afwezigheden van lange duur, om de werkprocessen te optimaliseren en de oorzaken van fouten te beperken; één van die maatregelen is de grondige reorganisatie van de cel van de Stafdienst P&O die belast is met het beheer van de personeelsdossiers, met inbegrip van:

• de inventarisatie, de analyse en de vereenvoudiging van de werk- en communicatieprocessen;

• de aanwending van een methode inzake beheer van de dossiers per algemene directie en niet meer per behandelde materie (verloven, wedde, vergoedingen, arbeidsongevallen, pensioenen, …), met als gevolg een betere kennis door de dossierbeheerders van de toelagen en vergoedingen die eigen zijn aan de betrokken algemene directie, evenals een betere follow-up van de verschillende verloven;  

3.    de automatisering van de werkprocessen, binnen de grenzen van de beschikbare middelen, en het meer systematisch beroep doen op de software SharePoint die onder andere het beheer van inhoud mogelijk maakt, het elektronisch beheer van documenten of nog de creatie van elektronische formulieren;  

4.    de voortzetting van een strikte controle van de naleving van de voorwaarden tot toekenning van de verschillende toelagen en vergoedingen en van de verantwoordingsstukken; 

5.    de verhoogde controle op de naleving van de voorwaarden tot toekenning van de toelagen en vergoedingen die toegekend worden door de gedecentraliseerde diensten door een meer systematische controle van de verantwoordingsstukken (vb. De toelage voor gaspakdrager of de toelage voor hulpverleners-ambulanciers); 

6.    het opnieuw onderzoeken van een bepaald aantal toelagen en vergoedingen die in het verleden toegekend werden teneinde de naleving van hun toekenningsvoorwaarden na te gaan (bijvoorbeeld de voorwaarden voor de toekenning van de toelage voor hulpverleners-ambulanciers of de toelage voor de uitoefening van hogere functies);  

7.    in voorkomend geval, de schorsing en de terugvordering van alle ten onrechte toegekende toelagen gedurende de laatste vijf jaar. Het bedrag van deze terugvordering is nog niet gekend. Het zal afhangen van de fouten die vastgesteld zullen worden tijdens de controle ex post van de dossiers; 

8.    de blokkering van bepaalde toelagen en vergoedingen in afwachting van een opheffing of een actualisering van de desbetreffende reglementaire bepalingen bij koninklijk of ministerieel besluit (vb. de toelage toegekend aan de medewerkers van de provinciale gouvernementen).  

De FOD Binnenlandse Zaken heeft eveneens akte genomen van de door het Rekenhof geformuleerde opmerking volgens welk de dossiers tot toekenning van de vergoedingen regelmatig onvolledig zijn. 

In dat opzicht dient er gepreciseerd te worden dat in toepassing van de principes van goed bestuur en van de openbaarheid van bestuur, alle voorbereidende documenten waarin de volledige context van de toekenning van de toelagen en vergoedingen teruggevonden kan worden, uiteraard bijgehouden worden. Er dient evenwel benadrukt te worden dat, met het oog op de duurzame ontwikkeling, talrijke verantwoordingsstukken enkel elektronisch bijgehouden worden en dat om redenen van interne organisatie, de voorbereidende documenten op papier niet in de personeelsdossiers zelf zitten, waarin enkel de eindbeslissingen opgenomen worden.  

Dit gepreciseerd zijnde, werd tijdens de analyse en de vereenvoudiging van de werkprocessen die gerealiseerd werden in het kader van de reorganisatie van de cel van de Stafdienst P1O die belast is met het beheer van de personeelsdossiers, de nadruk gelegd op het belang van een correcte klassering van de voorbereidende documenten en verantwoordingsstukken. 

4) Ik verwijs het geachte lid naar het antwoord dat gegeven werd op vraag 3 hierboven, wetende dat, ondanks de aangewende verbeteringsmaatregelen, punctuele fouten nooit volledig uitgesloten zullen kunnen worden. 

Ik ben trouwens niet van mening dat de interne controle die van kracht is bij de FOD Binnenlandse Zaken gefaald heeft, gezien het beperkt aantal vastgestelde fouten ten opzichte van het totaal aantal betalingen die jaarlijks uitgevoerd worden voor rekening van de FOD Binnenlandse Zaken. 

Ik heb evenwel goed nota genomen van de inzet van mijn administratie om haar interne controle nog te versterken door de instelling van een systematische controle ex ante van de processen en door een inkorting van de cyclus van de kwaliteitscontrole.  

5) Zoals reeds gepreciseerd, werd geen enkele belangrijke disfunctionering opgemerkt door het Rekenhof en zijn de vastgestelde fouten voornamelijk punctuele fouten op meer dan 100.000 betalingen die jaarlijks uitgevoerd worden voor rekening van de FOD Binnenlandse Zaken. 

Bovendien vloeit de onrechtmatige storting van bepaalde toelagen aan de personeelsleden van de FOD Binnenlandse Zaken niet voort uit een misbruik of uit een zware beroepsfout, maar uit een onopzettelijke fout die grotendeels te wijten is aan de complexiteit van de samenstelling van de FOD Binnenlandse Zaken, aan het enorme aantal dossiers die beheerd worden per voltijds equivalent binnen de Stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken (ongeveer 2 keer zo veel als in de andere departementen) of nog aan het quasi totaal ontbreken van automatisering van de werkprocessen. 

Hieruit vloeit voort dat de fouten waar de aandacht op gevestigd werd in het verslag van het Rekenhof, niet van dien aard zijn dat zij de aansprakelijkheid van de betrokken leidende ambtenaren inroepen. Er wordt derhalve geen sanctie voorzien.  

Er werden reeds verbeteringmaatregelen getroffen en er zullen er nog genomen worden teneinde het risico op fouten zo veel mogelijk te beperken.