|
|
Federale boekhouding - Fedcom - Programmering - Onvolkomenheden - Maatregelen
boekhoudkundige afschrijving
boekhoudsysteem
administratieve hervorming
overheidsboekhouding
ministerie
openbare aanbesteding
overheidsopdrachten
| 1/2/2010 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 4/3/2010) |
| 9/3/2010 | Antwoord |
Het Fedcom-project moderniseert de federale boekhouding. Naast de begrotingsboekhouding zal de toepassing ook een algemene boekhouding en een analytische boekhouding leveren. Tussen 2009 en 2011 moeten stelselmatig alle federale overheidsdiensten (FOD), programmatorische federale overheidsdiensten (POD) en de federale politie in het systeem opgenomen worden. Met het oog op het opstellen van de balans zullen nieuwe toepassingen worden ontwikkeld waarmee elk departement per activaklasse een beginwaarde kan invoeren voor de activa verworven voordat de module in gebruik werd genomen of de gegevens over die activa uit de fysieke inventarissen in de module kan overladen via een interface. De waardering van de activa blijft echter hoofdzakelijk beperkt tot de registratie van de aanschaffingswaarde. Afschrijvingen en andere, bijzondere vermogensverrichtingen kunnen echter nog niet geprogrammeerd worden, hoewel daaarin nochtans is voorzien in het ontwerp van koninklijk besluit tot vaststelling van het boekhoudplan. Dit hypothekeert een efficiënte werking van Fedcom.
1. Kan het geplande tijdschema voor de invoering van Fedcom aangehouden worden? Zo nee, hoeveel vertraging is er dan ontstaan?
2. Welke maatregelen heeft de geachte minister reeds genomen om het probleem van de afschrijvingen en de bijzondere vermogensverrichtingen te laten oplossen? Wanneer zullen deze aanpassingen operationeel worden?
1. Het oorspronkelijke contract met de leverancier, zoals gegund met de beslissing van de ministerraad van 12 januari 2007 omvatte geen volledige algemene boekhouding zoals deze waarvan sprake in de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat. Op 25 juli 2008 keurde de ministerraad het voorstel goed van de eerste minister en de staatssecretaris voor Begroting toegevoegd aan de eerste minister om de scope van het FEDCOM-project te wijzigen en zo de volledige uitvoering van de wet van 22 mei 2003 mogelijk te maken. Deze goedkeuring hield ook de uitbreiding van de oorspronkelijke uitrolkalender met één kalenderjaar.
Deze beslissing plant de uitrolperiode van FEDCOM, inclusief de volledige algemene boekhouding, tussen 1 januari 2009 en 31 december 2011 wat overeenstemt met de periode zoals vermeld in de vraag. Dit brengt met zich dat voor de instellingen die in FEDCOM geïntegreerd worden1 een eerste jaarrekening kan worden opgesteld voor het jaar 2012, met publicatie in 2013. Voor de boekjaren tussen 2009 en 2012 zullen de rekeningen uit systemen komen die volgens verschillende boekhoudstandaarden werken en zullen de cijfers met betrekking tot de vermogensverrichtingen niet volledig zijn.
Tot heden is dus geen vertraging ontstaan met betrekking tot de datum van publicatie van de eerste jaarrekening op grond van de volledige algemene boekhouding.
2. Het lijdt geen twijfel dat het waarderen van de activa overeenkomstig de voornoemde wet van 22 mei 2003 evenals het opvolgen van de bijzondere vermogensverrichtingen zoals bepaald in het koninklijk besluit van 10 november 2009 tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie, geen sinecure zal zijn voor de federale accountant noch voor de FOD’s (Federale Overheidsdiensten) en POD’s ((Programmatorische Overheidsdiensten). Dit wordt trouwens bevestigd in het 166de boek van het Rekenhof onder de titel “Inventarisatie en beveiliging van materiële vaste activa bij de federale overheidsdiensten.”
De maatregelen die we hebben genomen om deze aanpassingen tijdig operationeel te maken situeren zich op twee gebieden; enerzijds zijn er contractuele inspanningen geleverd zoals de aanpassing van het contract met de aannemer van FEDCOM om het systeem op te zetten zodat de vermogensverrichtingen kunnen worden geboekt, het gunnen van een opdracht voor het ondersteunen van de piloot-FOD’s bij de afsluiting van het jaar en de geplande aankoop van scanningfaciliteiten voor de opname van de inventaris. Anderzijds is er de aanpassing van de wetgeving om het de federale diensten mogelijk te maken de inventaris in orde te brengen tegen het ogenblik dat de eerste jaarrekening moet worden gepubliceerd namelijk tegen 31 december 2012.
1. Contractuele aanpassingen
1.1 Contractuele aanpassingen met de aannemer van FEDCOM
Het aanpassen van het contract met de aannemer vraagt onder meer
…Het opzetten , testen, laten accepteren en implementeren van de software voor het voeren van een volledige inventaris van vaste activa inclusief de kleine activa (niet gekapitaliseerde activa) die FOD's wensen op te volgen teneinde de volledigheid van de inventaris te waarborgen. Voor de feitelijke vaste activa omvat dit alle bewegingen van vaste activa zoals donaties, business combinations, herwaarderingen, waardeverminderingen, transfers naar andere FEDCOM gebruikers en buitengebruikstellingen. Voor niet-gekapitaliseerde activa is dit uiteraard exclusief alle financiële bewegingen....
…Het opzetten, testen, laten accepteren en implementeren van de in de wetgeving (naar inhoud, niet naar vorm) gedefinieerde rapporten nodig bij de toelichting van de jaarrekening na de jaarlijkse afsluiting in elke FOD als geconsolideerd over alle FOD'S heen vanuit een boekhoudtechnisch en informaticatechnisch oogpunt....
Waar het systeem wordt klaargemaakt in samenwerking met de aannemer, is het de taak van de overheid om dit procedureel te verwerken binnen de FOD’s die ervoor moeten zorgen dat ze tijdig klaar zijn.
1.2 Ondersteuning van de jaarafsluiting
Op dit ogenblik is de gunningsprocedure aan de gang voor een contract dat ervoor moet zorgen dat de piloot-FOD’s worden ondersteund voor hun eerste jaarafsluiting en meer bepaald op het gebied van de (toekomstige) verwerking van de activa en de voorraden.
Daaruit moeten de procedures voortvloeien voor het verzamelen en boeken van de activa aan de hand van FEDCOM of eventueel aan de hand van onderliggende systemen aanwezig in de FOD’s.
1.3 Invoeren van scanning van de activa-elementen
Om de FOD’s de mogelijkheid te bieden de inventaris, zoals geboekt in FEDCOM op een vlotte manier in te voeren, plannen we het invoeren van de software en de hardware voor het scannen van de inventaris-items op basis van de gegevens ingevoerd in FEDCOM.
De drie vermelde aanpassingen zullen zorgen dat binnen FEDCOM de mogelijkheid zal bestaan om alle vermogensverrichtingen te boeken volgens de regels. Ze zullen tot eerste concrete resultaten leiden in de loop van het jaar 2010 maar hebben vooral tot doel de einddatum van 2012 te halen voor alle instellingen.
2. Aanpassen van de wetgeving
Op gebied van wetgevend werk zijn er drie belangrijke elementen die meespelen om de vermogensverrichtingen te kunnen boeken.
Ten eerste is er de publicatie van het koninklijk besluit Boekhoudplan van 10 november 2009. Dat koninklijk besluit zorgt ervoor dat het rekeningenstelsel bekend is dat moet leiden tot de publicatie van de jaarrekening.
Ten tweede is er de vooruitgang op het gebied van de oprichting van de Commissie voor de Openbare Comptabiliteit waarvoor het wetgevend kader is vastgelegd door het Parlement en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De uitvoeringsbesluiten zijn in voorbereiding en worden in de loop van de komende weken voorgelegd aan de ministerraad. Deze commissie moet ervoor zorgen dat de regels vervolledigd worden om de vermogensverrichtingen op een gestandaardiseerde manier te boeken en te presenteren in de jaarrekening; men mag immers niet uit het oog verliezen dat de boekhoudleer toegepast in het koninklijk besluit houdende het boekhoudplan evolueert. Er zijn nog een aantal regels vast te leggen en we denken daarbij aan de regels voor de herwaarderingsmeerwaarden, de minwaarden niet alleen voor de materiële vaste activa maar ook voor de immateriële vaste activa en de financiële vaste activa.
Ten derde is er het instellen van een overgangsperiode voor het publiceren van de vermogensverrichtingen met het artikel 24 van de programmawet van 23 december 2009. Dat artikel voegt in de voornoemde wet van 22 mei 2003 het artikel 136 in waardoor de federale instellingen zich over een langere periode kunnen voorbereiden op het opnemen van de activa in het boekhoudsysteem. Waar ze vóór deze aanpassingen met de inventaris moesten klaar zijn op 1 januari van het jaar van de go-live, wordt nu vereist dat ze de overgang plannen tussen de datum van de go-live en 31 december 2012, met de bedoeling een volledige jaarrekening te kunnen publiceren over het jaar 2012.
De aanpassingen van de wetgeving hebben een impact op de jaren 2009 tot en met 2012, ook hier met de bedoeling om ervoor te zorgen dat de eerste jaarrekening van de federale overheid, te publiceren over het jaar 2012 in 2013 volledig is en alle vermogensverrichtingen weergeeft.
___________________________________
1 Het gaat om de federale instellingen bedoeld in artikel 2, 1°, van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.