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Question écrite n° 4-6304

de Jurgen Ceder (Vlaams Belang) du 11 décembre 2009

à la ministre des PME, des Indépendants, de l'Agriculture et de la Politique scientifique

Musées Royaux d'Art et d'Histoire (MRAH) - Dossiers d'achat - Règles d'archivage - Preuves de paiement originales

établissements scientifiques et culturels fédéraux
musée
oeuvre d'art
archives
répertoire

Chronologie

11/12/2009Envoi question (Fin du délai de réponse: 18/1/2010)
12/1/2010Réponse

Question n° 4-6304 du 11 décembre 2009 : (Question posée en néerlandais)

Les preuves de paiement font souvent défaut dans les dossiers d'achat des Musées Royaux d'Art et d'Histoire. Dans le meilleur des cas, seule une copie est disponible. La preuve de paiement originale est conservée dans les dossiers de la comptabilité. Ceux-ci sont toutefois détruits à intervalles réguliers. En tant qu'acte d'acquisition, la preuve de paiement constitue pourtant un élément du titre de propriété de l'oeuvre d'art. Son absence pourrait donner lieu à de graves contestations juridiques.

La Cour des comptes a contrôlé si les actes d'acquisition étaient présents pour un échantillon de trente pièces choisies arbitrairement et directement dans les inventaires de quelques collections. Seuls onze des trente actes ont été retrouvés. Ceci indique une gestion déficiente des archives. Cette situation est également due au fait que, par le passé, aucune politique de conservation des titres d'acquisition n'a été menée.

À l'occasion du plan de management adopté par la directrice générale des Musées Royaux d'Art et d'Histoire pour la période 2006-2008, un membre du personnel a été chargé de remettre les archives en ordre et de rédiger des règles d'archivage. Selon le document « Droits et devoirs des conservateurs des MRAH », le dossier ou une copie de celui-ci doit être transmis aux archives de l'institution dès qu'une vente a été conclue. Cette obligation n'est souvent pas respectée. Les dossiers sont la plupart du temps conservés par les titulaires des collections.

1. Les règles d'archivage visées ont-elles été fixées depuis lors? Depuis quand sont-elles en vigueur? Ces règles sont-elles effectivement appliquées?

2. Des mesures ont-elles déjà été prises pour faire conserver les preuves de paiement originales dans les dossiers? Jusqu'à quelle année ces preuves sont-elles encore disponibles à la comptabilité? À partir de quelle date les titres d'acquisition ont-ils été systématiquement conservés et archivés?

3. Quelles mesures la ministre a-t-elle déjà prises pour faire respecter les instructions contenues dans « Droits et devoirs des conservateurs »?

Réponse reçue le 12 janvier 2010 :

1. De nouvelles règles de constitution et de gestion des dossiers d’acquisition de pièces de collection sont entrées en vigueur aux Musées d’Art et d’Histoire (MRAH) à partir du 1er septembre 2009.

L’article 4 de la charte "Droits et Devoirs du Conservateur des MRAH", publié en 2007, établit le devoir pour le conservateur de transmettre aux archives de l’établissement le dossier administratif afférent à toute proposition d’achat d’oeuvre supérieure à 1 000 euros, après clôture dudit achat.

Toute proposition (acceptée ou refusée) d’achat, de dation, de don ou de legs faite aux MRAH doit faire l’objet d’un dossier d’acquisition. Celui-ci peut concerner un ou plusieurs objets de collection. Il ne peut s’appliquer en aucun cas aux dépôts et prêts d’oeuvres qui doivent faire l’objet de séries particulières de dossiers.

Le dossier d’acquisition comprend au minimum : le rapport original du conservateur justifiant l’intérêt de l’acquisition pour les collections du musée ; l’identification du vendeur/donateur ; la facture originale en cas d’achat ou l’avenant à la convention conclu éventuellement avec le donateur ; la date d’entrée effective dans la section ; le(s) numéro(s) d’inventaire de section ; le(s) numéro(s) d’inventaire général.

Il devrait également inclure : la correspondance relative à l’acquisition ; l’analyse scientifique (plus détaillée que le rapport) ; l’évaluation du prix ; les recherches concernant la légalité et l’attestation sur l’honneur ; l’accord de la Commission consultative d’achat et de la Commission de gestion pour tout achat supérieur à 50 000 euros (hors taxes et autres charges) et de Commission consultative d’achat et du ministre en charge de la Politique scientifique pour tout achat supérieur à 250 000 euros (hors taxes et autres charges) ; l’avis du Service public fédéral (SPF) Justice pour toute donation avec charges ; les photographies ; tout autre document immédiatement en relation avec la transaction.

Au plus tard cinq ans après la clôture de l’acquisition, le dossier d’acquisition originale (en version papier ou électronique) devra être transmis aux archives des MRAH où il sera inventorié et disponible pour consultation suivant les normes en vigueur.

2. En ce qui concerne les preuves de paiement dans les dossiers, celles-ci sont conservées pendant 10 ans au service de comptabilité, temps nécessaire aux contrôles de la Cour des Comptes où se trouvent actuellement les preuves de paiement de 2000 à 2010. À partir de l’année prochaine, une partie sera archivée.

3. Depuis de nombreuses années, dans les Établissements Scientifiques Fédéraux, le soin des collections est insuffisamment valorisé dans la carrière des scientifiques. C’est pourquoi j’ai décidé d’introduire dans l’arrêté royal portant diverses modifications relatives aux statuts du personnel scientifique des établissements scientifiques fédéraux, un article qui confère le titre complémentaire de conservateur à des chercheurs de ces établissements.