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Cellules stratégiques - Documents - Enregistrement
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| 21/4/2009 | Envoi question (Fin du délai de réponse: 21/5/2009) |
| 13/5/2009 | Réponse |
Aussi posée à : question écrite 4-3372
Aussi posée à : question écrite 4-3373
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Aussi posée à : question écrite 4-3390
Aussi posée à : question écrite 4-3391
Aussi posée à : question écrite 4-3392
Certains services publics ont pour habitude d'inscrire tous les documents et courriers dans un registre de manière à pouvoir vérifier n'importe quand quels documents se trouvent ou se sont trouvés dans le service.
Existe-t-il dans votre cabinet un tel registre devant permettre d'obtenir une vue d'ensemble de tous les documents qui circulent ou ont circulé dans le cabinet?
Si ce n'est pas le cas, avez-vous l'intention de créer à l'avenir un tel registre ?
Le Service public fédéral (SPF)Chancellerie du premier ministre est chargé de l’enregistrement du courrier du SPF. Le courrier adressé à moi-même, à mon secrétariat ou à l’une de mes cellules est géré par mon secrétariat.
Concrètement, le courrier est toutefois enregistré de la même manière. La gestion et l’enregistrement des documents et envois postaux sont assurés par un programme informatique. En principe, chaque document reçoit un numéro et est scanné. Certaines données clés sont également introduites. Grâce à cette procédure, les documents enregistrés peuvent être retrouvés à tout moment par le biais d’une application du programme. Ainsi, les services concernés gardent une vue d’ensemble des documents en circulation.
Quelques exceptions sont prévues à cette procédure pour certains services spécifiques au sein du SPF Chancellerie du premier ministre mais, là aussi, les services concernés assurent l’enregistrement nécessaire.