L'accessibilité des registres de la population et leur utilisation est un sujet largement sensible qui a déjà été abordé à de nombreuses reprises. Je m'interroge cependant sur l'utilisation qui pourrait en être faite, par exemple par un échevin qui souhaiterait mener à bien un projet d'échange culturel avec un pays dont de nombreux ressortissants seraient présents dans sa commune. Quelle est l'utilisation qui peut être faite des registres de la population ou encore des registres des étrangers ? Selon quelles modalités un échevin peut-il accéder à ces données ? Quelles sont les conditions d'usage de telles données ? |
De toegang tot de bevolkingsregisters en het gebruik ervan is een bijzonder gevoelig onderwerp, dat al vaak werd aangekaart. Ik heb vragen bij het gebruik ervan, bijvoorbeeld door een schepen die een cultureel uitwisselingsproject wil organiseren met een land waarvan vele onderdanen in zijn gemeente wonen. Hoe kunnen de bevolkingsregisters of de vreemdelingenregisters worden gebruikt? Welke regels zijn van toepassing als een schepen de gegevens wil raadplegen? Wat zijn de gebruiksvoorwaarden voor deze gegevens? |
L'honorable membre trouvera ci-après la
réponse à sa question.
1. Réglementation applicable.
L'accès au registre de la population par
l'administration communale est réglé par l'article 5
de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à
la communication des informations contenues dans les registres de la
population et dans le registre des étrangers. Cet article
dispose ce qui suit:
“La consultation du registre de la
population et du registre des étrangers par les services
communaux et les services dépendant du centre public d'aide
sociale n'est autorisée qu'à des fins de gestion
interne.
La consultation desdits registres est interdite aux
personnes privées. Elle n'est autorisée à
d'autres autorités ou organismes publics que par ou en vertu
de la loi.”
L'accès au Registre national pour les
communes est réglé par l'arrêté royal du
3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités
publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à
la tenue à jour et au contrôle des informations.
Cet arrêté royal du 16 juillet 1992
limite l'accès aux données à des fins de
gestion interne (réglementation sur
www.ibz.rrn.fgov.be).
L'accès
aux et l'utilisation des informations contenues dans les registres
de la population et dans le Registre national par les communes
doivent être conformes aux dispositions de la loi du 8
décembre 1992 relative à la protection de la vie
privée à l'égard des traitements de données
à caractère personnel et de l'arrêté
d'exécution du 13 février 2001 de la loi relative à
la protection de la vie privée (réglementation sur
www.privacycommission.be )
2. Que sont les fins de gestion interne pour les
autorités communales ?
La notion de « fins de gestion
interne » est associée à l'intérêt
communal, ce que l'on définit généralement
comme chercher à combler les besoins collectifs des habitants
d'une commune. Dans la réglementation précitée,
la notion de « fins de gestion interne » n'est
pas définie parce que les tâches qui sont attribuées
aux autorités communales sont en effet de nature tellement
diverse et variée qu’il est impossible de dresser
l’inventaire exhaustif de l’ensemble de ces tâches.
Le critère auquel la notion de “fins de gestion
interne” doit donc être confrontée dans le cadre
de la consultation des registres de la population est celui de
l’intérêt général visé par
les autorités communales.
Afin de définir la notion de « fins
de gestion interne » dans le cadre de la consultation des
informations contenues dans les registres de la population, il est
également opportun de se référer à la
disposition de la loi relative à la protection de la vie
privée à l’égard des traitements de
données à caractère personnel et plus
particulièrement à l’article 4 relatif aux
conditions générales de licité des traitements
de données à caractère personnel et du principe
de légitimité des finalités visées
(article 4, § 1er, 2° de la loi relative à
la protection de la vie privée à l’égard
des traitements de données à caractère
personnel). La Commission de la Protection de la vie privée
considère que la consultation de données à
caractère personnel est autorisée suivant la finalité
visée si l’objectif visé est légitime ou
licite. Ou autrement dit, si l’intérêt de celui
qui consulte les données prime sur l’intérêt
de la protection des données de la personne sur laquelle
porte la consultation.
Par conséquent, il relève en
premier lieu de la responsabilité des autorités
communales de vérifier si la consultation des registres a oui
ou non lieu dans un contexte de gestion interne. Il est indiqué
de rappeler que les citoyens ont toujours la possibilité
d’introduire une plainte auprès de la Commission de la
protection de la vie privée en cas de consultation illégitime
ou excessive des données contenues dans les registres de la
population.
3. Note de la Commission de la protection de la vie
privée.
A la demande de l’Union des Villes et Communes
de Flandre en novembre 2010, le Président de la Commission de
la protection de la vie privée affirme sur la base de
l’article 5 précité de l’arrêté
royal du 16 juillet 1992 et de l’arrêté royal
susmentionné du 3 avril 1984 que:
“Il découle de ces dispositions que
l’envoi de félicitations aux habitants de la commune à
l’occasion de leur anniversaire de mariage est permis mais cela
doit être une initiative de l’administration communale.
Dans la pratique, un échevin peut envoyer lui-même ces
félicitations mais il doit ressortir clairement de ce courrier
que celui-ci émane de la commune et n’est en aucun cas
une initiative personnelle qui pourrait être considérée
comme une sorte de promotion (politique).
Nous encourageons les administrations communales à
encadrer de telles activités d’envoi de félicitations
par des procédures permanentes afin que chaque échevin
sache ce qui est permis et ce qui ne l’est pas."
4. Conclusions:
Étant donné les nombreuses
questions qui ont été soulevées concernant les
possibilités et les limitations légales dont les
communes et leurs mandataires disposent pour consulter les registres
de la population, le ministre flamand des Affaires administratives,
qui est chargé de la tutelle générale des
communes, a émis, par une circulaire ministérielle du
1er juillet 2011 (Moniteur belge du 26 juillet 2011) portant sur la
consultation des registres de la population à des fins de
gestion interne, des directives précises aux administrations
communales en ce qui concerne la consultation des registres de la
population à des fins de gestion interne, après
consultation auprès de mes services et du Président de
la Commission de la Protection de la vie privée (CPVP) afin
d'adopter un point de vue étayé sur cette question. La
présente circulaire peut être consultée via
Internet à l'adresse suivante:
http://www.binnenland.vlaanderen.be.
Les Instructions générales
concernant la tenue des registres de la population (version
coordonnée au 1er juillet 2010) sont également
complétées en ce qui concerne la consultation des
registres.
Il ressort de la réglementation
susmentionnée et du point de vue du Président de la
Commission de la protection de la vie privée susmentionnée
que, dans le cas d’un échevin qui souhaiterait mener à
bien un projet d’échange culturel avec un pays dont de
nombreux ressortissants seraient présents dans sa commune, il
doit ressortir clairement de cette initiative que celle-ci émane
de la commune et n’est en aucun cas une initiative personnelle
qui pourrait être considérée comme une sorte de
promotion (politique).
|
Het geachte lid vindt hieronder het antwoord op zijn
vraag.
1. Toepasselijke reglementering
De toegang tot het bevolkingsregister door het
gemeentebestuur wordt geregeld door artikel 5 van het koninklijk
besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie
uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Dit
artikel bepaalt het volgende :
“De raadpleging van het
bevolkingsregister en het vreemdelingen¬register door de
gemeentelijke diensten en de diensten afhankelijk van het openbaar
centrum voor maatschappelijk welzijn is slechts toegestaan voor
interne doeleinden.
De raadpleging van deze registers is verboden
voor private personen. Zij kan aan de andere overheden of openbare
instellingen slechts door of krachtens de wet worden toegestaan.”
De toegang tot het Rijksregister wordt voor de
gemeenten geregeld in het koninklijk besluit van 3 april 1984
betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het
Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het
bijhouden en de controle van de informaties.
Dit koninklijk besluit van 16 juli 1992 beperkt
dus de toegang tot de gegevens voor het doel van intern beheer
(reglementering op www.ibz.rrn.fgov.be).
Tevens
hangt de toegang en het gebruik van gegevens uit de
bevolkingsregisters en het Rijksregister door de gemeenten samen met
de bepalingen uit de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de
persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van
persoonsgegevens en het uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001 op
de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer
(reglementering op www.privacycommission.be
)
2. Wat zijn interne doeleinden voor de gemeentelijke
overheden?
Het begrip “Interne doeleinden” is
verbonden met het gemeentelijk belang, wat algemeen wordt bepaald
als het nastreven van de collectieve behoeften van de inwoners van
een gemeente. Het begrip “Interne doeleinden” wordt in
de voornoemde reglementering niet gedefinieerd, omdat de taken die
zijn toegewezen aan de gemeentelijke overheden immers van zo’n
diverse aard en gevarieerd zijn dat het onmogelijk is het geheel van
deze taken te inventariseren op exhaustieve wijze. Het criterium
waaraan het begrip “Interne doeleinden” dus dient te
worden getoetst in het kader van de raadpleging van de
bevolkingsregisters is dit van het beoogde algemeen belang door de
gemeentelijke overheden.
Om de notie “Interne doeleinden” te
bepalen in het kader van de raadpleging van de gegevens in de
bevolkingsregisters is het eveneens opportuun om te verwijzen naar
de bepalingen van de wet tot bescherming van de persoonlijke
levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en
meer in het bijzonder naar artikel 4 betreffende de algemene
voorwaarden voor de rechtmatigheid van de verwerking van
persoonsgegevens en het principe van de legitimiteit van de beoogde
finaliteiten (artikel 4, § 1, 2° van de wet voor de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de
verwerking van persoonsgegevens). De Commissie voor de bescherming
van de persoonlijke levenssfeer beschouwt de consultatie van
persoonsgegevens toegelaten volgens de nagestreefde finaliteit als
het beoogde doel legitiem of rechtmatig is. Of anders gesteld,
wanneer het belang van degene die de gegevens raadpleegt primeert op
het belang van de bescherming van de gegevens van de persoon, waarop
de raadpleging gebeurt.
De vaststelling of het raadplegen van de
registers al dan niet in het kader van interne doeleinden geschiedt,
behoort bijgevolg in eerste instantie tot de verantwoordelijkheid
van de gemeentelijke overheden. Het is aangewezen hierbij te
herinneren dat de burgers steeds de mogelijkheid hebben om een
klacht in te leiden bij de Commissie voor de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer wanneer een ongerechtvaardigde of
overmatige consultatie geschiedt van de gegevens, die zijn opgenomen
in de bevolkingsregisters.
3. Nota van de Commissie voor de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer.
Op vraag van de Vlaamse Vereniging van Steden en
Gemeenten in november 2010 stelt de Voorzitter van de Commissie voor
de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op basis van voornoemd
artikel 5 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 en van voormeld
koninklijk besluit van 3 april 1984:
“Uit deze bepalingen volgt dat het opsturen van
felicitaties naar inwoners van de gemeente naar aanleiding van hun
huwelijksjubileum wel mag, maar dit moet een initiatief van het
gemeentebestuur zijn. In de praktijk mag een bepaalde schepen die
felicitaties zelf opsturen, maar uit het schrijven moet duidelijk
blijken dat dit afkomstig is van de gemeente en geen privé
initiatief vormt, dat als een vorm van (politieke) promotie zou
kunnen worden beschouwd.
Wij moedigen de gemeentebesturen aan om dergelijke
activiteiten van verzending van felicitaties door vaste procedures te
omkaderen, zodat elke schepen exact weet wat mag en niet mag.”
4. Conclusies:
Gezien de vele vragen die opgeroepen werden
betreffende de wettelijke mogelijkheden en beperkingen waarover de
gemeenten en hun gevolmachtigden beschikken om de
bevolkingsregisters te raadplegen, heeft de Vlaamse Minister van
Bestuurszaken, die is belast met de algemene voogdij over de
gemeenten, via een ministeriële omzendbrief van 1 juli 2011
(Belgisch Staatsblad van 26 juli 2011) houdende de raadpleging van
de bevolkingsregisters voor interne doeleinden, nauwkeurige
richtlijnen uitgevaardigd voor de gemeentebesturen wat de
raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden
betreft, na overleg met mijn diensten en de Voorzitter van de
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
(CBPL), om een beargumenteerd standpunt in te nemen over deze
kwestie. Deze omzendbrief kan geraadpleegd worden via internet op
volgend adres: http://www.binnenland.vlaanderen.be.
Eveneens zijn de Algemene Onderrichtingen
betreffende het houden van de bevolkingsregisters (gecoördineerde
versie van 1 juli 2010) aangevuld wat de raadpleging van de
registers betreft.
Uit bovenvermelde reglementering en het
standpunt van de Voorzitter van bovenvermelde Commissie voor de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer volgt dat, in het geval
van een schepen die een cultureel uitwisselingsproject wil
organiseren met een land waarvan vele onderdanen in zijn gemeente
wonen, duidelijk uit dit initiatief moet blijken dat dit uitgaat van
de gemeente en in geen geval een persoonlijk initiatief is dat als
een soort van (politieke) promotie beschouwd zou kunnen worden.
|