Pour la plantation d'un arbre à l'occasion d'une naissance dans un « bois des enfants », par exemple, les administrations communales doivent parfois consulter les registres de la population afin de rechercher l'identité des nouveaux-nés mais également celle de leurs parents et d'adresser un courrier à ceux-ci.

Une telle consultation est-elle conforme à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier, à l'article 30 de cette loi ?

L’honorable membre trouvera ci-après la réponse à sa question: 

La consultation des registres de la population par les services communaux est autorisée pour autant que cette consultation se fasse à des ‘fins de gestion interne’ (article 5 de l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers).  

Étant donné que l’arrêté royal précité ne stipule pas ce que l’on entend par ‘fins de gestion interne’, des directives ont été élaborées en 2011, en concertation avec l’Agence de l’Administration intérieure de la Communauté flamande. Celles-ci étaient destinées aux administrations communales et portaient sur la consultation des registres de la population par les services communaux dans le cadre d’une politique spécifique des groupes cibles ou d’une communication spécifique avec certains groupes de population.   

L’objectif en était de permettre, sous certaines conditions, aux administrations communales d’également consulter les registres de la population lorsqu’elles souhaitent par exemple inviter des jubilaires ou des nouveaux habitants. Une telle politique de communication ou une politique axée sur certains groupes cibles menée par les communes est en effet conciliable avec leur mission, telle que celle-ci est mentionnée aux articles 2 et 3 du Décret communal du 15 juillet 2005 du Parlement flamand, à savoir la réalisation de l’intérêt local général, le bien-être des citoyens et l’implication maximale des habitants dans la politique locale.   

Comme cela a été clairement stipulé dans ces directives, il y a ici lieu de tenir compte des conditions suivantes :

- La consultation des registres de la population dans le cadre d’une politique spécifique des groupes cibles ou d’une communication spécifique avec certains groupes de la population doit cadrer avec une politique organisée de l’administration communale. Cela signifie qu’il doit exister une décision du conseil communal ou une décision du collège des bourgmestre et échevins réglant la consultation des registres de la population aux fins spécifiquement poursuivies. 

- Seul le collège des bourgmestre et échevins peut dans ce cas confier la mission de consulter les registres de la population. Cette consultation ne peut pas se faire à l’initiative d’un ou de plusieurs mandataires ou membres du personnel.

- Les données extraites des registres de la population peuvent uniquement être utilisées pour atteindre les objectifs cités dans la décision du conseil communal ou dans l’arrêté du collège. Un membre distinct du collège, un membre du conseil communal ou un membre du personnel ne peut en aucun cas utiliser les informations obtenues à titre personnel ou à d’autres fins ni les mettre à la disposition de tiers qui en font la demande.   

Ces directives sont reprises dans les Instructions générales du 1er juillet 2010 concernant la tenue des registres de la population (Partie I, n° 125) qui sont consultables sur le site Internet www.ibz.rrn.fgov.be sous les rubriques ‘Population’ > ‘Instructions’.  

Il est ainsi possible pour une administration communale de consulter les registres de la population afin de chercher l’identité des nouveau-nés et de leurs parents et de leur adresser un courrier dans le cadre de la création par la commune d’un ‘bois de la naissance’, à condition que cette possibilité soit explicitement réglée par une décision du conseil communal ou un arrêté du collège et que les conditions y mentionnées soient également prises en considération.   

Je souhaite également insister sur le fait que cette réglementation est conforme à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, étant donné que celle-ci a été élaborée sur recommandation du président de la Commission de la Protection de la vie privée.