De toegang tot de bevolkingsregisters en het gebruik ervan is een bijzonder gevoelig onderwerp, dat al vaak werd aangekaart.

Ik heb vragen bij het gebruik ervan, bijvoorbeeld door een schepen die een cultureel uitwisselingsproject wil organiseren met een land waarvan vele onderdanen in zijn gemeente wonen.

Hoe kunnen de bevolkingsregisters of de vreemdelingenregisters worden gebruikt? Welke regels zijn van toepassing als een schepen de gegevens wil raadplegen? Wat zijn de gebruiksvoorwaarden voor deze gegevens?

Het geachte lid vindt hieronder het antwoord op zijn vraag.

1. Toepasselijke reglementering

• De toegang tot het bevolkingsregister door het gemeentebestuur wordt geregeld door artikel 5 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Dit artikel bepaalt het volgende :
  “De raadpleging van het bevolkingsregister en het vreemdelingen¬register door de gemeentelijke diensten en de diensten afhankelijk van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is slechts toegestaan voor interne doeleinden.
  De raadpleging van deze registers is verboden voor private personen. Zij kan aan de andere overheden of openbare instellingen slechts door of krachtens de wet worden toegestaan.”

• De toegang tot het Rijksregister wordt voor de gemeenten geregeld in het koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en de controle van de informaties.

• Dit koninklijk besluit van 16 juli 1992 beperkt dus de toegang tot de gegevens voor het doel van intern beheer (reglementering op www.ibz.rrn.fgov.be).
  Tevens hangt de toegang en het gebruik van gegevens uit de bevolkingsregisters en het Rijksregister door de gemeenten samen met de bepalingen uit de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en het uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001 op de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (reglementering op www.privacycommission.be )

2. Wat zijn interne doeleinden voor de gemeentelijke overheden?

• Het begrip “Interne doeleinden” is verbonden met het gemeentelijk belang, wat algemeen wordt bepaald als het nastreven van de collectieve behoeften van de inwoners van een gemeente. Het begrip “Interne doeleinden” wordt in de voornoemde reglementering niet gedefinieerd, omdat de taken die zijn toegewezen aan de gemeentelijke overheden immers van zo’n diverse aard en gevarieerd zijn dat het onmogelijk is het geheel van deze taken te inventariseren op exhaustieve wijze. Het criterium waaraan het begrip “Interne doeleinden” dus dient te worden getoetst in het kader van de raadpleging van de bevolkingsregisters is dit van het beoogde algemeen belang door de gemeentelijke overheden.

• Om de notie “Interne doeleinden” te bepalen in het kader van de raadpleging van de gegevens in de bevolkingsregisters is het eveneens opportuun om te verwijzen naar de bepalingen van de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en meer in het bijzonder naar artikel 4 betreffende de algemene voorwaarden voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens en het principe van de legitimiteit van de beoogde finaliteiten (artikel 4, § 1, 2° van de wet voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens). De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beschouwt de consultatie van persoonsgegevens toegelaten volgens de nagestreefde finaliteit als het beoogde doel legitiem of rechtmatig is. Of anders gesteld, wanneer het belang van degene die de gegevens raadpleegt primeert op het belang van de bescherming van de gegevens van de persoon, waarop de raadpleging gebeurt.

• De vaststelling of het raadplegen van de registers al dan niet in het kader van interne doeleinden geschiedt, behoort bijgevolg in eerste instantie tot de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke overheden. Het is aangewezen hierbij te herinneren dat de burgers steeds de mogelijkheid hebben om een klacht in te leiden bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wanneer een ongerechtvaardigde of overmatige consultatie geschiedt van de gegevens, die zijn opgenomen in de bevolkingsregisters.

3. Nota van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Op vraag van de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten in november 2010 stelt de Voorzitter van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op basis van voornoemd artikel 5 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 en van voormeld koninklijk besluit van 3 april 1984:

“Uit deze bepalingen volgt dat het opsturen van felicitaties naar inwoners van de gemeente naar aanleiding van hun huwelijksjubileum wel mag, maar dit moet een initiatief van het gemeentebestuur zijn. In de praktijk mag een bepaalde schepen die felicitaties zelf opsturen, maar uit het schrijven moet duidelijk blijken dat dit afkomstig is van de gemeente en geen privé initiatief vormt, dat als een vorm van (politieke) promotie zou kunnen worden beschouwd.

Wij moedigen de gemeentebesturen aan om dergelijke activiteiten van verzending van felicitaties door vaste procedures te omkaderen, zodat elke schepen exact weet wat mag en niet mag.”

4. Conclusies:

• Gezien de vele vragen die opgeroepen werden betreffende de wettelijke mogelijkheden en beperkingen waarover de gemeenten en hun gevolmachtigden beschikken om de bevolkingsregisters te raadplegen, heeft de Vlaamse Minister van Bestuurszaken, die is belast met de algemene voogdij over de gemeenten, via een ministeriële omzendbrief van 1 juli 2011 (Belgisch Staatsblad van 26 juli 2011) houdende de raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden, nauwkeurige richtlijnen uitgevaardigd voor de gemeentebesturen wat de raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden betreft, na overleg met mijn diensten en de Voorzitter van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL), om een beargumenteerd standpunt in te nemen over deze kwestie. Deze omzendbrief kan geraadpleegd worden via internet op volgend adres: http://www.binnenland.vlaanderen.be.

• Eveneens zijn de Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters (gecoördineerde versie van 1 juli 2010) aangevuld wat de raadpleging van de registers betreft.

• Uit bovenvermelde reglementering en het standpunt van de Voorzitter van bovenvermelde Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer volgt dat, in het geval van een schepen die een cultureel uitwisselingsproject wil organiseren met een land waarvan vele onderdanen in zijn gemeente wonen, duidelijk uit dit initiatief moet blijken dat dit uitgaat van de gemeente en in geen geval een persoonlijk initiatief is dat als een soort van (politieke) promotie beschouwd zou kunnen worden.