L'accessibilité des registres de la population et leur utilisation est un sujet largement sensible qui a déjà été abordé à de nombreuses reprises.

Je m'interroge cependant sur l'utilisation qui pourrait en être faite, par exemple par un échevin qui souhaiterait mener à bien un projet d'échange culturel avec un pays dont de nombreux ressortissants seraient présents dans sa commune.

Quelle est l'utilisation qui peut être faite des registres de la population ou encore des registres des étrangers ? Selon quelles modalités un échevin peut-il accéder à ces données ? Quelles sont les conditions d'usage de telles données ?

L'honorable membre trouvera ci-après la réponse à sa question.

1. Réglementation applicable.

• L'accès au registre de la population par l'administration communale est réglé par l'article 5 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers. Cet article dispose ce qui suit:
  “La consultation du registre de la population et du registre des étrangers par les services communaux et les services dépendant du centre public d'aide sociale n'est autorisée qu'à des fins de gestion interne.
  La consultation desdits registres est interdite aux personnes privées. Elle n'est autorisée à d'autres autorités ou organismes publics que par ou en vertu de la loi.”

• L'accès au Registre national pour les communes est réglé par l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations.

• Cet arrêté royal du 16 juillet 1992 limite l'accès aux données à des fins de gestion interne (réglementation sur www.ibz.rrn.fgov.be).
  L'accès aux et l'utilisation des informations contenues dans les registres de la population et dans le Registre national par les communes doivent être conformes aux dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et de l'arrêté d'exécution du 13 février 2001 de la loi relative à la protection de la vie privée (réglementation sur www.privacycommission.be )

2. Que sont les fins de gestion interne pour les autorités communales ?

• La notion de « fins de gestion interne » est associée à l'intérêt communal, ce que l'on définit généralement comme chercher à combler les besoins collectifs des habitants d'une commune. Dans la réglementation précitée, la notion de « fins de gestion interne » n'est pas définie parce que les tâches qui sont attribuées aux autorités communales sont en effet de nature tellement diverse et variée qu’il est impossible de dresser l’inventaire exhaustif de l’ensemble de ces tâches. Le critère auquel la notion de “fins de gestion interne” doit donc être confrontée dans le cadre de la consultation des registres de la population est celui de l’intérêt général visé par les autorités communales.

• Afin de définir la notion de « fins de gestion interne » dans le cadre de la consultation des informations contenues dans les registres de la population, il est également opportun de se référer à la disposition de la loi relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et plus particulièrement à l’article 4 relatif aux conditions générales de licité des traitements de données à caractère personnel et du principe de légitimité des finalités visées (article 4, § 1^er, 2° de la loi relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel). La Commission de la Protection de la vie privée considère que la consultation de données à caractère personnel est autorisée suivant la finalité visée si l’objectif visé est légitime ou licite. Ou autrement dit, si l’intérêt de celui qui consulte les données prime sur l’intérêt de la protection des données de la personne sur laquelle porte la consultation.

• Par conséquent, il relève en premier lieu de la responsabilité des autorités communales de vérifier si la consultation des registres a oui ou non lieu dans un contexte de gestion interne. Il est indiqué de rappeler que les citoyens ont toujours la possibilité d’introduire une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée en cas de consultation illégitime ou excessive des données contenues dans les registres de la population.

3. Note de la Commission de la protection de la vie privée.

A la demande de l’Union des Villes et Communes de Flandre en novembre 2010, le Président de la Commission de la protection de la vie privée affirme sur la base de l’article 5 précité de l’arrêté royal du 16 juillet 1992 et de l’arrêté royal susmentionné du 3 avril 1984 que:

“Il découle de ces dispositions que l’envoi de félicitations aux habitants de la commune à l’occasion de leur anniversaire de mariage est permis mais cela doit être une initiative de l’administration communale. Dans la pratique, un échevin peut envoyer lui-même ces félicitations mais il doit ressortir clairement de ce courrier que celui-ci émane de la commune et n’est en aucun cas une initiative personnelle qui pourrait être considérée comme une sorte de promotion (politique).

Nous encourageons les administrations communales à encadrer de telles activités d’envoi de félicitations par des procédures permanentes afin que chaque échevin sache ce qui est permis et ce qui ne l’est pas."

4. Conclusions:

• Étant donné les nombreuses questions qui ont été soulevées concernant les possibilités et les limitations légales dont les communes et leurs mandataires disposent pour consulter les registres de la population, le ministre flamand des Affaires administratives, qui est chargé de la tutelle générale des communes, a émis, par une circulaire ministérielle du 1er juillet 2011 (Moniteur belge du 26 juillet 2011) portant sur la consultation des registres de la population à des fins de gestion interne, des directives précises aux administrations communales en ce qui concerne la consultation des registres de la population à des fins de gestion interne, après consultation auprès de mes services et du Président de la Commission de la Protection de la vie privée (CPVP) afin d'adopter un point de vue étayé sur cette question. La présente circulaire peut être consultée via Internet à l'adresse suivante: http://www.binnenland.vlaanderen.be.

• Les Instructions générales concernant la tenue des registres de la population (version coordonnée au 1^er juillet 2010) sont également complétées en ce qui concerne la consultation des registres.

• Il ressort de la réglementation susmentionnée et du point de vue du Président de la Commission de la protection de la vie privée susmentionnée que, dans le cas d’un échevin qui souhaiterait mener à bien un projet d’échange culturel avec un pays dont de nombreux ressortissants seraient présents dans sa commune, il doit ressortir clairement de cette initiative que celle-ci émane de la commune et n’est en aucun cas une initiative personnelle qui pourrait être considérée comme une sorte de promotion (politique).