L'accessibilité des registres de la population et leur utilisation est un sujet largement sensible qui a déjà été abordé à de nombreuses reprises. Je m'interroge cependant sur l'utilisation qui pourrait en être faite, par exemple par un échevin qui souhaiterait mener à bien un projet d'échange culturel avec un pays dont de nombreux ressortissants seraient présents dans sa commune. Quelle est l'utilisation qui peut être faite des registres de la population ou encore des registres des étrangers ? Selon quelles modalités un échevin peut-il accéder à ces données ? Quelles sont les conditions d'usage de telles données ? |
L'honorable membre trouvera ci-après la
réponse à sa question.
1. Réglementation applicable.
L'accès au registre de la population par
l'administration communale est réglé par l'article 5
de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à
la communication des informations contenues dans les registres de la
population et dans le registre des étrangers. Cet article
dispose ce qui suit: “La consultation du registre de la
population et du registre des étrangers par les services
communaux et les services dépendant du centre public d'aide
sociale n'est autorisée qu'à des fins de gestion
interne. La consultation desdits registres est interdite aux
personnes privées. Elle n'est autorisée à
d'autres autorités ou organismes publics que par ou en vertu
de la loi.”
L'accès au Registre national pour les
communes est réglé par l'arrêté royal du
3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités
publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à
la tenue à jour et au contrôle des informations.
Cet arrêté royal du 16 juillet 1992
limite l'accès aux données à des fins de
gestion interne (réglementation sur
www.ibz.rrn.fgov.be). L'accès
aux et l'utilisation des informations contenues dans les registres
de la population et dans le Registre national par les communes
doivent être conformes aux dispositions de la loi du 8
décembre 1992 relative à la protection de la vie
privée à l'égard des traitements de données
à caractère personnel et de l'arrêté
d'exécution du 13 février 2001 de la loi relative à
la protection de la vie privée (réglementation sur
www.privacycommission.be )
2. Que sont les fins de gestion interne pour les
autorités communales ?
La notion de « fins de gestion
interne » est associée à l'intérêt
communal, ce que l'on définit généralement
comme chercher à combler les besoins collectifs des habitants
d'une commune. Dans la réglementation précitée,
la notion de « fins de gestion interne » n'est
pas définie parce que les tâches qui sont attribuées
aux autorités communales sont en effet de nature tellement
diverse et variée qu’il est impossible de dresser
l’inventaire exhaustif de l’ensemble de ces tâches.
Le critère auquel la notion de “fins de gestion
interne” doit donc être confrontée dans le cadre
de la consultation des registres de la population est celui de
l’intérêt général visé par
les autorités communales.
Afin de définir la notion de « fins
de gestion interne » dans le cadre de la consultation des
informations contenues dans les registres de la population, il est
également opportun de se référer à la
disposition de la loi relative à la protection de la vie
privée à l’égard des traitements de
données à caractère personnel et plus
particulièrement à l’article 4 relatif aux
conditions générales de licité des traitements
de données à caractère personnel et du principe
de légitimité des finalités visées
(article 4, § 1er, 2° de la loi relative à
la protection de la vie privée à l’égard
des traitements de données à caractère
personnel). La Commission de la Protection de la vie privée
considère que la consultation de données à
caractère personnel est autorisée suivant la finalité
visée si l’objectif visé est légitime ou
licite. Ou autrement dit, si l’intérêt de celui
qui consulte les données prime sur l’intérêt
de la protection des données de la personne sur laquelle
porte la consultation.
Par conséquent, il relève en
premier lieu de la responsabilité des autorités
communales de vérifier si la consultation des registres a oui
ou non lieu dans un contexte de gestion interne. Il est indiqué
de rappeler que les citoyens ont toujours la possibilité
d’introduire une plainte auprès de la Commission de la
protection de la vie privée en cas de consultation illégitime
ou excessive des données contenues dans les registres de la
population.
3. Note de la Commission de la protection de la vie
privée.
A la demande de l’Union des Villes et Communes
de Flandre en novembre 2010, le Président de la Commission de
la protection de la vie privée affirme sur la base de
l’article 5 précité de l’arrêté
royal du 16 juillet 1992 et de l’arrêté royal
susmentionné du 3 avril 1984 que:
“Il découle de ces dispositions que
l’envoi de félicitations aux habitants de la commune à
l’occasion de leur anniversaire de mariage est permis mais cela
doit être une initiative de l’administration communale.
Dans la pratique, un échevin peut envoyer lui-même ces
félicitations mais il doit ressortir clairement de ce courrier
que celui-ci émane de la commune et n’est en aucun cas
une initiative personnelle qui pourrait être considérée
comme une sorte de promotion (politique).
Nous encourageons les administrations communales à
encadrer de telles activités d’envoi de félicitations
par des procédures permanentes afin que chaque échevin
sache ce qui est permis et ce qui ne l’est pas."
4. Conclusions:
Étant donné les nombreuses
questions qui ont été soulevées concernant les
possibilités et les limitations légales dont les
communes et leurs mandataires disposent pour consulter les registres
de la population, le ministre flamand des Affaires administratives,
qui est chargé de la tutelle générale des
communes, a émis, par une circulaire ministérielle du
1er juillet 2011 (Moniteur belge du 26 juillet 2011) portant sur la
consultation des registres de la population à des fins de
gestion interne, des directives précises aux administrations
communales en ce qui concerne la consultation des registres de la
population à des fins de gestion interne, après
consultation auprès de mes services et du Président de
la Commission de la Protection de la vie privée (CPVP) afin
d'adopter un point de vue étayé sur cette question. La
présente circulaire peut être consultée via
Internet à l'adresse suivante:
http://www.binnenland.vlaanderen.be.
Les Instructions générales
concernant la tenue des registres de la population (version
coordonnée au 1er juillet 2010) sont également
complétées en ce qui concerne la consultation des
registres.
Il ressort de la réglementation
susmentionnée et du point de vue du Président de la
Commission de la protection de la vie privée susmentionnée
que, dans le cas d’un échevin qui souhaiterait mener à
bien un projet d’échange culturel avec un pays dont de
nombreux ressortissants seraient présents dans sa commune, il
doit ressortir clairement de cette initiative que celle-ci émane
de la commune et n’est en aucun cas une initiative personnelle
qui pourrait être considérée comme une sorte de
promotion (politique).
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