Tweetalige printerversie Eentalige printerversie

Schriftelijke vraag nr. 4-3389

van Geert Lambert (Onafhankelijke) d.d. 21 april 2009

aan de staatssecretaris voor Europese Zaken, toegevoegd aan de Minister van Buitenlandse Zaken

Beleidscellen - Documenten - Registratie

minister
document
correspondentie
ministerie

Chronologie

21/4/2009Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 21/5/2009)
15/9/2009Antwoord

Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3371
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3372
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3373
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3374
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3375
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3376
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3377
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3378
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3379
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3380
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3381
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3382
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3383
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3384
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3385
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3386
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3387
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3388
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3390
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3391
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-3392

Vraag nr. 4-3389 d.d. 21 april 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Bij sommige overheidsdiensten is het de gewoonte om alle documenten en poststukken in te schrijven in een register, zodat ten allen tijde kan worden nagegaan welke stukken er zich op de dienst bevinden of bevonden hebben.

Bestaat er op uw kabinet een dergelijk register dat moet toelaten om een volledig zicht te krijgen op alle documenten die op het kabinet circuleren of gecirculeerd hebben?

Indien dit niet het geval is, bent u van plan om in de toekomst met een dergelijk register te werken?

Antwoord ontvangen op 15 september 2009 :

Op de vraag die door het geachte lid werd gesteld over het bijhouden van een documentenregister op het kabinet, kan ik u bevestigend antwoorden.

Het kabinet beschikt over specifiek onthaalpersoneel die ook de inkomende post merkt.

Voor wat de inkomende post betreft, deze wordt “gemerkt” door het aanhechten van een ontvangstnummer en de transcriptie van de herkomst.

Vervolgens wordt een goedkeuringsprocedure van de kabinetschef gevolgd vooraleer de zending aan de verantwoordelijken voor het dossier wordt bezorgd.

Voor wat de uitgaande post betreft, deze wordt op gelijkaardige wijze “gemerkt” en, indien nodig, verbonden aan een inkomend document.

Deze procedure wordt geheel gevolgd door middel van een informaticasysteem.