SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2013-2014 Zitting 2013-2014
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10 janvier 2014 10 januari 2014
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Question écrite n° 5-10826 Schriftelijke vraag nr. 5-10826

de Nele Lijnen (Open Vld)

van Nele Lijnen (Open Vld)

à la secrétaire d'État à l'Asile et la Migration, à l'Intégration sociale et à la Lutte contre la pauvreté, adjointe à la ministre de la Justice

aan de staatssecretaris voor Asiel en Migratie, Maatschappelijke Integratie en Armoedebestrijding, toegevoegd aan de minister van Justitie
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Services publics fédéraux - Travail à domicile - Télétravail - Évolution - Facilités - Sécurisation Federale Overheidsdiensten - Thuiswerk - Telewerk - Evolutie - Faciliteiten - Beveiliging 
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ministère
travail à domicile
travail à distance
téléphone mobile
protection des données
espionnage
criminalité informatique
vidéocommunication
statistique officielle
ministerie
thuiswerk
werk op afstand
mobiele telefoon
gegevensbescherming
spionage
computercriminaliteit
videocommunicatie
officiële statistiek
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10/1/2014 Verzending vraag
13/2/2014 Antwoord
10/1/2014 Verzending vraag
13/2/2014 Antwoord
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Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10816
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10822
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10823
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10816
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10822
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10823
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828
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Question n° 5-10826 du 10 janvier 2014 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 5-10826 d.d. 10 januari 2014 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Par le passé, j'ai déjà posé une série de questions sur le travail à domicile au sein des services publics fédéraux (SPF). Je répète la plupart des questions afin de pouvoir suivre l'évolution. Je souhaiterais en outre attirer l'attention sur un certain nombre d'éléments. Le secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité a indiqué (question écrite 5-8153) que : « Les employés des « shared services » en général et mes services à la Chancellerie en particulier disposent d’une connexion Virtual Private Network (VPN) pour travailler à domicile. Cela signifie qu’ils ont accès à leurs données électroniques de manière sécurisée, comme s’ils se trouvaient sur leur lieu de travail. VPN est un outil d’échanges de données plus sécurisé que Cloud Computing, car avec ce dernier l’administration n’a aucune idée de l’endroit où les données sont réellement conservées. De plus, le Patriot Act qui a été adopté récemment par les États-Unis d’Amérique, n’est pas de nature à atténuer les inquiétudes des États belge et européens en matière de sécurité des données électroniques. ». Je précise que je fais une distinction entre le travail à domicile et le télétravail occasionnel et structurel (par exemple, un jour par semaine).

Je souhaiterais poser les questions suivantes :

1) Pour les cinq dernières années, combien de travailleurs de tous les services et organisations relevant de votre compétence :

a) travaillent à domicile de façon occasionnelle ?

b) travaillent à domicile de façon structurelle ?

Pouvez-vous me communiquer ces données en chiffres absolus et en pourcentages, avec une ventilation annuelle, et m'indiquer également le nombre total de personnes travaillant dans vos SPF/SPP/... ?

2) Le travail à domicile est-il encouragé auprès de vos collaborateurs ? Pourquoi/pourquoi pas ?

3) Le travail à domicile représente-t-il une économie pour vos services ? Disposez-vous de chiffres à ce sujet ? Avez-vous fait réaliser des études en la matière ? Dans l'affirmative, quel en était le résultat ? Dans la négative, jugez-vous utile une telle étude et la ferez-vous réaliser ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

4) Des initiatives ont-elles déjà été prises dans vos services pour promouvoir le travail à domicile ? Dans l'affirmative, pouvez-vous expliquer votre réponse ? Dans la négative, pourquoi ?

5) Comptez-vous prendre à l'avenir des initiatives à ce sujet ? Pourquoi/pourquoi pas ?

6) Quels services facilitant la communication sont-ils présents ? Peut-on tenir des vidéoconférences ? Le cloud sharing est-il possible et de quelle manière ?

7) Partagez-vous l'inquiétude du secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité, eu égard aux nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage ? Considérez-vous vos services comme une cible potentielle pour de telles actions ?

8) À la suite des nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage, avez-vous amélioré la sécurisation des données de vos SPF (par exemple, par rapport au cloud sharing) ? De quelle manière ?

9) Avez-vous également pris des mesures supplémentaires en ce qui concerne la sécurisation des télétravailleurs ? Dans l'affirmative, comment ? Dans la négative, cela ne vous paraît-il pas nécessaire ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

10) Les GSM ou d'autres appareils mobiles sont pratiques en cas de télétravail. Pouvez-vous indiquer, pour 2013, en chiffres absolus :

a) combien de travailleurs ont reçu un GSM/smartphone ;

b) combien ont reçu un ordinateur portable ;

c) combien ont reçu un autre appareil mobile.

11) Lorsque le télétravail a été proposé et développé, vos services ont-ils obtenu des avantages en comparaison avec d'autres SPF  ? Dans l'affirmative, quels sont selon vous les points forts de vos services à cet égard ?

12) Quelles possibilités d'amélioration du télétravail entrevoyez-vous encore ?

13) Pour le reste, remarquez-vous encore des tendances ou des évolutions en cette matière dans vos services, y compris par rapport à d'autres services publics ?

 

In het verleden stelde ik reeds een aantal vragen over thuiswerk bij de Federale Overheidsdiensten (FOD). Om de evolutie hiervan op te volgen, herhaal ik de meeste vragen. Graag zou ik verder de aandacht willen vestigen op een aantal andere elementen. De staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit schreef (schriftelijke vraag 5-8153): "De werknemers van Shared Services in het algemeen, en van mijn Diensten op de Kanselarij in het bijzonder, beschikken voor hun thuiswerk over een Virtual Private Network (VPN)-verbinding. Dit betekent dat zij op een professioneel beveiligde manier toegang hebben tot hun elektronische gegevens net alsof ze op kantoor werken. VPN is een meer beveiligde manier van gegevensuitwisseling dan cloud computing, waarbij de overheid geen enkel idee heeft waar de gegevens in realiteit bewaard worden. Bovendien is de Patriot Act die onlangs in de Verenigde Staten van Amerika van kracht is geworden niet van aard om de bezorgdheid van de Belgische en Europese Overheden inzake beveiliging van elektronische gegevens te milderen." Voor de duidelijkheid: ik maak een onderscheid tussen occasioneel en structureel (dus bijvoorbeeld een dag per week) thuiswerk of telewerk.

Graag had ik de volgende vragen gesteld:

1) Hoeveel, en dit voor de laatste vijf jaar, werknemers van alle diensten en organisaties die onder uw beheer vallen:

a) werken occasioneel thuis;

b) werken structureel thuis?

Kan u deze cijfers, opgedeeld per jaar, in absolute en procentuele vorm meedelen, en dus ook meedelen hoeveel mensen er in totaal bij uw FOD/POD/… werken?

2) Wordt thuiswerk aangemoedigd ten aanzien van uw medewerkers? Waarom wel/niet?

3) Weet u of thuiswerken een kostenbesparing voor uw diensten betekent? Heeft u hier cijfers over? Heeft u hier al studies over laten uitvoeren? Zo ja, wat was het resultaat? Zo neen, acht u zo een studie nuttig en wilt u deze laten uitvoeren? Kan u toelichten?

4) Zijn er bij uw diensten al initiatieven genomen om thuiswerk te promoten? Zo ja, kan u dit toelichten? Zo neen, waarom niet?

5) Bent u van plan om in de toekomst hieromtrent initiatieven te nemen? Waarom wel/niet?

6) Welke diensten die de communicatie faciliteren zijn aanwezig? Kan men videoconferenties houden? Is cloud sharing mogelijk en op welke manier?

7) Deelt u de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, gelet op de vele berichten over cybercrime en spionage? Ziet u uw diensten als een mogelijk doelwit van dergelijke acties?

8) Heeft u na de vele berichten over cybercrime en spionage de beveiliging van de data van uw FOD verbeterd (bijvoorbeeld in verband met cloud sharing)? Op welke manier?

9) Heeft u ook extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers? Zo ja, hoe? Zo neen, acht u dit niet nodig? Kan u toelichten?

10) Gsm's of andere mobiele apparaten zijn handig bij telewerk. Kan u voor 2013 aanduiden in absolute cijfers:

a) hoeveel werknemers een gsm/smartphone hebben ontvangen;

b) hoeveel een laptop hebben ontvangen;

c) hoeveel een ander mobiel toestel hebben gekregen.

11) Hebben uw diensten bij het aanbieden en uitwerken van telewerken voordelen in vergelijking met andere FOD? Zo ja, wat zijn volgens u sterke punten van uw diensten hierin?

12) Waar ziet u nog mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken?

13) Merkt u voor de rest nog trends of evoluties op inzake deze materie bij uw diensten, ook ten aanzien van andere overheidsdiensten?

 
Réponse reçue le 13 février 2014 : Antwoord ontvangen op 13 februari 2014 :

L’honorable membre trouvera ci-après la réponse à ses questions.

- Office des Étrangers / Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides / Conseil du Contentieux des Étrangers

1) a) Le télétravail occasionnel selon les dispositions de l’arrêté royal (AR) du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la fonction publique fédérale administrative n’est pas organisé de façon structurelle au sein des services du Service public fédéral (SPF) Intérieur.

b) Depuis son introduction, le télétravail a connu une croissance annuelle progressive au sein des services du SPF Intérieur qui relèvent de ma compétence.

Ci-après un aperçu du nombre de télé-travailleurs au cours de cinq dernières années :


Total

Télétravail

%

2009

2493

136

5,46 %

2010

2482

232

9,35

2011

2723

294

10,80 %

2012

2724

379

13,91 %

2013

2696

463

17,17 %


2) L’implémentation du télétravail s’inscrit dans la stratégie du SPF de responsabiliser davantage les membres du personnel et de les faire travailler dans une perspective plus orientée vers les résultats. En tant que SPF, proposer du télétravail démontre que l’organisation fait preuve d’une flexibilité comparable à celle que le SPF attend de ses travailleurs. Le SPF souhaite également, via l’introduction du télétravail, permettre à ses collaborateurs de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.

3) Au sein des services du SPF Intérieur qui relèvent de ma compétence, seul un projet de desksharing modeste a été mis sur pied au Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides. Il concerne une vingtaine de collaborateurs. Je ne dispose pas d’autres données chiffrées. Des projets de desksharing à grande échelle ne sont pour l’instant pas jugés opportuns étant donné le nombre parfois très limité de télé-travailleurs par service et le fait que l’infrastructure ne s’y prête pas toujours.

4) La possibilité d’effectuer du télétravail est communiquée de différentes manières via l’intranet du SPF :

  • Il existe un Frequently Asked Questions (FAQ) détaillé ainsi que des conseils sur la manière d’introduire au mieux une demande de télétravail.

  • Une brochure a été rédigée pour les télé-travailleurs.

  • Une série de conseils sont donnés pour les chefs des télé-travailleurs.

  • Une auto-évaluation est disponible pour les membres du personnel intéressés. Par le biais d’une série de questions, il leur est clairement indiqué ce dont ils doivent tenir compte dans le cadre du télétravail. Ces questions les aident également à déterminer si le télétravail leur convient.

  • Les documents permettant d’introduire une demande de télétravail sont consultables en ligne.

5) Aucune nouvelle initiative n’est prévue. La structure et les besoins des différents services du SPF sont trop divers pour justifier une promotion du télétravail à grande échelle.

6) Aucun service de communication spécifique tel que la vidéoconférence ou le cloud sharing n’est mis à la disposition du personnel.

7) Le SPF Intérieur est conscient du fait qu’il existe une menace potentielle de cybercrime et d’espionnage.

8) Par manque de moyens disponibles, aucune mesure généralisée supplémentaire n’a été prise.

Pour l’accès sécurisé à distance à l’infrastructure de données centrale, le Conseil du Contentieux des Étrangers utilise Citrix. Ce système a été soumis en novembre 2013 à un audit externe lors duquel aucun problème n’a été constaté sur le plan de la sécurisation.

9) Outre les éléments mentionnés au point huit, aucune mesure complémentaire propre aux télé-travailleurs n’a été prise.

10) En ce qui concerne les GSM, smartphones et tablettes, je peux vous informer qu’au total, 304 abonnements de téléphonie mobile ou abonnements de données étaient actifs en 2013 au sein des services du SPF Intérieur qui relèvent de ma compétence. 755 ordinateurs portables étaient en usage dans ces services en 2013.

11) Un ordinateur portable est en principe mis à la disposition des télétravailleurs ainsi qu’un soutien ICT. Les frais de téléphone et d’internet peuvent être remboursés jusqu’à maximum 30 euros par mois, moyennant présentation d’une copie de la facture de l’abonnement. 

12. Etant donné les restrictions budgétaires et techniques, les documents et banques de données ne sont pas encore tous consultables depuis la maison.

13) Non.

- Fedasil.

1) Jusqu'à ce jour nous ne disposons pas de réglementation en matière de télétravail à domicile, c'est pourquoi il est rare et très occasionnel que le télétravail (à domicile) soit autorisé.

2) - 4) Dès lors, les questions 2 à 4 sont sans objet.

5) Fedasil est en pleine réorganisation. La réorganisation prévoit que les services support dans les centres (personnel, comptabilité, infrastructure, informatique, ...) soient centralisés sous la compétence des services généraux du siège central ; cependant ces tâches pourront être exercées de manière délocalisée. Le télétravail jouera à ce niveau un rôle positif. En effet dans un premier temps, nous proposons le télétravail à partir des sites administratifs régionaux et locaux. Dans un stade ultérieur nous pourrions envisager le télétravail à domicile.

6) Sans objet (voir 1).

7) Bien que nous comprenions l'inquiétude de la Secrétaire d'État, nous ne considérons pas Fedasil comme une cible potentielle.

8) Nous travaillons constamment à améliorer la sécurité de nos données. Nous avons des projets en cours comme le remplacement de notre firewall, la migration de notre réseau vers une solution MPLS VPN ou la mise à jour des systèmes d'exploitation de nos serveurs.

9) Nous n'avons pas pris de mesures de sécurité additionnelles. Le nombre de collaborateurs mobiles est limité et ces personnes utilisent un accès sécurisé pour se connecter à notre réseau.

10) Fedasil met à disposition 201 GSM nominatifs, 87 GSM de service, 21 accès « Blackberry », 250 laptops et 200 accès VPN sécurisés.

11) - 13) Sans objet (voir 1).

- SPP Intégration Sociale.

1) a) Il n’existe pas de chiffres pour les cinq dernières années, mais bien pour les 2deux dernières.

2012 :

  • Au total 68 collaborateurs ont fait du télétravail.

  • 875 jours de télétravail ont été prestés au total.

  • Le nombre moyen de télé-travailleurs était de cinq par jour, soit 2 % du nombre total de collaborateurs (n = 179).

2013 :

  • Au total il y avait 84 collaborateurs ayant fait du télétravail.

  • 2178,5 jours de télétravail ont été prestés au total.

  • Le nombre moyen de télé-travailleurs était de 8,9 par jour, soit 5,3 % du nombre total de collaborateurs (n = 169).

Ces chiffres n’incluent pas douze télé-travailleurs mobiles, pour lesquels la mobilité est indispensable dans le cadre de leurs fonctions.

Nous continuerons de garder des statistiques chiffrées.

b) Le télétravail structurel reste impossible.

2) Le SPP Intégration sociale s’implique aussi dans le cluster Optifed « Nouvelle façon de travailler », par le biais d’un projet éponyme au sein de notre organisation. Le SPP Intégration sociale souhaite aussi lancer une nouvelle façon de travailler avec, comme lignes de force, le télétravail et un lieu de travail flexible. Avec la ‘nouvelle façon de travailler’, le SPP Intégration sociale opte donc résolument pour de nouvelles formes de travail. Le SPP IS entend notamment :

  • répondre à la demande des collaborateurs en permettant un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée ;

  • contribuer à la réalisation de l’objectif sociétal de développement durable ;

  • travailler plus efficacement par une plus grande motivation.

Le télétravail est promu auprès de nos collaborateurs. A l’heure actuelle, nos collaborateurs peuvent travailler à domicile de manière occasionnelle, si des circonstances les empêchent de se rendre sur leur lieu de travail habituel ou si, pour l’exercice de certaines tâches, il n’est pas nécessaire ou souhaitable de se rendre au travail.

A partir du mois de mars 2014, les collaborateurs du SPP Intégration sociale pourront travailler à domicile de manière structurelle. Un guide du télétravail a été rédigé à cet effet, dans le but d’informer sur les modalités liées au télétravail. Il y est question du support, du suivi et des conditions-cadres du télétravail.

Une fois le projet mis en œuvre, le personnel du SPP IS qui le souhaite et qui en a la possibilité pourra :

  • Télé-travailler en moyenne un à trois jours par semaine.

  • Répondre aux objectifs prédéfinis par le supérieur hiérarchique, tant sur le plan quantitatif que qualitatif.

  • Améliorer sa satisfaction en démontrant, dans le cadre de l’enquête de satisfaction interne, des résultats meilleurs que ceux des trois dernières années.

3) A l’heure actuelle, le télétravail n’implique pas encore d’économies significatives pour le SPP Intégration sociale.

Lors de l’introduction de la possibilité de télétravail structurel, le SPP Intégration sociale indemnisera aussi de manière forfaitaire les frais de connexion et de communication en rapport avec le télétravail, conformément à l’arrêté royal du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la fonction publique administrative fédérale.

Les économies futures seront ainsi mises en œuvre grâce, notamment, au télétravail structurel et à une réduction significative des charges locatives. Le télétravail structurel implique certes aussi un coût structurel, mais pour le SPP Intégration sociale, les avantages seront bien plus conséquents que les coûts.

Pour pouvoir réellement faire des économies, le SPP Intégration sociale a décidé d’introduire une demande officielle de déménagement.

La réalisation du projet ‘Nouvelle façon de travailler’ permettrait des économies d’au moins 28% par rapport aux frais liés à la location des locaux, et en particulier aux charges locatives. C’est un facteur de succès fondamental du projet, en plus de la possibilité de télétravail pour le plus grand nombre de collaborateurs possible et le maintien d’un espace suffisant pour les collaborateurs qui se rendent sur le lieu de travail.

4) Depuis le 26 mai 2008, les collaborateurs peuvent télé-travailler de manière occasionnelle. Ce message a été communiqué à nos collaborateurs à plusieurs reprises.

Depuis le mois de février 2010, les ordinateurs stationnaires sont, en cas de problème, remplacés par des ordinateurs portables. A l’heure actuelle, chaque collaborateur dispose donc d’un ordinateur portable.

Depuis le 1er octobre 2012, un projet pilote est en cours au service HRM. Tous les collaborateurs de ce service disposent ainsi d’un ordinateur portable et peuvent télé-travailler un à deux jour(s) par semaine.

5) Nous envisageons de prendre, à l’avenir, des initiatives pour promouvoir davantage le télétravail, dans le cadre du projet « Nouvelle façon de travailler ». La possibilité de télé-travailler de manière structurelle pour le plus grand nombre de collaborateurs possible constitue un facteur de succès fondamental du projet.

6) Aucun programme de chat par vidéo ou de « cloud computing » n’est encore utilisé à l’heure actuelle. Nous utilisons toutefois beConnected, une plateforme électronique de collaboration et gestion documentaire. Les collaborateurs du SPP Intégration sociale bénéficient d’une formation étendue pour leur permettre d’utiliser cette plateforme correctement et de manière sure.

Les collaborateurs du SPP Intégration sociale qui possèdent déjà un ordinateur portable de l’organisation peuvent, en télétravail, se connecter au réseau de l’organisation par VPN. Grâce à cette connexion, ils peuvent également utiliser chez eux les programmes qui utilisent des données du réseau du SPP Intégration sociale.

7) Nous partageons les inquiétudes de l’ensemble des institutions publiques utilisant des transmissions de données passant par le réseau public internet. Si le SPP IS n’est sans doute pas un objectif privilégié pour le cybercrime et l’espionnage, rien n’interdit de croire qu’il puisse être visé par des activités de cybercriminels.

8) Le SPP Intégration Sociale s’appuie sur ses partenaires FEDICT et SMALS, qui gèrent les deux réseaux dont il a l’utilisation, pour assurer et renforcer par des mesures d’amélioration continue la sécurité informatique de ses systèmes.

Par ailleurs, le SPP IS n’utilise pas de manière régulière le Cloud, mais a recours à la plateforme documentaire fédérale beConnected, sécurisée par FEDICT et son opérateur SMALS.

9) Les télé-travailleurs ne peuvent se connecter au réseau interne du SPP Intégration Sociale que via les systèmes VPN fournis par les gestionnaires de ses plateformes IT : FEDICT (pour Shared Services) et SMALS pour l’accès à l’extranet de la Sécurité sociale. Pour ce dernier, il est impossible de faire coexister deux réseaux simultanément sur la même machine.

10) a) en 2013 huit smartphones.

b) 75 ordinateurs portables.

c) cinq tablettes.

11) En ce qui concerne la possibilité de télétravail et sa mise en œuvre, le SPP Intégration sociale n’offre aucun avantage spécifique par rapport aux SPF.

12) Tout au long de la dernière décennie, on s’est intéressé de plus en plus à l’ergonomie sur le lieu de travail, ergonomie à laquelle l’employeur allait contribuer activement. En situation de télétravail, l’employeur peut toujours jouer un rôle actif comme source d’informations, mais l’initiative doit venir du travailleur. L’importance de l’ergonomie dans le cadre du télétravail est, à l’heure actuelle, très peu abordée.

Malgré des progrès techniques incessants, les télé-travailleurs sont, par ailleurs, très mécontents de la stabilité du matériel, des logiciels et des connexions au réseau et de communication y afférentes. Bien que ces éléments soient considérés comme une exigence de base et ne constituent donc que rarement une source de satisfaction, le SPP Intégration sociale s’efforce constamment de fournir au télé-travailleur un environnement de travail le plus stable possible sur le plan technique.

13) En plus des avantages évoqués dans l’explication, la combinaison « télétravail – lieu de travail flexible » permet de proposer un cadre de travail agréable et de qualité avec, en prime, une utilisation efficace des espaces de bureaux. Les bureaux satellites, grâce auxquels les collaborateurs des services centraux peuvent travailler partiellement dans un lieu proche de leur domicile, suscitent un intérêt croissant. Les services publics fédéraux à bureaux décentralisés créent d’ores et déjà de tels bureaux à l’intention de leurs propres collaborateurs et des collaborateurs d’autres services publics fédéraux à bureaux décentralisés. Le SPP Intégration sociale a déjà manifesté son intérêt pour cette solution et suit avec intérêt les développements en la matière, en tant que service public sans bureaux décentralisés.

Het geachte lid vindt hieronder het antwoord op haar vragen.

- Dienst Vreemdelingenzaken / Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen / Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

1) a) Occasioneel telewerk volgens de bepalingen van het koninklijk besluit (KB) van 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt is niet structureel georganiseerd bij de diensten van Federale Overheidsdienst (FOD) Binnenlandse Zaken.

b) Binnen de diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die onder mijn bevoegdheden vallen, is sinds de invoering van telewerk sprake van een geleidelijke jaarlijkse groei.

Hieronder een overzicht van het aantal telewerkers in de voorbije vijf jaar:


Totaal

Telewerk

%

2009

2493

136

5,46 %

2010

2482

232

9,35

2011

2723

294

10,80 %

2012

2724

379

13,91 %

2013

2696

463

17,17 %


2) Het implementeren van telewerk past in de strategie van de FOD om personeelsleden meer te responsabiliseren en meer resultaatgericht te laten werken. Als FOD telewerk aanbieden toont aan dat de organisatie een gelijkaardige flexibiliteit aan de dag legt als degene die de FOD van zijn werknemers verwacht. Tevens wil de FOD via de invoering van telewerk zijn medewerkers de mogelijkheid geven werk en privé-leven beter te combineren.

3) Binnen mijn diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die onder mijn bevoegdheid vallen is enkel bij het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen een bescheiden desksharingsproject opgezet. Dit betreft een 20-tal medewerkers. Ik beschik niet over verdere cijfergegevens. Grootschalige desksharingsprojecten zijn tot op heden niet opportuun geacht, gelet het soms aantal zeer beperkte telewerkers per dienst en het feit dat de accommodatie er zich niet altijd toe leent.

4) De mogelijkheid om aan telewerk te doen wordt op verschillende wijzen gecommuniceerd, via het intranet van de FOD:

  • Er is een uitgebreide Question and Answer lijst, ook met tips over hoe best een aanvraag tot telewerk in te dienen  

  • Er is een handleiding voor telewerkers.

  • Er bestaan een reeks van tips voor leidinggevenden van telewerkers.

  • Er is een zelfevaluatie voor geïnteresseerde personeelsleden, via een aantal vragen wordt hen duidelijk gemaakt waarmee ze in het kader van telewerk moeten rekening houden en kunnen zij beter voor zichzelf uitmaken of telewerk een goede keuze is.

  • De documenten om een telewerkaanvraag te doen zijn online consulteerbaar.

5) Er zijn geen bijkomende initiatieven voorzien. De structuur en de behoeften van de verschillende diensten binnen de FOD zijn te divers voor een grootschalige promotie van telewerk.

6) Er zijn geen specifieke communicatiediensten zoals videoconferenties of cloud sharing die ter beschikking worden gesteld voor het personeel.

7) De FOD Binnenlandse Zaken is er zich bewust van dat er een potentiële dreiging is van cybercrime en spionage.

8) Wegens een gebrek aan beschikbare middelen zijn er op algemene schaal geen bijkomende maatregelen genomen.

Bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen wordt voor de beveiligde toegang vanop afstand tot de centrale data-infrastructuur gebruik gemaakt van Citrix. Dit systeem werd in november 2013 onderworpen aan een externe audit waarbij geen problemen werden vastgesteld op vlak van beveiliging.

9) Naast de elementen uit punt acht zijn er geen bijkomende maatregelen genomen, specifiek voor telewerkers.

10) Voor wat betreft gsm’s, smartphones en tablets kan ik u melden dat bij de diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die onder mijn bevoegdheid vallen er in 2013 in totaal 304 mobiele telefonie-of data-abonnementen actief waren. Er waren in 2013 voor deze diensten 755 laptops in gebruik.

11) Er wordt in principe een laptop ter beschikking gesteld, evenals ICT-ondersteuning. Kosten van telefoon en internet kunnen worden terugbetaald tot een maximum van 30 euro per maand, mits voorlegging van een kopie van de factuur van het abonnement.

12) Gelet budgettaire en technische beperkingen zijn nog niet alle documenten en gegevensbanken van thuis uit consulteerbaar.

13) Neen.

- Fedasil.

1) Er bestaat op vandaag geen regeling inzake thuiswerk; in die zin wordt er zelden en uiterst occasioneel thuiswerk toegestaan.

2) - 4) De vragen 2 tot 4 zijn dus zonder voorwerp.

5) Fedasil is in volle reorganisatie. In deze reorganisatie wordt voorzien dat de ondersteunende diensten (personeel, boekhouding, infrastructuur, informatica, …) ook in de opvangcentra gecentraliseerd worden onder de bevoegdheid van de Algemene diensten van het Hoofdbestuur; deze opdrachten zouden wel gedelokaliseerd kunnen worden uitgeoefend.

Hiervoor zal telewerking uiteraard een belangrijke faciliterende rol spelen. We beogen inderdaad in een eerste fase telewerking vanuit regionale en lokale administratieve gebouwen. In een latere fase zou er eventueel thuiswerk kunnen overwogen worden.

6) Zonder voorwerp (zie 1).

7) Wij begrijpen de ongerustheid van de Staatssecretaris. Wij beschouwen Fedasil niet als een mogelijk doelwit.

8) Wij werken voortdurend aan de verbetering van de beveiliging van onze data. Zo lopen er projecten als de vervanging van onze firewall, de migratie van ons netwerk naar een MPLS VPN oplossing, en de update van de besturingssystemen van onze servers.

9) Wij hebben geen extra beveiligingsmaatregelen genomen. Het aantal telewerkers is beperkt en zij gebruiken een beveiligde toegang tot ons netwerk.

10) Fedasil stelt 201 GSM’s ter beschikking aan individuele medewerkers, 87 dienst-GSM’s, 21 “Blackberry” toegangen, 250 laptops en 200 beveiligde VPN toegangen

11) - 13. Zonder voorwerp (zie 1).

- POD Maatschappelijke Integratie.

1) a) Er zijn geen cijfers voor de laatste vijf jaren. Deze cijfers zijn wel beschikbaar voor de laatste twee jaren.

2012:

  • Er waren in totaal 68 medewerkers die aan thuiswerk deden.

  • Er werd in totaal 875 dagen aan thuiswerk gedaan.

  • Er waren gemiddeld 3,5 thuiswerkers per dag, hetzij 2 % van het totaal aantal medewerkers (n = 179).

2013:

  • Er waren in totaal 84 medewerkers die aan thuiswerk deden.

  • Er werd in totaal 2 178,5 dagen aan thuiswerk gedaan.

  • Er waren gemiddeld 8,9 thuiswerkers per dag, hetzij 5,3 % van het totaal aantal medewerkers (n = 169).

Deze cijfers zijn exclusief twaalf mobiele telewerkers, dat wil zeggen deze voor wie mobiliteit noodzakelijk deel uitmaakt van de functie.

In de toekomst zullen wij cijfers blijven bijhouden.

b) Op heden is er nog geen mogelijkheid tot structureel thuiswerken.

2) De POD Maatschappelijke Integratie engageert zich ook in de Optifed cluster “Het Nieuwe Werken” via een gelijknamig project binnen onze organisatie. De POD Maatschappelijke integratie wil zo een nieuwe manier van werken introduceren met als krachtlijnen het thuiswerk en een flexibele werkplek. De POD Maatschappelijke Integratie kiest met “Het nieuwe werken” dus voluit voor nieuwe werkvormen. Hiermee wil de POD MI onder andere:

  • tegemoet komen aan de vraag van de medewerkers door een beter evenwicht tussen werk en privéleven mogelijk te maken;

  • bijdragen aan de maatschappelijke doelstelling van duurzame ontwikkeling;

  • efficiënter gaan werken door een verhoogde motivatie.

Thuiswerk wordt aangemoedigd ten aanzien van onze medewerkers. Op heden is het voor onze medewerkers mogelijk om occasioneel thuis te werken: indien omstandigheden hen verhinderen om zich naar de normale werkplek te begeven of indien het omwille van bepaalde taken niet noodzakelijk of niet wenselijk is om zich naar de werkplek te begeven.

Bovendien zal het voor de medewerkers van de POD Maatschappelijke Integratie vanaf maart 2014 mogelijk zijn om structureel thuis te werken. Hiervoor werd een gids voor telewerk opgesteld met de bedoeling om te informeren over de aan telewerk verbonden modaliteiten. De ondersteuning, de opvolging en de randvoorwaarden voor telewerk worden besproken.

Na voltooiing van het project zal het personeel van de POD MI dat dit wenst en er de mogelijkheid toe heeft in staat zijn om:

  • Gemiddeld tussen één dag en drie dagen per week thuis te werken.

  • De vooraf vastgelegde doelstellingen te vervullen die werden vastgelegd door de hiërarchische meerdere zowel kwantitatief, als kwalitatief.

  • Zijn tevredenheid te verhogen door, gemiddeld, hogere resultaten aan te tonen dan die van de vorige drie jaren tijdens de interne tevredenheidsenquête.

3) Op heden betekent thuiswerken nog geen significante kostenbesparing voor de POD Maatschappelijke Integratie.

Bovendien zal de POD Maatschappelijke Integratie bij de invoering van de mogelijkheid tot structureel telewerk, conform het Koninklijk besluit van 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt, de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het structureel telewerk forfaitair vergoeden.

Een toekomstige kostenbesparing zal zodoende gerealiseerd worden door, mede dankzij het structureel telewerk, significant te besparen op de huurlasten doch in de wetenschap dat structureel telewerk ook een structurele kost met zich meebrengt. De baten zullen voor de POD Maatschappelijke Integratie evenwel een veelvoud van de kosten zijn.

Om deze kostenbesparing te bewerkstelligen heeft de POD Maatschappelijke Integratie beslist om een officiële aanvraag tot verhuis in te dienen.

Na voltooiing van het project “Het Nieuwe Werken” zou een vermindering van minstens 28 % waargenomen kunnen worden in verband met de kosten betreffende het huren van de lokalen, de huurlasten in het bijzonder. Dit is, naast de mogelijkheid om thuis te werken voor zoveel mogelijk medewerkers en het behouden van voldoende plaats voor de medewerkers die zich naar de werkplek begeven, een kritische succesfactor van het project.

4) Sinds 26 mei 2008 is het mogelijk om occasioneel thuis te werken. Dit werd herhaaldelijk gecommuniceerd aan onze medewerkers.

Sinds februari 2010 worden vaste computertoestellen bij defect vervangen door draagbare computers waardoor nu iedereen over een draagbare computer beschikt.

Sinds 1 oktober 2012 loopt er een proefproject bij de dienst HRM waarbij alle medewerkers van die dienst beschikken over een laptop en de mogelijkheid geboden wordt om één à twee dagen per week thuis te werken.

5) Wij zijn van plan om in de toekomst initiatieven te nemen om thuiswerk verder te promoten en dit in het kader van het project “Het Nieuwe Werken”. De mogelijkheid om structureel thuis te werken voor zoveel mogelijk medewerkers is een kritische succesfactor van het project.

6) Er wordt op dit moment nog geen gebruik gemaakt van programma’s om te videochatten of voor cloud computing. Er wordt wel gebruik gemaakt van beConnected, een elektronisch platform voor samenwerking en documentbeheer. De medewerkers van de POD Maatschappelijke Integratie krijgen uitgebreid opleiding om dit platform correct en veilig te gebruiken.

De medewerkers van de POD Maatschappelijke Integratie die reeds over een laptop van de organisatie beschikken, kunnen bij thuiswerk via VPN een verbinding maken met het netwerk van de organisatie. Dit biedt hen ook de mogelijkheid om thuis die programma’s te gebruiken die beroep doen op gegevens op het netwerk van de POD Maatschappelijke Integratie.

7) Wij delen de ongerustheid van alle overheidsinstellingen die gebruik maken van gegevenstransmissie via het internet. Hoewel de POD MI ongetwijfeld geen belangrijk doelwit is voor cybercrime en spionage, is het echter niet ondenkbaar dat hij in het vizier zou kunnen worden genomen bij acties van cybercriminelen.

8) De POD Maatschappelijke Integratie vertrouwt op zijn partners FEDICT en SMALS, de beheerders van de twee netwerken waarvan hij gebruik maakt, om de databeveiliging van zijn systemen te verzekeren en voortdurend te verbeteren.

De POD MI maakt overigens niet op regelmatige basis gebruik van cloud sharing, maar wel van het federaal platform voor documentbeheer beConnected, dat wordt beschermd door FEDICT en door SMALS, de operator ervan.

9) De telewerkers kunnen met het intern netwerk van de POD Maatschappelijk Integratie enkel verbinding maken via de VPN-systemen van de beheerders van zijn IT-platformen: FEDICT (voor Shared Services) en SMALS voor de toegang tot het extranet van de sociale zekerheid. Wat SMALS betreft, is het onmogelijk om twee netwerken tegelijkertijd op dezelfde machine te laten draaien.

10) a) in 2013 acht smartphones

b) 75 laptops

c) 5 tablets

11) De POD Maatschappelijke Integratie biedt geen specifieke voordelen ten opzichte van andere FOD’s op het vlak van het aanbieden en uitwerken van telewerk.

12) Doorheen de laatste decennia was er een toenemende aandacht voor ergonomie in de kantooromgeving waarbij de werkgever een actieve rol ging spelen. Bij telewerk kan de werkgever nog steeds een actieve rol spelen als informatiebron, maar het initiatief komt bij de werknemer te liggen. Het belang van ergonomie bij telewerk komt op heden erg weinig aan bod.

Daarnaast is er, ondanks een onophoudelijke technische vooruitgang, nog steeds een grote ergernis bij werknemers die thuiswerken over de stabiliteit van het materiaal, de software en de bijhorende netwerk- en communicatieverbindingen. Hoewel deze zaken als een basisvereiste worden gezien en dus zelden een bron van tevredenheid zullen zijn, is het een constant streven om een zo stabiel mogelijke technische werkomgeving voor de thuiswerker te voorzien.

13) De combinatie van thuiswerk met een flexibele werkplek, biedt bovenop de voordelen aangehaald in de toelichting, de mogelijkheid om een aangename en kwaliteitsvolle werkomgeving aan te bieden in combinatie met een efficiënt gebruik van de  kantoorruimtes. Ook is er een toenemende interesse rond satellietkantoren waarbij medewerkers van centrale diensten de mogelijkheid krijgen om gedurende een deel van hun werktijd dichter bij hun woonplaats een werkplek te vinden. Federale overheidsdiensten met decentrale kantoren richten reeds dergelijke kantoren in voor hun eigen medewerkers en voor de medewerkers van andere federale overheidsdiensten met decentrale kantoren. De POD Maatschappelijke Integratie heeft haar interesse in deze satellietkantoren reeds kenbaar gemaakt en volgt als overheidsdienst zonder decentrale kantoren met belangstelling de verdere ontwikkelingen op.