SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2013-2014 Zitting 2013-2014
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10 janvier 2014 10 januari 2014
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Question écrite n° 5-10816 Schriftelijke vraag nr. 5-10816

de Nele Lijnen (Open Vld)

van Nele Lijnen (Open Vld)

à la vice-première ministre et ministre des Affaires sociales et de la Santé publique, chargée de Beliris et des Institutions culturelles fédérales

aan de vice-eersteminister en minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, belast met Beliris en de Federale Culturele Instellingen
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Services publics fédéraux - Travail à domicile - Télétravail - Évolution - Facilités - Sécurisation Federale Overheidsdiensten - Thuiswerk - Telewerk - Evolutie - Faciliteiten - Beveiliging 
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ministère
travail à domicile
travail à distance
téléphone mobile
protection des données
espionnage
criminalité informatique
vidéocommunication
statistique officielle
ministerie
thuiswerk
werk op afstand
mobiele telefoon
gegevensbescherming
spionage
computercriminaliteit
videocommunicatie
officiële statistiek
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10/1/2014 Verzending vraag
14/3/2014 Rappel
8/4/2014 Antwoord
10/1/2014 Verzending vraag
14/3/2014 Rappel
8/4/2014 Antwoord
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Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10822
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10823
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10826
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10822
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10823
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10826
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828
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Question n° 5-10816 du 10 janvier 2014 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 5-10816 d.d. 10 januari 2014 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Par le passé, j'ai déjà posé une série de questions sur le travail à domicile au sein des services publics fédéraux (SPF). Je répète la plupart des questions afin de pouvoir suivre l'évolution. Je souhaiterais en outre attirer l'attention sur un certain nombre d'éléments. Le secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité a indiqué (question écrite 5-8153) que : « Les employés des « shared services » en général et mes services à la Chancellerie en particulier disposent d’une connexion Virtual Private Network (VPN) pour travailler à domicile. Cela signifie qu’ils ont accès à leurs données électroniques de manière sécurisée, comme s’ils se trouvaient sur leur lieu de travail. VPN est un outil d’échanges de données plus sécurisé que Cloud Computing, car avec ce dernier l’administration n’a aucune idée de l’endroit où les données sont réellement conservées. De plus, le Patriot Act qui a été adopté récemment par les États-Unis d’Amérique, n’est pas de nature à atténuer les inquiétudes des États belge et européens en matière de sécurité des données électroniques. ». Je précise que je fais une distinction entre le travail à domicile et le télétravail occasionnel et structurel (par exemple, un jour par semaine).

Je souhaiterais poser les questions suivantes :

1) Pour les cinq dernières années, combien de travailleurs de tous les services et organisations relevant de votre compétence :

a) travaillent à domicile de façon occasionnelle ?

b) travaillent à domicile de façon structurelle ?

Pouvez-vous me communiquer ces données en chiffres absolus et en pourcentages, avec une ventilation annuelle, et m'indiquer également le nombre total de personnes travaillant dans vos SPF/SPP/... ?

2) Le travail à domicile est-il encouragé auprès de vos collaborateurs ? Pourquoi/pourquoi pas ?

3) Le travail à domicile représente-t-il une économie pour vos services ? Disposez-vous de chiffres à ce sujet ? Avez-vous fait réaliser des études en la matière ? Dans l'affirmative, quel en était le résultat ? Dans la négative, jugez-vous utile une telle étude et la ferez-vous réaliser ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

4) Des initiatives ont-elles déjà été prises dans vos services pour promouvoir le travail à domicile ? Dans l'affirmative, pouvez-vous expliquer votre réponse ? Dans la négative, pourquoi ?

5) Comptez-vous prendre à l'avenir des initiatives à ce sujet ? Pourquoi/pourquoi pas ?

6) Quels services facilitant la communication sont-ils présents ? Peut-on tenir des vidéoconférences ? Le cloud sharing est-il possible et de quelle manière ?

7) Partagez-vous l'inquiétude du secrétaire d'État à l'Environnement, à l'Énergie et à la Mobilité, eu égard aux nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage ? Considérez-vous vos services comme une cible potentielle pour de telles actions ?

8) À la suite des nombreuses nouvelles communiquées en matière de cybercrime et d'espionnage, avez-vous amélioré la sécurisation des données de vos SPF (par exemple, par rapport au cloud sharing) ? De quelle manière ?

9) Avez-vous également pris des mesures supplémentaires en ce qui concerne la sécurisation des télétravailleurs ? Dans l'affirmative, comment ? Dans la négative, cela ne vous paraît-il pas nécessaire ? Pouvez-vous expliquer votre réponse ?

10) Les GSM ou d'autres appareils mobiles sont pratiques en cas de télétravail. Pouvez-vous indiquer, pour 2013, en chiffres absolus :

a) combien de travailleurs ont reçu un GSM/smartphone ;

b) combien ont reçu un ordinateur portable ;

c) combien ont reçu un autre appareil mobile.

11) Lorsque le télétravail a été proposé et développé, vos services ont-ils obtenu des avantages en comparaison avec d'autres SPF  ? Dans l'affirmative, quels sont selon vous les points forts de vos services à cet égard ?

12) Quelles possibilités d'amélioration du télétravail entrevoyez-vous encore ?

13) Pour le reste, remarquez-vous encore des tendances ou des évolutions en cette matière dans vos services, y compris par rapport à d'autres services publics ?

 

In het verleden stelde ik reeds een aantal vragen over thuiswerk bij de Federale Overheidsdiensten (FOD). Om de evolutie hiervan op te volgen, herhaal ik de meeste vragen. Graag zou ik verder de aandacht willen vestigen op een aantal andere elementen. De staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit schreef (schriftelijke vraag 5-8153): "De werknemers van Shared Services in het algemeen, en van mijn Diensten op de Kanselarij in het bijzonder, beschikken voor hun thuiswerk over een Virtual Private Network (VPN)-verbinding. Dit betekent dat zij op een professioneel beveiligde manier toegang hebben tot hun elektronische gegevens net alsof ze op kantoor werken. VPN is een meer beveiligde manier van gegevensuitwisseling dan cloud computing, waarbij de overheid geen enkel idee heeft waar de gegevens in realiteit bewaard worden. Bovendien is de Patriot Act die onlangs in de Verenigde Staten van Amerika van kracht is geworden niet van aard om de bezorgdheid van de Belgische en Europese Overheden inzake beveiliging van elektronische gegevens te milderen." Voor de duidelijkheid: ik maak een onderscheid tussen occasioneel en structureel (dus bijvoorbeeld een dag per week) thuiswerk of telewerk.

Graag had ik de volgende vragen gesteld:

1) Hoeveel, en dit voor de laatste vijf jaar, werknemers van alle diensten en organisaties die onder uw beheer vallen:

a) werken occasioneel thuis;

b) werken structureel thuis?

Kan u deze cijfers, opgedeeld per jaar, in absolute en procentuele vorm meedelen, en dus ook meedelen hoeveel mensen er in totaal bij uw FOD/POD/… werken?

2) Wordt thuiswerk aangemoedigd ten aanzien van uw medewerkers? Waarom wel/niet?

3) Weet u of thuiswerken een kostenbesparing voor uw diensten betekent? Heeft u hier cijfers over? Heeft u hier al studies over laten uitvoeren? Zo ja, wat was het resultaat? Zo neen, acht u zo een studie nuttig en wilt u deze laten uitvoeren? Kan u toelichten?

4) Zijn er bij uw diensten al initiatieven genomen om thuiswerk te promoten? Zo ja, kan u dit toelichten? Zo neen, waarom niet?

5) Bent u van plan om in de toekomst hieromtrent initiatieven te nemen? Waarom wel/niet?

6) Welke diensten die de communicatie faciliteren zijn aanwezig? Kan men videoconferenties houden? Is cloud sharing mogelijk en op welke manier?

7) Deelt u de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, gelet op de vele berichten over cybercrime en spionage? Ziet u uw diensten als een mogelijk doelwit van dergelijke acties?

8) Heeft u na de vele berichten over cybercrime en spionage de beveiliging van de data van uw FOD verbeterd (bijvoorbeeld in verband met cloud sharing)? Op welke manier?

9) Heeft u ook extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers? Zo ja, hoe? Zo neen, acht u dit niet nodig? Kan u toelichten?

10) Gsm's of andere mobiele apparaten zijn handig bij telewerk. Kan u voor 2013 aanduiden in absolute cijfers:

a) hoeveel werknemers een gsm/smartphone hebben ontvangen;

b) hoeveel een laptop hebben ontvangen;

c) hoeveel een ander mobiel toestel hebben gekregen.

11) Hebben uw diensten bij het aanbieden en uitwerken van telewerken voordelen in vergelijking met andere FOD? Zo ja, wat zijn volgens u sterke punten van uw diensten hierin?

12) Waar ziet u nog mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken?

13) Merkt u voor de rest nog trends of evoluties op inzake deze materie bij uw diensten, ook ten aanzien van andere overheidsdiensten?

 
Réponse reçue le 8 avril 2014 : Antwoord ontvangen op 8 april 2014 :

SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement

1a)

Chiffres absolus

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Travail à domicile (occasionnel)

0

0

0

0

49

172

Travail à domicile (structurel)

87

168

182

193

583

546

1b)

% de l'effectif total

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Effectif au 31 /12

1322

1352

1366

1330

1241

1191

% travail à domicile (occasionnel)

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

3,95%

14,44%

% travail à domicile (structurel)

6,58%

12,43%

13,32%

14,51%

46,98%

45,84%

Remarque : Ces chiffres ne concernent que les membres du personnel du Service public fédéral (SPF) et en aucun cas les membres du personnel des institutions scientifiques.

2) Le SPF souhaite, dans la mesure du possible, permettre aux membres du personnel d’effectuer du télétravail, à condition que le contenu de leur fonction, le fonctionnement de leur service, leurs compétences personnelles ainsi que leur attitude le permettent. De fait, le SPF pense que le télétravail correspond à sa philosophie du « travail orienté résultats ». Le télétravail offre par ailleurs une possibilité de trouver un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

3) Le SPF n’a pas mené d’études visant à déterminer l’impact budgétaire ou les opportunités liés à l’instauration du télétravail. Le SPF élabore actuellement un projet pilote, « New world of work », qui vise à étendre aussi au bureau la notion de « travailler indépendamment du lieu et du temps ». L’objectif consiste concrètement, à utiliser l’espace disponible plus intelligemment. Etant donné qu’une grande partie du personnel « télétravaille », il n’est plus nécessaire de prévoir un bureau fixe pour chaque personne. Le SPF travaille donc avec le système du « flex office »pour économiser l’espace. Cet espace libéré est utilisé en partie pour réaliser des économies, mais aussi pour accroître la qualité de l’environnement de travail, en l’équipant d’espaces de silence et de parloirs supplémentaires. C’est aussi une manière de compenser les désavantages du travail en paysager. Le SPF a l’intention d’effectuer une évaluation au terme de ce projet pilote pour, l’étendre , peut-être davantage par la suite.

4) Le SPF a effectivement entamé le déploiement du télétravail de manière progressive en 2008. Dans un premier temps, seuls quelques membres du personnel de chaque direction générale ont pu « télétravailler ». Un projet pilote a ensuite été mis sur pied pour étendre le télétravail aux services dans lesquels les fonctions s’y prêtaient le plus et où il rencontrait lle plus d’enthousiasme. Il a par la suite été déployé progressivement déployé dans toute l’organisation. Une campagne de communication a été menée à cet effet,  comprenant : des séances d’information, un guide sur le télétravail, une page intranet avec des FAQ, un concours photo, logo et affiche. Le projet télétravail s’est clôturé en 2013 et parce qu’il est devenu un processus à part entière dans l’organisation.  

5) Pas applicable

6) Les télétravailleurs disposent d’un système de Voice Over IP (Avaya) sur leur pc, leur permettant de téléphoner et d’être appelé sur leur numéro de bureau fixe et ce, via internet. A côté de cela, il existe le système Lync, permettant d’envoyer des messages brefs, de partager des fichiers, de téléphoner et de mener des télé/vidéoconférences.

Le SPF encourage en outre l’utilisation du site SharePoint pour partager l’information.

Il est possible de mener une vidéoconférence via les logiciels Lync, Webex et Skype.

Les utilisateurs peuvent partager des documents dans le cloud via Dropbox, Yousendit, Onedrive et Google Drive.

7) Ces messages sont suivis par les différents services et surtout par le Security Office. Les incidents sont signalés. Le monitoring des systèmes a été et est toujours adapté là où c’est nécessaire et possible. Au sein du SPF, certains sujets doivent en effet être plus sécurisés que d’autres.

8) Cf. question et réponse du point 7. Le SPF accorde plus d’attention au monitoring.

9)Aucune mesure supplémentaire n’a jusqu’à présent été prise pour les télétravailleurs. Le groupe de collaborateurs ayant accès à des informations sensibles ou travaillant avec des informations sensibles disposent d’outils cryptés qu’ils sont tenus d’utiliser.

10) En 2013, 420 utilisateurs ont reçu un pc portable. Cinquante utilisateurs emploient un Ipad fourni par le SPF.

Le SPF a instauré une nouvelle politique depuis le 01/07/2013 concernant l’octroi de téléphones portables et/ou de smartphones. En fonction des besoins liés à sa fonction, chaque membre du personnel se voit attribuer un profil « équipement », auquel est lié un équipement bien précis. Le SPF ne met plus de téléphones portables ou de smartphones à disposition de quelque personne que ce soit mais octroie pour des profils spécifiques un montant forfaitaire que le membre du personnel utilise dans le cadre de son travail. Les télétravailleurs ne reçoivent pas de forfait pour un téléphone portable ou un smartphone étant donné qu’ils peuvent parfaitement communiquer avec leur portable via le système Avaya décrit ci-dessus. Ils reçoivent un pc portable, un casque et un forfait mensuel de 25 euros comme contribution pour l’abonnement internet à domicile.

11) Comme indiqué ci-dessus, les télétravailleurs sont équipés d’un pc portable, d’un casque et reçoivent un forfait mensuel de 25 euros comme contribution pour l’abonnement internet à domicile. Ce forfait mensuel est une manière de travailler claire, transparente et simple d’un point de vue administratif.

12) Le SPF effectue lui-même le suivi de l’efficacité du télétravail. Dans son enquête de satisfaction effectuée en octobre 2013, figurait la question suivante  : « Au sein de mon équipe, la collaboration « à distance » (par exemple : télétravail) est-elle professionnelle et efficace ? ».

Au total, 68% des membres du personnel du SPF ont participé à l’enquête.

Il en ressort que :

  • 36,4% sont parfaitement d’accord

  • 49,1% sont plutôt d’accord

  • 10,4% ne sont pas vraiment d’accord

  • 4,1% ne sont pas du tout d’accord

Grâce à la question ouverte, les membres du personnel ont eu l’occasion d’émettre des suggestions. Certaines de ces suggestions avaient trait au télétravail. Le SPF constate à cet égard que certains membres du personnel souhaiteraient que la mise en place du télétravail ainsi que le nombre de jours de télétravail autorisés par semaine soit défini par la hiérarchie et soit identique pour tous.

Le SPF estime néanmoins que ce n’est pas souhaitable, étant donné la grandeur de l’ organisation et la diversité des fonctions et services. Le SPF suit donc le cadre réglementaire en la matière.

13) Le SPF ainsi que d’autres organisations a pris part au projet Optified « Out of office » qui offre la possibilité de travailler en bureaux satellites dans les provinces, ce qui constitue une autre forme de « travail indépendamment du lieu et du temps ». 

Le SPF Sécurité sociale : 

1) Le tableau ci-dessous détaille les chiffres relatifs au nombre de télétravailleurs, en comptabilisant les collaborateurs du SPF, ainsi que les membres du personnel de la Smals, de l'IBPT et du SPF P&O qui sont détachés auprès du SPF . 

Année

Nbre de collaborateurs

Nbre de télétravailleurs

% télétravailleurs

1 jour/ semaine

1,5 jour/ semaine*

2 jours/ semaine

2,5 jours/ semaine*

3 jours/ semaine

2009

1231

378

30,70%

329

0

49

0

0

2010

1275

574

45,02%

281

0

201

0

92

2011

1280

595

46,48%

226

0

188

0

181

2012

1254

601

47,96%

213

0

198

4

186

2013

1248

623

49,92%

207

3

193

9

211

* Seulement à partir de 2012. 

2), 4) et 5) Le SPF encourage le télétravail.

Presque tout le monde a la possibilité de « télétravailler » au SPF, avec un maximum de 3 jours par semaine. Seules les fonctions liées au temps et à l’emplacement, comme les réceptionnistes, les technicien(ne)s de surface, les chauffeurs et les ouvriers ne peuvent « télétravailler ». Ces fonctions ne représentent que 8% du personnel. Les autres collaborateurs peuvent opter pour le télétravail s’ils jugent cette formule intéressante. Aucune distinction n’est faite sur la base de la fonction ou de la direction. Le télétravail fait partie intégrante de la culture de l’organisation. 

3) L'introduction du télétravail au SPF s'est inscrite dans le projet NoVo, qui allie à la fois immobilier, révision des processus/digitalisation et changement de culture fort (http://www.socialsecurity.fgov.be/fr/over-de-fod/organisatie/nieuwe-werken/novo.htm). 

Les économies financières réalisées par le SPF dans le cadre global du projet NoVo peuvent être estimées comme suit :

  • 6 millions par an de frais locatifs pour la période 2009 - 2011 et 9 millions à partir de 2012 (passage à 6 bureaux pour 10 personnes) ;

  • 30% de frais de maintenance et de nettoyage en moins, alors que l'ensemble des bureaux est entièrement nettoyé quotidiennement ;

  • 78% de frais d'impression en moins (passage de 435 imprimantes à 45) ;

  • 80% de frais de téléphonie en moins (appels gratuits entre collègues, utilisation de solution d'instant messaging et de media sociaux) ;

  • 35% de frais d'économat en moins alors que tout le stock est librement accessible à tous. 

6) Le SPF dispose des services suivants qui facilitent la communication :

  • e-mail, contacts, calendrier (disponible sur ordinateur portable, smartphone et tablette) ;

  • logiciel de communication pour les informations de disponibilité (présence), messagerie instantanée (chat), discussion, vidéo et réunions virtuelles (disponible sur ordinateur portable pour les communications à l'intérieur du SPF) ;

  • système de téléphonie-IP lié aux solutions de mail, fax et call center et qui permet également une intégration avec GSM (disponible sur téléphones-IP et disponible comme softphone sur ordinateur portable, avec lequel la communication peut se faire aussi bien en interne à l'intérieur du SPF qu'à l'extérieur du SPF) ;

  • GSM’s, smartphones;

  • service de microblog Internet “Yammer”. 

Le cloudsharing est possible de façon limitée. Les données sensibles, telles que les données personnelles, ne sont pas placées dans des solutions "cloud". 

7) Le SPF a été toujours été très conscient du risque possible en ce qui concerne les failles de sécurité de l'infrastructure IT et a toujours pris des mesures afin de protéger correctement cette infrastructure. Tous les services publics nous semblent constituer une cible potentielle de cybercriminalité. 

8) Le SPF a toujours été proactif au sujet de la protection de son infrastructure IT. Ces dernières années, les mesures de protection suivantes ont été prises :

  • Le pare-feu central a été mis à jour vers sa version la plus récente ;

  • Le serveur e-mail a été migré vers Microsoft Exchange 2010. Exchange 2010 comprend un mécanisme de régulation qui offre la protection contre les attaques DoS ("denial of service"). Le serveur e-mail a été en outre muni d'un logiciel antivirus supplémentaire.

  • Un système a été mis au point pour que les dernières mises à jour (de protection) soient toujours installées automatiquement sur le parc d'ordinateurs.

  • En plus d'un logiciel antivirus, tous les ordinateurs sont équipés d'un pare-feu. 

9) Les collaborateurs du SPF utilisent le même ordinateur portable au bureau et en télétravail.. Les ordinateurs sont configurés de manière telle que seule une connexion sécurisée et cryptée peut être établie (via un logiciel VPN) au réseau d'entreprise du SPF.

Il n'est donc pas possible de se connecter directement à Internet. Les mesures mentionnées au point 8 valent également pour les télétravailleurs.10.

a) 877 collaborateurs utilisent un GSM ou smartphone mis à disposition par le SPF.

b) 1192 collaborateurs ont reçu un ordinateur portable.

c) 40 collaborateurs ont reçu une tablette. 

11) Le SPF a élaboré une procédure de demande digitale simple : à l'exception de quelques fonctions spécifiques, chaque collaborateur peut « télétravailler » un maximum de 3 jours par semaine (au pro-rata de l'occupation, 100% = 3 jours).

Chaque télétravailleur dispose d'un ensemble de matériel : ordinateur portable avec souris, modem et double adaptateur dLAN. Sur demande, il peut aussi obtenir une station d'accueil (docking station), un écran et un clavier.

En outre, il a été décidé de mettre à disposition une chaise de bureau ergonomique (facultative). Ces chaises de bureau ont été récupérées suite au déménagement du SPF en janvier 2009. 

12) Le SPF ne voit actuellement aucune possibilité d'amélioration du télétravail au sein de l’organisartion. 

13) Le SPF a par ailleurs constaté que les certains travailleurs souhaitent avoir la possibilité de « télétravailler » sur leur propre matériel privé. 

Institut national d’assurance maladie-invalidité (INAMI) 

Remarque préalable : dans sa réponse l’INAMI ne parle pas de travail à domicile mais bien de télétravail. Ces deux concepts ne tombent en effet pas sous la même réglementation. 

1) En ce qui concerne le point 1 de la question, je vous renvoie au tableau Excel joint en annexe. 

2 et 4) L’INAMI mène depuis des années une politique très active en matière de télétravail. Il a d’abord fait partie en 2007 d’un projet pilote au sein des IPSS (il concernait exclusivement le Service de traduction).

Vu l’éloignement de l’INAMI des principales gares, le télétravail a toujours été considéré comme une possibilité de favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, plutôt qu’un moyen de réduire les coûts d’infrastructure.

En 2010, l’Institut a mené une analyse approfondie des fonctions présentes à l’INAMI pour déterminer celles qui pouvaient ou non prétendre au télétravail. Le but était de favoriser le télétravail pour les fonctions qui pouvaient s’y prêter, à raison d’un jour par semaine ou 2-3 fois par mois (Jusqu’à la fin de 2011, le télétravail occasionnel n’était pas prévu par la réglementation).

En 2012, suite aux adaptations de la réglementation, l’Institut a fait une nouvelle analyse des fonctions « télétravaillables », en y intégrant la possibilité d’effectuer du télétravail occasionnel. Une politique plus « flexible » a donc été mise en place. Chaque agent (qui avait une fonction dite « télétravaillable ») a ainsi dû se prononcer et effectuer un nouveau choix entre télétravail structurel, occasionnel, mixte ou ne pas « télétravailler » (cela reste un choix et non une obligation). A l’heure actuelle, près de 40 % des collaborateurs de l’INAMI possèdent un contrat de télétravail, et le nombre maximum de jours de télétravail a été porté à 8 jours par mois (4 jours précédemment).  

3) Il n’y pas encore d’étude sur le sujet. Actuellement en tout cas, le télétravail n’a pas entraîné de réorganisation des bureaux ni de changement dans l’occupation de ceux-ci. La composition du parc informatique a par ailleurs du être modifiée (desktop vs laptop pour les télétravailleurs). Tenant compte de ces éléments, le télétravail ne constitue en rien une économie budgétaire pour le moment.

Néanmoins, un projet pilote de « desk sharing » est en cours d’élaboration au niveau du Service de traduction, vu le nombre de télétravailleurs dans ce service. L’INAMI est cependant loin de pouvoir en tirer des conclusions concrètes.  

5) L’Institut veut augmenter les possibilités de « télétravailler ». Certaines fonctions en sont  actuellement exclues à cause de l’utilisation d’applications informatiques qui ne le permettent pas. Dans la mesure du possible, les nouvelles applications développées en interne ou en externe sont construites pour permettre le télétravail. 

6) Une partie limitée des télétravailleurs dispose d’un GSM professionnel ou d’un smartphone. Les autres peuvent programmer leur poste fixe de sorte que les appels entrants au bureau sont déviés vers leur numéro privé (fixe ou mobile).

L’INAMI participe en tant qu’institution pilote au marché public UCCaaS (Unified Communications in the Cloud as a Service), organisé par le SPF Economie et la Smals dans le cadre d’ OptiFed. Ce marché prévoit e.a. des fonctionnalités de téléphonie digitale, de « presence management », d’« instant messaging », d’« audio- et videoconferencing » sur les PC et laptops des utilisateurs de l’INAMI. L’installation est prévue au cours du second semestre de 2014.

En attendant, un certain nombre d’utilisateurs emploient déjà la technologie CISCO WebEx pour l’« audio-videoconferencing ». Les capacités « file sharing » de WebEx ne sont pas utilisées mais, en général, les filtres web de l’INAMI bloquent l’accès à toutes les plateformes publiques de cloud sharing comme DropBox, et beaucoup d’autres. Néanmoins, il sera fait usage du « service file sharing » protégé de la BCSS et de la Smals.

Les travailleurs sont également connectés à domicile au réseau de l’INAMI avec le laptop professionnel via une connexion VPN. Ils n’ont pas d’autre moyen d’accès à l’Internet que par les filtres web centraux. 

7) L’INAMI est conscient des dangers croissants de la cybercriminalité et de l’espionnage. La réduction des risques fait intégralement partie de la politique de sécurité de l’Institut qui est d’ailleurs conforme à la politique de sécurité de la BCSS en ce qui concerne l’extranet de la Sécurité sociale.

L’INAMI pense cependant que ses services ne constituent pas une cible prioritaire, mais il est conscient du fait que l’Institut gère aussi bien des données à caractère personnel que des informations médicales qui requièrent une protection correcte. 

8) L’INAMI mène un projet qui tend à améliorer en permanence la sécurité de l’information, sur la base de la norme ISO 27001. La politique de sécurité de l’information est principalement basée sur un processus continu de maîtrise des risques donnant lieu à des actions d’amélioration, incluant des mesures de sécurisation concrètes pour des processus et systèmes, mais aussi la sensibilisation des collaborateurs par groupe cible spécifique.

Depuis des années déjà, l’INAMI bloque l’accès aux plateformes en ligne pour « cloud storage », collaboration, remote control, etc. afin de limiter les risques de perte de données confidentielles et l’accès non autorisé au réseau. Aucune autre mesure supplémentaire n’a été prise.  

9) Il n’y a pas non plus de mesures supplémentaires pour les télétravailleurs.

Le télétravail ne peut s’effectuer qu’avec les laptops de l’INAMI (sécurisés par des certificats machines) et moyennant une connexion VPN (cryptée) avec le réseau de l’INAMI, dont l’accès ne peut être obtenu qu’avec le certificat eID de la carte d’identité. Un programme antivirus mis à jour et un pare-feu personnel actif sont les seuls à permettre une session VPN. Il n’y a pas moyen d’avoir accès au réseau central avec d’autres PC.

La plupart des données se trouvent sur les serveurs centraux, tandis que les données locales sur les laptops sont cryptées moyennant un certificat d’utilisateur. Les utilisateurs ne disposent pas de droit de gestion et les portails USB des laptops sont bloqués de sorte qu’il est impossible d’exporter des données sur des disques durs externes, des clés USB, etc.  

10)

a.) Pour 2013, l’INAMI recense que 2 utilisateurs de GSM et 2 utilisateurs de smartphone supplémentaires.  

b.) Pour 2013, l’Institut compte environ 80 nouveaux utilisateurs de laptop, presque tous dans le cadre de l’introduction du télétravail. 

c.) En 2012, les membres du Comité de direction ont été équipés d’un iPad Apple (une dizaine d’appareils) donnant accès à l’e-mail et à l’ordre du jour des réunions par la voie de la plateforme « Mobile Iron » gérée par la Smals. Pour 2013, il n’y a aucun nouvel appareil mobile.  

11) L’INAMI offre à ses agents qui « télétravaillent » un support adéquat, tant au niveau de l’information préalable (via l’Intranet) qu’en cours de télétravail (helpdesk ICT). La mise à disposition d’un PC/laptop et l’octroi d’une indemnité équitable pour l’utilisation de la connexion Internet privée doivent être considérés comme des éléments positifs et de motivation.   

12) Entre autres, l’installation d’une « Unified Communications Platform » constituera une nette amélioration dans le domaine de la communication et des possibilités de collaboration (chat, téléphonie IP, « audio- et videoconferencing »). 

13) Un nombre croissant de collaborateurs souhaitent et peuvent opter pour le télétravail.  

Office national de sécurité sociale (ONSS)

1)

a.) télétravail occasionnel : 0 pour chacune des 5 dernières années

b.) télétravail structurel:

2009 : 3 collaborateurs sur les 1298 relevant de l’arrêté royal du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la Fonction publique fédérale administrative = 0,23%.

2010 : 4 collaborateurs sur les 1257 relevant de l’arrêté royal du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la Fonction publique fédérale administrative = 0,32%.

2011 : 4 collaborateurs sur les 1233 relevant de l’arrêté royal du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la Fonction publique fédérale administrative = 0,32%.

2012 : 6 collaborateurs sur les 1210 relevant de l’arrêté royal du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la Fonction publique fédérale administrative = 0,50%.

2013 : 29 collaborateurs sur les 1212 relevant de l’arrêté royal du 22 novembre 2006 relatif au télétravail dans la Fonction publique fédérale administrative = 2,39%. 

2) Le contrat d’administration 2013-2015 des Institutions publiques de sécurité sociale reprend des dispositions communes en matière de RH dans le cadre de la « Nouvelle manière de travailler ». D’ici à la fin du contrat d’administration, ces institutions s’engagent à donner à au moins 30% de leur personnel la possibilité de « télétravailler », que ce soit à domicile ou dans un bureau satellite (2013-10% ; 2014-20% ; 2015-30%). 

3) Vu le nombre restreint de collaborateurs qui « télétravaillent » actuellement, il est encore trop tôt pour parler de réduction des coûts. 

4) Non, pas encore. 

5) Oui, parce que l’ONNS veut remplir les objectifs définis dans le contrat d’administration. 

6) L’ONNS ne dispose pas d’outils spécifiques en dehors du courriel. 

7) L’ONSS est aussi préoccupé par la cybercriminalité et l’espionnage. Il n’est pas à exclure que les données de la sécurité sociale soient une cible potentielle pour des personnes malintentionnées. Depuis la fin des années 80, et grâce au réseau développé autour de la Banque Carrefour de la sécurité sociale, l’Institut échange des données de manière intensive. Dans ce contexte, la protection physique et logique de ces données a toujours été primordiale. L’ONSS est d’avis que la Banque Carrefour de la sécurité sociale joue un rôle moteur sur le plan de la sécurité. 

8) La protection physique et logique du réseau est une préoccupation permanente. Toutes sortes d’actions sont constamment entreprises afin d’en renforcer la sécurité. 

9) L’Office fait partie du réseau de la sécurité sociale et doit donc appliquer les strictes règles de sécurité prescrites pour ce réseau. La même chose vaut pour les télétravailleurs : ceux-ci n’ont accès au réseau que par une connexion RPV/VPN (réseau privé virtuel) assortie de conditions d’accès et de sécurité spécifiques. 

10) Tous les télétravailleurs disposent en 2013 d’un ordinateur portable, mais ils n’ont pas reçu de GSM. 

11) à 13) inclus) Le projet de télétravail n’en est qu’à ces débuts à l’ONSS. Les conditions doivent encore être déterminées, notamment en concertation avec les syndicats. 

Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité (CAAMI) 

1)

a.) Le télétravail n’a été introduit qu’en 2012 (projet pilote structurel: service de traduction)

en 2012: 3 personnes = 1.15 %

en 2013: 23 personnes = 8,85 %

sur 260 collaborateurs 

2) Il s’agit d’une évolution progressive vu le besoin de nouvel équipement informatique et celui d’introduire des e-dossiers.  

3) Ce n’est pas actuellement financièrement avantageux mais c’est par contre motivant pour le personnel.

Une intervention forfaitaire de 20 euros/mois est prévue.

Aucune étude n’a encore été réalisée à cet effet.  

4) Étant donné la CAAMI travaille encore à la transition vers les e-dossiers et à la conversion de son parc informatique, aucune campagne active n’a été menée pour promouvoir le télétravail. 

5) Des initiatives seront prises en ce sens dès que le contexte de travail et les moyens financiers le permettront .   

6) La CAAMI ne dispose pas d’outils spécifiques en dehors du courriel et l’intranet. 

7) On n’est jamais à l’abri de ce type d’attaque/espionnage. La CAAMI pense néanmoins ne pas être directement ciblée par ce genre d’attaques. Elle pourrait néanmoins être prise comme cible pour faciliter l’attaque d’une autre institution, etc. 

8) Aucune initiative complémentaire n’a été prise. 

9) Au niveau des télétravailleurs, ceux-ci utilisent des ordinateurs de l’institution avec les mêmes protections que celles offertes en interne (antivirus, etc.). 

10) Tous les télétravailleurs disposent d’un laptop. 

11) Les points forts sont la mise à disposition d’un PC portable et l’intervention dans les frais (VPN, abonnement internet, installation ligne ADSL). 

12) Principalement dans l’extension du télétravail à davantage de collaborateurs. 

13.) La CAAMI enregistre des demandes croissantes pour le télétravail. 

Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales (ONSSAPL) 

1) En ce qui concerne le point 1 de la question, je vous renvoie au tableau Excel joint en annexe. 

2) et 4) L’ONSSAPL a ouvert le travail à domicile de façon étendue à son personnel. Le télétravail est à cet effet facilité de manière appropriée, ce qui indique que l’ONSSAPL considère le télétravail comme une forme de travail ordinaire et entend offrir cette possibilité en tant que telle aux  membres de son personnel.

L’Office estime que la possibilité de travailler à domicile a un effet positif sur la motivation du personnel et sur les résultats. L’offre de télétravail accroît en outre le pouvoir d’attraction de l’ONSSAPL en tant qu’employeur sur le marché du travail. 

3) Pour l’ONSSAPL, le travail à domicile n’implique pour l’instant pas d’économie de coût. Aucune étude n’a été faite en la matière.

Une telle étude n’est du reste pas prévue dans l’immédiat en raison du transfert de la compétence des allocations familiales aux Régions et de la fusion de l’Office avec l’Office de sécurité sociale d’Outre-mer, prévue à partir du 1er janvier 2015. 

5) D’autres initiatives de promotion du télétravail ne sont pas prévues car la possibilité de réaliser du télétravail est déjà bien connue et diffusée au sein de l’institution. 

6) La communication en télétravail a lieu par téléphone via VOIP et par e-mail. Les vidéoconférences et le cloud sharing ne sont pas possibles. 

7) Actuellement, l’ONSSAPL n’a pas non plus connaissances d’attaque réussie. Aucune trace de cyberattaque contre l’institution n’a été observée. 

8) En réponse aux cas signalés dans la presse d'attaques récentes et de menaces au sein d'autres instances, diverses mesures à court terme ont été prises au niveau du réseau:

  • Le réseau local est connecté à l’extérieur exclusivement à travers des réseaux de la sécurité sociale (réseau BCSS et Extranet de la sécurité sociale);

  • L’Extranet de la sécurité sociale a installé divers systèmes de messagerie d’alerte qui sont répercutés via différents canaux aux Institutions de la sécurité sociale;

  • La gestion du firewall qui communique avec l’Extranet a été confiée à la Smals. Sa mission est de veiller à le faire évoluer et le maintenir le plus à jour possible. La Smals doit veiller également à informer l’Office des risques et menaces qu’elle pourrait constater. 

9) Les mesures de protection générale qui sont implicitement d’application au télétravail, en ce compris les updates réguliers des logiciels installés sur les divers appareils et les mises à jour régulières d’un antivirus sur chaque PC tant au niveau de la version qu’au niveau de la virus signature, offrent une protection satisfaisante. D’autres mesures ne sont à l’heure actuelle pas nécessaires. 

10) a) Pour leur communications téléphoniques, tous les télétravailleurs disposent des possibilités nécessaires de connexion via VOIP. Ils ne disposent pas d’un GSM ou d’un smartphone. 

b) Tous les 82 télétravailleurs disposent d’un laptop.   

c) Dans le cadre du télétravail, aucun autre appareil mobile n’est mis à disposition. 

11) Les télétravailleurs ont également la possibilité de réaliser leurs prestations de travail dans les bureaux régionaux de l’Office ou dans les bureaux des autres Institutions publiques de sécurité sociale. Si le travail à domicile n’est pas souhaitable ou possible pour le collaborateur, cette option constitue une alternative. 

12) Vu l’évolution des dossiers électroniques dans les activités des services, la possibilité de réaliser du télétravail sera à l’avenir offerte à plus de collaborateurs. 

13) Les services considèrent le télétravail principalement comme une forme de travail acceptée et équivalente et ils organisent le travail en conséquence. 

Caisse de secours et de prévoyance en faveur des marins (CSPM) 

1) En ce qui concerne le point 1 de la question, je vous renvoie au tableau Excel joint en annexe. 

2) Dans le contrat d’administration 2013-2015, toutes les institutions publiques de sécurité sociale, dont la CSPM, se sont engagées, pour la fin du contrat d’administration, à offrir à au moins 30% de leurs agents la possibilité de télétravailler, soit à domicile soit dans un bureau satellite (2013-10%; 2014-20%; 2015-30%).

En 2013, un projet « télétravail » a été lancé au sein de la CSPM. Pour l’instant, 6 agents sur 23 sont en mesure de télétravailler. 3 agents seulement recourent à cette possibilité.

Pour l’instant, la CSPM ne peut encourager davantage le télétravail, étant donné que les autres fonctions (personnel de maintenance, front office) n’entrent pas en ligne de compte pour le télétravail. Les préposés au front office effectuent également des tâches de back office qui peuvent être également exécutées en principe en télétravail, mais cela exige des investissements IT considérables (hardware et software). La CSPM ne dispose pas actuellement des moyens qui lui permettraient de prendre en charge ces investissements. 

3) La CSPM n’a pas encore fait réaliser d’études en matière d’économie de coûts. 

4) La CSPM a offert à tous les agents dont la fonction le permet la possibilité de travailler à domicile. 

5) Si, à l’avenir, la CSPM disposait des moyens de développer encore le télétravail et si le projet en cours est jugé positif, la CSPM prendrait d’autres initiatives en la matière. 

6) Les agents se connectent au réseau de la CSPM via une liaison VPN. Les communications se font par e-mail et par téléphone.  

7) Tous les services publics sont des cibles potentielles. La CSPM est abonnée au service de sécurité agréé de la  SMALS qui donne les conseils nécessaires en matière de sécurisation. Ces avis sont toujours mis en œuvre. 

8) La CSPM tend à améliorer en permanence la sécurisation des données en collaboration avec le conseiller en sécurité agréé. Les nombreux communiqués en matière de cybercrime et d’espionnage n’ont pas donné lieu à la mise en place de mesures supplémentaires.  

9) La liaison VPN est sécurisée par des mots de passe. 

10)

a.) Aucun agent n’a reçu de smartphone ou GSM. 

b.) 3 agents ont reçu un ordinateur portable. 

c.) Aucun autre appareil mobile n’a été donné aux agents.  

11) La CSPM ne considère pas avoir obtenu des avantages à cet égard par rapport à d’autres SPF. 

12) La sécurisation du télétravail peut encore être améliorée. Celle-ci fait en permanence l’objet d’une évaluation et d’améliorations, si besoin en est. 

13) La CSPM vient seulement de lancer la télétravail. Elle ne remarque pas encore de tendances ou d’évolutions en la matière  

Office de sécurité sociale d’outre-mer (OSSOM) 

1) Aucun membre du personnel de l’OSSOM ne pratique le télétravail, ni de manière occasionnelle, ni de manière structurelle. 

2), 3) et 4)

Pas d’application compte tenu de la réponse au point 1. 

5) À compter du 1er janvier 2015, l’Office fusionnera avec l’ONSSAPL. Dans le courant de l’année 2014, un nouveau règlement de travail sera rédigé pour cette nouvelle institution. Les possibilités de télétravail seront étudiées dans ce cadre. 

6) Étant donné que l’OSSOM ne propose pas le télétravail, il ne dispose pas de services facilitant la communication. 

7) On ne peut pas exclure que l’OSSOM soit la cible potentielle d’une cyber attaque. 

8) Le niveau de protection est resté le même. 

9) Pas d’application compte tenu de la réponse au point 1. 

10)

a) Personne n’a reçu de GSM ou smartphone 

b) 4 collaborateurs ont reçu un laptop 

c) Il n’y a pas d’autres appareils mobiles 

11) et 12) Pas d’application compte tenu de la réponse au point 1. 

13) L’OSSOM ne remarque pas encore de tendances ou d’évolutions en la matière  

Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités (OCM) 

1) à 3 inclus) L'Office ne prévoit pas la possibilité d'effectuer du télétravail de manière structurelle pour les membres de son personnel. 

4) à 13 inclus) L'Office réfléchit à la possible mise en place du télétravail pour les membres de son personnel. Dans le cadre de cette réflexion, les points que vous évoquez sous les numéros 5 à 13 seront bien entendu examinés. 

Banque-carrefour de la sécurité sociale (BCSS) + Plate-forme eHealth 

1) En ce qui concerne le point 1 de la question, je vous renvoie au tableau Excel joint en annexe. 

Depuis 2013, chaque collaborateur qui dispose d’un ordinateur portable et qui n’a pas demandé d'effectuer du télétravail structurel, entre en ligne de compte pour le télétravail occasionnel. 

2) Le télétravail est encouragé par les deux institutions publiques de sécurité sociale. Il fait partie d’un projet d’évolution plus large en interne (MOVE) et d’une nouvelle culture de travail (New Way of Working). 

3) La Banque-carrefour de la sécurité sociale et la Plate-forme eHealth ne disposent pas d’informations relatives à l’éventuelle économie de frais qu’entraîne le télétravail. Les institutions n’ont pas non plus analysé les économies potentielles. Bien qu’elles jugent qu’une telle analyse soit certainement utile, elles ont, à l’heure actuelle, d’autres priorités et finalités d’affectation de leurs moyens (limités) respectifs. 

4) et 5) Les deux institutions publiques de sécurité sociale ont pris des initiatives en vue de la promotion du télétravail et continueront à le faire. Dans le cadre du projet d’évolution en interne précité (MOVE), un groupe pilote a été créé en vue de la mise en œuvre générale du télétravail. La plupart des collaborateurs disposent entre-temps d’un ordinateur portable. Une communication relative au projet de télétravail, faisant intrinsèquement partie de la nouvelle culture organisationnelle de la BCSS et de la Plate-forme eHealth, a été publiée sur l’intranet. 

6) Dans le cadre du télétravail, les moyens de communication suivants sont mis à la disposition des collaborateurs: e-mail, chat (instant messaging), VOIP (permettant d’organiser des conférences téléphoniques) et softphones. Les vidéoconférences et le partage en cloud ne sont pas encore possibles. 

7), 8) et 9) La BCSS et la Plate-forme eHealth accordent de toute façon beaucoup d’attention à la sécurité de l’information, qui fait partie intégrante  du core business des deux institutions. 

Les mesures spécifiques suivantes ont été prises pour les télétravailleurs: l’installation de certificats VPN sur les ordinateurs portables, l’organisation de communications de sensibilisation en interne et la diffusion d’une policy de sécurité en la matière. 

10) En 2013, deux collaborateurs ont reçu un GSM ou un smartphone; 84 collaborateurs de la BCSS (90%) et 42 collaborateurs de la Plate-forme eHealth (100%) ont reçu un ordinateur portable. Aucun autre appareil mobile n’a été mis à la disposition. 

11) La BCSS et la Plate-forme eHealth ne disposent pas d'avantages spécifiques par rapport aux autres services lors de l'offre et de l'organisation de télétravail. 

12) et 13) Le télétravail peut encore être amélioré par l’augmentation de la performance des softphones et par l’implémentation de moyens de communication et de collaboration, tels que la vidéoconférence, le chat à plusieurs personnes, le desktop virtuel et une plate-forme de type “sharepoint”. Par ailleurs, aucune tendance ni évolution spécifique n’est à prévoir.

FOD Volksgezondheid

1a)

Absolute cijfers

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Occasioneel thuiswerken

0

0

0

0

49

172

Structureel thuiswerken

87

168

182

193

583

546

1b)

% van personeelsbestand

2008

2009

2010

2011

2012

2013

personeelsbestand op 31 december

1322

1352

1366

1330

1241

1191

Occasioneel thuiswerken

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

3,95%

14,44%

Structureel thuiswerken

6,58%

12,43%

13,32%

14,51%

46,98%

45,84%

Opmerking : deze cijfers hebben enkel betrekking op de personeelsleden van de Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid, niet op de personeelsleden van de wetenschappelijke instellingen.

2) De FOD wil zijn personeelsleden, waar mogelijk, zo veel mogelijk de kans geven aan telewerk te doen, op voorwaarde dat hun functieinhoud en de werking van de dienst alsook hun persoonlijke competenties en attitude dit toelaten. De reden hiervoor is dat de FOD van mening is dat telewerk aansluit bij de filosofie van resultaatgericht werken. Ook laat telewerk een betere combinatie tussen werk en privéleven toe.

3) De FOD heeft geen studies uitgevoerd die specifiek gericht waren op het onderzoek naar de budgettaire impact of opportuniteiten gelinkt aan de invoering van telewerk. De FOD is op dit ogenblik bezig met een pilootproject “New world of work”, waarbij het plaatsonafhankelijk werken ook op kantoor wordt verder gezet. Concreet is het hierbij de bedoeling om de ruimte verstandiger te gebruiken. Doordat een groot aantal personeelsleden telewerkt, is het niet langer nodig dat voor elke fysieke persoon een vast bureau wordt voorzien. In plaats daarvan, werkt de FOD met een systeem “flex office”. Op die manier kan de FOD plaats besparen. Deze vrijgekomen ruimte wordt een stuk gebruikt als besparing, maar anderzijds ook om de kwaliteit van de werkomgeving te verhogen, door bijvoorbeeld extra overleg- en stilteruimtes te voorzien. Op die manier worden de nadelen van het werken op een landschapsbureau opgevangen. Het is de bedoeling om na dit pilootproject een evaluatie te doen met het oog op een eventueel verdere uitrol.

4) Ja, de FOD is begonnen met de stapsgewijze uitrol van telewerk in 2008. Eerst zijn in elk directoraat-generaal enkele personeelsleden ingestapt in telewerk. Daarna hebben wij een pilootproject opgezet om telewerk uit te rollen in de diensten waarvan de functies zich het meeste leenden voor telewerk en het enthousiasme het grootst was . Daarna hebben we telewerk stapsgewijs uitgerold in de organisatie. Hiertoe hebben we een communicatiecampagne gevoerd bestaande uit: infosessies telewerk, een gids voor telewerk, intranetpagina met FAQ, een fotowedstrijd, logo en affiche. Sinds 2013 is het project telewerk afgerond en is dit bij ons een proces geworden. 

5) Niet van toepassing

6) Telewerkers beschikken over een systeem van Voice Over IP (Avaya) op de pc dat toelaat om te telefoneren en opgebeld te worden op hun vast bureaunummer en dit via internet. Daarnaast bestaat ook het systeem Lync, dat toelaat om korte berichten te sturen, bestanden te delen, te bellen en tele- / videoconferenties te houden.

Het gebruik van Sharepointsites wordt verder aangemoedigd om de informatie te delen

Videoconferentie is mogelijk via de softwares Lync, Webex en Skype.

Gebruikers kunnen documenten in de cloud delen via Dropbox, Yousendit, Onedrive en Google Drive.

7) Deze berichten worden opgevolgd door de verschillende diensten en in het bijzonder door de Security Officer. Incidenten worden gerapporteerd. De monitoring van de systemen werd en wordt aangepast waar nodig en mogelijk. Bepaalde materies in de FOD dienen extra beveiligd te worden.

8) Zie vraag en antwoord 7. Er is meer aandacht voor monitoring.

9) Er werden tot nu toe geen extra maatregelen genomen voor telewerkers in het algemeen. De groep medewerkers die toegang heeft tot of met gevoelige informatie werkt, beschikt over encryptietools die ze dienen te gebruiken.

10) In 2013 ontvingen 420 gebruikers een laptop. 50 gebruikers gebruiken een ipad van de FOD.

Wat betreft het toekennen van gsmtoestellen en / of smartphones, heeft de FOD sinds 1/7/2013 een nieuw beleid ingevoerd. Elk personeelslid wordt op basis van de noden verbonden aan diens functie toegewezen aan een profiel ‘Uitrusting’, waar een bepaalde vorm van uitrusting aan is gebonden. De FOD stelt geen gsmtoestellen en smartphones meer ter beschikking maar voorziet voor bepaalde profielen in een forfaitair bedrag waarmee we tegemoetkomen in de kosten die het personeelslid hiervoor maakt. Telewerkers zelf krijgen geen forfait voor een gsmtoestel of smartphone aangezien zij via het hierboven beschreven Avaya-systeem op hun portable perfect kunnen communiceren. Zij ontvangen wel een laptop, een koptelefoon en een maandelijkse forfait van 25 euro als tussenkomst in het internetabonnement thuis.

11) Zoals hierboven beschreven worden de telewerkers uitgerust met een laptop, koptelefoon en krijgen zij een maandelijkse forfait van 25 euro per maand als tussenkomst in het internetabonnement thuis. Deze maandelijkse forfait is een duidelijke, transparante en administratief eenvoudige manier van werken.

12) De FOD volgt zelf de effectiviteit van telewerk op. In de tevredenheidsenquête van oktober 2013 heeft de FOD de personeelsleden volgende vraag gesteld: “In mijn team verloopt de samenwerking “op afstand” (b.v. telewerk) doeltreffend en professioneel”. In totaal heeft 68% van de personeelsleden van onze FOD deelgenomen aan deze enquête. De antwoorden waren als volgt verdeeld:

  • 36,4% helemaal akkoord

  • 49,1% eerder akkoord

  • 10,4% eerder niet akkoord

  • 4,1% helemaal niet akkoord

De personeelsleden kregen in de open vraag ook de kans om suggesties te doen. Bepaalde van deze suggesties hadden betrekking op telewerk. Hierbij stelt de FOD vast dat bij sommige personeelsleden de verwachting leeft dat de invoering van telewerk en het aantal dagen per week dat mag getelewerkt worden van bovenaf zou worden bepaald en voor iedereen gelijk zou zijn. De FOD is  evenwel van mening dat dit niet wenselijk is, rekening houdend met het feit dat het een grote organisatie is met verschillende functies en diensten. De FOD volgt dus het reglementair kader en laat de concrete invulling over aan de leidinggevende. Het is belangrijk dat leidinggevenden hun keuzes in deze naar hun medewerkers toe voldoende motiveren.

13) De FOD is samen met andere organisaties ingestapt in het Optifed-project “Out of office” dat de mogelijkheid aanbiedt om te werken in satellietkantoren in de provincies, dit als alternatieve vorm van plaatsonafhankelijk werken.  

FOD Sociale zekerheid : 

1. Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal telewerkers (medewerkers van de FOD, personeelsleden van Smals, van het BIPT en van de FOD P&O die gedetacheerd zijn bij de FOD). 

Jaar

Aantal medewerkers

Aantal telewerkers

% telewerkers

1 dag/ week

1,5 dag/ week *

2 dagen/ week

2,5 dagen/ week*

3 dagen/ week

2009

1231

378

30,70%

329

0

49

0

0

2010

1275

574

45,02%

281

0

201

0

92

2011

1280

595

46,48%

226

0

188

0

181

2012

1254

601

47,96%

213

0

198

4

186

2013

1248

623

49,92%

207

3

193

9

211

* Pas vanaf 2012. 

2), 4) en 5) Telewerk wordt aangemoedigd in de FOD.

Bijna iedereen heeft de mogelijkheid om te telewerken bij de FOD, tot 3 dagen per week. Alleen functies die gebonden zijn aan tijd en plaats zoals bijv. het onthaal, de schoonmaak, chauffeurs en werkmannen/vrouwen, komen niet in aanmerking voor telewerk. Dit zijn slechts 8% van de functies. Alle andere medewerkers kunnen zelf beslissen of telewerk voor hen interessant is of niet. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar functies of directies. Telewerk maakt volledig deel uit van de organisatiecultuur. 

3) De invoering van het telewerk bij de FOD past in het project NoVo, met aandacht zowel voor het gebouw als voor de herziening van de werkprocessen / digitalisering en een duidelijke cultuuromslag.

(http://www.socialsecurity.fgov.be/nl/over-de-fod/organisatie/nieuwe-werken/novo.htm) 

De financiële besparingen voor de FOD in het algemene kader van het project NoVo, kunnen als volgt geschat worden:

  • 6 miljoen per jaar aan huurkosten voor de periode 2009 - 2011 en 9 miljoen vanaf  2012 (overgang naar 6 werkplaatsen voor 10 personen)

  • 30% minder onderhouds- en schoonmaakkosten, alhoewel alle bureaus dagelijks volledig worden schoongemaakt

  • 78% minder afdrukkosten (van 435 printers naar 45)

  • 80% minder telefoonkosten (gratis bellen onder collega's, gebruik van instant messaging oplossing en van sociale media)

  • 35% minder economaatskosten terwijl de ganse stock voor iedereen vrij toegankelijk is. 

6) De FOD beschikt over volgende diensten die communicatie faciliteren:

  • e-mail, contacts, kalender (beschikbaar op laptop, smartphone en tablet)

  • communicatiesoftware voor beschikbaarheidsinfo (presence), chatberichten, spraak, video en virtuele vergaderingen (beschikbaar op laptop voor communicatie binnen de FOD)

  • IP-telefonie systeem dat gelinkt is aan de mail-, fax-, call centeroplossingen en dat tevens een integratie met GSM toelaat (beschikbaar op IP-telefoons en beschikbaar als softphone op laptop waarmee zowel intern binnen de FOD als buiten de FOD kan gecommuniceerd worden)

  • GSM’s, smartphones

  • microblog webdienst "Yammer" 

Cloudsharing is mogelijk in beperkte mate. De gevoelige data zoals persoonsgegevens worden niet in cloud oplossingen geplaatst. 

7) De FOD is steeds zeer bewust geweest van de mogelijke risico’s in verband met beveiligingsmankementen van de IT-infrastructuur en heeft steeds maatregelen genomen om deze infrastructuur correct te beveiligen. Alle overheidsdiensten lijken ons potentiële doelwitten van cybercrime. 

8) De FOD is steeds proactief bezig met de beveiliging van haar IT-infrastructuur. De laatste jaren werden volgende maatregelen:

  • De centrale Firewall werd geüpdatet naar de recentste versie.

  • De mail server werd gemigreerd naar Microsoft Exchange 2010. Exchange 2010 bevat een "throttling" mechanisme dat bescherming biedt tegen DoS aanvallen ("denial of service"). De mail server werd bovendien voorzien van extra antivirus software.

  • Een systeem werd opgezet zodat de laatste (beveiligings-)updates automatisch geïnstalleerd worden op het PC-park.

  • Naast een anti-virus software zijn alle PC’s uitgerust met een Firewall. 

9) Medewerkers van de FOD gebruiken dezelfde laptop op kantoor als voor telewerken. De laptops zijn zo geconfigureerd dat ze enkel en alleen een beveiligde, geëncrypteerde verbinding (door middel van VPN-software) kunnen maken met het bedrijfsnetwerk van de FOD. Het is dus niet mogelijk om rechtstreeks verbinding te maken met het Internet.

De genomen  maatregelen vermeld in het antwoord op vraag 8) gelden eveneens voor telewerkers. 

10. a) 877 medewerkers maken gebruik van een GSM of smartphone ter beschikking gesteld door de FOD.

b) 1192 medewerkers hebben een laptop ontvangen.

c) 40 medewerkers hebben een tablet gekregen. 

11) De FOD heeft een eenvoudige digitale aanvraagprocedure opgesteld:  met uitzondering van een aantal profielen, kan iedere werknemer maximum 3 dagen per week telewerken (pro rata de tewerkstelling, 100% = 3 dagen).

Iedere telewerker kan beschikken over een pakket materiaal : een draagbare pc met muis, een modem en 2 dLAN-adapters. Op aanvraag kunnen ze ook een docking station, scherm en klavier krijgen. Bovendien werd beslist om elke telewerker een ergonomische bureaustoel aan te bieden (optioneel). Deze bureaustoelen werden gerecupereerd naar aanleiding van de verhuis van de FOD begin januari 2009. 

12) Op het ogenblik ziet de FOD geen mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken. 

13) De FOD stelt wel vast dat enkele gebruikers de wens uiten om de mogelijkheid te krijgen om ook vanaf hun eigen privé toestel te kunnen telewerken. 

Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering RIZIV) 

Opmerking vooraf: in zijn antwoord heeft het RIZIV het niet over thuiswerk maar over telewerk. Die twee begrippen vallen namelijk niet onder dezelfde reglementering. 

1) Wat betreft punt 1 van de vraag wordt er verwezen naar de Excel tabel als bijlage 

2). en 4) Het RIZIV voert sinds jaren een zeer actief beleid op het gebied van telewerk. In 2007 heeft het reeds deelgenomen aan een proefproject tussen de OISZ (waarbij uitsluitend de vertaaldienst betrokken was). Aangezien het RIZIV niet in de buurt van de voornaamste treinstations gelegen is, heeft de instelling het telewerk altijd beschouwd als een middel dat kan bijdragen tot een beter evenwicht tussen het beroepsleven en het privéleven en minder als een middel om zijn infrastructuurkosten te beperken.

In 2010 werden de functies in het RIZIV grondig geanalyseerd om te bepalen welke daarvan al dan niet voor telewerk in aanmerking kwamen. Het doel was het telewerk in te voeren voor de functies die zich daartoe konden lenen a rato van één dag per week of 2-3 maal per maand (tot eind 2011 voorzag de reglementering niet in occasioneel telewerk).  

Naar aanleiding van aanpassingen in de reglementering heeft het RIZIV in 2012 opnieuw de “telewerkbare” functies geanalyseerd en de mogelijkheid tot occasioneel telewerk ingevoerd. Op die manier werd een “soepeler” beleid doorgevoerd. Elk personeelslid (met een “telewerkbare” functie) heeft zich dus moeten uitspreken en opnieuw moeten kiezen tussen structureel, occasioneel, gemengd telewerk of geen telewerk (het blijft een keuze en is geen verplichting). Op dit moment heeft bijna 40% van de medewerkers van het RIZIV een telewerkcontract en het maximale aantal telewerkdagen is op 8 dagen per maand gebracht (voorheen 4 dagen).  

3.) Dat werd nog niet onderzocht. In elk geval heeft het telewerk momenteel niet geleid tot een reorganisatie van de kantoren noch tot een verandering van het gebruik ervan. Anderzijds heeft men de samenstelling van het informaticapark moeten wijzigen (desktop vs. laptop voor de telewerkers). Rekening houdende met die elementen levert het telewerk momenteel op geen enkele manier een budgettaire besparing op.

Niettemin wordt op het niveau van de Vertaaldienst momenteel een proefproject in het kader van “desk sharing” uitgewerkt, gelet op het aantal telewerkers in die dienst. Daaruit kunnen echter nog helemaal geen concrete besluiten worden getrokken. 

5) Het Instituut wil de mogelijkheden tot telewerk nog uitbreiden. Bepaalde functies zijn momenteel niet telewerkbaar wegens het gebruik van informaticaprogramma’s die dat niet toelaten. In de mate van het mogelijke worden de nieuwe programma’s die intern of extern worden ontwikkeld zodanig opgevat dat ze telewerk toelaten. 

6.) Een beperkt deel van de telewerkers beschikt over een professionele GSM of smartphone.  De anderen kunnen hun vast telefoontoestel programmeren zodat inkomende gesprekken op het werk doorverbonden worden naar het privénummer (vast of mobiel).

Het RIZIV neemt deel als pilootinstelling aan de overheidsopdracht UCCaaS (Unified Communications in the Cloud as a Service), georganiseerd door de FOD Economie en de Smals in het kader van OptiFed. Deze overheidsopdracht voorziet o.m. in de functionaliteiten digitale telefonie, presence management, instant messaging, audio- en videoconferencing op de PC’s en laptops van de RIZIV-gebruikers. De installatie is voorzien voor de tweede helft van 2014.

In afwachting zijn er een aantal gebruikers die nu reeds CISCO WebEx technologie gebruiken voor audio-videoconferencing. De file sharing capaciteiten van WebEx worden niet gebruikt en meer in het algemeen blokkeren de webfilters van het RIZIV de toegang tot alle publieke cloud sharing platformen zoals DropBox, en vele andere. Er zal evenwel gebruik worden gemaakt van de beschermde file sharing dienst van de KSZ en Smals.

Ook thuiswerkers zijn via de professionele laptop via een VPN-verbinding met het RIZIV-netwerk verbonden en hebben op geen enkel andere manier contact met het Internet dan via de centrale webfilters. 

7) Het RIZIV is zich bewust van de toenemende gevaren van cybercrime en spionage. Het reduceren van de risico’s maakt standaard deel uit van het veiligheidsbeleid van onze instelling, dat trouwens afgestemd is op het veiligheidsbeleid van de KSZ inzake het extranet van de Sociale Zekerheid.

Het RIZIV ziet zijn diensten niet als een primair doelwit, maar het is er zich van bewust dat het Instituut zowel persoonsgegevens als medische informatie beheert, die een correcte bescherming vereisen. 

8.) In het RIZIV loopt een project dat de voortdurende verbetering van informatieveiligheid bestendigt, gebaseerd op de ISO norm 27001. Het informatieveiligheidsbeleid is hoofdzakelijk gebaseerd op een continu proces voor risicobeheersing dat aanleiding geeft tot verbeteringsacties waaronder concrete beveiligingsmaatregelen voor processen en systemen, maar ook bewustmaking van de medewerkers per specifieke doelgroep.

Het RIZIV blokkeert reeds jaren de toegang tot online platformen voor cloud storage, collaboratie, remote control, enz. om de risico’s op verlies van confidentiële gegevens, en ongeoorloofde toegang tot het netwerk te beperken. Er zijn geen extra maatregelen genomen. 

9) Ook voor telewerkers werden geen bijkomende maatregelen genomen.

Telewerk is enkel mogelijk via de laptops van het RIZIV (beveiligd met machinecertificaten) via een (versleutelde) VPN verbinding met het RIZIV-netwerk, waarbij de toegang enkel via het eID-certificaat van de identiteitskaart kan worden verkregen. Enkel een up-to-date antiviruspakket en een actieve personal firewall krijgen een VPN sessie. Met andere PC’s kan geen toegang worden verkregen tot het centrale netwerk.

De meeste data bevinden zich op de centrale servers en de lokale gegevens op de laptops zijn versleuteld via een gebruikerscertificaat. Gebruikers hebben geen beheerdersrechten en de USB-poorten van de laptops zijn geblokkeerd zodat er geen data kunnen worden geëxporteerd via externe harde schijven, USB sticks, en dergelijke.  

10 a) In 2013 zijn er slechts 2 gsm- en 2 smartphone- gebruikers bijgekomen

b) Er zijn in 2013 ca. 80 laptopgebruikers bijgekomen, bijna alle in het kader van de invoering van telewerk.

c) In 2012 werden de leden van het directiecomité uitgerust met een Apple iPad (10-tal toestellen) via dewelke toegang tot de e-mail en agenda wordt aangeboden via het “Mobile Iron” platform beheerd door de Smals. Er zijn geen mobiele toestellen bijgekomen in 2013. 

11) Het RIZIV biedt zijn medewerkers die gebruik maken van telewerk een degelijke ondersteuning aan, zowel wat informatie vooraf (via het intranet) als tijdens (ICT helpdesk) het telewerken betreft. Het ter beschikking stellen van een PC en een billijke vergoeding voor het gebruik van de eigen internetverbinding moeten als pluspunt en motiverend worden gezien. 

Ten aanzien van andere overheidsdiensten beschikt het RIZIV niet over voldoende  informatie van deze instellingen om een vergelijking te kunnen maken. 

12) Onder andere zal het installeren van een Unified Communications Platform, een grote verbetering zijn op het vlak van communicatie en collaboratiemogelijkheden (chat, IP telefonie, audio- en videoconferencing). 

13) Een groeiend aantal medewerkers bij het RIZIV wil en kan gebruik maken van de mogelijkheid tot telewerken.  

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) 

1 a) occasioneel thuiswerken: 0 voor elk van de laatste 5 jaar 

b) structureel thuiswerken:

2009: 3 op 1298 medewerkers die onder het koninklijk besluit 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt vallen = 0.23%

2010: 4 op 1257 medewerkers die onder het koninklijk besluit 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt vallen = 0.32%

2011: 4 op 1233 medewerkers die onder het koninklijk besluit 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt vallen = 0.32%

2012: 6 op 1210 medewerkers die onder het koninklijk besluit 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt vallen = 0.50%

2013: 29 op 1212 medewerkers die onder het koninklijk besluit 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt vallen = 2.39% 

2) In de bestuursovereenkomsten 2013-2015 van de Openbare instellingen van sociale zekerheid werden gemeenschappelijke HR-bepalingen opgenomen betreffende New Way of Working. De Openbare instellingen van sociale zekerheid engageren zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst aan tenminste 30% van hun medewerkers de mogelijkheid te bieden om te telewerken, thuis of in een satellietkantoor (2013-10%; 2014-20%; 2015-30%). 

3) Gezien het geringe aantal telewerkers op dit ogenblik kan het RSZ zich nog niet spreken over een kostenbesparing. 

4) Nog niet. 

5) Ja, omdat de RSZ de doelstelling uit de bestuursovereenkomsten willen realiseren. 

6) Er zijn geen specifieke diensten, behalve mail. 

7) De RSZ deelt de bezorgdheid in verband met cybercrime en spionage. Het valt niet uit te sluiten dat de gegevens uit de Sociale Zekerheid een potentieel doelwit zijn voor personen met malafide bedoelingen. Sinds eind jaren tachtig worden dankzij het netwerk uitgebouwd rond de Kruispunt van Sociale Zekerheid intensief gegevens uitgewisseld. De fysische en logische beveiliging van deze gegevens is hierbij steeds primordiaal geweest. De RSZ is van mening dat de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid een voortrekkersrol speelt op het vlak van beveiliging. 

8) De logische en fysische beveiliging van het netwerk vormt een permanent aandachtspunt. Er worden voortdurend allerlei acties ondernomen om de veiligheid te verbeteren. 

9) De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid maakt deel uit van het netwerk van de sociale zekerheid en dient dan ook de strenge veiligheidsvoorschriften van dit netwerk toe te passen. Dit geldt ook voor de telewerkers. De telewerkers krijgen enkel toegang tot het netwerk via een VPN-verbinding (virtual private network) waarvoor specifieke veiligheids- en toegangsvoorwaarden gelden. 

10.) Alle telewerkers hebben in 2013 een laptop ontvangen, geen GSM. 

11. tot en met 13) RSZ staat nog aan de start van het telewerkproject. De voorwaarden dienen nog bepaald te worden, onder meer in overleg met de vakbonden. 

Hulpkas voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (HZIV) 

1 a) Telewerk werd pas in 2012 opgestart (structureel proefproject: vertaaldienst)

in 2012: 3 personen = 1.15 %

in 2013: 23 personen = 8.85 %

op 260 medewerkers 

2) Het gaat om een geleidelijke evolutie omdat er nood is aan nieuwe informatica uitrusting en nood aan invoering van e-dossiers.  

3) In de huidige situatie is dit niet kosten besparend maar is wel motiverend voor het personeel. Er is een forfaitaire tussenkomst van 20 euro/maand voorzien. Er zijn nog geen studies hierover uitgevoerd.   

4) Gezien er nog gewerkt wordt aan de verdere omschakeling naar e-dossiers en de omvorming van het informaticapark, werd er nog geen actieve campagne ter promotie van het thuiswerken gevoerd.   

5) Van zodra de werkcontext en de financiële middelen het toelaten zullen er wel initiatieven genomen worden.  

6) Er zijn geen specifieke diensten, behalve mail en intranet. 

7) Men is nooit volledig veilig tegen dit soort aanvallen/spionage. De HZIV lijkt echter niet het doelwit te zijn van dit soort aanvallen. Ze zou echter het doelwit kunnen worden om de aanval op een andere instelling te vergemakkelijken. 

8) Er zijn geen extra initiatieven genomen. 

9) De telewerkers maken gebruik van computers van de instelling met dezelfde beveiliging als intern toegepast wordt (antivirus, enz.). 

10) Alle telewerkers beschikken over een laptop. 

11) de sterke punten zijn het ter beschikking stellen van een draagbare PC en tussenkomst in de kosten (VPN, internetabonnement, installatie ADSL-lijn). 

12) Voornamelijk in de uitbreiding van telewerk naar meer medewerkers. 

13) Er is een groeiende vraag naar telewerk vanwege de medewerkers. 

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) 

1) Wat betreft punt 1 van de vraag wordt er verwezen naar de Excel tabel als bijlage 

2) en 4) De RSZPPO heeft het thuiswerk op ruime schaal opengesteld voor zijn medewerkers. Het telewerk wordt daarbij op de gepaste manier gefaciliteerd, wat aangeeft dat de RSZPPO het telewerk als een normale werkvorm aanziet en deze mogelijkheid dusdanig aan zijn medewerkers wil aanbieden.

Er wordt immers van uit gegaan dat de mogelijkheid tot het verrichten van thuiswerk een positief effect heeft op de motivatie van de medewerkers en op hun resultaatsgerichtheid. Het aanbieden van de mogelijkheid tot thuiswerk verhoogt daarenboven de aantrekkelijkheid van de RSZPPO als werkgever op de arbeidsmarkt. 

3) Voor de RSZPPO houdt het thuiswerk op dit ogenblik geen kostenbesparing in. Er zijn hieromtrent geen studies uitgevoerd. Een dergelijke studie is ook niet onmiddellijk voorzien. Door de overheveling van haar bevoegdheid kinderbijslag naar de gemeenschappen en de samensmelting met de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid tot een nieuwe organisatie met ingang van 01.01.2015, behoort een dergelijke studie ook niet tot de onmiddellijke prioriteiten van de RSZPPO. 

5) Verdere initiatieven ter promotie van het telewerk zijn niet gepland omdat de mogelijkheid tot het verrichten van thuiswerk reeds ruim gekend en verspreid is binnen de RSZPPO. 

6) De communicatie bij het verrichten van telewerk verloopt telefonisch over VOIP en via het gebruik van e-mail. Videoconferenties en cloud sharing zijn niet mogelijk. 

7) Tot op heden heeft de Rijksdienst ook geen kennis van een geslaagde aanval. Geen enkel spoor van cyberaanval tegen de instelling werd ooit waargenomen.  

8) Naar aanleiding van in de pers vermelde aanvallen en dreigingen in andere instellingen heeft de Rijksdienst op korte termijn verschillende maatregelen genomen in het kader van het netwerk:

  • Het lokale netwerk van de RSZPPO is uitsluitend extern verbonden via de netwerken van de sociale zekerheid (netwerk KSZ en Extranet van de sociale zekerheid);

  • Het extranet van de sociale zekerheid heeft verscheidene alarmsystemen via mailbox die via verschillende kanalen aan de instellingen van de sociale zekerheid doorverwezen worden;

  • Het beheer van de firewall van de RSZPPO die communiceert met het Extranet wordt toevertrouwd aan Smals.  Haar taak bestaat erin erop toe te zien dat de firewall evolueert en hem zo goed mogelijk up to date te houden. Smals moet ons ook informeren over de risico’s en dreigingen die ze zouden kunnen vaststellen. 

9) De algemene beveiligingsmaatregelen die impliciet bij het telewerken ook van toepassing zijn, met inbegrip van de regelmatige update van de bestaande software op de diverse toestellen en de zorg dat iedere PC over een antivirus beschikt die zo vaak mogelijk op vlak van de softwareversie als van de “virus signature” geüpdatet wordt, bieden voldoende bescherming. Bijkomende maatregelen worden in de huidige stand van zaken niet nodig geacht. 

10 a) Voor hun telefonische communicatie beschikken alle telewerkers over de noodzakelijke verbindingsmogelijkheden via VOIP. Zij beschikken niet over een gsm of smartphone.  

b) Alle 82 telewerkers beschikken over een laptop.   

c) In het kader van het telewerk worden geen andere mobiele toestellen ter beschikking gesteld. 

11) De telewerkers bij de RSZPPO hebben ook de mogelijkheid om in de eigen regionale kantoren en in de kantoren van de andere Openbare Instellingen voor Sociale Zekerheid telewerk te verrichten. Indien thuiswerken voor de medewerker niet wenselijk of mogelijk is, biedt deze keuzemogelijkheid een alternatief. 

12) Door de verdere ontwikkeling van elektronisch dossier binnen de werkzaamheden van de diensten zullen in de toekomst nog meer medewerkers de mogelijkheid krijgen om telewerk te verrichten.  

13) De belangrijkste trend is dat het telewerk door de diensten als een aanvaarde en gelijkwaardige werkvorm wordt beschouwd en dat ze hun werkorganisatie erop afstemmen. 

Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden (HVZ) 

1) Wat betreft punt 1 van de vraag wordt er verwezen naar de Excel tabel als bijlage 

2) In de bestuursovereenkomst 2013-2015 engageren alle openbare instellingen van sociale zekerheid, waaronder de HVKZ, zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst aan tenminste 30% van hun medewerkers de mogelijkheid te bieden om te telewerken, thuis of in een satellietkantoor (2013-10%; 2014-20%; 2015-30%).

In 2013 is een project opgestart binnen de HVKZ. Momenteel zijn 6 van de 23 personeelsleden in staat te telewerken. Slechts 3 personeelsleden maken gebruik van deze mogelijkheid.

De HVKZ kan voorlopig telewerk niet verder promoten aangezien de andere functies (onderhoudspersoneel, front office) niet in aanmerking komen voor telewerk. De front office bedienden doen ook back office taken die in principe ook via telewerk uitgevoerd kunnen worden, maar dit vergt grote ICT-investeringen (hard -en software).De HVKZ beschikt momenteel niet over de nodige middelen om deze investeringen te dragen. 

3) De HVKZ heeft nog geen studies laten uitvoeren inzake de kostenimpact. 

4) De HVKZ heeft alle personeelsleden waarvan de functie toelaat om thuis te werken de mogelijkheid geboden om thuis te werken. 

5) Indien de HVKZ in de toekomst over de middelen beschikt om thuiswerk verder uit te bouwen en indien het lopende project positief geëvalueerd wordt, zou de HVKZ graag verdere initiatieven nemen. 

6) De personeelsleden melden zich aan op het netwerk van de HVKZ via een VPN-verbinding. De communicatie gebeurt via e-mail en telefoon.  

7) Alle publieke diensten zijn een mogelijk doelwit. De HVKZ is aangesloten bij de erkende veiligheidsdienst van SMALS die de nodige adviezen geven inzake beveiliging. Deze adviezen worden steeds uitgevoerd.  

8) De HVKZ streeft naar een continue verbetering van de beveiliging in samenspraak met de erkende veiligheidsadviseur. De vele berichten over cybercrime en spionage hebben niet tot extra maatregelen geleid.  

9) De VPN verbinding is beveiligd met wachtwoorden. 

10 a) Geen enkele medewerker van de HVKZ heeft een smartphone/GSM ontvangen. 

b) 3 medewerkers hebben een laptop ontvangen. 

c) Er werden geen andere mobiele toestellen aan medewerkers gegeven.  

11) De HVKZ ziet geen voordelen ten aanzien van andere FOD’s. 

12) Er is verbetering mogelijk inzake beveiliging. De beveiliging wordt continu geëvalueerd en verbeterd waar nodig. 

13.) De HVKZ is nog maar net gestart met telewerk. De HVKZ merkt nog geen trends of evoluties op in deze materie. 

Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ) 

1) Bij de DOSZ zijn geen personeelsleden die aan telewerk doen, noch occasioneel, noch structureel. 

2), 3) en 4) Niet van toepassing gezien het antwoord op punt 1 van vraag. 

5) De DOSZ fuseert vanaf 1 januari 2015 met de RSZPPO. In de loop van 2014 wordt een nieuw arbeidsreglement voor deze gefuseerde instelling opgemaakt. De mogelijkheden rond telewerk zullen in dit kader bestudeerd worden.  

6) Aangezien de DOSZ geen telewerk aanbiedt zijn er ook geen diensten die communicatie faciliteren. 

7) Er kan nooit uitgesloten worden dat de DOSZ een mogelijk doelwit is van cybercrime. 

8) De beveiliging is op hetzelfde niveau gebleven. 

9) Niet van toepassing gezien het antwoord op punt 1 van vraag. 

10 a) Niemand heeft een gsm/smartphone ontvangen. 

b) 4 werknemers hebben een laptop ontvangen. 

c) Er zijn geen andere mobiele toestellen. 

11).en 12) Niet van toepassing gezien het antwoord op punt 1 van vraag. 

13) De DOSZ merkt nog geen trends of evoluties op in deze materie. 

Controledienst voor de Ziekenfondsen en de Landsbonden van Ziekenfondsen 

1) tot en met 3) De Controledienst voorziet voor zijn personeelsleden niet in de mogelijkheid om op een structurele wijze te telewerken. 

4). tot en met 13) De Controledienst overweegt de mogelijke invoering van telewerk voor zijn personeelsleden. In het kader van de reflectie die zal worden gevoerd, zullen de punten die U aanhaalt onder de nummers 5 tot 13 van uw vraag vanzelfsprekend onderzocht worden. 

Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid + eHealth-platform 

1) Wat betreft punt 1 van de vraag wordt er verwezen naar de Excel tabel als bijlage 

Sinds 2013 kan elke werknemer die beschikt over een draagbare computer en niet om structureel thuiswerk heeft verzocht aan occasioneel thuiswerk doen. 

2) Thuiswerk wordt door de beide openbare instellingen van sociale zekerheid aangemoedigd. Het maakt deel uit van een ruimer intern evolutieproject (MOVE) en een nieuwe werkcultuur (New Way of Working). 

3) De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en het eHealth-platform bezitten geen informatie over de eventuele kostenbesparing die thuiswerk met zich brengt. Zij hebben evenmin onderzoek dienaangaande verricht. Hoewel ze een dergelijk onderzoek zeker nuttig achten, hebben ze momenteel beiden andere prioriteiten en doeleinden voor de besteding van hun respectieve (beperkte) middelen. 

4) en 5) De beide openbare instellingen van sociale zekerheid hebben initiatieven genomen om thuiswerk te promoten en zullen dat ook blijven doen. In het kader van het voormelde intern evolutieproject (MOVE) werd daartoe een pilootgroep opgericht voor de algemene implementatie van het thuiswerk. Bijna alle werknemers beschikken inmiddels over een draagbare computer. Een mededeling over het thuiswerkproject, een intrinsiek onderdeel van de nieuwe organisationele cultuur van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en het eHealth-platform, werd gepubliceerd op het intranet. 

6) In het kader van het thuiswerk zijn de volgende communicatiemiddelen beschikbaar voor de werknemers: e-mail, chat (instant messaging), VOIP (met de mogelijkheid om telefonische conferenties te organiseren) en softphones. Videoconferenties en cloud sharing zijn vooralsnog niet mogelijk. 

7), 8) en 9) De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en het eHealth-platform besteden sowieso veel aandacht aan de informatieveiligheid, die een integraal onderdeel van hun beider core business vormt. 

Ten opzichte van de thuiswerkers werden de volgende bijzondere maatregelen genomen: de installatie van VPN-certificaten op de draagbare computers, de organisatie van interne sensibiliserende mededelingen en de verspreiding van een veiligheidspolicy terzake. 

10) In 2013 hebben twee medewerkers een GSM of smartphone ontvangen en hebben 84 medewerkers van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (90%) en 42 medewerkers van het eHealth-platform (100%) een draagbare computer ontvangen. Er werden geen andere mobiele toestellen ter beschikking gesteld. 

11) De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en het eHealth-platform hebben bij het aanbieden en het organiseren van thuiswerk geen specifieke voordelen ten aanzien van andere diensten. 

12) en 13) Het thuiswerk kan nog verbeterd worden door het verhogen van de performantie van de softphones en door het implementeren van communicatie- en samenwerkingsmiddelen zoals videoconferentie, chat met meerdere personen, virtuele desktop en platform van het type “sharepoint”. Voor het overige zijn er geen specifieke trends of evoluties merkbaar.