SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2009-2010 Zitting 2009-2010
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29 décembre 2009 29 december 2009
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Question écrite n° 4-6386 Schriftelijke vraag nr. 4-6386

de Martine Taelman (Open Vld)

van Martine Taelman (Open Vld)

au ministre de la Justice

aan de minister van Justitie
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Maisons de justice - Assistants de justice - Charge de travail - Problème des bracelets électroniques Justitiehuizen - Justitieassistenten - Werklast - Problematiek van de enkelbanden 
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aide judiciaire
peine de substitution
rechtsbijstand
vervangende straf
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29/12/2009 Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 29/1/2010 )
18/3/2010 Antwoord
29/12/2009 Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 29/1/2010 )
18/3/2010 Antwoord
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Herkwalificatie van : vraag om uitleg 4-1295 Herkwalificatie van : vraag om uitleg 4-1295
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Question n° 4-6386 du 29 décembre 2009 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 4-6386 d.d. 29 december 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Au début de cette année, le ministre a annoncé une nouvelle évaluation de la charge de travail des assistants de justice. À ma question écrite n°4-2583, il avait répondu : « Pour pouvoir donner une estimation réaliste du personnel supplémentaire nécessaire pour gérer efficacement le flux entrant, il convient de mesurer la charge de travail des assistants de justice. Des instrument devant permettre de procéder à une telle mesure de la charge de travail par maison de justice ont été développés. La phase test en cours dans les différentes maisons de justice prendra fin en février 2009. Un séminaire de travail sera ensuite organisé avec les directeurs des maisons de justice afin de leur permettre de poursuivre la mise en oeuvre des instruments. »

J'aimerais obtenir une réponse aux questions suivantes :

1. Cette mesure de la charge de travail a-t-elle déjà été effectuée dans les différentes maisons de justice ? L'arriéré le plus important est-il celui qui a trait aux travaux d'intérêt général ?

2. Si cette mesure n'a pas été effectuée partout, dans quelle phase sommes-nous actuellement ?

3. Quels sont les résultats de la phase de test dans les différentes maisons de justice ?

4. Comment s'est déroulé le séminaire de travail avec les directeurs qu'avait annoncé le ministre ?

5. Y a-t-il déjà des résultats à la demande d'offres de fourniture de matériel technique pour les bracelets ? Si oui, pour quel montant et quelle firme a-t-elle été retenue ?

6.Combien de détenus sont-ils actuellement en attente d'un bracelet ? Combien de bracelets ont-ils été livrés ?

7. La surveillance des porteurs de bracelet a-t-elle été améliorée depuis l'an dernier ?

8. Quelle est à présent l'arriéré dans chaque arrondissement judiciaire ?

9. Le ministre, en commission de la Justice du Sénat, a dit qu'il était partisan de l'instauration de la surveillance électronique comme peine autonome. Où en est-on actuellement avec cette proposition ?

 

Een nieuwe werklastmeting van de justitieassistenten heeft de geachte minister begin dit jaar aangekondigd. Op mijn schriftelijke vraag nr. 4-2583 antwoordde hij: “ Om een realistische inschatting te kunnen geven van het extra personeel noodzakelijk om de instroom efficiënt te kunnen beheren, is een meting nodig van de werklast van de justitieassistenten. Momenteel werden instrumenten ontwikkeld die een dergelijke werklastmeting per justitiehuis mogelijk moeten maken. De testfase die momenteel lopende is binnen de verschillende justitiehuizen zal in de loop van februari 2009 worden afgerond. Nadien zal een workshop worden georganiseerd met de directeurs van de justitiehuizen teneinde hen toe te laten de instrumenten verder te implementeren. ”

Graag kreeg ik dan een antwoord op de volgende vragen:

1. Is deze werklastmeting reeds gebeurd op de verschillende justitiehuizen? Wat zijn de resultaten en uw conclusies? Is de achterstand het grootst met betrekking tot de werkstraffen?

2. Zo neen, in welke fase bevinden we ons dan met betrekking tot de werklastmeting?

3. Wat zijn de resultaten van de testfase in de verschillende justitiehuizen?

4. Hoe verliep de door de geachte minister aangekondigde workshop met de directeurs van de justitiehuizen?

5. Zijn er reeds resultaten rond de offerteaanvraag voor de technische apparatuur van de enkelbanden? Zo ja, om welk bedrag gaat het en welke firma heeft het uiteindelijk gehaald?

6. Hoeveel gedetineerden wachten er momenteel op een enkelband? Hoeveel enkelbanden zijn er besteld?

7. Is het toezicht op de dragers van een enkelband verbeterd ten opzichte van vorig jaar?

8. Wat is de huidige achterstand per gerechtelijk arrondissement?

9. De geachte minister heeft reeds in de commissie voor de Justitie van de Senaat gesteld dat hij voorstander is van de invoering van het elektronisch toezicht als autonome straf. Hoever staat hij daarmee?

 
Réponse reçue le 18 mars 2010 : Antwoord ontvangen op 18 maart 2010 :

Afin de répondre au mieux aux questions posées ci-dessous, il nous semble important d’apporter un certaine nombre de précisions quant aux différents outils que la DG maison de justice utilisent pour calculer la charge de travail et assurer le suivi de l’arriéré des mandants. Nous disposons de plusieurs outils avec chacun des finalités différentes. Ceux-ci sont actuellement utilisés soit par la direction générale des maisons de justice soit par les directions locales des maisons de justice.

Il s’agit de :

A) Lors du BPR des maisons de justice, des temps de travail standards ont été déterminés par mission clefs. Sur cette base, un outil de calcul de la charge de travail a été élaboré. Il s’agit de la werklastmeting.

Cet outil est utilisé sur base annuelle, au niveau central : il s’agit d’une prévision réalisée au niveau macro, par type de mission et par maison de justice. Cette prévision est réalisée sur la base des évolutions de tendance des flux annuels de nouveaux mandats par maison de justice.

La prévision vise à estimer les effectifs nécessaires pour faire face à l’évolution des flux de nouveaux mandats reçus chaque année. Il ne s’agit ni d’un outil de gestion de l’arriéré (scorecard plan d’action), ni d’un outil de gestion de la répartition de la charge de travail dans chaque maison de justice (ressource planning). Il donne une estimation de la charge de travail pour l’année à venir en se basant sur l’augmentation des mandats reçus sur une période donnée. Cet outil nous permet essentiellement d’objectiver nos demandes lors de la réalisation du plan de personnel.

B) Parallèlement à la werklastmeting, nous avons développé un « ressource planning ».

Cet outil est actuellement implémenté dans l’ensemble des maisons de justice. Le ressource planning est un outil informatique destiné aux directions des maisons de justice. Il est alimenté par la base de données SIPAR.

Il permet aux directeurs d’avoir une vue sur la charge de travail des assistants de justice (AJ) qui assurent, par mission, la prise en charge des mandants. Le directeur peut ainsi mieux répartir la charge de travail entre AJ au sein d’une même mission. Il peut aussi mieux répartir ses ressources par secteur d’activité. Cet outil est également une base de données qui permet au directeur d’objectiver ses besoins en personnel.

C) Nous avons développé une scorecrad « gestion de l’arriéré ». La gestion de l’arriéré peut être suivie au moyen de cet outil qui permet de suivre par mission, l’évolution des dossiers en attente de désignation au sein d’une maison de justice. Cet outil est opérationnel. Les directions locales, comme les directions régionales reçoivent chaque mois une vue actualisée de l’évolution de l’arriéré des mandants reçus par mission.

Il permet, par exemple, au directeur d’anticiper et de prévenir des retards trop importants dans la réalisation de certaines missions, de disposer des informations nécessaires pour attirer l’attention des autorités mandantes sur les capacités d’absorption des mandats, de mettre en évidence des problèmes structurels et d’envisager des solutions comme une meilleure répartition des effectifs en fonction des missions, … . L’outil a été développé en Excel et distribué à tous les directeurs à partir de février 2009. La phase test a permis d’améliorer l’outil et à partir de juin 2009, il a été développé en SAS et automatisé. Il est utilisé de manière routinière.

NB : L’outil « werklastmeting » est un instrument de projection, à la différence de l’outil « ressource planning » et de l’outil « scorecard gestion de l’arriéré », qui sont des outils de gestion à disposition des directeurs.

1.

1.a L’outil local de gestion de la charge de travail «le ressource planning » est implémenté dans toutes les maisons de justice depuis la fin avril 2009. Une première évaluation de son implémentation a été faite en date du 21 octobre 2009 suite à un questionnaire à toutes les directions locales des maisons de justice (MJ) (voir réponse à la question 3)

1.b La scorecrad « gestion de l’arriéré » montre que dans l’ensemble, l’arriéré a diminué de 39% entre le mois de décembre 2008 et le mois de novembre 2009. L’arriéré pointé dans les missions prioritaires ciblées par le plan d’action a diminué de 56% en peine de travail autonome, de 48% en probation, de 33% dans les missions civiles et de 11% en surveillance électronique. L’arriéré en peine de travail autonome reste le plus important, mais, étant celui qui a le plus diminué (56%), la différence avec les autres secteurs s’estompe.

L’intérêt de l’outil est que, portant sur l’ensemble des missions, il a permis d’éviter que ces baisses ne soient compensées par des augmentations dans les autres secteurs. En effet, les autres secteurs, maintenus sous contrôles, ont également bénéficiés d’une meilleure gestion de l’arriéré, puisqu’on y observe également de nettes tendances à la baisse dans les files d’attente.

2.

Comme indiqué précédemment :

- Les temps de travail standard ont été déterminés

- La werklasmeting est opérationnelle. Un processus de transfert des connaissances relatif à son développement et à son actualisation est actuellement en cours. Il a en effet été développé par une firme externe. La personne qui assurait sa mise à jour au niveau de l’administration centrale du SPF a quitté le service pour un autre ministère.

- Le ressource planning est mis à disposition des MJ. Tenant compte des remarques formulées par les directeurs, tout un travail de contrôle des formules utilisées est actuellement en cours afin de vérifier l’adéquation entre les résultats obtenus, les temps de travail BPR et les observations faites sur le terrain par les directeurs concernant la charge de travail observée.

- La scorecrad « gestion de l’arriéré » est opérationnelle.

3.

En ce qui concerne le ressource planning,

- L’utilisation de l’outil est pour un tout petit nombre de directeur entrée dans les mœurs lors de chaque désignation d’AJ ; par contre, pour la majorité d’entre eux, ce n’est pas encore un automatisme en raison :

  • d’une part, d’une certaine méfiance à l’égard des chiffres que l’outil délivre. Les temps de référence dans le « ressource planning » semblent ne pas toujours correspondre avec les temps de référence repris dans le BPR. Pour cette raison, il y a toujours un recours comparatif au traditionnel case-load.

  • d’autre part, d’un manque de maîtrise de l’outil. Les directeurs pointent la difficulté de compréhension, de lecture et d’interprétation des données, notamment les tableaux statistiques, parties de scorecard (personnel / temps standards versus temps prestés). Le fait de ne pas connaitre les implications de certaines manœuvres effectuées dans l’outil (manque de connaissance sur les liens entre l’outil et les données) est également signalé comme problématique

- Divers problèmes techniques ont été rencontrés lors de l’utilisation de l’outil (problèmes liés à l’accès au programme en raison des modalités de sécurité émises à l’accès ; problèmes dans les résultats obtenus car l’outil ne s’ouvre pas correctement et le calcul ne se fait pas ; problèmes lors de l’encodage des % du temps de travail des collaborateurs, du régime de travail ; problèmes liés au fait que le menu ne se déroule pas pour tous les AJ, bloque etc). Ces problèmes ont très souvent été résolus en interne par le gestionnaire réseau. Toutefois, toutes les fonctionnalités de l’outil ne sont pas encore utilisées

Le programme étant lié à SIPAR, il est également dépendant du bon fonctionnement de celui-ci. Lorsque SIPAR est bloqué, le ressource planning l’est aussi. Le programme rencontre également des difficultés lors d’erreurs d’encodage dans SIPAR ou lors du lancement d’autres applications comme ‘assisagenda’.

- Sur base des remarques formulées par les directeurs, l’adéquation des pourcentages à la réalité est actuellement à l’étude, ainsi que la résolution des problèmes techniques actuellement rencontrés

4.

Le workshop relatif à la présentation du ressource planning s’est tenu le 29 avril 2009.

Il en ressort que les directeurs souhaitent obtenir plus de coaching sur l’utilisation de l’outil et plus d’informations sur la construction de l’outil et la manière d’interpréter les résultats. Ceci sera organisé dès que nous aurons fini le travail de contrôle des formules (voir question 2)

5.

La procédure négociée avec publicité n° JUST-SEBCGL-PLSPF-CSC-S.E.T.-2010-F02_0 relative à la Surveillance électronique est en cours.

6.

A la date du 1er décembre 2009, il y avait 449 mandats à exécuter en surveillance électronique, en attente dans l’ensemble des maisons de justice. Il s’agit du nombre de personnes en attente du placement d’un bracelet (pour lesquelles il y a effectivement une décision de placement sous SE).

7.

Depuis l’application du Plan d’Action de la DGMJH, le seuil des 1.000 personnes sous SE est visé. Ainsi, le nombre de justiciables sous surveillance électronique est passé de 666 au 1er janvier 2009 à 987 ce 15 décembre 2009, soit une augmentation de la capacité d’accueil de 48,2%.

8.

Il y a, à la date du 1 er décembre 2009, 3  770 mandats en attente de désignation dans l’ensemble des maisons de justice, tous secteurs confondus.

Ces mandats « en attente » se répartissent par maison de justice, comme indiqué dans le tableau qui suit :

Antwerpen

644

Arlon

166



Brugge

93

Charleroi

237



Dendermonde

463

Dinant

13



Gent

120

Eupen

0



Hasselt

125

Huy

209



Ieper

2

Liège

247



Kortrijk

20

Marche-en-Famenne

19



Leuven

216

Mons

32



Mechelen

84

Namur

47



Oudenaarde

31

Neufchâteau

26



Tongeren

98

Nivelles

43



Turnhout

50

Tournai

72

Brussel

106

Veurne

0

Verviers

107

Bruxelles

500

Vlaanderen

1 946

Wallonie

1 218

Brussel

606

9.

Ce débat s'inscrit dans un débat plus large consacré à la politique pénale et d'exécution des peines qui sera mené sur la base de la note que j'ai rédigée en la matière.

Om zo goed op de onderstaande vragen te antwoorden, is het volgens ons belangrijk om een aantal zaken te verduidelijken die te maken hebben met de verschillende instrumenten die het DG Justitiehuizen gebruikt om de werklast te berekenen en de achterstand op te volgen.

We beschikken over verschillende tools, elk met een andere doelstelling. Momenteel worden deze zowel door het Directoraat-generaal als door de lokale directies van de justitiehuizen gebruikt.

Het gaat om :

A) Bij de BPR voor de justitiehuizen werden standaard werktijden bepaald per kernproces. Op basis hiervan werd een instrument voor de berekening van de werklast ontwikkeld. Dit is de werklastmeting.

Dit instrument wordt gebruikt op jaarbasis op het centrale niveau: het gaat om een prognose op macroniveau per sector en per justitiehuis. Deze prognose gebeurt op basis van veranderingen in de trend van de jaarlijkse toestroom van nieuwe mandaten voor het justitiehuis.

De prognose heeft als doel een schatting te geven met betrekking tot het aantal medewerkers die nodig zijn om de veranderende toestroom van nieuwe mandaten te behandelen.

Het is geen instrument om de achterstand te beheren (scorecard actieplan), noch een managementinstrument voor de verdeling van de werklast in elk justitiehuis (resourceplanning). Het geeft een schatting van de werklast voor het komende jaar op basis van de stijging van het aantal ontvangen mandaten gedurende een bepaalde periode. Dit instrument maakt het in wezen mogelijk om onze vragen met betrekking tot de uitvoering van het personeelsplan te objectiveren.

B) Tegelijkertijd met de werklastmeting hebben we een "resourceplanning" ontwikkeld.

Dit instrument wordt momenteel geïmplementeerd in alle justitiehuizen. De resourceplanning is een computerapplicatie voor de directies van de justitiehuizen. De gegevens hiervoor komen uit de databank SIPAR.

Het laat de directeurs toe om een zicht te hebben op de werklast van de justitieassistenten die, per sector, zorgen voor de opvolging van de mandaten. De directeur kan dus de werklast tussen de justitieassistenten in een sector beter verdelen. Hij kan ook zijn medewerkers beter verdelen over de werksectoren heen. Dit instrument is tegelijkertijd een databank die het mogelijk maakt voor de directeur om zijn personeelsbehoeften te objectiveren.

C) We hebben een scorecard "beheer van de achterstand" ontwikkeld. Het beheer van de achterstand kan opgevolgd worden via dit instrument, dat toelaat om per sector de evolutie te volgen van de dossiers die nog moeten toegewezen worden in een justitiehuis. Dit instrument is operationeel. De lokale en de regionale directies ontvangen maandelijks een geactualiseerd overzicht met betrekking tot de achterstand van de mandaten per opdracht.

Dit laat de directeur bijvoorbeeld toe om te anticiperen en grote vertragingen te voorkomen tijdens het uitvoeren van bepaalde opdrachten, te beschikken over noodzakelijke informatie om de opdrachtgever te wijzen op de opnamecapaciteit voor de mandaten, structurele problemen te detecteren en oplossingen te zoeken zoals een betere verdeling van de medewerkers over de verschillende sectoren,…

Het instrument is ontwikkeld in Excel en werd ter beschikking gesteld aan alle directeurs sinds februari 2009. De testfase liet toe om het instrument te verbeteren en vanaf juni 2009 werd het instrument ontwikkeld in SAS en geautomatiseerd. Het wordt regelmatig gebruikt.

NB: Het instrument "werklastmeting” is een instrument dat de verwachtingen voor de toekomst weergeeft, in tegenstelling tot het instrument "resourceplanning" en het instrument "scorecard beheer achterstand”, die managementinstrumenten zijn die ter beschikking gesteld werden aan de directeurs.

1.

1.a Het instrument “resourceplanning” voor het beheer van de werklast is sinds einde april 2009 geïmplementeerd in alle justitiehuizen. Een eerste evaluatie van de implementatie is uitgevoerd op 21 oktober 2009 op basis van een vragenlijst aan alle lokale directies van de justitiehuizen (zie antwoord op vraag 3).

1.b De scorecard "beheer van de achterstand" toont aan dat de globale achterstand gedaald is met 39% tussen december 2008 en november 2009. Wat de achterstand betreft in de sectoren die een prioriteit gekregen hebben in het actieplan, deze is 56% gedaald voor de autonome werkstraf, 48% voor probatie, 33% voor burgerrechtelijke opdrachten en 11% voor elektronisch toezicht. De achterstand blijft het grootst voor de autonome werkstraf, maar omdat deze ook het sterkst daalde (56%) is het verschil met de andere sectoren kleiner geworden.

Dit instrument is belangrijk, omdat het betrekking heeft op alle opdrachten waardoor vermeden werd dat deze dalingen niet gecompenseerd werden door stijgingen in andere sectoren. De andere sectoren, die ook gecontroleerd worden, hebben eveneens baat gehad bij een beter beheer van de achterstand, gezien we ook daar een neerwaartse trend in de wachtlijsten kunnen vaststellen.

2.

Zoals eerder vermeld:

- De standaard werktijden werden vastgelegd

- De werklastmeting is operationeel. Momenteel gebeurt er een proces van kennisoverdracht over de ontwikkeling en het updaten. Het werd immers ontwikkeld door een externe firma. De persoon die zorgde voor de updates op het niveau van de centrale administratie van de FOD heeft de afdeling verlaten voor een ander ministerie.

- De resourceplanning is beschikbaar voor de justitiehuizen. Rekening houdend met de opmerkingen van de directeurs, gebeurt er momenteel een controle van de gebruikte formules met de bedoeling om de gelijkwaardigheid tussen de verkregen resultaten te verifiëren, de werktijd volgens de BPR en vaststellingen die de directeurs op het terrein gedaan hebben met betrekking tot de werklast.

- De scorecard "beheer van de achterstand” is operationeel.

3.

Wat de resourceplanning betreft,

- Een zeer klein aantal directeurs hebben de gewoonte al aangenomen om het instrument te gebruiken bij elke aanstelling van een justitieassistent; voor de meesten onder hen is dit nog geen automatisme, om reden van:

  • Enerzijds een soort van wantrouwen met betrekking tot de cijfers die het programma geeft. De referentietijden in de resourceplanning lijken niet altijd te corresponderen met de referentietijden zoals die opgenomen werden in de BPR. Om die reden wordt er altijd vergeleken met de traditionele caseload.

  • Anderzijds beheerst men het instrument nog onvoldoende. De directeurs geven aan dat de gegevens moeilijk te begrijpen, te lezen en te interpreteren zijn, in het bijzonder de tabellen statistieken, delen van de scorecard (persoonlijke tijd/standaardtijd versus gepresteerde tijd). Verder kent men de implicaties niet van bepaalde manoeuvres die men uitvoert (gebrek aan kennis over de linken tussen het instrument en de gegevens), wat ook als problematisch gesignaleerd wordt.

- Diverse technische problemen hebben zich voorgedaan bij het gebruik van het instrument (problemen in verband met de toegang tot het programma omwille van de security-instellingen; problemen in verband met de verkregen resultaten omdat de applicatie niet correct opstart en de berekening niet gebeurt; problemen bij de registratie van het % werktijd van de medewerkers, het werkregime; problemen omwille van het feit dat het menu niet beschikbaar is bij alle justitieassistenten, blokkage, enz.). Deze problemen zijn vaak intern opgelost door de netwerkbeheerder. Alle functionaliteiten van het instrument zijn echter nog niet gebruikt.

Omdat het programma gekoppeld is aan SIPAR, is het ook afhankelijk van de goede werking van SIPAR. Als SIPAR geblokkeerd is, dan is de resourceplanning ook geblokkeerd. Verder zijn er ook problemen die te wijten zijn aan foutieve registraties in SIPAR of het gebruiken van andere programma’s zoals de “AssisAgenda”.

- Op basis van opmerkingen van de directeurs wordt momenteel onderzocht in hoeverre de percentages overeenstemmen met de realiteit, en eveneens tracht men de technische problemen op te lossen die zich momenteel voordoen.

4.

De workshop met de presentatie van de resourceplanning vond plaats op 29 april 2009.

Het blijkt dat de directeurs meer coaching willen krijgen over het gebruik van het instrument en meer informatie over hoe het instrument ontwikkeld werd en op welke manier de resultaten geïnterpreteerd moeten worden. Dit zal georganiseerd worden nadat we de formules gecontroleerd hebben (zie vraag 2).

5.

De openbare onderhandelingsprocedure nr. JUST-SEBCGL-PLSPF-CSC-S.E.T.-2010-F02_0 met betrekking tot het elektronisch toezicht is aan de gang.

6.

Op 1 december 2009 waren er in alle justitiehuizen samen 449 mandaten in afwachting van de uitvoering van elektronisch toezicht. Het betreft hier het aantal personen dat wacht op het plaatsen van een enkelband (waar de beslissing genomen werd om hen onder ET te plaatsen).

7.

Sinds de toepassing van het actieplan van het DG MJH wordt gestreefd naar de drempel van 1.000 personen onder ET. Zo is het aantal justitiabelen onder elektronisch toezicht van 666 op 1 januari 2009 geëvolueerd naar 987 op 15 december 2009, dit wil zeggen een verhoging van de capaciteit van 48,2%.

8.

Op 1 december 2009 zijn er 3 770 mandaten in afwachting van een aanstelling in alle justitiehuizen en voor alle sectoren samen.

De verdeling van deze mandaten « in wacht » per justitiehuis wordt weergegeven in de volgende tabel :

Antwerpen

644

Arlon

166



Brugge

93

Charleroi

237



Dendermonde

463

Dinant

13



Gent

120

Eupen

0



Hasselt

125

Huy

209



Ieper

2

Liège

247



Kortrijk

20

Marche-en-Famenne

19



Leuven

216

Mons

32



Mechelen

84

Namur

47



Oudenaarde

31

Neufchâteau

26



Tongeren

98

Nivelles

43



Turnhout

50

Tournai

72

Brussel

106

Veurne

0

Verviers

107

Bruxelles

500

Vlaanderen

1 946

Wallonie

1 218

Brussel

606

9.

Dit debat maakt deel uit van het breder debat rond het straf- en strafuitvoeringsbeleid dat op basis van mijn nota hieromtrent zal worden gevoerd.