SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
________________
Session 2009-2010 Zitting 2009-2010
________________
1 décembre 2009 1 december 2009
________________
Question écrite n° 4-5116 Schriftelijke vraag nr. 4-5116

de Jurgen Ceder (Vlaams Belang)

van Jurgen Ceder (Vlaams Belang)

au ministre des Pensions et des Grandes villes

aan de minister van Pensioenen en Grote Steden
________________
Asbl Smals - Utilisation d'avances - Dérogation aux règlements de collaboration - Mesures vzw Smals - Gebruik van voorschotten - Afwijking van de samenwerkingsreglementen - Maatregelen 
________________
société sans but lucratif
paiement à l'avance
Cour des comptes (Belgique)
sécurité sociale
informatique
organisatie zonder winstoogmerk
vooruitbetaling
Rekenhof (België)
sociale zekerheid
informatica
________ ________
1/12/2009 Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 1/1/2010 )
26/2/2010 Antwoord
1/12/2009 Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 1/1/2010 )
26/2/2010 Antwoord
________ ________
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-5114
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-5115
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-5117
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-5114
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-5115
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 4-5117
________ ________
Question n° 4-5116 du 1 décembre 2009 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 4-5116 d.d. 1 december 2009 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Dans le cadre d’un marché public, il ne peut être procédé à des paiements que pour des services faits et acceptés et les avances ne sont autorisées que dans des cas exceptionnels. Ce principe est totalement inversé à l’égard de l’association sans but lucratif (asbl) Smals, l'entreprise informatique des Institutions publiques de sécurité sociale. En effet, l’asbl dispose d’un capital de fonctionnement propre trop faible pour pouvoir préfinancer l’exécution des marchés. C’est la raison pour laquelle le règlement de collaboration prévoit une technique d’avances, qui diffère en fonction de la nature du marché.

Il est souvent dérogé au régime général tel que stipulé dans le règlement de collaboration, tant à l’égard de chaque institution qu’en fonction du marché concerné. L’asbl est évidemment libre de fixer à chaque fois les conditions de paiement sur mesure. Cette méthode présente toutefois l’inconvénient de compliquer le suivi des factures en raison d’un ensemble relativement confus de régimes applicables, par exemple paiement après service fait, paiement d’avances forfaitaires ou de décomptes provisoires et définitifs, paiement sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Les problèmes relatifs à l’imputation de telles provisions et au décompte final sont plus fondamentaux.

Outre les avances pour des marchés déjà en cours, certaines factures contiennent des provisions pour des marchés dont il n’est pas encore certain qu’ils seront effectivement exécutés ni à quel moment. Il est probable que l’objectif soit de constituer des provisions pour risques et charges mais, dans les factures, il y a confusion avec les avances, de sorte qu’elles ne peuvent pas être identifiées avec certitude comme étant des provisions.

Le décompte des coûts effectués pour un marché exécuté n’est souvent élaboré que longtemps (jusqu’à deux ans) après l’expiration de l’exercice auquel les prestations ont trait, sans que la justification y afférente ne permette encore de relier ces montants aux avances déjà versées.

1. Quelles mesures ont-elles déjà été prises pour rationaliser ce système confus d'avances et de provisions pour les institutions placées sous la tutelle de la ministre ? La situation actuelle manque de transparence.

2. Quelles mesures ont-elles déjà été prises pour ces institutions afin de réduire la période entre le décompte et l'exécution d'un marché ? Cet intervalle excessivement long nuit également à la transparence.

 

Bij een overheidsopdracht mogen betalingen alleen gebeuren voor verstrekte en aanvaarde diensten en worden voorschotten slechts bij wijze van uitzondering toegestaan. Dat beginsel wordt ten aanzien van de vereniging zonder winstoogmerk (vzw) Smals, het eigen informaticabedrijf van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid, volledig omgekeerd. In de vzw is immers te weinig eigen werkingskapitaal voorhanden om de uitvoering van de opdrachten te kunnen voorfinancieren. Daarom is in het samenwerkingsreglement een techniek van voorschotten uitgewerkt die verschilt naargelang van de aard van de opdracht.

Van de algemene regeling zoals overeengekomen in het samenwerkingsreglement wordt echter dikwijls afgeweken, zowel ten aanzien van elke instelling afzonderlijk als op basis van de voorliggende opdracht. Het staat uiteraard vrij de betalingsvoorwaarden telkens op maat uit te werken. Het nadeel is echter dat de follow-up van de facturen wordt bemoeilijkt door een onoverzichtelijk geheel van regelingen, bijvoorbeeld betaling na verstrekte dienst; betaling van forfaitaire voorschotten of van voorlopige en definitieve afrekeningen; maandelijkse of driemaandelijkse betaling. Meer fundamenteel zijn de problemen met betrekking tot de aanrekening van zogenaamde provisies en de uiteindelijke afrekening:

Naast voorschotten voor reeds lopende opdrachten worden op sommige facturen provisies aangerekend voor opdrachten waarvan nog niet vaststaat of en wanneer ze effectief zullen worden uitgevoerd. Mogelijk gaat het hier om de aanleg van voorzieningen voor risico’s en kosten, maar op de facturen worden ze vermengd met voorschotten zodat ze niet met zekerheid als voorzieningen kunnen worden geïdentificeerd;

De afrekening van de kosten gedaan voor een uitgevoerde opdracht gebeurt vaak pas lang na het einde van het boekjaar waarop de prestaties betrekking hebben (tot twee jaar nadien), zonder dat de verantwoording ervan de mogelijkheid biedt de bedragen nog terug te koppelen aan de reeds betaalde voorschotten.

1. Welke maatregelen werden al genomen om dit onoverzichtelijke systeem van voorschotten en provisies te stroomlijnen voor de instellingen die onder het toezicht staan van de minister? De huidige toestand is te weinig transparant.

2. Welke maatregelen werden al genomen voor die instellingen om de periode tussen de afrekening en de uitvoering van een opdracht in te korten? Ook die onredelijk lange tussentijd komt de transparantie niet ten goede.

 
Réponse reçue le 26 février 2010 : Antwoord ontvangen op 26 februari 2010 :

En réponse à sa question précitée, j’ai l’honneur de répondre à M. le sénateur qu’il sera désormais tenu compte des deux remarques formulées par la Cour des Comptes. D’une part, la clause standard suivante sera insérée au règlement de collaboration des institutions publiques de sécurité sociale : “Smals acceptera toutes les modifications demandées par un membre. A cet effet, les procédures en vigueur seront mises en œuvre et un rapport devra être rédigé concernant l’impact de la modification sur le système en cours de développement, sur le planning du système ainsi que sur les frais de développement et d’exploitation. Le cas échéant, les modalités particulières de collaboration seront adaptées ou résiliées. Les coûts liés au travail fourni et aux modifications seront facturés à l’institution membre”.

D'autre part, le droit de regard des membres du Comité de gestion et des organes de controle a été entre-temps intégré dans le règlement d'ordre intérieur.

In antwoord op zijn voormelde vraag heb ik de eer mijnheer de senator mee te delen dat voortaan rekening zal worden gehouden met beide aangehaalde opmerkingen van het Rekenhof. Enerzijds zal in het samenwerkingsreglement van de openbare instellingen van sociale zekerheid en Smals volgende standaardclausule worden ingevoegd: “Smals zal alle wijzigingen die gevraagd zijn door een lid aanvaarden. Hiervoor worden de van toepassing zijnde procedures gevolgd en hierbij dient een rapport opgemaakt te worden over de impact van de wijziging op het systeem in ontwikkeling, de planning van het systeem en de ontwikkeling- en exploitatiekosten. In voorkomend geval volgt een aanpassing van de bijzondere samenwerkingsmodaliteiten of stopzetting. De kosten verbonden aan het geleverde werk en de wijzigingen worden toegerekend aan de lidinstelling.”.

Anderzijds is het inzagerecht van de leden van het beheerscomité en de controleorganen inmiddels geïntegreerd in het huishoudelijk reglement.