BELGISCHE SENAAT
________
Zitting 2013-2014
________
10 januari 2014
________
SENAAT Schriftelijke vraag nr. 5-10826

de Nele Lijnen (Open Vld)

aan de staatssecretaris voor Asiel en Migratie, Maatschappelijke Integratie en Armoedebestrijding, toegevoegd aan de minister van Justitie
________
Federale Overheidsdiensten - Thuiswerk - Telewerk - Evolutie - Faciliteiten - Beveiliging
________
ministerie
thuiswerk
werk op afstand
mobiele telefoon
gegevensbescherming
spionage
computercriminaliteit
videocommunicatie
officiŽle statistiek
________
10/1/2014 Verzending vraag
13/2/2014 Antwoord
________
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10816
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10822
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10823
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828
________
SENAAT Schriftelijke vraag nr. 5-10826 d.d. 10 januari 2014 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

In het verleden stelde ik reeds een aantal vragen over thuiswerk bij de Federale Overheidsdiensten (FOD). Om de evolutie hiervan op te volgen, herhaal ik de meeste vragen. Graag zou ik verder de aandacht willen vestigen op een aantal andere elementen. De staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit schreef (schriftelijke vraag 5-8153): "De werknemers van Shared Services in het algemeen, en van mijn Diensten op de Kanselarij in het bijzonder, beschikken voor hun thuiswerk over een Virtual Private Network (VPN)-verbinding. Dit betekent dat zij op een professioneel beveiligde manier toegang hebben tot hun elektronische gegevens net alsof ze op kantoor werken. VPN is een meer beveiligde manier van gegevensuitwisseling dan cloud computing, waarbij de overheid geen enkel idee heeft waar de gegevens in realiteit bewaard worden. Bovendien is de Patriot Act die onlangs in de Verenigde Staten van Amerika van kracht is geworden niet van aard om de bezorgdheid van de Belgische en Europese Overheden inzake beveiliging van elektronische gegevens te milderen." Voor de duidelijkheid: ik maak een onderscheid tussen occasioneel en structureel (dus bijvoorbeeld een dag per week) thuiswerk of telewerk.

Graag had ik de volgende vragen gesteld:

1) Hoeveel, en dit voor de laatste vijf jaar, werknemers van alle diensten en organisaties die onder uw beheer vallen:

a) werken occasioneel thuis;

b) werken structureel thuis?

Kan u deze cijfers, opgedeeld per jaar, in absolute en procentuele vorm meedelen, en dus ook meedelen hoeveel mensen er in totaal bij uw FOD/POD/Ö werken?

2) Wordt thuiswerk aangemoedigd ten aanzien van uw medewerkers? Waarom wel/niet?

3) Weet u of thuiswerken een kostenbesparing voor uw diensten betekent? Heeft u hier cijfers over? Heeft u hier al studies over laten uitvoeren? Zo ja, wat was het resultaat? Zo neen, acht u zo een studie nuttig en wilt u deze laten uitvoeren? Kan u toelichten?

4) Zijn er bij uw diensten al initiatieven genomen om thuiswerk te promoten? Zo ja, kan u dit toelichten? Zo neen, waarom niet?

5) Bent u van plan om in de toekomst hieromtrent initiatieven te nemen? Waarom wel/niet?

6) Welke diensten die de communicatie faciliteren zijn aanwezig? Kan men videoconferenties houden? Is cloud sharing mogelijk en op welke manier?

7) Deelt u de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, gelet op de vele berichten over cybercrime en spionage? Ziet u uw diensten als een mogelijk doelwit van dergelijke acties?

8) Heeft u na de vele berichten over cybercrime en spionage de beveiliging van de data van uw FOD verbeterd (bijvoorbeeld in verband met cloud sharing)? Op welke manier?

9) Heeft u ook extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers? Zo ja, hoe? Zo neen, acht u dit niet nodig? Kan u toelichten?

10) Gsm's of andere mobiele apparaten zijn handig bij telewerk. Kan u voor 2013 aanduiden in absolute cijfers:

a) hoeveel werknemers een gsm/smartphone hebben ontvangen;

b) hoeveel een laptop hebben ontvangen;

c) hoeveel een ander mobiel toestel hebben gekregen.

11) Hebben uw diensten bij het aanbieden en uitwerken van telewerken voordelen in vergelijking met andere FOD? Zo ja, wat zijn volgens u sterke punten van uw diensten hierin?

12) Waar ziet u nog mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken?

13) Merkt u voor de rest nog trends of evoluties op inzake deze materie bij uw diensten, ook ten aanzien van andere overheidsdiensten?

Antwoord ontvangen op 13 februari 2014 :

Het geachte lid vindt hieronder het antwoord op haar vragen.

- Dienst Vreemdelingenzaken / Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen / Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

1) a) Occasioneel telewerk volgens de bepalingen van het koninklijk besluit (KB) van 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt is niet structureel georganiseerd bij de diensten van Federale Overheidsdienst (FOD) Binnenlandse Zaken.

b) Binnen de diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die onder mijn bevoegdheden vallen, is sinds de invoering van telewerk sprake van een geleidelijke jaarlijkse groei.

Hieronder een overzicht van het aantal telewerkers in de voorbije vijf jaar:


Totaal

Telewerk

%

2009

2493

136

5,46 %

2010

2482

232

9,35

2011

2723

294

10,80 %

2012

2724

379

13,91 %

2013

2696

463

17,17 %


2) Het implementeren van telewerk past in de strategie van de FOD om personeelsleden meer te responsabiliseren en meer resultaatgericht te laten werken. Als FOD telewerk aanbieden toont aan dat de organisatie een gelijkaardige flexibiliteit aan de dag legt als degene die de FOD van zijn werknemers verwacht. Tevens wil de FOD via de invoering van telewerk zijn medewerkers de mogelijkheid geven werk en privé-leven beter te combineren.

3) Binnen mijn diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die onder mijn bevoegdheid vallen is enkel bij het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen een bescheiden desksharingsproject opgezet. Dit betreft een 20-tal medewerkers. Ik beschik niet over verdere cijfergegevens. Grootschalige desksharingsprojecten zijn tot op heden niet opportuun geacht, gelet het soms aantal zeer beperkte telewerkers per dienst en het feit dat de accommodatie er zich niet altijd toe leent.

4) De mogelijkheid om aan telewerk te doen wordt op verschillende wijzen gecommuniceerd, via het intranet van de FOD:

  • Er is een uitgebreide Question and Answer lijst, ook met tips over hoe best een aanvraag tot telewerk in te dienen  

  • Er is een handleiding voor telewerkers.

  • Er bestaan een reeks van tips voor leidinggevenden van telewerkers.

  • Er is een zelfevaluatie voor geïnteresseerde personeelsleden, via een aantal vragen wordt hen duidelijk gemaakt waarmee ze in het kader van telewerk moeten rekening houden en kunnen zij beter voor zichzelf uitmaken of telewerk een goede keuze is.

  • De documenten om een telewerkaanvraag te doen zijn online consulteerbaar.

5) Er zijn geen bijkomende initiatieven voorzien. De structuur en de behoeften van de verschillende diensten binnen de FOD zijn te divers voor een grootschalige promotie van telewerk.

6) Er zijn geen specifieke communicatiediensten zoals videoconferenties of cloud sharing die ter beschikking worden gesteld voor het personeel.

7) De FOD Binnenlandse Zaken is er zich bewust van dat er een potentiële dreiging is van cybercrime en spionage.

8) Wegens een gebrek aan beschikbare middelen zijn er op algemene schaal geen bijkomende maatregelen genomen.

Bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen wordt voor de beveiligde toegang vanop afstand tot de centrale data-infrastructuur gebruik gemaakt van Citrix. Dit systeem werd in november 2013 onderworpen aan een externe audit waarbij geen problemen werden vastgesteld op vlak van beveiliging.

9) Naast de elementen uit punt acht zijn er geen bijkomende maatregelen genomen, specifiek voor telewerkers.

10) Voor wat betreft gsm’s, smartphones en tablets kan ik u melden dat bij de diensten van de FOD Binnenlandse Zaken die onder mijn bevoegdheid vallen er in 2013 in totaal 304 mobiele telefonie-of data-abonnementen actief waren. Er waren in 2013 voor deze diensten 755 laptops in gebruik.

11) Er wordt in principe een laptop ter beschikking gesteld, evenals ICT-ondersteuning. Kosten van telefoon en internet kunnen worden terugbetaald tot een maximum van 30 euro per maand, mits voorlegging van een kopie van de factuur van het abonnement.

12) Gelet budgettaire en technische beperkingen zijn nog niet alle documenten en gegevensbanken van thuis uit consulteerbaar.

13) Neen.

- Fedasil.

1) Er bestaat op vandaag geen regeling inzake thuiswerk; in die zin wordt er zelden en uiterst occasioneel thuiswerk toegestaan.

2) - 4) De vragen 2 tot 4 zijn dus zonder voorwerp.

5) Fedasil is in volle reorganisatie. In deze reorganisatie wordt voorzien dat de ondersteunende diensten (personeel, boekhouding, infrastructuur, informatica, …) ook in de opvangcentra gecentraliseerd worden onder de bevoegdheid van de Algemene diensten van het Hoofdbestuur; deze opdrachten zouden wel gedelokaliseerd kunnen worden uitgeoefend.

Hiervoor zal telewerking uiteraard een belangrijke faciliterende rol spelen. We beogen inderdaad in een eerste fase telewerking vanuit regionale en lokale administratieve gebouwen. In een latere fase zou er eventueel thuiswerk kunnen overwogen worden.

6) Zonder voorwerp (zie 1).

7) Wij begrijpen de ongerustheid van de Staatssecretaris. Wij beschouwen Fedasil niet als een mogelijk doelwit.

8) Wij werken voortdurend aan de verbetering van de beveiliging van onze data. Zo lopen er projecten als de vervanging van onze firewall, de migratie van ons netwerk naar een MPLS VPN oplossing, en de update van de besturingssystemen van onze servers.

9) Wij hebben geen extra beveiligingsmaatregelen genomen. Het aantal telewerkers is beperkt en zij gebruiken een beveiligde toegang tot ons netwerk.

10) Fedasil stelt 201 GSM’s ter beschikking aan individuele medewerkers, 87 dienst-GSM’s, 21 “Blackberry” toegangen, 250 laptops en 200 beveiligde VPN toegangen

11) - 13. Zonder voorwerp (zie 1).

- POD Maatschappelijke Integratie.

1) a) Er zijn geen cijfers voor de laatste vijf jaren. Deze cijfers zijn wel beschikbaar voor de laatste twee jaren.

2012:

  • Er waren in totaal 68 medewerkers die aan thuiswerk deden.

  • Er werd in totaal 875 dagen aan thuiswerk gedaan.

  • Er waren gemiddeld 3,5 thuiswerkers per dag, hetzij 2 % van het totaal aantal medewerkers (n = 179).

2013:

  • Er waren in totaal 84 medewerkers die aan thuiswerk deden.

  • Er werd in totaal 2 178,5 dagen aan thuiswerk gedaan.

  • Er waren gemiddeld 8,9 thuiswerkers per dag, hetzij 5,3 % van het totaal aantal medewerkers (n = 169).

Deze cijfers zijn exclusief twaalf mobiele telewerkers, dat wil zeggen deze voor wie mobiliteit noodzakelijk deel uitmaakt van de functie.

In de toekomst zullen wij cijfers blijven bijhouden.

b) Op heden is er nog geen mogelijkheid tot structureel thuiswerken.

2) De POD Maatschappelijke Integratie engageert zich ook in de Optifed cluster “Het Nieuwe Werken” via een gelijknamig project binnen onze organisatie. De POD Maatschappelijke integratie wil zo een nieuwe manier van werken introduceren met als krachtlijnen het thuiswerk en een flexibele werkplek. De POD Maatschappelijke Integratie kiest met “Het nieuwe werken” dus voluit voor nieuwe werkvormen. Hiermee wil de POD MI onder andere:

  • tegemoet komen aan de vraag van de medewerkers door een beter evenwicht tussen werk en privéleven mogelijk te maken;

  • bijdragen aan de maatschappelijke doelstelling van duurzame ontwikkeling;

  • efficiënter gaan werken door een verhoogde motivatie.

Thuiswerk wordt aangemoedigd ten aanzien van onze medewerkers. Op heden is het voor onze medewerkers mogelijk om occasioneel thuis te werken: indien omstandigheden hen verhinderen om zich naar de normale werkplek te begeven of indien het omwille van bepaalde taken niet noodzakelijk of niet wenselijk is om zich naar de werkplek te begeven.

Bovendien zal het voor de medewerkers van de POD Maatschappelijke Integratie vanaf maart 2014 mogelijk zijn om structureel thuis te werken. Hiervoor werd een gids voor telewerk opgesteld met de bedoeling om te informeren over de aan telewerk verbonden modaliteiten. De ondersteuning, de opvolging en de randvoorwaarden voor telewerk worden besproken.

Na voltooiing van het project zal het personeel van de POD MI dat dit wenst en er de mogelijkheid toe heeft in staat zijn om:

  • Gemiddeld tussen één dag en drie dagen per week thuis te werken.

  • De vooraf vastgelegde doelstellingen te vervullen die werden vastgelegd door de hiërarchische meerdere zowel kwantitatief, als kwalitatief.

  • Zijn tevredenheid te verhogen door, gemiddeld, hogere resultaten aan te tonen dan die van de vorige drie jaren tijdens de interne tevredenheidsenquête.

3) Op heden betekent thuiswerken nog geen significante kostenbesparing voor de POD Maatschappelijke Integratie.

Bovendien zal de POD Maatschappelijke Integratie bij de invoering van de mogelijkheid tot structureel telewerk, conform het Koninklijk besluit van 22 november 2006 betreffende het telewerk in het federaal administratief openbaar ambt, de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het structureel telewerk forfaitair vergoeden.

Een toekomstige kostenbesparing zal zodoende gerealiseerd worden door, mede dankzij het structureel telewerk, significant te besparen op de huurlasten doch in de wetenschap dat structureel telewerk ook een structurele kost met zich meebrengt. De baten zullen voor de POD Maatschappelijke Integratie evenwel een veelvoud van de kosten zijn.

Om deze kostenbesparing te bewerkstelligen heeft de POD Maatschappelijke Integratie beslist om een officiële aanvraag tot verhuis in te dienen.

Na voltooiing van het project “Het Nieuwe Werken” zou een vermindering van minstens 28 % waargenomen kunnen worden in verband met de kosten betreffende het huren van de lokalen, de huurlasten in het bijzonder. Dit is, naast de mogelijkheid om thuis te werken voor zoveel mogelijk medewerkers en het behouden van voldoende plaats voor de medewerkers die zich naar de werkplek begeven, een kritische succesfactor van het project.

4) Sinds 26 mei 2008 is het mogelijk om occasioneel thuis te werken. Dit werd herhaaldelijk gecommuniceerd aan onze medewerkers.

Sinds februari 2010 worden vaste computertoestellen bij defect vervangen door draagbare computers waardoor nu iedereen over een draagbare computer beschikt.

Sinds 1 oktober 2012 loopt er een proefproject bij de dienst HRM waarbij alle medewerkers van die dienst beschikken over een laptop en de mogelijkheid geboden wordt om één à twee dagen per week thuis te werken.

5) Wij zijn van plan om in de toekomst initiatieven te nemen om thuiswerk verder te promoten en dit in het kader van het project “Het Nieuwe Werken”. De mogelijkheid om structureel thuis te werken voor zoveel mogelijk medewerkers is een kritische succesfactor van het project.

6) Er wordt op dit moment nog geen gebruik gemaakt van programma’s om te videochatten of voor cloud computing. Er wordt wel gebruik gemaakt van beConnected, een elektronisch platform voor samenwerking en documentbeheer. De medewerkers van de POD Maatschappelijke Integratie krijgen uitgebreid opleiding om dit platform correct en veilig te gebruiken.

De medewerkers van de POD Maatschappelijke Integratie die reeds over een laptop van de organisatie beschikken, kunnen bij thuiswerk via VPN een verbinding maken met het netwerk van de organisatie. Dit biedt hen ook de mogelijkheid om thuis die programma’s te gebruiken die beroep doen op gegevens op het netwerk van de POD Maatschappelijke Integratie.

7) Wij delen de ongerustheid van alle overheidsinstellingen die gebruik maken van gegevenstransmissie via het internet. Hoewel de POD MI ongetwijfeld geen belangrijk doelwit is voor cybercrime en spionage, is het echter niet ondenkbaar dat hij in het vizier zou kunnen worden genomen bij acties van cybercriminelen.

8) De POD Maatschappelijke Integratie vertrouwt op zijn partners FEDICT en SMALS, de beheerders van de twee netwerken waarvan hij gebruik maakt, om de databeveiliging van zijn systemen te verzekeren en voortdurend te verbeteren.

De POD MI maakt overigens niet op regelmatige basis gebruik van cloud sharing, maar wel van het federaal platform voor documentbeheer beConnected, dat wordt beschermd door FEDICT en door SMALS, de operator ervan.

9) De telewerkers kunnen met het intern netwerk van de POD Maatschappelijk Integratie enkel verbinding maken via de VPN-systemen van de beheerders van zijn IT-platformen: FEDICT (voor Shared Services) en SMALS voor de toegang tot het extranet van de sociale zekerheid. Wat SMALS betreft, is het onmogelijk om twee netwerken tegelijkertijd op dezelfde machine te laten draaien.

10) a) in 2013 acht smartphones

b) 75 laptops

c) 5 tablets

11) De POD Maatschappelijke Integratie biedt geen specifieke voordelen ten opzichte van andere FOD’s op het vlak van het aanbieden en uitwerken van telewerk.

12) Doorheen de laatste decennia was er een toenemende aandacht voor ergonomie in de kantooromgeving waarbij de werkgever een actieve rol ging spelen. Bij telewerk kan de werkgever nog steeds een actieve rol spelen als informatiebron, maar het initiatief komt bij de werknemer te liggen. Het belang van ergonomie bij telewerk komt op heden erg weinig aan bod.

Daarnaast is er, ondanks een onophoudelijke technische vooruitgang, nog steeds een grote ergernis bij werknemers die thuiswerken over de stabiliteit van het materiaal, de software en de bijhorende netwerk- en communicatieverbindingen. Hoewel deze zaken als een basisvereiste worden gezien en dus zelden een bron van tevredenheid zullen zijn, is het een constant streven om een zo stabiel mogelijke technische werkomgeving voor de thuiswerker te voorzien.

13) De combinatie van thuiswerk met een flexibele werkplek, biedt bovenop de voordelen aangehaald in de toelichting, de mogelijkheid om een aangename en kwaliteitsvolle werkomgeving aan te bieden in combinatie met een efficiënt gebruik van de  kantoorruimtes. Ook is er een toenemende interesse rond satellietkantoren waarbij medewerkers van centrale diensten de mogelijkheid krijgen om gedurende een deel van hun werktijd dichter bij hun woonplaats een werkplek te vinden. Federale overheidsdiensten met decentrale kantoren richten reeds dergelijke kantoren in voor hun eigen medewerkers en voor de medewerkers van andere federale overheidsdiensten met decentrale kantoren. De POD Maatschappelijke Integratie heeft haar interesse in deze satellietkantoren reeds kenbaar gemaakt en volgt als overheidsdienst zonder decentrale kantoren met belangstelling de verdere ontwikkelingen op.