BELGISCHE SENAAT
________
Zitting 2013-2014
________
10 januari 2014
________
SENAAT Schriftelijke vraag nr. 5-10823

de Nele Lijnen (Open Vld)

aan de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, toegevoegd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Gelijke Kansen, en staatssecretaris voor Staatshervorming, toegevoegd aan de eerste minister
________
Federale Overheidsdiensten - Thuiswerk - Telewerk - Evolutie - Faciliteiten - Beveiliging
________
ministerie
thuiswerk
werk op afstand
mobiele telefoon
gegevensbescherming
spionage
computercriminaliteit
videocommunicatie
officiŽle statistiek
________
10/1/2014 Verzending vraag
14/3/2014 Rappel
16/4/2014 Antwoord
________
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10810
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10811
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10812
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10813
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10814
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10815
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10816
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10817
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10818
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10819
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10820
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10821
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10822
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10824
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10825
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10826
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10827
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-10828
________
SENAAT Schriftelijke vraag nr. 5-10823 d.d. 10 januari 2014 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

In het verleden stelde ik reeds een aantal vragen over thuiswerk bij de Federale Overheidsdiensten (FOD). Om de evolutie hiervan op te volgen, herhaal ik de meeste vragen. Graag zou ik verder de aandacht willen vestigen op een aantal andere elementen. De staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit schreef (schriftelijke vraag 5-8153): "De werknemers van Shared Services in het algemeen, en van mijn Diensten op de Kanselarij in het bijzonder, beschikken voor hun thuiswerk over een Virtual Private Network (VPN)-verbinding. Dit betekent dat zij op een professioneel beveiligde manier toegang hebben tot hun elektronische gegevens net alsof ze op kantoor werken. VPN is een meer beveiligde manier van gegevensuitwisseling dan cloud computing, waarbij de overheid geen enkel idee heeft waar de gegevens in realiteit bewaard worden. Bovendien is de Patriot Act die onlangs in de Verenigde Staten van Amerika van kracht is geworden niet van aard om de bezorgdheid van de Belgische en Europese Overheden inzake beveiliging van elektronische gegevens te milderen." Voor de duidelijkheid: ik maak een onderscheid tussen occasioneel en structureel (dus bijvoorbeeld een dag per week) thuiswerk of telewerk.

Graag had ik de volgende vragen gesteld:

1) Hoeveel, en dit voor de laatste vijf jaar, werknemers van alle diensten en organisaties die onder uw beheer vallen:

a) werken occasioneel thuis;

b) werken structureel thuis?

Kan u deze cijfers, opgedeeld per jaar, in absolute en procentuele vorm meedelen, en dus ook meedelen hoeveel mensen er in totaal bij uw FOD/POD/Ö werken?

2) Wordt thuiswerk aangemoedigd ten aanzien van uw medewerkers? Waarom wel/niet?

3) Weet u of thuiswerken een kostenbesparing voor uw diensten betekent? Heeft u hier cijfers over? Heeft u hier al studies over laten uitvoeren? Zo ja, wat was het resultaat? Zo neen, acht u zo een studie nuttig en wilt u deze laten uitvoeren? Kan u toelichten?

4) Zijn er bij uw diensten al initiatieven genomen om thuiswerk te promoten? Zo ja, kan u dit toelichten? Zo neen, waarom niet?

5) Bent u van plan om in de toekomst hieromtrent initiatieven te nemen? Waarom wel/niet?

6) Welke diensten die de communicatie faciliteren zijn aanwezig? Kan men videoconferenties houden? Is cloud sharing mogelijk en op welke manier?

7) Deelt u de ongerustheid van de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie en Mobiliteit, gelet op de vele berichten over cybercrime en spionage? Ziet u uw diensten als een mogelijk doelwit van dergelijke acties?

8) Heeft u na de vele berichten over cybercrime en spionage de beveiliging van de data van uw FOD verbeterd (bijvoorbeeld in verband met cloud sharing)? Op welke manier?

9) Heeft u ook extra maatregelen qua beveiliging genomen wat betreft telewerkers? Zo ja, hoe? Zo neen, acht u dit niet nodig? Kan u toelichten?

10) Gsm's of andere mobiele apparaten zijn handig bij telewerk. Kan u voor 2013 aanduiden in absolute cijfers:

a) hoeveel werknemers een gsm/smartphone hebben ontvangen;

b) hoeveel een laptop hebben ontvangen;

c) hoeveel een ander mobiel toestel hebben gekregen.

11) Hebben uw diensten bij het aanbieden en uitwerken van telewerken voordelen in vergelijking met andere FOD? Zo ja, wat zijn volgens u sterke punten van uw diensten hierin?

12) Waar ziet u nog mogelijkheden tot verbetering wat betreft telewerken?

13) Merkt u voor de rest nog trends of evoluties op inzake deze materie bij uw diensten, ook ten aanzien van andere overheidsdiensten?

Antwoord ontvangen op 16 april 2014 :

Voor wat de FOD Mobiliteit  betreft:

1) a) Aantal medewerkers die occasioneel thuiswerk deden de laatste twee jaar, de informaticatoepassing voor tijdsbeheer is echter niet geschikt om gegevens van vóór 01/01/12 te bewaren:

2012 – 289 (23%)

2013 – 312 (24%)

b) Aantal regelmatige telewerkers tegenover het totaal aantal medewerkers binnen de afdeling, verminderd met het aantal controleurs/inspecteurs dat thuis hun administratieve standplaats hebben, uitgesloten bij koninklijk besluit betreffende het telewerk:

2009 – 32 op 1062 (3%)

2010 – 56 op 1113 (5%)

2011 – 76 op 1137 (6,7%)

2012 – 101 op 1141 (8,85%)

2013 – 173 op 1186 (14,6%)

2) Het regelmatige thuis- en telewerk wordt sinds 2008 aangemoedigd, met de lancering van het algemene project "Alternatief werken" om alternatieve prestatiemethodes in te voeren, verbonden aan maatregelen met het oog op de verbetering van het welzijn en de gezondheid van de personeelsleden, in een geest van duurzame ontwikkeling, bijvoorbeeld door het gebruik van satelietkantoren aan te moedigen.

In het kader van het Mobi4U-project (project dat volstrekt is gericht op de optimalisatie van een aangenaam werkklimaat binnen de organisatie, gekoppeld aan een werk dat de medewerkers aanmoedigt om resultaatgericht en met meer verantwoordelijkheidszin te werken) dat begin maart 2013 werd opgestart over het nieuwe werken, werd de uitvoering van het regelmatige telewerk voortgezet, namelijk door uit de testfase te stappen en het aan te bieden aan de volledige afdeling.

3) In het kader van het Mobi4U-project rond het nieuwe werken, is een ruimtelijke reorganisatie aan de gang, met een herinrichting van de verdiepingen van de hoofdzetel.

Deze reorganisatie maakt het mogelijk dat het personeel van het Noordstation (CCN) kan verhuizen naar het City Atrium en dat de huur van de lokalen in het CCN kan worden stopgezet. Deze reorganisatie kon worden gerealiseerd, meer bepaald dankzij het telewerk. Daarnaast heeft de FOD Mobiliteit en Vervoer zich ertoe verbonden om sinds verschillende jaren het pad van de duurzame ontwikkeling te kiezen en is sinds 2007 EMAS-geregistreerd. Op 2 december 2013 heeft het Directiecomité een milieubeleidscharter ondertekend, waarmee het zich er nog meer toe verbindt om het papierverbruik te verminderen, om het water- en energieverbruik te beperken, de bezettingsgraad van zijn gebouwen te optimaliseren en de nutteloze verplaatsingen te vermijden, met name door rekening te houden met het nieuwe werken.

4) Het thuiswerk wordt altijd aangemoedigd bij de werknemers om, bijvoorbeeld en onder andere tegemoet te komen aan de specifieke problemen van sommige werknemers om op hun werkplaats te geraken (vooral bij stakingen).

Sinds 2008 werd het regelmatige telewerk altijd aangemoedigd bij de verantwoordelijken van wie de diensten zich lenen tot deze alternatieve arbeidsvormen, onder andere door informatiesessies en een specifieke begeleiding die hen werd voorgesteld.

5) Met de invoering van Mobi4U en het nieuwe werken, wenst onze FOD zich nog ambitieuzer te tonen op het gebied van alternatieve werkvormen, met name door het telewerk voor het grootst mogelijke aantal medewerkers toegankelijk te maken. In deze zin wordt momenteel een actieplan voor 2014-2015 opgesteld.

6) Vandaag bieden we enkel - naast telefonie uiteraard - enkel mail en chat  functionaliteit aan. We wachten op het initiatief van UCC (Unified Communications and Collaboration) om te bepalen op welke wijze we meer functionaliteiten zoals videoconferentie zullen voorzien. Cloud sharing is vooralsnog niet voorzien.

7) In welke mate de FOD Mobiliteit en Vervoer een mogelijk doelwit is, is natuurlijk moeilijk te bepalen. Echter vermoed ik dat er andere “lucratievere”  doelwitten zijn.

8) Onze maatregelen zijn gebaseerd op de ISO 27002 aanpak. Dit pakket van maatregelen heeft tot doel de veiligheid van informatie te verzekeren. Daarnaast proberen we afwijkende gedragingen in het netwerk te detecteren om eventuele nog niet geïdentificeerde aanvallen op te sporen. Alle data bevinden zich momenteel in een eigen data center.

9) Dit jaar wordt een nieuw thuis & plaatsonafhankelijk werkplatform uitgerold op basis van windows 8, DA (Direct Access) en PKI (Public Key Infrastructure).  De strong authentication gebeurt op basis van de e-ID.

10) 100% van de telewerkers ontvangt een werkgsm en een laptop (in plaats van hun desktop). In 2013 werden bezorgd:

a) 47 gsm's

b) 43 laptops

c) Ander mobiel toestel: 0

11) Met de uitbreiding in 2013 van het telewerk tot de volledige afdeling, wenst de FOD Mobiliteit en Vervoer zijn aantrekkelijkheid als werkgever te blijven vergroten. Des te meer dankzij het Mobi4U-project over het nieuwe werken, dat een aangename werksfeer, een beter evenwicht tussen werk- en privéleven en werk dat de medewerkers aanmoedigt tot resultaatgerichtheid en meer verantwoordelijksgevoel, met elkaar verbindt.

12) Voor 2014-2015 wordt momenteel een actieplan voor het telewerk opgesteld, gesteund op 4 assen: de toegankelijkheid tot het telewerk zo groot mogelijk maken, de interne regelgeving herzien, de administratieve procedure vereenvoudigen en ondersteuning en begeleiding op maat bieden, met name door middel van themaworkshops of praktische ondersteuningsmiddelen voor de diensthoofden en hun teams voor een autonoom beheer van het telewerk.

13) De wil om werk- en privéleven zo goed mogelijk te combineren groeit voortdurend, zoals het aantal telewerkers, dat elk jaar toeneemt, dat aantoont. Overeenkomstig deze tendens, en in het kader van het Mobi4U-project, wil de FOD Mobiliteit en Vervoer thuiswerk, telewerk en gebruik van satelietkantoren, met een uitgebreid kantorenaanbod vanaf de maand februari 2014, blijven aanmoedigen.

Voor wat de FOD Volksgezondheid en Leefmilieu betreft:

1a)

Chiffres absolus/Absolute cijfers

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Travail à domicile de façon occasionnelle/ Occasioneel thuiswerken

0

0

0

0

49

172

Travail à domicile de façon structurelle/ Structureel thuiswerken

87

168

182

193

583

546


1b)

% de l'effectif total/% van personeelsbestand

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Effectif au 31 décembre/ personeelsbestand op 31 december

1322

1352

1366

1330

1241

1191

% travail à domicile de façon occasionnelle/ Occasioneel thuiswerken

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

3,95%

14,44%

% travail à domicile de façon structurelle/ Structureel thuiswerken

6,58%

12,43%

13,32%

14,51%

46,98%

45,84%

Opmerking : deze cijfers hebben enkel betrekking op de personeelsleden van de FOD Volksgezondheid, niet op de personeelsleden van de wetenschappelijke instellingen.

2) Wij willen onze personeelsleden, waar mogelijk, zo veel mogelijk de kans geven aan telewerk te doen, op voorwaarde dat hun functieinhoud en de werking van de dienst alsook hun persoonlijke competenties en attitude dit toelaten. De reden hiervoor is dat wij van mening zijn dat telewerk aansluit bij de filosofie van resultaatgericht werken die wij nastreven in onze organisatie. Ook laat telewerk een betere combinatie tussen werk en privéleven toe.

3) Wij hebben geen studies uitgevoerd die specifiek gericht waren op het onderzoek naar de budgettaire impact of opportuniteiten gelinkt aan de invoering van telewerk. We zijn op dit ogenblik bezig met een pilootproject “New world of work”, waarbij het plaatsonafhankelijk werken ook op kantoor wordt verder gezet. Concreet is het hierbij de bedoeling om de ruimte verstandiger te gebruiken. Doordat een groot aantal personeelsleden telewerkt, is het niet nodig dat voor elke fysieke persoon een vast bureau wordt voorzien. In plaats daarvan, werken we met een systeem “flex office”. Op die manier kunnen we plaats besparen. Deze vrijgekomen ruimte wordt een stuk gebruikt als besparing, maar anderzijds ook om de kwaliteit van de werkomgeving te verhogen, door bijvoorbeeld extra overleg- en stilteruimtes te voorzien. Op die manier worden de nadelen van het werken op een landschapsbureau opgevangen. Het is de bedoeling om na dit pilootproject een evaluatie te doen met het oog op een eventueel verdere uitrol.

4) Ja, onze organisatie is begonnen met de stapsgewijze uitrol van telewerk in 2008. Eerst zijn in elk directoraat-generaal enkele personeelsleden ingestapt in telewerk. Daarna hebben wij een pilootproject opgezet om telewerk uit te rollen in de diensten waarvan de functies zich het meeste leenden voor telewerk en het enthousiasme het grootst was . Daarna hebben we telewerk stapsgewijs uitgerold in de organisatie. Hiertoe hebben we een communicatiecampagne gevoerd bestaande uit: infosessies telewerk, een gids voor telewerk, intranetpagina met FAQ, een fotowedstrijd, logo en affiche. Sinds 2013 is het project telewerk afgerond en is dit bij ons een proces geworden. 

5) Niet van toepassing

6) Telewerkers beschikken over een systeem van Voice Over IP (Avaya) op de pc dat toelaat om te telefoneren en opgebeld te worden op hun vast bureaunummer en dit via internet. Daarnaast bestaat ook het systeem Lync, dat toelaat om korte berichten te sturen, bestanden te delen, te bellen en tele- / videoconferenties te houden.

Het gebruik van Sharepointsites wordt verder aangemoedigd om de informatie te delen

Videoconferentie is mogelijk via de softwares Lync, Webex en Skype.

Gebruikers kunnen documenten in de cloud delen via Dropbox, Yousendit, Onedrive en Google Drive.

7) Deze berichten worden opgevolgd door de verschillende diensten en in het bijzonder door de Security Officer. Incidenten worden gerapporteerd. De monitoring van de systemen werd en wordt aangepast waar nodig en mogelijk. Bepaalde materies in onze FOD dienen extra beveiligd te worden.

8) Zie vraag en antwoord 7. Er is meer aandacht voor monitoring.

9) Er werden tot nu toe geen extra maatregelen genomen voor telewerkers in het algemeen. De groep medewerkers die toegang heeft tot of met gevoelige informatie werkt, beschikt over encryptietools die ze dienen te gebruiken.

10)  In 2013 ontvingen 420 gebruikers een laptop.

50 gebruikers gebruiken een ipad van de FOD

Wat betreft het toekennen van gsmtoestellen en / of smartphones, heeft onze FOD sinds 1/7/2013 een nieuw beleid ingevoerd. Elk personeelslid wordt op basis van de noden verbonden aan diens functie toegewezen aan een profiel ‘Uitrusting’, waar een bepaalde vorm van uitrusting aan is gebonden. Onze FOD stelt geen gsmtoestellen en smartphones meer ter beschikking maar voorziet voor bepaalde profielen in een forfaitair bedrag waarmee we tegemoetkomen in de kosten die het personeelslid hiervoor maakt. Telewerkers zelf krijgen geen forfait voor een gsmtoestel of smartphone aangezien zij via het hierboven beschreven Avaya-systeem op hun portable perfect kunnen communiceren. Zij ontvangen wel een laptop, een koptelefoon en een maandelijkse forfait van 25 euro als tussenkomst in het internetabonnement thuis.

11) Zoals hierboven beschreven worden onze telewerkers uitgerust met een laptop, koptelefoon en krijgen zij een maandelijkse forfait van 25 euro per maand als tussenkomst in het internetabonnement thuis. Deze maandelijkse forfait is een duidelijke, transparante en administratief eenvoudige manier van werken.

12) Wij volgen zelf de effectiviteit van telewerk op. In onze tevredenheidsenquête van oktober 2013 hebben we onze personeelsleden volgende vraag gesteld: “In mijn team verloopt de samenwerking “op afstand” (b.v. telewerk) doeltreffend en professioneel”. In totaal heeft 68% van de personeelsleden van onze FOD deelgenomen aan deze enquête. De antwoorden waren als volgt verdeeld:

· 36,4% helemaal akkoord

· 49,1% eerder akkoord

· 10,4% eerder niet akkoord

· 4,1% helemaal niet akkoord

Onze personeelsleden kregen in de open vraag ook de kans om suggesties te doen. Bepaalde van deze suggesties hadden betrekking op telewerk. Hierbij stellen we vast dat bij sommige personeelsleden de verwachting leeft dat de invoering van telewerk en het aantal dagen per week dat mag getelewerkt worden van bovenaf zou worden bepaald en voor iedereen gelijk zou zijn. Wij zijn evenwel van mening dat dit niet wenselijk is, rekening houdend met het feit dat wij een grote organisatie zijn met verschillende functies en diensten. Wij volgen dus het reglementair kader en laten de concrete invulling over aan de leidinggevende. Het is belangrijk dat leidinggevenden hun keuzes in deze naar hun medewerkers toe voldoende motiveren.

13) Onze FOD is samen met andere organisaties ingestapt in het Optifed-project “Out of office” dat de mogelijkheid aanbiedt om te werken in satellietkantoren in de provincies, dit als alternatieve vorm van plaatsonafhankelijk werken.

Voor wat de FOD Economie betreft:

Wat betreft de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie verwijs ik het geachte lid naar het antwoord van mijn collega, de Minister van Economie, Consumenten en Noordzee, op de vraag nr. 5-10813.